1. Úvod

Európska komisia sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Európska komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, vďaka ktorému si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa týka spracovania osobných údajov Európskou komisiou pri vybavovaní prvých a opakovaných žiadostí o prístup k dokumentom podaným podľa nariadenia (ES) 1049/2001, ktoré vykonáva oddelenie pre transparentnosť, správu dokumentov a prístup k dokumentom generálneho sekretariátu (horizontálny prevádzkovateľ v mene Európskej komisie) a oddelenia zodpovedné za vybavovanie prvých žiadostí o prístup k dokumentom v príslušnom útvare alebo odbore Komisie (de facto prevádzkovateľ v mene Európskej komisie).

2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Európska komisia získava a používa vaše osobné údaje s cieľom vybaviť žiadosti o prístup k dokumentom podané na základe nariadenia (ES) 1049/2001 v rámci predpísaných zákonných lehôt a pripraviť výročnú štatistickú správu požadovanú v článku 17 ods. 1 uvedeného nariadenia. Osobné údaje sa môžu spracúvať na účely vykonávania opatrení nadväzujúcich na vyšetrovanie európskeho ombudsmana alebo v prípade súdneho konania.

Vaše osobné údaje nebudú použité pri automatizovanom rozhodovaní ani pri profilovaní.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Európska komisia spracúva vaše osobné údaje z týchto dôvodov:

  • spracúvanie je potrebné na účely splnenia úlohy vo verejnom záujme [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725], a
  • spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Európskej komisie [článok 5 ods. 1 písm. b) nariadenia (EÚ) 2018/1725].

Spracúvanie nepovinných osobných údajov, ktoré uvádzate v žiadosti o prístup k dokumentom (pozri oddiel 4), sa opiera o váš súhlas [článok 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725].

Spracúvanie podľa článkov 5 ods. 1) písm. a) a b) musí byť založené na právnych predpisoch Únie, konkrétne na článku 15 ods. 3 Zmluvy o fungovaní Európskej únie a na nariadení (ES) č. 1049/2001.

4. Ktoré osobné údaje získavame a spracúvame?

Získavajú a ďalej sa spracúvajú tieto osobné údaje:

a) osobné údaje poskytnuté žiadateľom prostredníctvom online formulára:

  • Povinné údaje: meno (krstné meno a priezvisko), konkrétne kontaktné údaje (e-mail a poštová adresa, krajina pobytu), predmet žiadosti (môže obsahovať osobné údaje v prípade, že sa týka identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby);
  • nepovinné údaje: ďalšie kontaktné údaje (telefónne a faxové čísla), kategória a organizácia;

b) osobné údaje, ktoré žiadateľ(-ka) poskytol(-tla) vo svojej žiadosti, predložené v inom elektronickom alebo papierovom formáte;

c) osobné údaje obsiahnuté v požadovaných dokumentoch, ak sú zverejnené podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001, ako aj v odpovedi na žiadosť a v súvisiacej korešpondencii so žiadateľom.

d) ak existujú odôvodnené pochybnosti o totožnosti fyzickej osoby, ktorá žiadosť podáva, môže Európska komisia požiadať žiadateľa o poskytnutie kópie dokladu totožnosti (napríklad pasu alebo preukazu totožnosti) s cieľom overiť jeho totožnosť, a to za týchto mimoriadnych okolností:

  • keď dokumenty, ktorých sa žiadosť týka, obsahujú vlastné osobné údaje žiadateľa a žiadateľovi sa poskytne individuálny prístup k takýmto dokumentom;
  • keď existujú oprávnené dôvody domnievať sa, že tento konkrétny žiadateľ zneužíva právo na prístup vyplývajúce z nariadenia (ES) č. 1049/2001.

Doklad totožnosti by mal obsahovať meno žiadateľa a prípadne jeho poštovú adresu, pričom všetky iné údaje, ako je fotografia alebo akékoľvek osobné charakteristiky, sa môžu začierniť.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Európska komisia uchováva vaše osobné údaje len na čas potrebný na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracovania, t. j. nie dlhšie ako päť rokov po uzatvorení spisu.

Vo fáze spracovania prvej žiadosti sa spis považuje za uzavretý po tom, ako sa prvotné rozhodnutie Európskej komisie stane konečným (teda sa nepodá žiadna opakovaná žiadosť), pokiaľ nie je na základe vyšetrovania európskeho ombudsmana potrebné prijať následné opatrenia.

V takom prípade sa spis považuje za uzavretý, ak európsky ombudsman ukončí vyšetrovanie v súvislosti so sťažnosťou bez toho, aby bol v súvislosti so žiadosťou o prístup k dokumentom potrebný ďalší úkon zo strany Európskej komisie.

Vo fáze spracovania opakovanej žiadosti sa spis považuje za uzavretý po tom, ako sa opakované rozhodnutie Európskej komisie stane konečným, a teda:

  • uplynie lehota na podanie žaloby na súdy EÚ; alebo
  • Súd dvor EÚ potvrdí opakované rozhodnutie; alebo
  • Európska komisia vykoná nadväzujúce opatrenia, ktoré požadoval Súdny dvor EÚ vo svojom rozsudku.

Napriek tomu, že opakované rozhodnutie je konečné, sa spis nepovažuje za uzavretý v prípade, ak je na základe vyšetrovania európskeho ombudsmana potrebné prijať následné opatrenia. V takom prípade sa spis považuje za uzavretý, ak európsky ombudsman ukončí vyšetrovanie v súvislosti so sťažnosťou bez toho, aby bol v súvislosti so žiadosťou o prístup k dokumentom potrebný ďalší úkon zo strany Komisie.

Toto „obdobie uchovávania dokumentov na administratívne účely“ v trvaní piatich rokov je založené na politike uchovávania dokumentov a spisov Európskej komisie (a osobných údajov, ktoré sú v nich obsiahnuté), ktorá sa riadi spoločným zoznamom pre uchovávanie spisov Európskej komisie SEC(2019)900. Je to regulačný dokument vo forme harmonogramu uchovávania, v ktorom sa stanovujú lehoty uchovávania pre rôzne typy spisov Európskej komisie. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov dostal oznámenie o tomto zozname.

Toto „obdobie uchovávania dokumentov na administratívne účely“ je obdobie, počas ktorého sú odbory Európskej komisie povinné uchovávať spis v závislosti od jeho užitočnosti na administratívne účely a príslušných zákonných a právnych záväzkov. Toto obdobie začína plynúť od okamihu uzavretia spisu.

V súlade so spoločným zoznamom pre uchovávanie spisov Európskej komisie sa po „období uchovávania dokumentov na administratívne účely“ môžu spisy týkajúce sa žiadostí o prístup k dokumentom (a osobné údaje obsiahnuté v nich) preniesť do historického archívu Európskej komisie na archívne účely [pokiaľ ide o operácie spracovania týkajúce historických archívov, pozrite si, prosím, oznámenia DPO-1530.4 ARES-NOMCOM. ARES (Advanced Records System) et NOMCOM (Nomenclature Commune), DPO-3871-3 Notification for the digital archival repository and ARCHISscanning' a 'DPO-2806-5 Gestion des dossiers papier structurés par nom de personnes et transférés aux Archives Historiques'.).

Použitie informácií uvedených v doklade totožnosti žiadateľa (pozri oddiel 4) je prísne obmedzené: údaje sa použijú len na overenie totožnosti žiadateľa a nebudú sa uchovávať dlhšie, než je na tento účel potrebné.

6. Ako chránime vaše osobné údaje?

Všetky údaje v elektronickom formáte (e-mailové správy, dokumenty, nahrané dávky údajov atď.) sa uchovávajú buď na serveroch Európskej komisie, alebo jej subdodávateľov. Ich operácie sa riadia rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Európskej komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich osobných údajov vykonávané v mene Európskej komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ.

Európska komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracovania.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom Európskej komisie zodpovedným za vykonanie spracovateľskej operácie a na základe zásady „potreba poznať“ („need-to-know“). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Osobné údaje, ktoré sa nachádzajú v požadovaných dokumentoch, sa môžu sprístupniť verejnosti na základe posúdenia podľa nariadenia (ES) 1049/2001 v spojení s článkom 9 nariadenia (EÚ) 2018/1725. Ak máte pobyt mimo EÚ a Európska komisia vám poskytne prístup k dokumentom, osobné údaje uvedené v týchto dokumentoch vám budú sprístupnené len v prípade, ak takýto prenos spĺňa podmienky stanovené v kapitole V nariadenia (EÚ) 2018/1725 o prenose osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám.

Osobné údaje, ktoré zbierame o žiadateľoch, ktorí žiadajú o prístup k dokumentom, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane okrem:

  • rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladá zákon, a
  • na účely odoslania rozhodnutí Európskej komisie o prístupe k dokumentom doporučenou poštou prostredníctvom spoločnosti DHL International (so sídlom v Belgicku) (ďalšie informácie nájdete v príslušnom oznámení týkajúcom sa listových služieb – „DPO-1258 Traitement du courrier“ Úradu Európskej komisie pre infraštruktúru a logistiku v Bruseli).

Podľa článku 3 bodu 13 nariadenia (EÚ) 2018/1725 orgány verejnej moci, ktoré môžu prijať osobné údaje v rámci konkrétneho zisťovania v súlade s právom Únie alebo právom členského štátu, sa nepovažujú za príjemcov. Ďalšie spracúvanie uvedených údajov uvedenými orgánmi verejnej moci sa uskutočňuje v súlade s uplatniteľnými pravidlami ochrany údajov v závislosti od účelov spracúvania.

Rozhodnutia Európskej komisie podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001 o opakovaných žiadostiach sa prijímajú prostredníctvom systému Decide (informačný systém na podporu rozhodovacieho procesu Komisie) a sú k dispozícii v (neverejnom) systéme VISTA Európskej komisie. Pokiaľ ide o informácie týkajúce sa spracovania osobných údajov prostredníctvom systémov Decide a VISTA, pozrite si príslušné záznamy o spracovateľských operáciách „DPR-EC-00107.1 Decide (informačný systém na podporu rozhodovacieho procesu Komisie“ a „DPR-EC-00914.1 VISTA system“.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (článkov 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Pokiaľ ide o túto spracovateľskú operáciu, môžete si uplatniť tieto práva:

  • právo na prístup k vašim osobným údajom [článok 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
  • právo na opravu vašich osobných údajov v prípade, že sú nepresné alebo neúplné [článok 18 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
  • v prípade potreby právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov [článok 20 nariadenia (EÚ) 2018/1725] a právo na prenosnosť údajov [článok 22 nariadenia (EÚ) 2018/1725], a
  • pokiaľ ešte nebola poskytnutá odpoveď na žiadosť o prístup k dokumentom, právo na vymazanie vašich osobných údajov [článok 19 nariadenia (EÚ) 2018/1725] a právo namietať voči spracovaniu vašich osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa vašej osobitnej situácie [článok 23 nariadenia (EÚ) 2018/1725]. V dôsledku uplatnenia týchto dvoch práv by sa príslušná žiadosť o prístup k dokumentom stala bezpredmetnou.

Pokiaľ sa spracovanie vašich osobných údajov zakladá na vašom súhlase (konkrétne ide o nepovinné osobné údaje, ako sa uvádza v oddieloch 3 a 4), svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonávaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj Európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v oddiele „Kontaktné údaje“.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými spracovateľskými operáciami, vo vašej žiadosti ich opíšte [t. j. uveďte príslušné referenčné označenie(-a) záznamu uvedené v časti 9 „Kde nájdete podrobnejšie informácie?“] .

Všetky žiadosti o prístup k osobným údajom sa vybavia do jedného mesiaca. Každá ďalšia uvedená žiadosť sa vybaví v lehote do 15 pracovných dní po prijatí žiadosti prevádzkovateľom.

9. Kontaktné údaje

  • Prevádzkovateľ (horizontálnych) údajov:

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa.

  • Generálny sekretariát
  • Oddelenie C.1 – Transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom
  • e-mail: Sg-acc-doc@ec.europa.eu
  • Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO)

Pokiaľ ide o záležitosti súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievate, že vaše práva vyplývajúce z nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli porušené v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov zverejní register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k registru môžete nájsť na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Toto konkrétne spracovanie bolo zahrnuté vo verejnom registri úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00793.