Ievads

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti visu sniegto personas datu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu personas datiem (tiesības tiem piekļūt, tos labot, bloķēt u.c.).

Eiropas Savienības iestādes ir apņēmušās aizsargāt un ievērot jūsu privātumu. Izskatot pieprasījumus par piekļuvi dokumentiem, kas iesniegti saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001, Komisija vāc un tālāk apstrādā personas datus, izmantojot lietotni “GestDem” . Tā ir iekšēja (Eiropas Komisijas) lietotne, kura īpaši izstrādāta, lai Eiropas Komisijas ģenerāldirektorātu un dienestu darbinieki, kas ir atbildīgi par šī uzdevuma veikšanu, varētu apstrādāt pieprasījumus par piekļuvi dokumentiem saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001.

Attiecīgi tiek piemērota Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regula (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti.

Šis paziņojums attiecas uz saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001(paziņojums  DPO-1225) iesniegtu sākotnēju un atkārtotu pieprasījumu piekļūt dokumentiem izskatīšanu,  ko veic Ģenerālsekretariāta nodaļa “Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem” un citu Komisijas departamentu nodaļas, kuru kompetencē ir izskatīt sākotnējos pieprasījumus piekļūt dokumentiem.

Kāpēc mēs apstrādājam jūsu personas datus?

Apstrādes nolūks: Ģenerālsekretariāta nodaļa “Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem” (tālāk tekstā “datu pārzinis”) un citu Komisijas departamentu nodaļas, kas ir atbildīgas par piekļuvi dokumentiem, vāc un tālāk apstrādā jūsu personas datus, lai pārvaldītu pieprasījumus piekļūt dokumentiem saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001 un sagatavotu attiecīgo statistiku.

Jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats ir Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts. Šī apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu sabiedrības interesēs esošu uzdevumu, pamatojoties uz Līguma par Eiropas Savienības darbību 15. panta 3. punktu un Regulu (EK) Nr. 1049/2001, kas pieņemta uz tā pamata.

Kādus personas datus mēs vācam un apstrādājam?

Personas dati, kurus sakopo un tālāk apstrādā, ir šādi :

a) personas dati, ko pieteikuma iesniedzējs norāda tiešsaistes veidlapā:

  • obligāti norādāmi dati – vārds, uzvārds, specifiska kontaktinformācija (e-pasta adrese un pasta adrese, dzīvesvietas valsts), pieprasījuma priekšmets (pieprasījums var ietvert personas datus, ja tas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu);
  • pēc brīvas izvēles norādāmi dati – cita kontaktinformācija (tālruņa un faksa numuri), kategorija un organizācija;

b) personas dati, ko iesniedzējs sniedzis savā pieprasījumā, kas iesniegts citā elektroniskā vai papīra formātā;

c) personas dati, kas ietverti pieprasītajos dokumentos, ja tie tiek izpausti saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001, kā arī atbildē uz pieprasījumu un saistītajā sarakstē ar iesniedzēju.

Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus?

Komisija glabā personas datus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai īstenotu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, ne ilgāk kā piecus gadus pēc attiecīgās sarakstes izbeigšanas.

Sākotnējā posmā konkrētā sarakste tiek uzskatīta par izbeigtu pēc tam, kad Komisijas sākotnējais lēmums ir kļuvis galīgs (proti, nav iesniegts atkārtots pieprasījums), ja vien nav vajadzīgas papildu darbības Eiropas ombuda izmeklēšanas ietvaros. Tādā gadījumā attiecīgo saraksti uzskata par izbeigtu, ja ombuds ir pabeidzis savu izmeklēšanu saistībā ar sūdzību un nav vajadzīgi papildu pasākumi no Komisijas puses attiecībā uz pieprasījumu piekļūt dokumentiem.

Atkārtota pieprasījuma posmā konkrēta sarakste tiek uzskatīta par izbeigtu pēc tam, kad Komisijas apstiprinošais lēmums ir kļuvis galīgs, proti:

ir pagājis termiņš, kurā var iesniegt prasību ES Tiesā; vai

Tiesa ir apstiprinājusi apstiprinošo lēmumu; vai

-  Eiropas Komisija ir pabeigusi papildu pasākumus, kas prasīti Tiesas spriedumā.

Konkrēta sarakste netiek uzskatīta par izbeigtu arī tad, ja apstiprinošs lēmums ir kļuvis galīgs un ja Eiropas Ombuda izmeklēšana paredz turpmākus pasākumus. Tādā gadījumā attiecīgo saraksti uzskata par izbeigtu, ja ombuds ir pabeidzis savu izmeklēšanu saistībā ar sūdzību un nav vajadzīgas turpmākas darbības no Komisijas puses attiecībā uz pieprasījumu piekļūt dokumentiem.

Šī piecu gadu “administratīvā glabāšanas perioda” pamatā ir Komisijas dokumentu un failu (un tajos ietverto personas datu) glabāšanas politika, ko regulē kopīgais Komisijas saraksts attiecībā uz Eiropas Komisijas failu glabāšanu SEC(2012)713. Tas ir regulatīvs dokuments glabāšanas grafika veidā, kas nosaka glabāšanas termiņus dažādu veidu Komisijas sarakstei. Šis saraksts ir paziņots Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam.

“Administratīvais glabāšanas periods” ir periods, kurā Komisijas dienestiem ir jāglabā sarakste atkarībā no tās administratīvās lietderības un attiecīgajām ar to saistītajām normatīvajām un juridiskajām saistībām. Šis periods sākas dienā, kad  sarakste ir izbeigta.

Saskaņā ar Komisijas līmeņa uzglabājamo failu sarakstu pēc “administratīvā glabāšanas perioda” beigām sarakstes, kas attiecas uz pieprasījumiem piekļūt dokumentiem (un tajos ietvertos personas datus), var nosūtīt uz Eiropas Komisijas vēstures arhīviem vēsturiskiem mērķiem (apstrādes darbībām, saistībā ar vēstures arhīviem, skatiet paziņojumu DPO-1530.4 ARES-NOMCOM. ARES (Advanced Records System) un NOMCOM (Nomenclature Commune)).

Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus?

Visi dati, kas ir elektroniskā formā (e-vēstules, dokumenti, augšupielādētas datu paketes utt.), glabājas Eiropas Komisijas vai tās līgumpartneru serveros saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Komisijas līgumpartneriem ir saistoša līguma īpaša klauzula par personas datu apstrādi Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas.

Kam ir pieejami jūsu personas dati, un kam tos izpauž?

Jūsu personas dati ir pieejami tikai pilnvarotiem Eiropas Komisijas darbiniekiem pēc principa, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu noteikumus par konfidencialitāti.

Informācija, ko mēs vācam, netiks izpausta nevienai trešai personai, izņemot tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas, iespējams, ir jādara saskaņā ar tiesību aktiem.

Kādas ir jūsu tiesības un kā tās izmantot?

Saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos labot, ja tie ir nepareizi vai nepilnīgi. Jums ir tiesības (attiecīgā gadījumā) prasīt apstrādes ierobežojumus vai datu dzēšanu (“tiesības tikt aizmirstam”), tiesības uz datu pārnesamību, kā arī tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu un, ja nepieciešams, ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju. Izmantojiet 8. punktā sniegto kontaktinformāciju.

Ja prasīsiet dzēst personas datus (kā persona, kas iesniedz pieprasījumu piekļūt dokumentiem) vai iebildīsiet pret jūsu personas datu apstrādi laikā, kad Eiropas Komisija izskata jūsu pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem, jums būs jāatsauc savs pieprasījums par piekļuvi dokumentiem, jo Eiropas Komisija nevarēs to izskatīt un/vai atbildēt uz to.

Eiropas Komisijas pilnvarotie darbinieki, kuri izskata pieprasījumus par piekļuvi dokumentiem, to dara, kolīdz datu pārzinis saņēmis pieprasījumu un vēlākais mēnesi pēc saņemšanas. Visi pārējie iepriekš minētie pieprasījumi tiks izskatīti 15 darba dienu laikā.

Kontaktinformācija

Ja jums ir komentāri vai jautājumi, bažas vai sūdzības par jūsu personas datu vākšanu un izmantojumu, sazinieties ar datu pārzini.

Datu pārzinis:

  • Ģenerālsekretariāts
  • C.1. nodaļa — Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem
  • E-pasts: Sg-acc-doc@ec.europa.eu

Komisijas datu aizsardzības speciālists: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU): edps@edps.europa.eu.

Kur var atrast sīkāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu personas datu apstrādes darbību sarakstu. Tam var piekļūt, sekojot šai saitei: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Par šo konkrēto apstrādi datu aizsardzības speciālistam ir paziņots ar šādu norādi: DPO-1225.

Būtiski juridiski dokumenti: