Sadržaj
Pretraživanje u Vodiču

Jačanje sposobnosti u području visokog obrazovanja

1. Pojašnjenja opsega bespovratnih sredstava EU-a

Troškovi osoblja

Podnositelj će procijeniti radno opterećenje osoblja na temelju predmetne kategorije osoblja i broja dana rada na projektu, u odnosu na aktivnosti, plan rada i predviđene izlazne vrijednosti i rezultate. Radni dani mogu uključivati vikende, blagdane i praznike. Za potrebe procjene proračuna, radni dani po osobi neće prelaziti 20 dana u mjesecu ili 240 dana godišnje. Ova je procjena proračuna rezultat primjene doprinosa jediničnim troškovima programa Erasmus+ za osoblje. Neovisno je o stvarnim načinima naknada koje će biti definirane u partnerskim sporazumima i koje će primjenjivati korisnici.

Profil osoblja uključenog u projekte jačanja sposobnosti dijeli se u četiri kategorije:

  1. Voditelji (kategorija osoblja br. 1.) (uključujući zakonodavce, dužnosnike i čelnike) izvršavaju rukovoditeljske dužnosti koje se odnose na upravljanje aktivnostima i koordinaciju aktivnosti u projektu.
  2. Istraživači, učitelji i pružatelji osposobljavanja (RTT) (kategorija osoblja br. 2.)obično izvršavaju akademske aktivnosti povezane s razvojem kurikuluma/programa osposobljavanja, razvojem i prilagodbom materijala za poučavanje/osposobljavanje, pripremom i poučavanjem u okviru tečajeva ili programa osposobljavanja.
  3. Tehničko osoblje(kategorija osoblja br. 3) (uključujući tehničare i stručne suradnike) izvršava tehničke zadaće kao što je računovodstvo, knjigovodstvo i prijevod. Vanjske usluge prijevoda i vanjski tečajevi jezika koje pružaju podugovaratelji koji nisu članovi konzorcija trebalo bi klasificirati kao „troškove podugovaranjaˮ.
  4. Administrativno osoblje (kategorija osoblja br. 4) (uključujući uredske službenike i djelatnike službe za korisnike) izvršava administrativne zadaće kao što su tajnički poslovi.

Stvarne načine isplate naknada osoblju koje sudjeluje u projektu definiraju zajedno organizacije sudionice, potvrđuju voditelji odgovorni za zapošljavanje i oni čine dio partnerskog sporazuma koji se potpisuje među partnerima na početku projekta.

Putni troškovi – osoblje

Sve kategorije osoblja (npr. voditelji, RTT; tehničko i administrativno osoblje) koje imaju formalni ugovor s ustanovama korisnicama koje sudjeluju u projektu mogu dobiti financijsku potporu za putne troškove i dnevnice ako je to izravno dužno za ostvarivanje ciljeva projekta.

Putovanje je potrebno za sljedeće aktivnosti:

  • zadaće poučavanja/osposobljavanja;
  • osposobljavanje i usavršavanje (samo za osoblje iz partnerskih država);
  • ažuriranje programa i studija;
  • praksa u poduzećima, industrijama i ustanovama (samo za osoblje iz partnerskih država);
  • sastanci povezani s upravljanjem projektima (npr. za upravljanje, koordinaciju, planiranje, nadzor i aktivnosti kontrole kvalitete);
  • radionice i posjeti za potrebe širenja rezultata.

Trajanje putovanja ne smije prelaziti najviše tri mjeseca.

Putni troškovi – Studenti

Studenti (kratkog ciklusa, prvog ciklusa (prvostupanjska razina ili ekvivalent), drugog ciklusa (diplomska razina ili ekvivalent) i trećeg doktorskog ciklusa) koji su upisani u jednu od ustanova korisnica imaju pravo na financijsku potporu za troškove putovanja i dnevnice ako se time podupire ostvarenje ciljeva projekta. Putovanja studenata moraju se odvijati u organizaciji sudionici ili u nekoj drugoj organizaciji pod nadzorom organizacije sudionice.

Putovanja moraju biti usmjerena uglavnom na studente iz partnerske države i namijenjena za sljedeće aktivnosti:

Aktivnost

Trajanje

  • Razdoblja studiranja u ustanovi partnerske države;
  • Razdoblja studiranja u ustanovi države sudionice u Programu (samo za studente iz partnerskih država)
  • Sudjelovanje u intenzivnim tečajevima koji su organizirani u ustanovama država sudionica u Programu ili partnerskih država
  • Stručna praksa u poduzećima, industrijama ili ustanovama u partnerskoj državi
  • Stručna praksa u poduzećima, industrijama ili ustanovama u državi sudionici u Programu (samo studenti iz partnerskih država).

Najmanje 2 tjedna – najviše 3 mjeseca

  • Sudjelovanje u kratkoročnim aktivnostima povezanima s upravljanjem projektom (upravljački odbori, koordinacijski sastanci, aktivnosti kontrole kvalitete itd.).

Najviše 1 tjedan

Ako student planira izvršavati aktivnosti koje nisu prethodno opisane, potrebno je prethodno odobrenje Izvršne agencije.

Oprema

Bespovratna sredstva EU-a mogu se koristiti za pružanje potpore kupnji opreme. Samo kupnja opreme koja je izravno važna za ostvarivanje ciljeva projekta može se smatrati prihvatljivim rashodima. To može uključivati, na primjer,

  • e-knjige i časopise,
  • faksove,
  • strojeve za fotokopiranje,
  • računala i opremu (uključujući prijenosna računala i tablete),
  • softver,
  • strojeve i opremu za potrebe poučavanja,
  • laboratorijsku opremu (nastavni materijali),
  • projektore (oprema) i video prezentacije (softver),
  • televizore,
  • postavljanje komunikacijskih linija za internetske veze,
  • pristup bazama podataka (knjižnice i elektroničke knjižnice izvan partnerstva) i oblake,
  • održavanje opreme,
  • osiguranje,
  • troškove prijevoza i postavljanja.

Oprema je potrebna isključivo za ustanove visokog obrazovanja u partnerskoj državi koje sudjeluju u partnerstvu i tamo mora biti čim prije postavljena. Oprema se mora unijeti u inventar ustanove u kojoj je postavljena. Ustanova je jedini vlasnik opreme.

  • Oprema mora biti od ključne važnosti za ciljeve projekta i stoga se mora kupiti na početku provedbe projekta i obično najkasnije 12 mjeseci prije kraja projekta.
  • Oprema se ni u kojem slučaju ne može kupovati za organizaciju/ustanovu države sudionice u Programu ili za ustanove u partnerskim državama koje nisu ustanove visokog obrazovanja.
  • Najam opreme može se smatrati prihvatljivim, ali samo u iznimnim i opravdanim okolnostima i pod uvjetom da se ne nastavlja nakon isteka ugovora o bespovratnim sredstvima.
  • S obzirom na posebnu prirodu mjere jačanja sposobnosti u okviru programa Erasmus+, uzima se u obzir ukupna kupovna cijena opreme, a ne amortizacija.

U slučaju kupnje opreme u vrijednosti većoj od 25 000 EUR i manjoj od 134 000 EUR, korisnici moraju pribaviti ponude od barem tri dobavljača i zadržati onu u kojoj se nudi najbolja vrijednost za novac, poštujući načela transparentnosti i jednakog postupanja prema mogućim ugovarateljima i pazeći na izbjegavanje sukoba interesa. Za nabavu opreme u vrijednosti većoj od 134 000 EUR primjenjuje se nacionalno zakonodavstvo. Korisnici ne mogu podijeliti kupnju opreme na manje ugovore ispod praga.

Podnositelji moraju biti svjesni činjenice da je nabava i dostava opreme ustanovama u partnerskim državama često složeni postupak koji treba uzeti u obzir u fazi planiranja.

Podugovaranje

Podugovaranje je ograničeno na posebne, vremenski ograničene zadaće u okviru projekta koje ne mogu izvršiti sami članovi konzorcija. Podugovaranje se vrši s neovisnim stručnjacima. Podugovaranje vanjskim tijelima trebalo bi biti provedeno samo povremeno. Posebne sposobnosti i stručnosti potrebne za ostvarenje ciljeva projekta potrebno je naći u konzorciju i one bi trebale određivati njegov sastav. Podugovaranje za zadaće upravljanja projektom nije dopušteno.

U načelu je moguće podugovarati obavljanje sljedećih aktivnosti (pod uvjetom da ih ne obavlja osoblje korisnika):

  • aktivnosti evaluacije i revizije
  • informatički tečajevi
  • jezični tečajevi
  • aktivnosti tiskanja, publikacija i širenja
  • usluge prijevoda
  • izrada i održavanje web-mjesta.

U prijedlogu projekta moraju biti navedene aktivnosti koje će se podugovarati (na temelju popratnih dokumenata, zajedno s jasnim razlozima zašto korisnici ne mogu izvršavati zadaću) i procijenjeni iznos unesen u proračun. Za podugovaranje koje nije predviđeno u proračunu bit će potrebno prethodno odobrenje agencije za vrijeme provedbe projekta.

U slučaju podugovaranja u vrijednosti iznad 25 000 EUR i manjoj od 134 000 EUR, korisnici moraju pribaviti ponude od barem tri dobavljača i zadržati onu u kojoj se nudi najbolja vrijednost za novac, poštujući načela transparentnosti i jednakog postupanja prema mogućim ugovarateljima i pazeći na izbjegavanje sukoba interesa. Za nabavu opreme u vrijednosti većoj od 134 000 EUR primjenjuje se nacionalno zakonodavstvo. Korisnici ne mogu podijeliti kupnju opreme na manje ugovore ispod praga.

Podugovaranje se mora temeljiti na ugovoru u kojem moraju biti opisane posebne zadaće koje se izvršavaju za vrijeme njegovog trajanja. U ugovoru mora biti naveden datum, broj projekta i potpis obje stranke.

Članovi osoblja sukorisnika ne smiju biti podugovarači u projektu.

Stvarni troškovi putovanja i troškovi boravka povezani s pružateljima podugovorenih usluga moraju biti prijavljeni u okviru proračunskog naslova za podugovaranje i moraju biti opravdani i dokumentirani.

2. Financijsko izvješćivanje i konačni izračun bespovratnih sredstava

Predviđeni proračun za svaki projekt naveden je u ugovoru o bespovratnim sredstvima i mora se koristiti u skladu s uključenim odredbama. Predviđena sredstva za projekt u proračunu mogu se povećati prijenosom s druge proračunske stavke do najviše 10 % bez odobrenja, čak i ako uvećani iznos prelazi gornji prag za osoblje, opremu i podugovaranje.

Zahtjevi za povećanje proračunske stavke za više do 10 % podnose se Agenciji u pisanom obliku i na temelju njih se izmjenjuje proračun. Ako se povećanjem prelazi najveći dopušteni iznos za osoblje, opremu ili podugovaranje, zahtjev neće biti prihvaćen.

Izvršna agencija zatražiti će u fazi izvješćivanja od partnera da dostave informacije o sufinanciranju dostavljene u statističke svrhe.

Troškovi osoblja

Za potrebe financijske ocjene i/ili revizije, korisnici će morati moći opravdati/dokazati sljedeće:

  • postojanje formalnog ugovornog odnosa između poslodavca i zaposlenika.
  • prijavljena radna opterećenja mogu se utvrditi i provjeriti. Potrebni su dokazi za izvršeni posao i vrijeme provedeno radeći na projektu (npr. evidencija sudionika, opipljive izlazne vrijednosti/proizvodi, obavezna evidencija radnog vremena);
  • neće se tražiti opravdanje za dokazivanje razine troškova.

U fazi financijskog izvješćivanja uz izvješća o projektu mora biti priložena uredno ispunjena evidencija za svakog člana osoblja uključenog u projekt, a koordinator je mora zadržati kao popratnu dokumentaciju. Evidenciju mora potpisati predmetna osoba, a zatim potpisati i pečatirati odgovorna osoba (npr. dekan) u ustanovi u koju je ta osoba inače uključena. Za osoblje koje obavlja različite kategorije zadaća potrebno je potpisati zasebnu evidenciju za svaku vrstu aktivnosti.

Osim toga, uz evidenciju mora biti priložena i evidencija radnih sati. u kojoj mora biti navedeno:

  • datum pružene usluge;
  • broj odrađenih sati na te datume;
  • izvršene zadaće (kratak opis) u odnosu na plan aktivnosti.

Evidencije radnog vremena moraju potpisati predmetna osoba u odgovorna osoba u ustanovi u kojoj je ta osoba zaposlena. Prateće dokumente ne treba slati sa završnim izvješćem na kraju projekta. Evidencije osoblja (zajedno s evidencijama radnog vremena) trebale bi se čuvati zajedno s izvješćima.

U ovoj fazi Izvršna agencija provjerava prihvatljivost provedenih aktivnosti na temelju izvješća koje šalje koordinator (vidjeti Prilog Ugovoru o bespovratnim sredstvima – Završno izvješće). Ako postoje sumnje, Agencija može zatražiti da joj se dostave prateći dokumenti.

Ponovno se izračunava stvarni doprinos EU-a za cijeli projekt na temelju pristupa jediničnih troškova i s obzirom na stvarno zaposlene ljudske resurse. Doprinos EU-a za troškove osoblja ne smije prelaziti 110 % ukupnog iznosa navedenog u ugovoru o bespovratnim sredstvima i njegovim izmjenama.

Putni troškovi i dnevnice

Za potrebe financijske ocjene i/ili revizije, korisnici će morati moći opravdati/dokazati sljedeće:

  • putovanja su izravno povezana s posebnim i jasno utvrđenim aktivnostima povezanima s projektom.
  • putovanja su se stvarno održala (karta ulaska u zrakoplov, hotelski računi, evidencija polaznika itd.). Neće se tražiti opravdanje stvarnih troškova putovanja i troškova dnevnica.

U fazi financijskog izvješćivanja za svako putovanje mora biti priloženo Izvješće o pojedinačnoj mobilnosti koje koordinator mora zadržati kao prateći dokument. Prateći dokumenti moraju biti priloženi uz svako izvješće o mobilnosti kao dokaz da je putovanje stvarno održano (npr. karte za putovanje, karte za ulazak u zrakoplov, računi, evidencija polaznika itd.). Neće biti nužno dokazati stvarni trošak putovanja.

Prateće dokumente ne treba slati sa završnim izvješćem na kraju projekta. Međutim, Izvješće o pojedinačnoj mobilnosti potrebno je zadržati u evidenciji projekta.

U ovoj fazi Izvršna agencija provjerava prihvatljivost provedenih aktivnosti na temelju izvješća koje šalje koordinator (vidjeti Prilog Ugovoru o bespovratnim sredstvima – Završno izvješće). Ako postoje sumnje, Agencija može zatražiti da joj se dostave prateći dokumenti.

Ponovno se izračunava stvarni doprinos EU-a za cijeli projekt na temelju pristupa jediničnih troškova i s obzirom na stvarno zaposlene ljudske resurse. Doprinos EU-a za putne troškove i troškove boravka ne smije prelaziti 110 % ukupnog iznosa navedenog u ugovoru o bespovratnim sredstvima i njegovim izmjenama.

Oprema

Za potrebe financijske ocjene i/ili revizije, korisnici će morati moći opravdati/dokazati sljedeće:

  • prijavljene troškove moguće je utvrditi i provjeriti, posebno zato što su uneseni u korisnikov računovodstveni sustav.
  • oprema je upisana u inventar predmetne ustanove.

Prateće dokumente ne treba slati zajedno s financijskim izvješćem. Međutim, sljedeće je dokumente potrebno čuvati u evidenciji projekta:

  • Račune za svu kupljenu opremu (narudžbenice, pro-forma računi, ponude ili procjene ne smatraju se dokazima za izdatke).
  • Ako je premašen prag od 25 000 EUR, dokumentaciju od natječajnim postupcima. U tom slučaju korisnici ne smiju dijeliti kupnju opreme na manje ugovore s nižim pojedinačnim iznosima.

U fazi financijskog izvješćivanja Izvršna agencija vodi računa o troškovima na temelju financijskih izvješća (popis izdataka) koje šalje koordinator (vidjeti Prilog Ugovoru o bespovratnim sredstvima – Završno izvješće). Osoblje Izvršne agencije detaljno pregledava te popise radi provjere prihvatljivosti izdataka. Ako postoje sumnje, Agencija može zatražiti da joj se dostave prateći dokument.

Međutim, imajte na umu da kada ukupna vrijednost računa iznosi više od 25 000 EUR, zajedno s financijskim izvješćem potrebno je poslati preslike (ne izvornike) računa i ponude kao prateće dokumente. U ovoj fazi prihvatljivi troškovi opreme ne smiju prelaziti 110 % ukupnog iznosa navedenog u ugovoru o bespovratnim sredstvima i njegovim izmjenama.

Podugovaranje

Za potrebe financijske ocjene i/ili revizije, korisnici će morati moći opravdati/dokazati sljedeće:

  • postojanje formalnog ugovora
  • prijavljene troškove moguće je utvrditi i provjeriti, posebno zato što su uneseni u korisnikov računovodstveni sustav.

Prateće dokumente ne treba slati zajedno s financijskim izvješćem. Međutim, sljedeće je dokumente potrebno čuvati u evidenciji projekta:

  • račune, ugovore o podugovaranju i bankovna izvješća;
  • za putovanja pružatelja podugovorenih usluga, pojedinačna izvješća o putovanju (prilog), zajedno sa svim primjercima putnih karata, karata ulaska u zrakoplov, računa i priznanica odnosno, za putovanje automobilom, primjerak internih pravila o stopi povrata po kilometru. Svrha prateće dokumentacije jest dokazati stvarni trošak putovanja i činjenicu da je do putovanja zaista došlo;
  • ako je premašen prag od 25 000 EUR, dokumentaciju od natječajnim postupcima. U tom slučaju korisnici ne smiju dijeliti kupnju opreme na manje ugovore s nižim pojedinačnim iznosima.

U fazi financijskog izvješćivanja Izvršna agencija vodi računa o troškovima na temelju financijskih izvješća (popis izdataka) koje šalje koordinator (vidjeti Prilog Ugovoru o bespovratnim sredstvima – Završno izvješće). Osoblje Izvršne agencije detaljno pregledava te popise radi provjere prihvatljivosti izdataka. Ako postoje sumnje, Agencija može zatražiti da joj se dostave prateći dokument.

Međutim, imajte na umu da kada ukupna vrijednost računa iznosi više od 25 000 EUR, zajedno s financijskim izvješćem potrebno je poslati preslike (ne izvornike) računa i ponude kao prateće dokumente. U ovoj fazi prihvatljivi troškovi podugovaranja ne smiju premašiti 110 % ukupnog iznosa navedenog u ugovoru o bespovratnim sredstvima i njegovim izmjenama.

Konačni iznos bespovratnih sredstava

U fazi izvješćivanja, na kraju projekta, izračunava se stvarni doprinos EU-a globalno za cijeli projekt koristeći jedinični trošak (za plaće, putne troškove i dnevnice) i stvarne troškove (za opremu i podugovaranje) na temelju stvarnih izvršenih aktivnosti. Doprinos EU-a za različite proračunske stavke ne smije premašiti 110 % ukupnog iznosa navedenog u ugovoru o bespovratnim sredstvima i njegovim izmjenama.

3. Ostala važna pravila i preporuke

Sporazum o partnerstvu

Partneri moraju dogovoriti pojedinosti provedbe projekta te ih formalizirati u sporazumu o partnerstvu koji se potpisuje na početku provedbe projekta.

Kopija sporazuma o partnerstvu mora se dostaviti Izvršnoj agenciji u roku od šest mjeseci od potpisivanja ugovora o bespovratnim sredstvima.

Sporazum o partnerstvu mora obuhvaćati razne financijske, tehničke i pravne aspekte provedbe projekta, uključujući:

  • ulogu i odgovornosti partnera;
  • proračunska pitanja (sufinanciranje, raščlamba proračuna po aktivnostima i partnerima, načini prijenosa sredstava itd.);
  • politiku naknade za osoblje;
  • načine nadoknade putnih troškova i dnevnica;
  • mehanizme izvješćivanja;
  • mehanizme za upravljanje sukobima itd.

Sastav i izmjene organizacija sudionica

Svaku predloženu izmjenu korisnika projekta potrebno je najaviti i ona je podložna prethodnom odobrenju Izvršne agencije. Različite izmjene partnerstva u okviru projekta podliježu sljedećim zahtjevima:

  • U slučaju dodavanja korisnika potrebna je punomoć koju su potpisali koordinator i dodatni novi korisnik te pisma o prihvaćanju od svih drugih su-korisnika koja je potpisao zakonski zastupnik. Njih je potrebno poslati koordinatoru zajedno sa zahtjevom.
  • Za povlačenje korisnika potrebno je pisano objašnjenje koordinatora i pismo o povlačenju korisnika koji zahtijeva povlačenje koje je potpisao njegov zakonski zastupnik. Ako minimalni zahtjevi za partnerstvo više nisu ispunjeni, Agencija za obrazovanje, audiovizualnu djelatnost i kulturu zadržava pravo odlučiti o nastavku sporazuma.
  • Za promjene osobe za kontakt za koordinatora potrebna je pisana potvrda nove osobe za kontakt, zakonskog zastupnika i prethodne osobe za kontakt iz koordinatora.

Neprihvatljivi troškovi

Uz neprihvatljive troškove navedene u dijelu C, sljedeći se troškovi ne smatraju prihvatljivim troškovima za projekte jačanja sposobnosti:

  • oprema kao što je: namještaj, motorna vozila bilo koje vrste, oprema za potrebe istraživanja i razvoja, telefoni, mobilni telefoni, alarmni sustavi i sustavi protiv krađe;
  • troškovi prostora (kupnja, grijanje, održavanje, popravci itd.);
  • troškovi kupnje nekretnina;
  • amortizacijski troškovi.

Obvezna vanjska revizija (potvrda o reviziji)

Izvješće o vanjskoj reviziji (vrsta revizije II) financijskog izvješća mjere i izvješća na kojima se ono temelji šalju se zajedno sa završnim izvješćem i traženim pratećim dokumentima.

Svrha je revizije pružiti razumno osiguranje Izvršnoj agenciji da su troškovi i primici prijavljeni u završnom financijskom izvješću u skladu s pravnim i financijskim odredbama ugovora o bespovratnim sredstvima.

Svaki korisnik može izabrati kvalificiranog vanjskog revizora, uključujući svog zakonskog vanjskog revizora, pod uvjetom da su istovremeno ispunjeni sljedeći zahtjevi:

  • vanjski revizor mora biti neovisan o korisniku;
  • vanjski revizor mora biti kvalificiran za provođenje zakonskih revizija dokumenata u skladu s nacionalnim zakonodavstvom kojim se provodi Direktiva o zakonskim revizijama godišnjih financijskih izvješća ili bilo koji propis Unije kojim se zamjenjuje ta Direktiva.

Korisnik sa sjedištem u trećoj zemlji mora poštovati mjerodavne nacionalne propise iz područja revizije.

Prateća dokumentacija

Kada je to potrebno, treba poslati čitljive preslike (ne izvornike) prateće dokumentacije. Ako postoje sumnje, Agencija može zatražiti da joj se dostave prateći dokument.

Dostavljanje tražene prateće dokumentacije sastavni je dio obveza iz sporazuma i u slučaju da jedan ili više dokumenata nisu dostavljeni, moguće je uskratiti povrat odgovarajućih izdataka.

Preslike ugovora o podugovaranju i računa koji prelaze 25 000 EUR potrebno je slati zajedno sa završnim izvješćem.

Za kupnju opreme i usluga u iznosu koji premašuje 25 000 EUR potrebno je dostaviti tri ponude dobavljača bez obzira na proračunsku stavku.