Datenschutzerklärung – Registrierung von Organisationen, Antragsformulare und EPlusLink

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Einleitung

Die Europäische Kommission (nachfolgend „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Die Angaben zum Verarbeitungsvorgang „Registrierung der Organisationen, Antragsformulare und EPlusLink“: (Registrierung und Verwaltung von Informationen zu Organisationen sowie Bearbeitung von Anträgen, die im Rahmen von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps eingereicht wurden), durchgeführt von der Dienststelle GD EAC.B.4, sind nachstehend aufgeführt.

Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sinn und Zweck der Datenverarbeitung

Die GD EAC erfasst und verwendet Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Möglichkeit für Organisationen, sich für von den Nationalagenturen verwalteten Maßnahmen im Rahmen von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps anzumelden
  • Zuordnung von Organisationen, die eine Finanzhilfe der EU-Kommission für ein Projekt im Rahmen von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps (beide verwaltet von den Nationalagenturen) beantragen
  • Erleichterung der Antragstellung für die verschiedenen dezentralen Maßnahmen im Rahmen von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps
  • Auswahl der Anträge für Maßnahmen im Rahmen von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps, die von den nationalen Agenturen verwaltet werden
  • Erstellung anonymer Statistiken zu registrierten Organisationen, antragstellenden Organisationen, Begünstigten, Projekten, Partnern und Teilnehmern
  • Wahrnehmung von Pflichten und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Aufsicht, Auswertung, Berichterstattung und Rechnungsprüfung
  • Verbreitung der Projektergebnisse über die jeweiligen Kanäle von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps (Projektplattform) nach vorheriger ausdrücklicher und gut unterrichteter Zustimmung der jeweiligen Ansprechpartner zur Veröffentlichung ihrer Kontaktdaten
  • Übermittlung von Daten an das OLS-System (Online Linguistic Support) zwecks Verwaltung der Sprachkurs- Lizenzen für einzelne Teilnehmer von Mobilitätsmaßnahmen
  • Übermittlung von Daten zum Akkreditierungs- und Gütesiegel des Europäischen Solidaritätskorps an das Europäische Jugendportal nach vorheriger ausdrücklicher und gut unterrichteter Zustimmung der jeweiligen Ansprechpartner zur Veröffentlichung ihrer Kontaktdaten

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

  • die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde;
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
  • Die Verarbeitungsvorgänge sind erforderlich, damit die Kommission ihren in den Verordnungen des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps festgelegten Verpflichtungen und ihrer Verantwortung für Überwachung und Berichterstattung gerecht werden kann:
  • Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2013 zur Einrichtung von „Erasmus+“, dem Programm der Union für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport, und zur Aufhebung der Beschlüsse Nr. 1719/2006/EG, Nr. 1720/2006/EG und Nr. 1298/2008/EG
  • Verordnung (EU) 2018/1475 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 2. Oktober 2018 zur Festlegung des rechtlichen Rahmens des Europäischen Solidaritätskorps sowie zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 und der Verordnung (EU) Nr. 1293/2013 sowie des Beschlusses Nr. 1313/2013/EU.

Die verarbeiteten Daten fallen nicht unter die Bestimmungen zu Beschränkungen (Art. 25) und vorheriger Konsultation (Art. 40) in der Verordnung 2018/1725.

Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs erfasst die GD EAC folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Daten zu einer Kontaktperson einer registrierten Organisation und zu befugten Nutzern:

  • Titel
  • Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Abteilung
  • Funktion innerhalb der Organisation
  • Dienstliche E-Mail-Adresse
  • Telefon
  • Straße und Hausnummer
  • Postfach
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • Land
  • Land/Region
  • Fax
  • Zweite Telefonnummer

Angaben zum gesetzlichen Vertreter und zu den Kontaktpersonen der Organisationen, die eine Finanzierung beantragen oder an einem Projekt teilnehmen:

  • Titel
  • Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Abteilung
  • Funktion
  • Anschrift
  • Land
  • Region
  • Postfach
  • Postleitzahl
  • CEDEX
  • Stadt
  • Telefonnummern
  • E-Mail

Darüber hinaus speichert die GD EAC in Bezug auf das Europäische Solidaritätskorps die Namen der Teilnehmer, die sich für Solidaritätsprojekte bewerben oder daran teilnehmen.

Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Organisation registrieren und Förderanträge bearbeiten zu können.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Die GD EAC bewahrt Ihre personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist.

  • Registrierung von Organisationen: Die Daten von Organisationen, die an Projekten teilnehmen, werden 10 Jahre nach Abschluss des letzten Projekts des betreffenden Programms gelöscht (als Abschlussdatum gilt die letzte Finanztransaktion zwischen der Nationalagentur und der Empfängerorganisation), es sei denn, die Organisation nimmt an einem weiteren Programm teil. Darüber hinaus werden alle 3 Jahre Daten von Organisationen gelöscht, die in diesem Zeitraum weder eine Finanzierung beantragt noch an einem Projekt teilgenommen haben.
  • Antragsformulare: Die Daten werden 5 Jahre nach Ablauf der Einreichungsfrist zur jeweiligen Ausschreibung gelöscht.
  • EPlusLink: Die personenbezogenen Daten werden 10 Jahre nach Abschluss des letzten Projekts des betreffenden Programms anonymisiert (als Abschlussdatum gilt die letzte Finanztransaktion zwischen der Nationalagentur und der Empfängerorganisation).

Die Verpflichtung zur Bewertung der Wirkung der Programme entsprechend den Beschlüssen zur Einrichtung von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps erfordert keine Aufbewahrung personenbezogener Daten.

Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Alle Daten werden bei der Kommission (auf zentralen Servern) gespeichert. EPlusLink-Daten werden auch in einer Datenbank bei jeder Nationalagentur gespeichert (die ihre eigenen Daten enthält).

Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

Die Nationalagenturen sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu treffen.

Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission sowie nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
Außerhalb der EU-Einrichtungen haben folgende Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Mitarbeiter der Nationalagenturen, die für die Verwaltung von Erasmus+ und des Europäischen Solidaritätskorps zuständig sind
  • befugte Nutzer in externen Unternehmen, mit denen die Kommission Dienstleistungsverträge geschlossen hat
  • bei Rechnungsprüfungen: externe Revisoren
  • externer OLS-Auftragnehmer
  • benannte Versicherungsgesellschaft (für das Europäische Solidaritätskorps)

Der Verantwortliche übermittelt Ihre personenbezogenen Angaben im Einklang mit Verordnung (EU) 2018/1725 an die nachstehenden Empfänger in einem Drittland oder an eine internationale Organisation.

Die Daten werden an die Nationalagenturen in den einzelnen EU-Ländern und an die nationalen Stellen in anderen an Erasmus+ und dem Europäischen Solidaritätskorps beteiligten Ländern übermittelt (EFTA-Länder, die Vertragspartei des EWR-Abkommens sind, Beitrittsländer, Kandidatenländer und potenzielle Kandidaten, die im Rahmen der Europäischen Nachbarschaftspolitik unterstützt werden, die Schweizerische Eidgenossenschaft, Länder, die in die Europäische Nachbarschaftspolitik einbezogen sind und Abkommen mit der Union geschlossen haben, wonach sie an Programmen der Union teilnehmen können), wie in Artikel 24 „Teilnahme von Ländern“ der Verordnung (EU) 1288/2013 und in Artikel 11 „Teilnahmeländer“ der Verordnung (EU) 2018/1475 festgelegt.

Bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Angaben berücksichtigt der Verantwortliche:

  • den Angemessenheitsbeschluss der Kommission für ein bestimmtes Land (Artikel 47 der Verordnung (EU) 2018/1725),
  • geeignete Garantien (Artikel 48 der Verordnung (EU) 2018/1725).

Die Kommission gibt von ihr erhobene Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

Welche Rechte haben Sie — und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken.

Sie haben das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Beschwerde einzulegen. Wird Ihrer Beschwerde stattgegeben, können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten der Europäischen Kommission aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machen möchten, geben Sie dies bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen gemäß Punkt 10 („Wo finden Sie weiterführende Informationen?“) in Ihrer Mitteilung an.

Kontaktangaben

Der Datenverantwortliche

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte zunächst Kontakt mit der Nationalagentur auf, die Ihren Antrag bearbeitet. Das Verzeichnis der Nationalagenturen finden Sie unter: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/contact_en.

Sie können sich außerdem an folgende Stellen wenden:

Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde erheben.

Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Über das Register des Datenschutzbeauftragten können Sie auf diese Informationen zugreifen.

Dieser spezifische Verarbeitungsvorgang wurde unter folgender Nummer in das öffentliche Register des Datenschutzbeauftragten aufgenommen: DPR-EC-01069.

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