Úvod

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame všetky poskytnuté osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi (právo na prístup, opravu, zablokovanie atď.).

Európske inštitúcie sú povinné chrániť a rešpektovať vaše súkromie. Európska komisia pri vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom podaných podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001 získava a ďalej spracováva osobné údaje prostredníctvom aplikácie IT GestDem, ktorá je internou aplikáciou (Európskej komisie) vytvorenou špeciálne na vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001 zo strany zamestnancov zodpovedných za túto úlohu na generálnych riaditeľstvách a v útvaroch Európskej komisie.

Preto sa uplatňuje nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Toto vyhlásenie sa týka vybavovania prvých a opakovaných žiadostí o prístup k dokumentom podaných podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001 (oznámenie DPO-1225) a prijatých oddelením pre transparentnosť, správu dokumentov a prístup k dokumentom Generálneho sekretariátu a oddeleniami zodpovednými za vybavovanie prvých žiadostí o prístup k dokumentom na iných odboroch Komisie.

Prečo spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracúvania údajov: oddelenie pre transparentnosť, správu dokumentov a prístup k dokumentom Generálneho sekretariátu (ďalej len „prevádzkovateľ“) a oddelenia zodpovedné za vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom na iných odboroch Komisie získavajú a ďalej spracúvajú vaše osobné údaje s cieľom spravovať žiadosti o prístup k dokumentom na základe nariadenia (ES) č. 1049/2001 a pripraviť príslušné štatistiky.

Právnym základom pre spracovanie vašich osobných údajov je článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Spracovanie je nevyhnutné na plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme na základe článku 15 ods. 3 Zmluvy o fungovaní Európskej únie a nariadenia (ES) č. 1049/2001 prijatého na jej základe.

Ktoré osobné údaje získavame a spracúvame?

Získavajú a ďalej sa spracúvajú tieto osobné údaje:

a) osobné údaje poskytnuté žiadateľom prostredníctvom online formulára:

  • povinné údaje: meno, konkrétne kontaktné údaje (e-mail a poštová adresa, krajina pobytu), predmet žiadosti (môže obsahovať osobné údaje v prípade, že sa týka identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby);
  • nepovinné údaje: ďalšie kontaktné údaje (telefónne a faxové čísla), kategória a organizácia;

b) osobné údaje, ktoré žiadateľ(-ka) poskytol(-tla) vo svojej žiadosti, predložené v inom elektronickom alebo papierovom formáte;

c) osobné údaje obsiahnuté v požadovaných dokumentoch, ak sú zverejnené podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001, ako aj v odpovedi na žiadosť a v súvisiacej korešpondencii so žiadateľom.

Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Komisia uchováva osobné údaje len na čas potrebný na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracovania, t. j. nie dlhšie ako päť rokov po uzatvorení spisu.

Vo fáze spracovania prvej žiadosti sa spis považuje za uzavretý po tom, ako sa prvotné rozhodnutie Komisie stane konečným (teda sa nepodá žiadna opakovaná žiadosť), pokiaľ nie je na základe vyšetrovania európskeho ombudsmana potrebné prijať následné opatrenia. V takom prípade sa spis považuje za uzavretý, ak európsky ombudsman ukončí vyšetrovanie v súvislosti so sťažnosťou bez toho, aby bol v súvislosti so žiadosťou o prístup k dokumentom potrebný ďalší úkon zo strany Komisie.

Vo fáze spracovania opakovanej žiadosti sa spis považuje za uzavretý po tom, ako sa opakované rozhodnutie Komisie stane konečným, a teda:

–  uplynie lehota na podanie žaloby na Súdny dvor EÚ alebo

–  Súdny dvor EÚ potvrdí opakované rozhodnutie alebo

–  Európska komisia vykoná nadväzujúce opatrenia, ktoré požadoval Súdny dvor EÚ vo svojom rozsudku.

Napriek tomu, že opakované rozhodnutie je konečné, sa spisy nepovažujú za uzavreté v prípade, ak je na základe vyšetrovania európskeho ombudsmana potrebné prijať následné opatrenia. V takom prípade sa spis považuje za uzavretý, ak európsky ombudsman ukončí vyšetrovanie v súvislosti so sťažnosťou bez toho, aby bol v súvislosti so žiadosťou o prístup k dokumentom potrebný ďalší úkon zo strany Komisie.

Toto „obdobie uchovávania dokumentov na administratívne účely“ v trvaní piatich rokov je založené na politike uchovávania dokumentov a spisov Komisie (a osobných údajov, ktoré sú v nich obsiahnuté), ktorá sa riadi spoločným zoznamom pre uchovávanie spisov Európskej komisie SEC(2012)713. Je to regulačný dokument vo forme harmonogramu uchovávania, v ktorom sa stanovujú lehoty uchovávania pre rôzne typy spisov Komisie. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov dostal oznámenie o tomto zozname.

Toto „obdobie uchovávania dokumentov na administratívne účely“ je obdobie, počas ktorého sú odbory Komisie povinné uchovávať spis v závislosti od jeho užitočnosti na administratívne účely a príslušných zákonných a právnych záväzkov. Toto obdobie začína plynúť od okamihu uzavretia spisu.

V súlade so spoločným zoznamom pre uchovávanie spisov Európskej komisie sa po „období uchovávania dokumentov na administratívne účely“ môžu spisy týkajúce sa žiadostí o prístup k dokumentom (a osobné údaje obsiahnuté v nich) preniesť do historického archívu Európskej komisie na archívne účely [pokiaľ ide o operácie spracovania týkajúce historických archívov, pozrite si, prosím, oznámenie DPO-1530.4 ARES-NOMCOM.ARES (Advanced Records System) et NOMCOM (Nomenclature Commune)].

Ako chránime vaše osobné údaje?

Všetky údaje v elektronickom formáte (e-mailové správy, dokumenty, nahrané dávky údajov atď.) sa uchovávajú buď na serveroch Európskej komisie, alebo jej subdodávateľov. Ich operácie sa riadia rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na akékoľvek operácie spracúvania vašich osobných údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťou zachovávania dôvernosti vyplývajúcou zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov.

Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom Európskej komisie podľa zásady „potreba poznať“ („need-to-know“). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladá zákon.

Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Na základe nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. Máte právo (v prípade potreby) požiadať o obmedzenie spracovania alebo vymazanie („právo na zabudnutie“), právo na prenosnosť údajov a právo namietať voči spracovaniu vašich osobných údajov.

Svoje práva môžete uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa údajov alebo v prípade sporu úradníka pre ochranu údajov a prípadne európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v bode 8.

Žiadosť o vymazanie osobných údajov (v prípade, že ste požiadali o prístup k dokumentom) alebo námietka proti spracovaniu vašich osobných údajov podaná v čase, keď Európska komisia vybavuje vašu žiadosť o prístup k dokumentom, znamená stiahnutie vašej žiadosti o prístup k dokumentom, keďže Európska komisia nebude schopná vašu žiadosť o prístup k dokumentom vybaviť a/alebo na ňu odpovedať.

Oprávnení zamestnanci Európskej komisie, ktorí vybavujú žiadosti o prístup k dokumentom, sa budú zaoberať každou žiadosťou o prístup k osobným údajom hneď po tom, ako sa prevádzkovateľovi doručí žiadosť, a najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia. Každá ďalšia uvedená žiadosť sa vybaví v lehote do 15 pracovných dní

Kontaktné údaje

Ak máte pripomienky alebo otázky, akékoľvek obavy alebo sťažnosť v súvislosti so získavaním a s využívaním osobných údajov, neváhajte sa obrátiť na prevádzkovateľa pomocou týchto kontaktných údajov:

Prevádzkovateľ:

  • Generálny sekretariát
  • Oddelenie C.1 – Transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom
  • e-mail: sg-acc-doc@ec.europa.eu

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO): DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS): edps@edps.europa.eu.

Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov zverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov. Prístup k registru nájdete na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Toto osobitné spracovanie bolo úradníkovi Európskej komisie pre ochranu údajov oznámené s týmto referenčným označením: DPO-1225.

Relevantné právne dokumenty: