Uvod

U ovoj izjavi o zaštiti privatnosti objašnjavaju se razlozi za obradu osobnih podataka, način njihova prikupljanja, postupanja s njima i osiguravanja zaštite svih osobnih podataka, kako se ti podaci koriste te koja prava možete ostvariti kad je riječ o vašim osobnim podacima (pravo na pristup, ispravljanje, blokiranje itd.).

Europske institucije obvezuju se na zaštitu i poštovanje vaše privatnosti. Europska komisija pri obradi zahtjeva za pristup dokumentima podnesenih u skladu s Uredbom (EZ) br.° 1049/2001,  prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke putem aplikacije GestDem IT, što je interna aplikacija (Europske komisije) koju je osoblje iz glavnih uprava i službi Europske komisije odgovorno za tu zadaću uspostavilo za obradu zahtjeva za pristup dokumentima u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001.

Stoga se primjenjuje Uredba (EU)  2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka.

Ova se izjava odnosi na obradu početnih i ponovnih zahtjeva za pristup dokumentima podnesenih u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 (obavijest DPO-1225), koju provode Odjel za transparentnost, upravljanje i pristup dokumentima Glavnog tajništva i odjeli nadležni za obradu početnih zahtjeva za pristup dokumentima u drugim službama Komisije.

Zašto obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: Odjel za transparentnost, upravljanje i pristup dokumentima Glavnog tajništva (dalje u tekstu „voditelj obrade podataka”) i odjeli nadležni za pristup dokumentima u drugim službama Komisije prikupljaju i dalje obrađuju vaše osobne podatke radi obrade zahtjeva za pristup dokumentima u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 i pripreme odgovarajućih statističkih podataka.

Pravna osnova za obradu vaših osobnih podataka jest članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe (EU)  2018/1725. Obrada je potrebna za izvršavanje zadaće od javnog interesa na temelju članka 15. stavka 3. Ugovora o funkcioniranju Europske unije i Uredbe (EZ) br. 1049/2001 donesene na temelju tog Ugovora.

Koje podatke prikupljamo i obrađujemo?

Osobni podaci koji se prikupljaju i potom obrađuju jesu sljedeći:

a) osobni podaci koje je podnositelj zahtjeva dostavio s pomoću elektroničkog obrasca:

  • obvezni podaci: ime, podaci za kontakt (adresa e-pošte i poštanska adresa, zemlja boravišta), predmet zahtjeva (može sadržavati osobne podatke ako se odnosi na fizičku osobu čiji je identitet poznat ili se može utvrditi)
  • neobvezni podaci: ostali podaci za kontakt (brojevi telefona i telefaksa), kategorija i organizacija

b) osobni podaci koje je podnositelj zahtjeva dostavio u svojem zahtjevu u drugom elektroničkom ili papirnatom obliku

c) osobni podaci sadržani u zatraženim dokumentima ako su ti dokumenti objavljeni u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 te osobni podaci sadržani u odgovoru na zahtjev i s tim povezanoj korespondenciji s podnositeljem zahtjeva.

Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Komisija osobne podatke čuva samo u razdoblju potrebnom za ispunjenje svrhe njihova prikupljanja ili daljnje obrade, tj. najviše pet godina nakon zatvaranja spisa.

U početnoj fazi spis se smatra zatvorenim nakon što prvotna odluka Komisije postane pravomoćna (tj. nije bilo ponovnog zahtjeva), osim ako je na temelju istrage koju je proveo Europski ombudsman potrebno daljnje praćenje. U tom se slučaju spis smatra zatvorenim ako Europski ombudsman zatvori svoju istragu povezanu s pritužbom bez potrebe za daljnjim djelovanjem Komisije povezanim sa zahtjevom za pristup dokumentima.

U fazi ponovnog zahtjeva spis se smatra zatvorenim nakon što ponovna odluka Komisije postane pravomoćna, odnosno:

- nakon isteka roka za podnošenje tužbe pred Sudom EU-a ili

- nakon što Sud EU-a potvrdi ponovnu odluku ili

- nakon što Europska komisija dovrši praćenje koje je Sud EU-a zatražio u svojoj presudi.

Ako je na temelju istrage koju je proveo Europski ombudsman potrebno daljnje praćenje, spis se ne smatra zatvorenim unatoč pravomoćnoj ponovnoj odluci. U tom se slučaju spis smatra zatvorenim ako Europski ombudsman zatvori svoju istragu povezanu s pritužbom bez potrebe za daljnjim djelovanjem Komisije povezanim sa zahtjevom za pristup dokumentima.

„Razdoblje administrativnog čuvanja” od pet godina temelji se na politici čuvanja dokumenata i spisa Komisije (i u njima sadržanih osobnih podataka) koja je uređena u skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Europske komisije SEC (2012) 713. Riječ je o regulatornom dokumentu u obliku rasporeda čuvanja u kojem se određuju rokovi čuvanja za različite vrste spisa Komisije. Taj je popis poslan Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

„Razdoblje administrativnog čuvanja” razdoblje je tijekom kojeg su službe Komisije obvezne čuvati spis, ovisno o njegovoj korisnosti u administrativne svrhe te o relevantnim zakonskim i pravnim obvezama. To razdoblje počinje u trenutku zatvaranja spisa.

U skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Europske komisije nakon „razdoblja administrativnog čuvanja” spisi koji se odnose na zahtjeve za pristup dokumentima (i u njima sadržani osobni podaci) mogu se u povijesne svrhe prenijeti u Povijesni arhiv Europske komisije (za postupke obrade koji se odnose na Povijesni arhiv, vidjeti obavijest DPO-1530.4 ARES-NOMCOM.). ARES (Advanced Records System) i NOMCOM (Nomenclature Commune)).

Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi podaci u elektroničkom obliku (poruke e-pošte, dokumenti, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovornih suradnika. Obrađuju se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 оd 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovorni suradnici Komisije obvezani su posebnom ugovornom odredbom pri svakoj obradi vaših osobnih podataka za Komisiju i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka.

Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima odobrava se ovlaštenom osoblju Europske komisije po načelu „nužnog poznavanja”. Takve osobe moraju se pridržavati zakonskih odredaba, i kad je potrebno, odredaba dodatnih ugovora o povjerljivosti.

Podaci koje prikupimo ne daju se trećim stranama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.

Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Na temelju Uredbe (EU) br. 2018/1725 imate pravo pristupiti svojim osobnim podacima te ih ispraviti ako su netočni ili nepotpuni. Imate pravo (prema potrebi) zatražiti ograničenje obrade ili brisanje („pravo na zaborav”), pravo na prenosivost podataka i pravo na ulaganje prigovora na obradu vaših osobnih podataka.

Svoja prava možete ostvariti obraćanjem voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka ili, ako je potrebno, Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u točki 8. u nastavku.

Podnesete li zahtjev za brisanje osobnih podataka (ako ste podnositelj zahtjeva za pristup dokumentima) ili prigovor na obradu vaših osobnih podataka dok Europska komisija obrađuje vaš zahtjev za pristup dokumentima, odričete se svojeg zahtjeva za pristup dokumentima jer Europska komisija neće moći prihvatiti vaš zahtjev za pristup dokumentima i/ili odgovoriti na njega.

Ovlašteno osoblje Europske komisije koje rješava zahtjeve za pristup dokumentima riješit će svaki zahtjev za pristup osobnim podacima čim ga voditelj obrade podataka zaprimi, a najkasnije mjesec dana nakon primitka. Svi drugi prethodno navedeni zahtjevi rješavat će se u roku od 15 radnih dana.

Podaci za kontakt

Za primjedbe, pitanja ili pritužbe u pogledu prikupljanja i upotrebe osobnih podataka obratite se voditelju obrade podataka s pomoću podataka za kontakt navedenih u nastavku:

Voditelj obrade podataka:

  • Glavno tajništvo
  • Odjel C.1 – Transparentnost, upravljanje i pristup dokumentima
  • E-pošta: Sg-acc-doc@ec.europa.eu

Službeniku za zaštitu podataka Komisije: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: edps@edps.europa.eu.

Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Taj posebni postupak obrade priopćen je službeniku za zaštitu podataka pod sljedećim referentnim brojem: DPO-1225.

Relevantni pravni dokumenti: