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Renforcement des capacités dans le domaine de l’enseignement supérieur

1. Clarification de la portée de la subvention de l’UE

Coûts de personnel

Le candidat estime la charge de travail du personnel sur la base de la catégorie de personnel concernée et du nombre de jours devant être consacrés au projet, en fonction des activités, du plan de travail et des productions et résultats prévus. Les jours de travail peuvent inclure des week-ends, des congés obligatoires et des jours fériés. Aux fins de l’évaluation du budget, les jours de travail par personne ne dépasseront pas 20 jours par mois ou 240 jours par an. L’estimation du budget est réalisée en appliquant la contribution aux coûts unitaires du programme Erasmus+ au personnel. Elle est indépendante des modalités de rémunération réelles qui seront définies dans l’accord de partenariat et mises en œuvre par les bénéficiaires. 

On distingue quatre catégories de membres du personnel impliqués dans des projets de renforcement des capacités:

  • Les directeurs (catégorie de personnel  1) (y compris les législateurs, les hauts responsables et les directeurs) entreprennent des activités d’encadrement supérieur en rapport avec l’administration et la coordination des activités du projet.
  • Les chercheurs, les enseignants et les formateurs (CEF) (catégorie de personnel  2) réalisent généralement des activités académiques en rapport avec l'élaboration du programme de cours/formation, l'élaboration et l’adaptation des supports d’enseignement/de formation, et la préparation et l’enseignement de cours ou formations.
  • Le personnel technique (catégorie de personnel 3) (y compris les techniciens et les professionnels apparentés) réalisent des tâches techniques, telles que la tenue de livres, la comptabilité et des traductions. Les services de traduction externes et les cours de langue externes fournis par des sous-traitants non membres du consortium doivent être classés en tant que « frais de sous-traitance ».
  • Le personnel administratif (catégorie de personnel 4) (y compris les employés de bureau et du service à la clientèle) réalise des tâches administratives, telles que des travaux de secrétariat.

Les modalités de rémunération réelles du personnel participant au projet sont définies conjointement par les organisations participantes et approuvées par les directeurs responsables de leur engagement, et font partie de l’accord de partenariat qui est signé par les partenaires au début du projet.

Frais de déplacement – personnel

Toute catégorie de personnel (directeurs, CEF, personnel technique et administratif, par exemple) sous contrat officiel au sein des institutions bénéficiaires et participant au projet peut bénéficier d’un soutien financier pour ses frais de déplacement et de séjour, pour autant que ce soutien soit directement nécessaire aux fins de la réalisation des objectifs du projet.

Les déplacements concernent les activités suivantes:

  • missions d’enseignement/de formation;
  • formations et reconversions (uniquement éligibles pour le personnel de pays partenaires);
  • programmes et cours de mise à niveau;
  • stages pratiques dans des entreprises, des industries et des institutions (uniquement éligibles pour le personnel de pays partenaires);
  • réunions liées à la gestion de projet (aux fins des activités de gestion, de coordination, de planification, de suivi et de contrôle de la qualité, par exemple);
  • ateliers et visites aux fins de la diffusion des résultats.

La durée de ces déplacements ne doit pas excéder trois mois au maximum.

Frais de déplacement – étudiants

Les étudiants (de cycle court, du premier cycle (bachelier ou équivalent), du deuxième cycle (master ou équivalent) et du troisième cycle (doctorat) inscrits dans l’une des institutions bénéficiaires peuvent bénéficier d’un soutien financier pour leurs frais de déplacement et de séjour, pour autant que ce soutien contribue à la réalisation des objectifs du projet. Les déplacements des étudiants doivent avoir lieu sous l’égide d’une organisation participante ou d’une organisation autre sous la supervision d’une organisation participante.

Ils doivent être principalement ciblés sur les étudiants des pays partenaires et couvrir les activités suivantes:

Activité(s):

Durée

  • Périodes d’études dans une institution d’un pays partenaire
  • Périodes d’études dans une institution d’un pays participant au programme (uniquement pour les étudiants de pays partenaires)
  • Participation à des cours intensifs organisés dans une institution d’un pays partenaire ou participant au programme
  • Stages pratiques, stages dans des entreprises, des industries ou des institutions d’un pays partenaire
  • Stages pratiques, stages dans des entreprises, des industries ou des institutions d’un pays participant au programme (uniquement pour les étudiants de pays partenaires)

Min. 2 semaines - max. 3 mois

  • Participation à des activités de courte durée liées à la gestion du projet (comités de direction, réunions de coordination, activités de contrôle de la qualité, etc.)

Max. 1 semaine

L’autorisation préalable de l’Agence exécutive est requise si l’étudiant concerné compte réaliser des activités non décrites ci-dessus.

Équipements

La subvention de l’UE peut être utilisée pour soutenir l’achat d’équipements. Seuls les achats d’équipements directement pertinents pour les objectifs du projet peuvent être considérés comme des dépenses éligibles. Cela peut, par exemple, inclure des livres et périodiques (électroniques), des télécopieurs, des photocopieuses, des ordinateurs et des périphériques (y compris des ordinateurs bloc-notes/portables et des tablettes), des logiciels, des machines et des équipements à des fins d’enseignement, des fournitures de laboratoire (pour l’enseignement), des vidéoprojecteurs (matériel) et des présentations vidéo (logiciels), des téléviseurs, l’installation/la pose de lignes de communication pour l’établissement d’une connexion à l’internet, l’accès à des bases de données (bibliothèques et bibliothèques électroniques extérieures au partenariat) et à des nuages, la maintenance d’équipements, des assurances, le transport et l’installation.

Les équipements sont exclusivement destinés aux établissements d’enseignement supérieur du pays partenaire participant au partenariat et doivent y être installés dès que possible d’un point de vue pratique. Les équipements doivent être enregistrés dans l’inventaire de l’établissement où ils sont installés. Cet établissement est l’unique propriétaire des équipements.

Les équipements doivent jouer un rôle clé dans la réalisation des objectifs du projet et doivent dès lors être achetés au début de la période de mise en œuvre du projet et normalement au plus tard 12 mois avant la fin du projet.

Les équipements ne peuvent en aucun cas être achetés pour un établissement/une organisation d’un pays participant au programme ou pour des établissements autres que d’enseignement supérieur des pays partenaires.

La location d’équipements peut être considérée comme éligible, mais uniquement dans des circonstances exceptionnelles et dûment justifiées et pour autant qu’elle ne se prolonge pas au-delà de la durée de la convention de subvention.

Compte tenu du caractère particulier de l’action Renforcement des capacités au titre du programme Erasmus+, le coût d’achat total de l’équipement est pris en compte et pas son amortissement.

En cas d’achat d’équipements pour une valeur de plus de 25 000 € et de moins de 134 000 €, les bénéficiaires doivent obtenir des offres concurrentielles auprès d’au moins trois fournisseurs et retenir l’offre économiquement la plus avantageuse, en respectant les principes de transparence et d’égalité de traitement des contractants potentiels et en veillant à éviter tout conflit d’intérêts. Pour l'achat d'équipements d'une valeur supérieure à 134 000 €, les législations nationales seront d'application. Les bénéficiaires ne peuvent scinder l’achat d’équipements en contrats plus petits dont le montant individuel serait inférieur à ce seuil.

Les candidats doivent être conscients du fait que l’acquisition et la livraison d’équipements aux institutions de pays partenaires sont souvent à l’origine d’une procédure assez complexe. Il convient donc d’en tenir compte lors de la phase de planification.

Sous-traitance

La sous-traitance s’applique à des tâches spécifiques, limitées dans le temps et liées au projet, qui ne peuvent être effectuées par les membres du consortium eux-mêmes. Elle fait appel à des experts indépendants / free-lance. La sous-traitance à des organismes extérieurs doit rester occasionnelle. Les compétences spécifiques et le savoir-faire particulier nécessaires à la réalisation des objectifs du projet doivent être trouvés au sein du consortium et en déterminer la composition. La sous-traitance de tâches liées à la gestion de projet n’est, par conséquent, pas autorisée.

Les activités typiques susceptibles d’être sous-traitées sont les suivantes (pour autant qu’elles ne soient pas effectuées par le personnel des bénéficiaires):

  • activités d’évaluation et audit;
  • cours informatiques;
  • cours de langues;
  • activités d’impression, de publication et de diffusion;
  • services de traduction;
  • conception et maintenance de sites web.

Dans tous les cas, les tâches à sous-traiter doivent être identifiées dans la proposition (sur la base des informations justificatives pertinentes, ainsi que des raisons manifestes pour lesquelles la tâche ne peut être effectuée par les bénéficiaires) et le montant estimé doit être inscrit au budget. Toute activité de sous-traitance non prévue initialement dans le budget doit faire l’objet d’une autorisation écrite préalable de l’Agence durant la mise en œuvre du projet.

En cas de sous-traitance de tâches pour une valeur de plus de 25 000 € et de moins de 134 000 €, les bénéficiaires doivent obtenir des offres concurrentielles auprès d’au moins trois fournisseurs et retenir l’offre économiquement la plus avantageuse, en respectant les principes de transparence et d’égalité de traitement des contractants potentiels et en veillant à éviter tout conflit d’intérêts. Pour l'achat d'équipements d'une valeur supérieure à 134 000 €, les législations nationales seront d'application. Les bénéficiaires ne peuvent scinder l’achat de services en contrats plus petits dont le montant individuel serait inférieur à ce seuil.

La sous-traitance doit être réalisée sur la base d’un contrat, qui doit décrire la tâche spécifique réalisée et sa durée. Le contrat doit comprendre une date, un numéro de projet et la signature des deux parties.

Les membres du personnel des cobénéficiaires ne sont pas autorisés à agir en tant que sous-traitants pour le projet.

Les frais de déplacement et de séjour réels liés aux fournisseurs de services en sous-traitance doivent être déclarés au titre de la ligne budgétaire Sous-traitance et être justifiés et documentés.

2. Rapports financiers et calcul final de la subvention

Pour chaque projet, le budget prévu est précisé dans la convention de subvention et doit être utilisé conformément aux dispositions de ladite convention. Les projets peuvent augmenter des lignes budgétaires, au moyen d’un transfert depuis une autre ligne, de 10 % au maximum sans autorisation préalable, même si le montant ainsi obtenu dépasse les plafonds de référence pour le personnel, les équipements et la sous-traitance.

Les demandes d’augmentation des lignes budgétaires de plus de 10 % doivent être présentées par écrit à l’Agence et donnent lieu à un amendement. Si, en raison de l’augmentation, les plafonds maxima pour les coûts de personnel, d’équipements et de sous-traitance sont dépassés, la demande sera rejetée.

Au stade de la production de rapports, l’Agence exécutive demande aux partenaires de fournir des informations sur le cofinancement apporté à des fins statistiques.

Frais de personnel

Aux fins de l’évaluation financière et/ou de l’audit, les bénéficiaires doivent pouvoir justifier / prouver les éléments suivants:

  • Il existe une relation contractuelle officielle entre l’employé et l’employeur. 
  • Les charges de travail déclarées sont identifiables et vérifiables. Des preuves du travail terminé et du temps consacré au projet doivent être apportées (listes de participants, résultats / produits tangibles, fiches de présence obligatoires, par exemple).
  • Aucune justification ne sera demandée pour prouver le niveau de dépenses.

Au stade de la production de rapports financiers, une convention du personnel dûment complétée pour chaque personne engagée dans le cadre du projet doit être jointe aux comptes du projet et conservée par le coordinateur à titre de pièces justificatives. Les conventions doivent être signées par la personne concernée, puis signées et cachetées par le responsable (doyen, par exemple) de l’établissement dans lequel l’intéressé est normalement engagé. Pour le personnel réalisant différentes catégories de tâches, une convention distincte doit être signée pour chaque type d’activité.

Des fiches de présence doivent par ailleurs être jointes à chaque convention du personnel. Elles doivent préciser:

  • la date de prestation du service;
  • le nombre de jours prestés à ces dates;
  • les tâches réalisées (brève description) en rapport avec le plan d’activité.

Les fiches de présence doivent être signées par la personne concernée et contresignées par le responsable de l’établissement dans lequel l’intéressé est normalement employé. Les pièces justificatives ne doivent pas être envoyées avec le rapport financier en fin de projet. Les conventions du personnel (et les fiches de présence justificatives) doivent par contre être conservées avec les comptes du projet.

À ce stade, l’Agence exécutive vérifie l'éligibilité des activités mises en œuvre sur la base du rapport envoyé par le coordinateur (voir l’annexe de la convention de subvention - « Rapport final »). En cas de doute par rapport à un point déterminé, l’Agence peut demander que toutes les pièces justificatives lui soient transmises.

La contribution réelle de l’UE est recalculée globalement pour l’ensemble du projet, à l’aide de l’approche des coûts unitaires, sur la base des ressources humaines réelles mobilisées. La contribution de l’UE aux coûts du personnel ne peut dépasser 110 % du montant absolu indiqué dans la convention de subvention ou ses amendements.

Frais de déplacement et de séjour

Aux fins de l’évaluation financière et/ou de l’audit, les bénéficiaires doivent pouvoir justifier / prouver les éléments suivants:

  • Les déplacements sont directement en rapport avec des activités du projet spécifiques et clairement identifiables.
  • Les déplacements ont réellement eu lieu (carte d’embarquement, notes d’hôtel, liste de participants, etc.). Aucune justification n’est demandée en ce qui concerne les frais réels de déplacement et de séjour.

Au stade de la production de rapports financiers, un rapport de mobilité individuel doit être joint aux comptes du projet et conservé par le coordinateur à titre de pièce justificative. Les pièces justificatives sont jointes à chaque rapport de mobilité afin de prouver que le déplacement a bien eu lieu (par exemple, titres de transport, cartes d’embarquement, factures, reçus, liste de participants). Il n’est pas nécessaire de prouver les frais réels de déplacement.

Les pièces justificatives ne doivent pas être envoyées avec le rapport financier en fin de projet. Les rapports de mobilité individuels doivent par contre être conservés avec les comptes du projet.

À ce stade, l’Agence exécutive vérifie l'éligibilité des activités mises en œuvre sur la base du rapport envoyé par le coordinateur (voir l’annexe de la convention de subvention - « Rapport final »). En cas de doute par rapport à un point déterminé, l’Agence peut demander que toutes les pièces justificatives lui soient transmises.

La contribution réelle de l’UE est recalculée globalement pour l’ensemble du projet, à l’aide du mécanisme des coûts unitaires, sur la base des ressources humaines réelles ayant participé à des activités de mobilité. La contribution de l’UE aux frais de déplacement et de séjour ne peut dépasser 110 % du montant absolu indiqué dans la convention de subvention ou ses amendements.

Équipements

Aux fins de l’évaluation financière et/ou de l’audit, les bénéficiaires doivent pouvoir justifier / prouver les éléments suivants:

  • Les coûts déclarés sont identifiables et vérifiables et sont notamment enregistrés dans le système comptable du bénéficiaire.
  • L’équipement est correctement enregistré dans l’inventaire de l’institution concernée.

Les pièces justificatives ne doivent pas être envoyées avec les états financiers. Les documents suivants doivent par contre être conservés avec les comptes du projet:

  • facture(s) de tous les équipements achetés (veuillez noter que les bons de commande, les factures pro forma, les devis et les estimations ne sont pas considérés comme des preuves de dépense);
  • en cas de dépassement du seuil de 25 000 €, la documentation concernant les procédures d’appel d’offres. Dans ces cas-là, les bénéficiaires ne peuvent pas scinder l’achat de l’équipement en contrats plus petits dont les montants individuels sont inférieurs au seuil de 25 000 €.

Au stade de la production de rapports financiers, l’Agence exécutive prend note des dépenses sur la base des états financiers (listes des dépenses) envoyés par le coordinateur (voir l’annexe de la convention de subvention - « Rapport final »). Le personnel de l’Agence exécutive examine ensuite ces listes en détail afin de vérifier l’éligibilité des dépenses. En cas de doute par rapport à un point déterminé, l’Agence peut demander que toutes les pièces justificatives lui soient transmises.

Veuillez toutefois noter que lorsque le montant total de la facture s’élève à plus de 25 000 €, les copies (pas les originaux) de la facture et les offres comparables doivent être envoyées avec les états financiers, à titre de pièces justificatives.  À ce stade, les coûts d’équipement éligibles ne peuvent pas dépasser 110 % du montant absolu indiqué pour l’équipement dans la convention de subvention ou ses amendements.

Sous-traitance

Aux fins de l’évaluation financière et/ou de l’audit, les bénéficiaires doivent pouvoir justifier / prouver les éléments suivants:

  • Il existe un contrat formel.
  • Les coûts déclarés sont identifiables et vérifiables et sont notamment enregistrés dans le système comptable du bénéficiaire.

Les pièces justificatives ne doivent pas être envoyées avec les états financiers. Les documents suivants doivent par contre être conservés avec les comptes du projet:

  • factures, contrats de sous-traitance et relevés bancaires;
  • si le fournisseur de services en sous-traitance a effectué des déplacements, des rapports de déplacement individuels (annexe) ainsi que toutes les copies des titres de transport, des cartes d’embarquement, des factures et des reçus ou, en cas de trajet en voiture, une copie des règlements internes en matière de taux de remboursement au km. Ces pièces justificatives visent à prouver le coût réel du déplacement et le fait que le voyage a bien eu lieu;
  • en cas de dépassement du seuil de 25 000 €, la documentation concernant les procédures d’appel d’offres. Dans ces cas-là, les bénéficiaires ne peuvent pas scinder le coût de la sous-traitance en contrats plus petits dont les montants individuels sont inférieurs au seuil de 25 000 €.

Au stade de la production de rapports financiers, l’Agence exécutive prend note des dépenses sur la base des états financiers (listes des dépenses) envoyés par le coordinateur. L’Agence exécutive examine ensuite ces listes en détail afin de vérifier l’éligibilité des dépenses. En cas de doute par rapport à un point déterminé, l’Agence peut demander que toutes les pièces justificatives lui soient transmises.

Veuillez toutefois noter que lorsque le montant total du contrat de sous-traitance s’élève à plus de 25 000 €, les copies (pas les originaux) du contrat et les offres comparables doivent être envoyées avec les états financiers, à titre de pièces justificatives. À ce stade, les coûts de sous-traitance éligibles ne peuvent pas dépasser 110 % du montant absolu indiqué pour la sous-traitance dans la Convention de subvention ou ses amendements.

Calcul final de la subvention

Au stade de la production de rapports, en fin du projet, la contribution réelle de l’UE est recalculée globalement pour l’ensemble du projet, à l’aide des approches des coûts unitaires (pour les salaires, les déplacements et les frais de séjour) et des coûts réels (pour l’équipement et la sous-traitance), sur la base des activités réelles effectuées. La contribution de l’UE aux différentes lignes budgétaires ne peut dépasser 110 % du montant absolu indiqué dans la Convention de subvention ou ses amendements.

3. Autres règles et recommandations importantes

Accord de partenariat

Les modalités de mise en œuvre détaillées du projet doivent être convenues par les partenaires et officialisées dans un accord de partenariat signé au début du projet.

Une copie de l’accord de partenariat doit être transmise à l’Agence exécutive dans les six mois de la signature de la convention de subvention.

Cet accord de partenariat doit couvrir les différents aspects financiers, techniques et juridiques liés à la mise en œuvre du projet, notamment:

  • rôles et responsabilités des partenaires;
  • questions budgétaires (cofinancement, ventilation du budget par activité et partenaire, modalités de transfert de fonds, etc.);
  • politique de rémunération du personnel;
  • modalités de remboursement des frais de déplacement et de séjour;
  • mécanismes de génération de rapports;
  • mécanismes de gestion des conflits, etc.

Composition et modification des organisations participantes

Toute modification projetée des bénéficiaires du projet doit être signalée et préalablement approuvée par l’Agence exécutive. Les différentes modifications du partenariat du projet doivent respecter les exigences suivantes:

  • L’ajout de cobénéficiaires nécessite la signature d’un mandat entre le coordinateur et le nouveau cobénéficiaire, ainsi que des lettres d’acceptation de tous les autres cobénéficiaires signées par le représentant légal. Celles-ci doivent être transmises par le coordinateur avec la demande.
  • La suppression d’un cobénéficiaire nécessite une explication écrite du coordinateur et une lettre de rétraction du cobénéficiaire en question, signée par le représentant légal. Lorsque les conditions minimales du partenariat ne sont plus remplies, l’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » se réserve le droit de décider de la poursuite de l’accord.

Toute modification de la personne de contact pour le coordinateur requiert une confirmation écrite signée par la nouvelle personne de contact, le représentant légal et l’ancienne personne de contact du coordinateur.

Coûts inéligibles

  • Outre les coûts inéligibles énumérés dans la Partie C, les coûts suivants sont considérés comme non éligibles pour des projets de « Renforcement des capacités »:
  • équipements tels que: meubles, véhicules à moteur de tous types, équipements destinés à la recherche et au développement, téléphones, téléphones mobiles, systèmes d’alarme et systèmes antivol;
  • frais liés aux locaux (achat, chauffage, entretien, réparations, etc.);
  • frais liés à l’achat de biens immobiliers;
  • coûts d’amortissement.

Audit externe obligatoire (certificat d’audit)

Un rapport d’audit externe (audit de type II) portant sur les états financiers de l’action et les comptes sous-jacents doit être envoyé avec le rapport final et les pièces justificatives requises.

L’audit a pour but d’apporter à l’Agence exécutive l’assurance raisonnable que les coûts, ainsi que les reçus, ont été déclarés dans le rapport financier final, conformément aux dispositions légales et financières pertinentes de la convention de subvention.

Chaque bénéficiaire est libre de choisir un auditeur externe qualifié, y compris son auditeur externe légal, pour autant que les exigences suivantes soient remplies simultanément:

  • L’auditeur externe doit être indépendant à l’égard du bénéficiaire.
  • L’auditeur externe doit être qualifié pour effectuer des contrôles légaux des documents comptables conformément à la législation nationale mettant en œuvre la directive concernant les contrôles légaux des comptes annuels et des comptes consolidés ou toute législation de l’Union européenne remplaçant cette directive.

Un bénéficiaire établi dans un pays tiers doit se conformer aux réglementations nationales équivalentes en matière d’audit.

Pièces justificatives

Le cas échéant, des copies lisibles (pas les originaux) des pièces justificatives doivent être envoyées. En cas de doute par rapport à un point déterminé, l’Agence peut demander que toutes les pièces justificatives lui soient transmises.

La soumission des pièces justificatives requises fait partie intégrante des obligations au titre de l’accord. La non-soumission d’une ou plusieurs pièces peut conduire à une demande de remboursement des dépenses correspondantes.

Des copies des contrats de sous-traitance et des factures dépassant 25 000 € doivent être envoyées avec le rapport final.

Des devis d’au moins trois fournisseurs doivent être obtenus pour tous les achats d’équipements et de services de plus de 25 000 €, quelle que soit la ligne budgétaire.