Ievads

Eiropas Komisija ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un ievērot jūsu tiesības uz privātumu. Eiropas Komisija vāc un tālāk apstrādā personas datus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots visu sniegto personas datu apstrādes pamatojums, tas, kādā veidā tie tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, kā šī informācija tiek izmantota un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā arī sniegta kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Šis paziņojums par privātumu attiecas uz personas datu apstrādi, ko Eiropas Komisija veic, kad saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001 iesniegtus sākotnējos un atkārtotos pieprasījumus piekļūt dokumentiem izskata Ģenerālsekretariāta nodaļa “Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem” (horizontālās struktūras datu pārzinis, kas rīkojas Eiropas Komisijas uzdevumā) un citu atbildīgo Komisijas departamentu vai dienestu nodaļas, kuru pienākumus ir izskatīt sākotnējos pieprasījumus piekļūt dokumentiem (de facto datu pārzinis, kas rīkojas Eiropas Komisijas uzdevumā).

Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu personas datus?

Apstrādes nolūks: Eiropas Komisija vāc un izmanto jūsu personas datus, lai tiesību aktos noteiktajos termiņos izskatītu saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001 iesniegtus pieprasījumus piekļūt dokumentiem un sagatavotu minētās regulas 17. panta 1. punktā paredzēto gada statistikas ziņojumu. Personas datus var apstrādāt saistībā ar papildu darbībām Eiropas Ombuda izmeklēšanas ietvaros vai tiesvedības vajadzībām.

Jūsu personas datus neizmantos ne automatizētai lēmumu pieņemšanai, ne profilēšanai.

Kāds ir jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Eiropas Komisija apstrādā jūsu personas datus, jo:

  • tas ir nepieciešams tādu uzdevumu izpildei, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts), un
  • tas ir nepieciešams Eiropas Komisijai noteiktā juridiskā pienākuma izpildei (Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta b) apakšpunkts).

Turklāt tādu fakultatīvi norādāmu personas datu apstrāde, ko sniedzat savā pieprasījumā piekļūt dokumentiem (sk. 4. iedaļu), tiek veikta, pamatojoties uz jūsu sniegto piekrišanu (Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta d) apakšpunkts).

Apstrādei, ko veic saskaņā 5. panta 1. punkta a) un b) apakšpunktu, ir jābalstās uz Savienības tiesību aktiem, proti, Līguma par Eiropas Savienības darbību 15. panta 3. punktu un Regulu (EK) Nr. 1049/2001.

Kādus personas datus mēs vācam un apstrādājam?

Personas dati, kurus vāc un tālāk apstrādā, ir šādi:

a) personas dati, ko pieteikuma iesniedzējs norāda tiešsaistes veidlapā:

  • obligāti norādāmi dati – vārds, uzvārds, specifiska kontaktinformācija (e-pasta adrese un pasta adrese, dzīvesvietas valsts), pieprasījuma subjekts (pieprasījums var ietvert personas datus, ja tas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu);
  • fakultatīvi norādāmi dati – cita kontaktinformācija (tālruņa un faksa numuri), kategorija un organizācija;

b) personas dati, ko iesniedzējs norādījis savā pieprasījumā, kas iesniegts citā elektroniskā vai papīra formātā;

c) personas dati, kas ietverti pieprasītajos dokumentos, ja tie tiek izpausti saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001, kā arī atbildē uz pieprasījumu un saistītajā sarakstē ar iesniedzēju.

Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus?

Eiropas Komisija glabā personas datus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai īstenotu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, ne ilgāk kā piecus gadus pēc attiecīgās lietas slēgšanas.

Sākotnējā posmā lietu uzskata par slēgtu pēc tam, kad Eiropas Komisijas sākotnējais lēmums ir kļuvis galīgs (proti, nav iesniegts atkārtots pieprasījums), ja vien nav vajadzīgas papildu darbības Eiropas Ombuda izmeklēšanas ietvaros.

Tādā gadījumā attiecīgo lietu uzskata par slēgtu, ja Eiropas Ombuds ir pabeidzis savu izmeklēšanu saistībā ar sūdzību un nav vajadzīgi papildu pasākumi no Eiropas Komisijas puses attiecībā uz pieprasījumu piekļūt dokumentiem.

Atkārtota pieprasījuma posmā lietu uzskata par slēgtu pēc tam, kad Eiropas Komisijas apstiprinošais lēmums ir kļuvis galīgs, proti:

- ir pagājis termiņš, kurā var iesniegt prasību ES Tiesā, vai

- Tiesa ir apstiprinājusi apstiprinošo lēmumu, vai

- Eiropas Komisija ir pabeigusi papildu pasākumus, kas prasīti Tiesas spriedumā.

Lietu neuzskata par slēgtu arī tad, ja apstiprinošs lēmums ir kļuvis galīgs un ja Eiropas Ombuda izmeklēšana paredz turpmākas darbības. Tādā gadījumā lietu uzskata par slēgtu, ja Ombuds ir pabeidzis savu izmeklēšanu saistībā ar sūdzību un nav vajadzīgas turpmākas darbības no Komisijas puses attiecībā uz pieprasījumu piekļūt dokumentiem.

Šī piecu gadu “administratīvā glabāšanas perioda” pamatā ir Eiropas Komisijas dokumentu un lietas materiālu (un tajos ietverto personas datu) glabāšanas politika, ko regulē kopējais Komisijas dokumentu glabāšanas saraksts attiecībā uz Eiropas Komisijas lietas materiālu glabāšanu SEC(2012)713. Tas ir regulatīvs dokuments, kur termiņu tabulā ir noteikti glabāšanas periodi dažādu veidu Eiropas Komisijas dokumentiem. Šis saraksts ir paziņots Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam.

“Administratīvais glabāšanas periods” ir periods, kurā Eiropas Komisijas dienestiem lietas materiāli ir jāglabā atkarībā no to administratīvās lietderības un attiecīgajām ar tiem saistītajām normatīvajām un juridiskajām saistībām. Šis periods sākas dienā, kad lieta ir slēgta.

Saskaņā ar kopējo Komisijas līmeņa dokumentu glabāšanas sarakstu pēc “administratīvā glabāšanas perioda” beigām lietas materiālus, kas attiecas uz pieprasījumiem piekļūt dokumentiem, (un tajos ietvertos personas datus) var nosūtīt uz Eiropas Komisijas vēstures arhīviem vēsturiskiem mērķiem (par apstrādes darbībām, kas saistītas ar vēstures arhīviem, skatiet paziņojumus DPO-1530.4 ARES-NOMCOM. ARES (Advanced Records System) un NOMCOM (Nomenclature Commune), DPO-3871-3 Notification for the digital archival repository un ARCHISscanning un DPO-2806-5 Gestion des dossiers papier structurés par nom de personnes et transférés aux Archives Historiques).

Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus?

Visi dati, kas ir elektroniskā formā (e-vēstules, dokumenti, augšupielādētas datu paketes utt.), glabājas Eiropas Komisijas vai tās līgumpartneru serveros saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Eiropas Komisijas līgumpartneriem ir saistoša līguma īpaša klauzula par personas datu apstrādi Eiropas Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas transponēšanas ES dalībvalstīs.

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Eiropas Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi, ņemot vērā ar personas datu apstrādi un apstrādāto datu būtību saistīto risku, ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, to grozīšana vai neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros personas datiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

Kam ir pieejami jūsu personas dati un kam tos izpauž?

Jūsu personas datiem var piekļūt tikai pilnvaroti Eiropas Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, pēc principa, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu noteikumus par konfidencialitāti.

Personas datus, kas iekļauti pieprasītajos dokumentos, var publiskot tad, ja tie tiek novērtēti saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001, to lasot saistībā ar Regulas (ES) 2018/1725 9. pantu.

Personas informācija, ko mēs vācam par pieteikumu iesniedzējiem, kuri pieprasa piekļuvi dokumentiem, netiks izpausta nevienai trešai personai, izņemot tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas, iespējams, ir jādara saskaņā ar tiesību aktiem.

Kādas ir jūsu tiesības un kā tās izmantot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības. Attiecībā uz šo apstrādes darbību jūs varat izmantot šādas tiesības:

  • tiesības piekļūt saviem personas datiem (Regulas (ES) 2018/1725 17. pants),
  • tiesības labot savus personas datus, ja tie ir nepareizi vai nepilnīgi (Regulas (ES) 2018/1725 18. pants),
  • attiecīgā gadījumā tiesības ierobežot savu personas datu apstrādi (Regulas (ES) 2018/1725 20. pants) un tiesības uz datu pārnesamību (Regulas (ES) 2018/1725 22. pants), un
  • kamēr atbilde uz pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem nav saņemta, tiesības dzēst savus personas datus (Regulas (ES) 2018/1725 19. pants) un tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi, pamatojoties uz jūsu konkrēto situāciju (Regulas (ES) 2018/1725 23. pants). Ja izmantojat šīs divas minētās tiesības, attiecīgais pieprasījums par piekļuvi dokumentiem vairs nebūtu jāizmanto.

Ja jūsu personas datu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz jūsu piekrišanu (proti, attiecībā uz fakultatīvi sniedzamiem personas datiem, kā aprakstīts 3. un 4. iedaļā), jūs varat jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, par to informējot datu pārzini. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās apstrādes likumību, kas veikta, pirms jūs atsaucāt savu piekrišanu.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Ja nepieciešams, varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Izmantojiet iedaļā “Kontaktinformācija” sniegto kontaktinformāciju.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, aprakstiet tās (piemēram, miniet atsauces numuru, kā norādīts iedaļā “Kontaktinformācija”) savā pieprasījumā.

Pieprasījumi par piekļuvi personas datiem tiks izskatīti viena mēneša laikā. Visi pārējie iepriekš minētie pieprasījumi tiks izskatīti 15 darbdienu laikā pēc tam, kad tos datu pārzinis būs saņēmis pieprasījumu.

Kontaktinformācija

  • (Horizontālās struktūras) datu pārzinis:

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini.

  • Ģenerālsekretariāts
  • C.1. nodaļa – Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem
  • E-pasts: Sg-acc-doc@ec.europa.eu
  • Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālists:

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, jūs varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

  • Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU):

Jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, piemēram, iesniegt viņam sūdzību (edps@edps.europa.eu), ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

Kur var atrast sīkāku informāciju?

Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas veikto personas datu apstrādes darbību sarakstu, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Tam var piekļūt, sekojot šai saitei: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība ir iekļauta datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00793.