Περιεχόμενα
Αναζήτηση στον οδηγό

Ανάπτυξη ικανοτήτων στον τομέα της ανωτάτης/τριτοβάθμιας εκπαίδευσης

1. Διευκρινίσεις σχετικά με το πεδίο εφαρμογής της επιχορήγησης της ΕΕ

Δαπάνες προσωπικού

Ο αιτών προβαίνει σε εκτίμηση του απαιτούμενου φόρτου εργασίας με βάση τη συγκεκριμένη κατηγορία προσωπικού και τον αριθμό των ημερών εργασίας που θα αφιερωθούν στο σχέδιο, σε σχέση με τις δραστηριότητες, το πρόγραμμα εργασιών και τα προβλεπόμενα αποτελέσματα. Οι εργάσιμες ημέρες μπορεί να περιλαμβάνουν σαββατοκύριακα ή επίσημες αργίες. Για τους σκοπούς της εκτίμησης του προϋπολογισμού, οι εργάσιμες ημέρες ανά άτομο δεν υπερβαίνουν τις 20 ημέρες σε μηνιαία βάση ή τις 240 ημέρες σε ετήσια βάση. Η εκτίμηση του προϋπολογισμού βασίζεται στη συνεισφορά ανά μοναδιαίο κόστος δαπάνης για τις δαπάνες προσωπικού στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+. Η εκτίμηση αυτή είναι ανεξάρτητη από το καθεστώς αποδοχών που καθορίζεται στη Συμφωνία Σύμπραξης και εφαρμόζεται από τους δικαιούχους.

Στα σχέδια ανάπτυξης ικανοτήτων συμμετέχουν οι εξής κατηγορίες προσωπικού:

  1. Διαχειριστές (κατηγορία προσωπικού 1) (περιλαμβάνει νομοθέτες, ανώτερα διοικητικά στελέχη και διευθυντές): υλοποιούν δραστηριότητες διαχείρισης σε ανώτατο επίπεδο, οι οποίες αφορούν τη διοίκηση και τον συντονισμό των δραστηριοτήτων του σχεδίου.
  2. Ερευνητές, εκπαιδευτικοί και εκπαιδευτές (κατηγορία προσωπικού 2) κατά κανόνα υλοποιούν ακαδημαϊκές δραστηριότητες που σχετίζονται με την ανάπτυξη αναλυτικών προγραμμάτων σπουδών ή κατάρτισης, την ανάπτυξη και την προσαρμογή εκπαιδευτικού υλικού, την κατάρτιση και τη διδασκαλία εκπαιδευτικών προγραμμάτων.
  3. Τεχνικό προσωπικό (κατηγορία προσωπικού 3) (περιλαμβάνει τεχνικούς και λοιπούς επαγγελματίες): επιτελεί καθήκοντα τεχνικής φύσης, όπως τήρηση λογιστικών βιβλίων, λογιστικές υπηρεσίες και υπηρεσίες μετάφρασης. Οι εξωτερικές υπηρεσίες μετάφρασης και τα εξωτερικά μαθήματα εκμάθησης γλώσσας που παρέχονται από υπεργολάβους που δεν συμμετέχουν στην κοινοπραξία υπάγονται στην κατηγορία «Δαπάνες υπεργολαβίας».
  4. Διοικητικό προσωπικό (κατηγορία προσωπικού 4) (περιλαμβάνει υπαλλήλους γραφείου και εξυπηρέτησης πελατών): επιτελεί διοικητικά καθήκοντα, όπως γραμματειακή υποστήριξη.

Οι ρυθμίσεις για τον υπολογισμό των πραγματικών αποδοχών του προσωπικού που συμμετέχει στο σχέδιο καθορίζονται από κοινού από τους συμμετέχοντες οργανισμούς, εγκρίνονται από τους διευθυντές που είναι αρμόδιοι για την απασχόλησή τους και περιλαμβάνονται στη συμφωνία σύμπραξης που υπογράφεται από τους εταίρους κατά την έναρξη του σχεδίου.

Έξοδα ταξιδίου - Προσωπικό

Όλες οι κατηγορίες προσωπικού (όπως διευθυντές, ερευνητές, εκπαιδευτικοί και εκπαιδευτές, τεχνικό και διοικητικό προσωπικό) που εργάζεται βάσει επίσημης σύμβασης στα ιδρύματα δικαιούχους που συμμετέχουν στο σχέδιο μπορούν να λαμβάνουν οικονομική στήριξη για την κάλυψη εξόδων ταξιδίου και διαμονής, εφόσον αυτά συνδέονται άμεσα με την επίτευξη των στόχων του σχεδίου.

Οι μετακινήσεις πρέπει να αφορούν τις ακόλουθες δραστηριότητες:

  • αναθέσεις καθηκόντων διδασκαλίας/κατάρτισης·
  • δραστηριότητες κατάρτισης και εκ νέου κατάρτισης (επιλέξιμες μόνο για το προσωπικό χωρών εταίρων)·
  • επικαιροποίηση εκπαιδευτικών προγραμμάτων και μαθημάτων·
  • πρακτική άσκηση σε επιχειρήσεις, βιομηχανίες και ιδρύματα (επιλέξιμη μόνο για το προσωπικό χωρών εταίρων)·
  • συναντήσεις που σχετίζονται με τη διαχείριση του σχεδίου (π.χ. δραστηριότητες για τους σκοπούς της διαχείρισης, του συντονισμού, του σχεδιασμού, της παρακολούθησης και του ελέγχου της ποιότητας)·
  • εργαστήρια και επισκέψεις για τους σκοπούς της διάδοσης των αποτελεσμάτων.

Η διάρκεια τέτοιων ταξιδιών δεν πρέπει να υπερβαίνει τους τρεις μήνες.

Έξοδα ταξιδίου - Φοιτητές

Οι φοιτητές (πρώτου (bachelor ή αντίστοιχο), δεύτερου (master) και τρίτου κύκλου (PhD) ) που είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα ιδρύματα δικαιούχους μπορούν να λαμβάνουν οικονομική στήριξη για την κάλυψη εξόδων ταξιδίου και δια-μονής, εφόσον συμβάλλουν στην επίτευξη των στόχων του σχεδίου. Οι μετακινήσεις των φοιτητών πρέπει να πραγματο-ποιούνται σε συμμετέχοντα οργανισμό ή σε άλλο οργανισμό που τελεί υπό την εποπτεία συμμετέχοντος οργανισμού.

Πρέπει δε να στοχεύουν κυρίως σε φοιτητές χωρών εταίρων και να αφορούν τις εξής δραστηριότητες:

Δραστηριότητα

Διάρκεια

  • Περίοδοι φοίτησης σε ίδρυμα χώρας εταίρου·
  • περίοδοι φοίτησης σε ίδρυμα χώρας του προγράμματος (μόνο για φοιτητές από χώρες εταίρους)·
  • συμμετοχή σε εντατικά προγράμματα που διοργανώνονται σε ίδρυμα χώρας του προγράμματος ή χώρας εταίρου·
  • πρακτική άσκηση, μαθητεία σε επιχειρήσεις, βιομηχανίες ή ιδρύματα σε χώρα εταίρο·
  • πρακτική άσκηση, μαθητεία σε επιχειρήσεις, βιομηχανίες ή ιδρύματα σε χώρα του προγράμματος (μόνο για φοιτητές από χώρες εταίρους)·

Από 2 εβδομάδες ως 3 μήνες

  • Συμμετοχή σε δραστηριότητες μικρής διάρκειας που συνδέονται με τη διαχείριση του σχεδίου (διευθύνουσες επιτροπές, συναντήσεις συντονισμού, δραστηριότητες ελέγχου της ποιότητας κ.λπ.).

Ως 1 εβδομάδα

Η συμμετοχή του σπουδαστή σε δραστηριότητες πέραν αυτών που περιγράφονται ανωτέρω απαιτεί προηγούμενη έγκριση από τον Εκτελεστικό Οργανισμό.

Δαπάνες αγοράς εξοπλισμού

Η επιχορήγηση της ΕΕ είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθεί για την αγορά εξοπλισμού. Μόνο η αγορά εξοπλισμού που είναι άμεσα συναφής με τους στόχους του σχεδίου μπορεί να θεωρηθεί επιλέξιμη δαπάνη. Ο εν λόγω εξοπλισμός μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα, ηλεκτρονικά βιβλία και περιοδικά, συσκευές φαξ, φωτοτυπικά μηχανήματα, υπολογιστές και περιφερειακά (περιλαμβανομένων φορητών υπολογιστών και ταμπλετών), λογισμικό, μηχανήματα και εξοπλισμό διδασκαλίας, εργαστηριακό υλικό (για τους σκοπούς της διδασκαλίας), βιντεοπροβολείς (υλικό) και προγράμματα βιντεοπαρουσίασης (λογισμικό), τηλεοπτικές συσκευές, εγκατάσταση/ρύθμιση γραμμών σύνδεσης στο διαδίκτυο, πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων (βιβλιοθήκες και ηλεκτρονικές βιβλιοθήκες εκτός σύμπραξης) και υπολογιστικά νέφη (clouds), συντήρηση του εξοπλισμού, έξοδα ασφάλισης, μεταφοράς και εγκατάστασης.

Ο εξοπλισμός προορίζεται αποκλειστικά για τα ιδρύματα ανώτατης/τριτοβάθμιας εκπαίδευσης χώρας εταίρου τα οποία συμμετέχουν στη σύμπραξη και στα οποία πρέπει να εγκατασταθεί το συντομότερο δυνατό. Ο εξοπλισμός πρέπει να καταγράφεται στον κατάλογο απογραφής εξοπλισμού του ιδρύματος στο οποίο εγκαθίσταται. Το ίδρυμα είναι ο μοναδικός κάτοχος του εξοπλισμού.

  • Ο εξοπλισμός θα πρέπει να συμβάλλει καθοριστικά στους στόχους του σχεδίου και, συνεπώς, θα πρέπει να αγοράζεται στο αρχικό στάδιο υλοποίησης του σχεδίου και, υπο κανονικές συνθήκες, όχι αργότερα από 12 μήνες πριν από τη λήξη του.
  • Η αγορά εξοπλισμού δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να πραγματοποιείται για οποιοδήποτε ίδρυμα ή οργανισμό χώρας του προγράμματος ή για ιδρύματα μη ανώτατης/τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στις χώρες εταίρους.
  • Η ενοικίαση εξοπλισμού μπορεί να θεωρηθεί επιλέξιμη δαπάνη, αλλά μόνο σε εξαιρετικές και δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις και με την προϋπόθεση ότι δεν υπερβαίνει τη διάρκεια της Συμφωνίας Επιχορήγησης.
  • Λόγω της ιδιαίτερης φύσης της δράσης «Ανάπτυξη ικανοτήτων» στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+, λαμβάνεται υπόψη το συνολικό κόστος αγοράς και όχι το σχετικό μερίδιο της απόσβεσης του εξοπλισμού.

Σε περίπτωση που το κόστος αγοράς εξοπλισμού υπερβαίνει τις 25.000 EUR και είναι λιγότερο από 134.000 EUR, οι δικαιούχοι πρέπει να λαμβάνουν προσφορές μέσω διαγωνισμού από τουλάχιστον τρεις διαφορετικούς προμηθευτές και να επιλέγουν την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, σύμφωνα με τις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης των πιθανών αναδόχων και λαμβάνοντας μέριμνα για την αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων. Για την αγορά εξοπλισμού άνω των 134.000 ΕUR, θα εφαρμόζονται οι εθνικές διατάξεις. Οι δικαιούχοι δεν μπορούν να κατανέμουν την αγορά εξοπλισμού σε επιμέρους συμβάσεις κάτω του ορίου.

Οι αιτούντες θα πρέπει να γνωρίζουν ότι η προμήθεια και η παράδοση εξοπλισμού σε ιδρύματα χωρών εταίρων αποτελεί συχνά μια πολύπλοκη διαδικασία και αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά το στάδιο του σχεδιασμού.

Υπεργολαβία

Η ανάθεση υπεργολαβίας επιλέγεται για συγκεκριμένα, χρονικά προσδιορισμένα καθήκοντα που σχετίζονται με το σχέδιο, τα οποία δεν μπορούν να υλοποιηθούν από τα μέλη της σύμπραξης. Περιλαμβάνει ανάθεση σε αυτοαπασχολούμενους / εξωτερικούς εμπειρογνώμονες. Η ανάθεση υπεργολαβίας σε εξωτερικούς φορείς θα πρέπει να πραγματοποιείται σε εξαιρετικές περιστάσεις. Οι προσδιορισμένες ικανότητες και η ιδιαίτερη εμπειρογνωμοσύνη, που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων του σχεδίου, θα πρέπει να είναι διαθέσιμες εντός της κοινοπραξίας και να καθορίζουν τη σύνθεσή της. Συνεπώς, δεν επιτρέπεται η ανάθεση υπεργολαβίας για τα καθήκοντα που σχετίζονται με τη διαχείριση του σχεδίου.

Οι δραστηριότητες που αποτελούν αντικείμενο εργολαβικής ανάθεσης περιλαμβάνουν ως επί το πλείστον (εφόσον δεν υλοποιούνται από το προσωπικό του δικαιούχου οργανισμού):

  • Δραστηριότητες αξιολόγησης και ελέγχου
  • Μαθήματα πληροφορικής
  • Μαθήματα εκμάθησης γλώσσας
  • Δραστηριότητες έκδοσης, δημοσίευσης και διάδοσης
  • Υπηρεσίες μετάφρασης
  • Σχεδιασμός και συντήρηση δικτυακών τόπων

Σε κάθε περίπτωση, τα καθήκοντα που πρόκειται να ανατεθούν σε υπεργολάβο πρέπει να προσδιορίζονται στην πρόταση (συνοδευόμενα από συναφείς υποστηρικτικές πληροφορίες και με σαφή αναφορά στους λόγους που καθιστούν αδύνατη την υλοποίησή τους από τους ίδιους τους δικαιούχους) και το εκτιμώμενο κόστος υπεργολαβίας πρέπει να εγγράφεται στον προϋπολογισμό. Για υπεργολαβικές αναθέσεις που δεν προβλέπονται στον αρχικό προϋπολογισμό απαιτείται προηγούμενη έγκριση από τον αρμόδιο οργανισμό κατά το στάδιο της υλοποίησης του σχεδίου.

Σε περίπτωση που το κόστος υπεργολαβίας υπερβαίνει τις 25.000 και είναι χαμηλότερο από τις 134.000 EUR, οι δικαιούχοι πρέπει να λαμβάνουν προσφορές μέσω διαγωνισμού από τουλάχιστον τρεις διαφορετικούς προμηθευτές και να επιλέγουν την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, σύμφωνα με τις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης των πιθανών αναδόχων και λαμβάνοντας μέριμνα για την αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων. Για την αγορά εξοπλισμού άνω των 134.000 ΕUR, θα εφαρμόζονται οι εθνικές διατάξεις. Οι δικαιούχοι δεν μπορούν να κατανέμουν την αγορά υπηρεσιών σε επιμέρους συμβάσεις κάτω του ορίου.

Η εργολαβική ανάθεση προϋποθέτει τη σύναψη σύμβασης, στην οποία περιγράφεται η παρεχόμενη υπηρεσία καθώς και η διάρκειά της. Η σύμβαση πρέπει να φέρει ημερομηνία, τον αριθμό σχεδίου και υπογραφή αμφότερων των συμβαλλομένων.

Τα μέλη του προσωπικού των συνδικαιούχων ενός σχεδίου δεν επιτρέπεται να λειτουργούν ως υπεργολάβοι για το εν λόγω σχέδιο.

Τα πραγματικά έξοδα μετακίνησης και διαμονής παρόχων υπηρεσιών στο πλαίσιο υπεργολαβίας πρέπει να δηλώνονται στη γραμμή προϋπολογισμού για τις δαπάνες υπεργολαβίας, να αιτιολογούνται και να τεκμηριώνονται.

2. Υποβολή οικονομικών εκθέσεων και Τελικός υπολογισμός της επιχορήγησης

Ο προβλεπόμενος προϋπολογισμός για κάθε σχέδιο καθορίζεται στη συμφωνία επιχορήγησης και πρέπει να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις που ορίζονται σε αυτήν. Προβλέπεται η δυνατότητα αύξησης των κονδυλίων ανά γραμμή προϋπολογισμού, μέσω μεταφοράς κονδυλίων από άλλη γραμμή του προϋπολογισμού, ως και κατά 10% χωρίς προηγούμενη έγκριση, ακόμη και αν το επαυξημένο ποσό υπερβαίνει τα ανώτατα ποσά για προσωπικό, αγορά εξοπλισμού και υπεργολαβίες.

Αιτήσεις για αύξηση των κονδυλίων γραμμών του προϋπολογισμού κατά περισσότερο από 10% πρέπει να υποβάλλονται εγγράφως στον αρμόδιο οργανισμό και συνεπάγονται τροποποίηση της συμφωνίας επιχορήγησης. Αν η αύξηση αυτή συνεπάγεται υπέρβαση των ανώτατων ορίων για τις δαπάνες προσωπικού, εξοπλισμού και υπεργολαβίας, η αίτηση απορρίπτεται.

Κατά το στάδιο της υποβολής οικονομικής έκθεσης, ο Εκτελεστικός Οργανισμός καλεί τους εταίρους να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με τη χορηγηθείσα συγχρηματοδότηση για στατιστικούς λόγους.

Δαπάνες προσωπικού

Για τους σκοπούς των οικονομικών αξιολογήσεων και/ή ελέγχων, οι δικαιούχοι θα πρέπει να είναι σε θέση να αιτιολογούν ή να αποδεικνύουν τα ακόλουθα στοιχεία:

  • την ύπαρξη επίσημης συμβατικής σχέσης μεταξύ του εργαζόμενου και του εργοδότη.
  • την ταυτοποίηση και επαλήθευση των δηλωμένων εργασιών. Απαιτούνται αποδεικτικά στοιχεία των εργασιών που ολοκληρώθηκαν και του χρόνου που δαπανήθηκε στο σχέδιο (όπως κατάλογοι συμμετοχής, απτά αποτελέσματα/προϊόντα, υποχρεωτικά φύλλα χρόνου εργασίας)·
  • δεν απαιτείται αιτιολόγηση του ύψους των δαπανών.

Κατά το στάδιο της υποβολής οικονομικής έκθεσης, οι λογαριασμοί του σχεδίου πρέπει να συνοδεύονται από κατάλληλα συμπληρωμένη σύμβαση για κάθε άτομο που απασχολείται στο πλαίσιο του σχεδίου, η οποία τηρείται από τον συντονιστή ως δικαιολογητικό έγγραφο. Οι συμβάσεις πρέπει καταρχάς να υπογράφονται από τον εργαζόμενο και στη συνέχεια να υπογράφονται και να σφραγίζονται από τον αρμόδιο (π.χ. τον πρύτανη) του ιδρύματος στο οποίο απασχολείται κανονικά το εν λόγω άτομο. Για το προσωπικό που επιτελεί καθήκοντα διαφορετικών κατηγοριών πρέπει να υπογράφονται χωριστές συμβάσεις για κάθε είδος δραστηριότητας. [

Επιπλέον, κάθε σύμβαση εργαζομένου πρέπει να συνοδεύεται από τα αντίστοιχα φύλλα χρόνου εργασίας. Σε αυτά πρέπει να αναφέρεται:

  • η ημερομηνία παροχής της υπηρεσίας·
  • ο αριθμός των ημερών εργασίας που αντιστοιχεί στις εν λόγω ημερομηνίες·
  • τα καθήκοντα που εκτελέστηκαν (σύντομη περιγραφή) σε σχέση με το σχέδιο δραστηριοτήτων.

Τα φύλλα χρόνου εργασίας πρέπει να υπογράφονται τόσο από τον εργαζόμενο όσο και από τον αρμόδιο του ιδρύματος στο οποίο εργάζεται κανονικά ο εν λόγω εργαζόμενος. Τα δικαιολογητικά έγγραφα δεν θα πρέπει να αποστέλλονται μαζί με την οικονομική έκθεση στο τέλος του σχεδίου. Οι συμβάσεις εργαζομένων (μαζί με τα φύλλα χρόνου εργασίας) θα πρέπει, ωστόσο, να τηρούνται μαζί με τους λογαριασμούς του σχεδίου.

Σε αυτό το στάδιο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός επιβεβαιώνει την επιλεξιμότητα των δραστηριοτήτων που υλοποιούνται με βάση την έκθεση που αποστέλλει ο συντονιστής (βλέπε παράρτημα της συμφωνίας επιχορήγησης - «Τελική έκθεση»). Σε περίπτωση αμφιβολιών σχετικά με οποιοδήποτε σημείο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός μπορεί να ζητήσει τη διαβίβαση όλων των δικαιολογητικών εγγράφων.

TΗ πραγματική συνεισφορά της ΕΕ υπολογίζεται εκ νέου για το σύνολο του σχεδίου, με τη μέθοδο του μοναδιαίου κόστους, με βάση τους ανθρώπινους πόρους που κινητοποιήθηκαν. Η συνεισφορά της ΕΕ στις δαπάνες προσωπικού δεν μπορεί να υπερβαίνει το 110% του απόλυτου ποσού που αναφέρεται στη συμφωνία επιχορήγησης ή στις τροποποιήσεις αυτής.

Έξοδα ταξιδίου και διαμονής

Για τους σκοπούς των οικονομικών αξιολογήσεων και/ή ελέγχων, οι δικαιούχοι θα πρέπει να είναι σε θέση να αιτιολογούν ή να αποδεικνύουν τα ακόλουθα:

  • ότι οι μετακινήσεις συνδέονται άμεσα με συγκεκριμένες και σαφώς ταυτοποιήσιμες δραστηριότητες που σχετίζονται με το σχέδιο.
  • ότι οι μετακινήσεις όντως πραγματοποιήθηκαν (κάρτα επιβίβασης, τιμολόγια ξενοδοχείων, κατάλογοι συμμετοχής, κ.λπ.). Δεν θα ζητηθεί αιτιολόγηση των πραγματικών δαπανών ταξιδίου και διαμονής.

Κατά το στάδιο της υποβολής οικονομικών εκθέσεων, για κάθε μετακίνηση, οι λογαριασμοί πρέπει να συνοδεύονται από μια ατομική έκθεση κινητικότητας, η οποία τηρείται από τον συντονιστή ως δικαιολογητικό έγγραφο. Όλες οι εκθέσεις κινητικότητας θα πρέπει να συνοδεύονται από δικαιολογητικά έγγραφα που να αποδεικνύουν την πραγματοποίηση του ταξιδιού (π.χ. εισιτήρια, κάρτες επιβίβασης, τιμολόγια, αποδείξεις, κατάλογοι συμμετοχής). Δεν είναι αναγκαίο να αποδεικνύεται το πραγματικό κόστος του ταξιδιού.

Τα δικαιολογητικά έγγραφα δεν θα πρέπει να αποστέλλονται μαζί με την οικονομική έκθεση στο τέλος του σχεδίου. Οι ατομικές εκθέσεις κινητικότητας θα πρέπει, ωστόσο, να τηρούνται μαζί με τους λογαριασμούς του σχεδίου.

Σε αυτό το στάδιο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός επιβεβαιώνει την επιλεξιμότητα των δραστηριοτήτων που υλοποιήθηκαν με βάση την έκθεση που αποστέλλει ο συντονιστής (βλέπε παράρτημα της συμφωνίας επιχορήγησης - «Τελική έκθεση»). . Σε περίπτωση αμφιβολιών σχετικά με οποιοδήποτε σημείο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός μπορεί να ζητήσει τη διαβίβαση όλων των δικαιολογητικών εγγράφων.

Η πραγματική συνεισφορά της ΕΕ υπολογίζεται εκ νέου για το σύνολο του σχεδίου, με τη μέθοδο του μοναδιαίου κόστους, με βάση τους ανθρώπινους πόρους που κινητοποιήθηκαν. Η συνεισφορά της ΕΕ στις δαπάνες ταξιδίου και διαμονής δεν μπορεί να υπερβαίνει το 110% του απόλυτου ποσού που αναφέρεται στη συμφωνία επιχορήγησης ή στις τροποποιήσεις αυτής.

Δαπάνες αγοράς εξοπλισμού

Για τους σκοπούς των οικονομικών αξιολογήσεων και/ή ελέγχων, οι δικαιούχοι θα πρέπει να είναι σε θέση να αιτιολογούν ή να αποδεικνύουν τα ακόλουθα:

  • ότι οι δηλωθείσες δαπάνες είναι ταυτοποιήσιμες και επαληθεύσιμες και καταγράφονται στο λογιστικό σύστημα του δικαιούχου·
  • ότι ο εξοπλισμός έχει καταχωριστεί ορθά στον κατάλογο απογραφής εξοπλισμού του ιδρύματος.

Τα δικαιολογητικά έγγραφα δεν θα πρέπει να αποστέλλονται μαζί με την οικονομική κατάσταση. Τα ακόλουθα έγγραφα θα πρέπει, ωστόσο, να τηρούνται μαζί με τους λογαριασμούς του σχεδίου:

  • Το τιμολόγιο/τα τιμολόγια για όλες τις αγορές εξοπλισμού (να σημειωθεί ότι έντυπα παραγγελίας, προτιμολόγια, προσφορές ή εκτιμήσεις κόστους δεν θεωρούνται αποδείξεις δαπάνης).
  • Σε περίπτωση που το συνολικό ποσό υπερβαίνει το όριο των 25.000 EUR, έγγραφα τεκμηρίωσης σχετικά με τις διαδικασίες υποβολής προσφορών. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι δικαιούχοι δεν μπορούν να κατανέμουν την αγορά εξοπλισμού σε επιμέρους συμβάσεις κατώτερου ύψους.

Κατά το στάδιο υποβολής της οικονομικής έκθεσης, ο Εκτελεστικός Οργανισμός λαμβάνει υπόψη τις δαπάνες με βάση τις οικονομικές καταστάσεις (κατάλογοι δαπανών) που αποστέλλει ο συντονιστής (βλέπε παράρτημα της συμφωνίας επιχορήγησης - «Τελική έκθεση»). Το προσωπικό του Εκτελεστικού Οργανισμού εξετάζει ενδελεχώς αυτούς τους καταλόγους, για να επαληθεύσει την επιλεξιμότητα των δαπανών. Σε περίπτωση αμφιβολιών σχετικά με οποιοδήποτε σημείο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός μπορεί να ζητήσει τη διαβίβαση όλων των δικαιολογητικών εγγράφων.

Σε περίπτωση που η συνολική αξία του τιμολογίου υπερβαίνει τις 25.000 EUR, αντίγραφα (όχι πρωτότυπα) του τιμολογίου και των συγκρίσιμων προσφορών πρέπει να αποστέλλονται ως δικαιολογητικά έγγραφα μαζί με την οικονομική κατάσταση. Σε αυτό το στάδιο, οι επιλέξιμες δαπάνες εξοπλισμού δεν μπορούν να υπερβαίνουν το 110% του απόλυτου ποσού για τον εξοπλισμό που αναφέρεται στη συμφωνία επιχορήγησης ή στις τροποποιήσεις αυτής.

Υπεργολαβία

Για τους σκοπούς των οικονομικών αξιολογήσεων και/ή ελέγχων, οι δικαιούχοι θα πρέπει να είναι σε θέση να αιτιολογούν ή να αποδεικνύουν τα ακόλουθα στοιχεία:

  • την ύπαρξη επίσημης σύμβασης.
  • ότι οι δηλωθείσες δαπάνες είναι ταυτοποιήσιμες και επαληθεύσιμες και καταγράφονται στο λογιστικό σύστημα του δικαιούχου·

Τα δικαιολογητικά έγγραφα δεν θα πρέπει να αποστέλλονται μαζί με την οικονομική κατάσταση. Τα ακόλουθα έγγραφα θα πρέπει, ωστόσο, να τηρούνται μαζί με τους λογαριασμούς του σχεδίου:

  • Τιμολόγια, συμβάσεις υπεργολαβίας και αντίγραφα κίνησης τραπεζικών λογαριασμών.
  • Σε περίπτωση δραστηριοτήτων ταξιδίου υπεργολάβου για την παροχή υπηρεσιών, ατομικές εκθέσεις ταξιδίου (Παράρτημα) μαζί με όλα τα αντίγραφα των εισιτηρίων, καρτών επιβίβασης, τιμολογίων και αποδείξεων, ή στην περίπτωση μετακίνησης με αυτοκίνητο, αντίγραφο των εσωτερικών κανονισμών για την τιμή αποζημίωσης ανά χιλιόμετρο. Ο σκοπός των συνοδευτικών δικαιολογητικών είναι η τεκμηρίωση του πραγματικού κόστους του ταξιδίου και της διαβεβαίωσης ότι η μετακίνηση όντως έλαβε χώρα.
  • Σε περίπτωση υπέρβασης του ορίου των 25.000 EUR, τεκμηρίωση για τις διαδικασίες προμήθειας υπηρεσιών. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι δικαιούχοι δεν μπορούν να κατανέμουν την αγορά εξοπλισμού σε επιμέρους συμβάσεις κατώτερου ύψους.

Κατά το στάδιο υποβολής της οικονομικής έκθεσης, ο Εκτελεστικός Οργανισμός λαμβάνει υπόψη τις δαπάνες με βάση τις οικονομικές καταστάσεις (κατάλογοι δαπανών) που αποστέλλει ο συντονιστής. Ο Εκτελεστικός Οργανισμός εξετάζει ενδελεχώς αυτούς τους καταλόγους για να επαληθεύσει την επιλεξιμότητα των δαπανών. Σε περίπτωση αμφιβολιών σχετικά με οποιοδήποτε σημείο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός μπορεί να ζητήσει τη διαβίβαση όλων των δικαιολογητικών εγγράφων.

Σε περίπτωση που η συνολική αξία της υπεργολαβίας υπερβαίνει τις 25.000 ευρώ, αντίγραφα (όχι πρωτότυπα) της σύμβασης υπεργολαβίας, του τιμολογίου και των συγκρίσιμων προσφορών πρέπει να αποστέλλονται ως δικαιολογητικά έγγραφα μαζί με την οικονομική κατάσταση. Σε αυτό το στάδιο, οι επιλέξιμες δαπάνες υπεργολαβίας δεν μπορούν να υπερβαίνουν το 110% του απόλυτου ποσού για υπεργολαβίες που αναφέρεται στη Συμφωνία Επιχορήγησης ή στις τροποποιήσεις αυτής.

Τελικός υπολογισμός της επιχορήγησης

Κατά το στάδιο υποβολής της έκθεσης, στο τέλος του σχεδίου, η πραγματική συνεισφορά της ΕΕ υπολογίζεται εκ νέου για το σύνολο του σχεδίου βάσει του μοναδιαίου κόστους (για τους μισθούς, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής) και του πραγματικού κόστους (για τον εξοπλισμό και τις υπεργολαβίες), με βάση τις δραστηριότητες που υλοποιήθηκαν. Η συνεισφορά της ΕΕ στις γραμμές κονδυλίων του προϋπολογισμού δεν μπορεί να υπερβαίνει το 110% του απόλυτου ποσού που αναφέρεται στη Συμφωνία Επιχορήγησης ή στις τροποποιήσεις αυτής.

3. Άλλοι σημαντικοί κανόνες και συστάσεις

Συμφωνία σύμπραξης

Οι αναλυτικοί όροι εφαρμογής του σχεδίου πρέπει να συμφωνηθούν από τους εταίρους και να επισημοποιηθούν με συμφωνία σύμπραξης, η οποία θα συναφθεί κατά την έναρξη του σχεδίου.

Αντίγραφο της συμφωνίας σύμπραξης πρέπει να παρέχεται στον Εκτελεστικό Οργανισμό εντός έξι μηνών από την υπογραφή της συμφωνίας επιχορήγησης.

Η συμφωνία επιχορήγησης πρέπει να καλύπτει τις διάφορες οικονομικές, τεχνικές και νομικές πτυχές που συνδέονται με την υλοποίηση του σχεδίου, όπως:

  • ρόλος και αρμοδιότητες των εταίρων·
  • θέματα προϋπολογισμού (συγχρηματοδότηση, κατανομή του προϋπολογισμού ανά δραστηριότητα και εταίρο, ρυθμίσεις που αφορούν τη μεταβίβαση κονδυλίων, κ.λπ.)·
  • πολιτική πληρωμής του προσωπικού·
  • ρυθμίσεις επιστροφής των εξόδων ταξιδίου και διαμονής·
  • μηχανισμοί υποβολής εκθέσεων·
  • μηχανισμοί διαχείρισης συγκρούσεων, κ.λπ.

Σύνθεση και τροποποίηση των συμμετεχόντων οργανισμών

Οι προτεινόμενες τροποποιήσεις επί των δικαιούχων του σχεδίου πρέπει να επισημαίνονται και απαιτούν προηγούμενη έγκριση από τον εκτελεστικό οργανισμό. Οι διάφορες τροποποιήσεις επί της σύμπραξης του σχεδίου πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

  • Η προσθήκη συνδικαιούχου προϋποθέτει τη χορήγηση εντολής που υπογράφεται από τον συντονιστή και τον νέο συνδικαιούχο και επιστολής αποδοχής από όλους τους συνδικαιούχους, υπογεγραμμένης από τον νόμιμο εκπρόσω-πο. Τα ανωτέρω έγγραφα θα πρέπει να διαβιβάζονται από τον συντονιστή μαζί με το αίτημα.
  • Η αποχώρηση συνδικαιούχου προϋποθέτει τη χορήγηση έγγραφης αιτιολόγησης από τον συντονιστή και επιστολής αποχώρησης από τον αποχωρούντα συνδικαιούχο, υπογεγραμμένης από τον νόμιμο εκπρόσωπο. Στην περίπτωση που δεν πληρούνται πλέον οι ελάχιστες απαιτήσεις της σύμπραξης, ο Εκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης, Οπτι-κοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού διατηρεί το δικαίωμα να αποφανθεί επί της συνέχισης της συμφωνίας.
  • Για αλλαγές που αφορούν τον υπεύθυνο επικοινωνίας του συντονιστή απαιτείται έγγραφη επιβεβαίωση υπογε-γραμμένη από τον νέο υπεύθυνο επικοινωνίας, τον νόμιμο εκπρόσωπο και τον τέως υπεύθυνο επικοινωνίας.

Μη επιλέξιμες δαπάνες

Επιπλέον των μη επιλέξιμων δαπανών που αναφέρονται στο τμήμα Γ του παρόντος Οδηγού, οι ακόλουθες δαπάνες θεωρούνται μη επιλέξιμες για τα Σχέδια Ανάπτυξης Ικανοτήτων:

  • εξοπλισμός όπως: επίπλωση, μηχανοκίνητα οχήματα κάθε είδους, εξοπλισμός για τους σκοπούς έρευνας και ανά-πτυξης, τηλεφωνικές συσκευές, κινητά τηλέφωνα, συστήματα συναγερμού και αντικλεπτικά συστήματα·
  • δαπάνες εγκαταστάσεων (αγορά, θέρμανση, συντήρηση, επισκευές, κ.λπ.)·
  • δαπάνες που συνδέονται με την αγορά ακίνητης περιουσίας·
  • δαπάνες απόσβεσης.

Υποχρεωτικός εξωτερικός έλεγχος (πιστοποιητικό ελέγχου)

Με την Τελική Έκθεση και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά έγγραφα πρέπει να αποστέλλεται και έκθεση εξωτερικού ελέγχου (έλεγχος τύπου ΙΙ) της οικονομικής κατάστασης της δράσης και των σχετικών λογαριασμών.

Σκοπός του ελέγχου είναι να παράσχει στον Εκτελεστικό Οργανισμό εύλογη διαβεβαίωση ότι οι δαπάνες και οι αποδείξεις έχουν δηλωθεί στην τελική οικονομική έκθεση σύμφωνα με τις συναφείς νομικές και χρηματοοικονομικές διατάξεις της Συμφωνίας Επιχορήγησης.

Κάθε δικαιούχος είναι ελεύθερος να επιλέξει αναγνωρισμένο εξωτερικό ελεγκτή, συμπεριλαμβανομένου του νόμιμου εξωτερικού ελεγκτή του, εφόσον ικανοποιούνται συνολικά οι εξής απαιτήσεις:

  • ο εξωτερικός λογιστικός ελεγκτής πρέπει να είναι ανεξάρτητος από τον δικαιούχο·
  • ο εξωτερικός ελεγκτής πρέπει να είναι αναγνωρισμένος για να εκτελεί υποχρεωτικούς ελέγχους λογιστικών εγγρά-φων σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία με την οποία εφαρμόζεται η οδηγία του Συμβουλίου για τους υποχρεωτι-κούς ελέγχους των ετήσιων και των ενοποιημένων λογαριασμών, ή με οποιαδήποτε νομοθετική πράξη της Ευρωπαϊ-κής Ένωσης αντικαθιστά την εν λόγω οδηγία.

Οι δικαιούχοι τρίτων χωρών πρέπει να συμμορφώνονται με τις ισοδύναμες εθνικές διατάξεις για τους λογιστικούς ελέγ-χους.

Δικαιολογητικά έγγραφα

Όταν απαιτείται, πρέπει να αποστέλλονται ευανάγνωστα αντίγραφα (όχι πρωτότυπα) των δικαιολογητικών εγγράφων. Σε περίπτωση αμφιβολιών σχετικά με οποιοδήποτε σημείο, ο Εκτελεστικός Οργανισμός μπορεί να ζητήσει τη διαβίβαση όλων των δικαιολογητικών εγγράφων.

Η υποβολή των απαιτούμενων δικαιολογητικών εγγράφων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των συμβατικών υποχρεώσεων των δικαιούχων και η μη χορήγηση ενός ή περισσότερων δικαιολογητικών μπορεί να οδηγήσει σε αίτημα επιστροφής των αντίστοιχων δαπανών.

Αντίγραφα των συμβάσεων υπεργολαβίας και των τιμολογίων άνω των 25.000 EUR πρέπει να αποστέλλονται μαζί με την Τελική Έκθεση.

Προσφορές από τουλάχιστον τρεις προμηθευτές πρέπει να λαμβάνονται για κάθε αγορά εξοπλισμού και υπηρεσιών άνω των 25.000 EUR, ανεξάρτητα από τη γραμμή προϋπολογισμού.