Uvod

Europska komisija obvezuje se štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Europska komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjavaju se razlozi za obradu vaših osobnih podataka, način njihova prikupljanja, postupanja s njima i osiguravanja zaštite svih osobnih podataka, kako se ti podaci koriste te vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kod kojeg možete ostvariti svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Ova izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na obradu osobnih podataka koju provodi Europska komisija pri obradi početnih i ponovnih zahtjeva za pristup dokumentima podnesenima u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001, a koja se provodi u okviru odjela „Transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima” u Glavnom tajništvu (horizontalni voditelj obrade podataka u ime Europske komisije) i odjelima nadležnima za početne zahtjeve za pristup dokumentima u nadležnom odjelu ili službi Komisije (de facto voditelj obrade podataka u ime Europske komisije).

Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha obrade: Europska komisija prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke kako bi mogla obraditi zahtjeve za pristup dokumentima podnesene na temelju Uredbe (EZ) br. 1049/2001 u propisanim zakonskim rokovima i objaviti godišnje statističko izvješće u skladu s člankom 17. stavkom 1. iste uredbe. Osobni podaci mogu se obrađivati u okviru istrage koju provodi Europski ombudsman ili u slučaju sudskog postupka.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati u svrhu automatiziranog donošenja odluka, uključujući izradu profila.

Na kojim pravnim osnovama obrađujemo vaše osobne podatke?

Europska komisija obrađuje vaše osobne podatke zato što je:

  • obrada potrebna za obavljanje zadaće koja se provodi u javnom interesu (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe (EZ) 2018/1725) te
  • potrebna za usklađenost s pravnom obvezom kojoj podliježe Europska komisija (članak 5. stavak 1. točka (b) Uredbe (EU) 2018/1725).

Nadalje, obrada neobveznih osobnih podataka koje ste naveli u zahtjevu za pristup dokumentima (vidjeti odjeljak 4. u nastavku) temelji se na vašem pristanku (članak 5. stavak 1. točka (d) Uredbe (EU) 2018/1725).

Obrada u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkama (a) i (b) mora se temeljiti na pravu Unije, odnosno na članku 15. stavku 3.. Ugovora o funkcioniranju Europske unije i Uredbi (EZ) br. 1049/2001.

Koje podatke prikupljamo i obrađujemo?

Osobni podaci koji se prikupljaju i potom obrađuju:

a) osobni podaci koje je podnositelj zahtjeva dostavio s pomoću elektroničkog obrasca:

  • obvezni podaci: ime, podaci za kontakt (adresa e-pošte i poštanska adresa, zemlja boravišta), predmet zahtjeva (može sadržavati osobne podatke ako se odnosi na fizičku osobu čiji je identitet poznat ili se može utvrditi)
  • neobvezni podaci: ostali podaci za kontakt (brojevi telefona i telefaksa), kategorija i organizacija

b) osobni podaci koje je podnositelj zahtjeva dostavio u svojem zahtjevu u drugom elektroničkom ili papirnatom obliku

c) osobni podaci sadržani u zatraženim dokumentima ako su ti dokumenti objavljeni u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 te osobni podaci sadržani u odgovoru na zahtjev i s tim povezanoj korespondenciji s podnositeljem zahtjeva.

Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Komisija vaše osobne podatke čuva samo u razdoblju potrebnom za ispunjenje svrhe njihova prikupljanja ili daljnje obrade, tj. najviše pet godina nakon zatvaranja spisa.

U početnoj fazi spis se smatra zatvorenim nakon što prvotna odluka Europske komisije postane pravomoćna (tj. nije bilo ponovnog zahtjeva), osim ako je na temelju istrage koju je proveo Europski ombudsman potrebno daljnje praćenje.

U tom se slučaju spis smatra zatvorenim ako Europski ombudsman zatvori svoju istragu povezanu s pritužbom bez potrebe za daljnjim djelovanjem Europske komisije povezanim sa zahtjevom za pristup dokumentima.

U fazi ponovnog zahtjeva spis se smatra zatvorenim nakon što ponovna odluka Europske komisije postane pravomoćna, odnosno:

nakon isteka roka za podnošenje tužbe pred Sudom EU-a ili

nakon što Sud EU-a potvrdi ponovnu odluku ili

nakon što Europska komisija dovrši praćenje koje je Sud EU-a zatražio u svojoj presudi.

Ako je na temelju istrage koju je proveo Europski ombudsman potrebno daljnje praćenje, spis se ne smatra zatvorenim unatoč pravomoćnoj ponovnoj odluci. U tom se slučaju spis smatra zatvorenim ako Europski ombudsman zatvori svoju istragu povezanu s pritužbom bez potrebe za daljnjim djelovanjem Komisije povezanim sa zahtjevom za pristup dokumentima.

„Razdoblje administrativnog čuvanja” od pet godina temelji se na politici čuvanja dokumenata i spisa Europske komisije (i u njima sadržanih osobnih podataka) koja je uređena u skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Europske komisije SEC (2012) 713. Riječ je o regulatornom dokumentu u obliku rasporeda čuvanja u kojem se određuju rokovi čuvanja za različite vrste spisa Europske komisije. Taj je popis poslan Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

„Razdoblje administrativnog čuvanja” razdoblje je tijekom kojeg su službe Europske komisije obvezne čuvati spis, ovisno o njegovoj korisnosti u administrativne svrhe te o relevantnim zakonskim i pravnim obvezama. To razdoblje počinje u trenutku zatvaranja spisa.

U skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Europske komisije nakon „razdoblja administrativnog čuvanja” spisi koji se odnose na zahtjeve za pristup dokumentima (i u njima sadržani osobni podaci) mogu se u povijesne svrhe prenijeti u Povijesni arhiv Europske komisije (za postupke obrade koji se odnose na Povijesni arhiv, vidjeti obavijesti DPO-1530.4 ARES-NOMCOM.). ARES (Advanced Records System) i NOMCOM (Nomenclature Commune), DPO-3871-3 Notification for the digital archival repository and ARCHISscanning' i 'DPO-2806-5 Gestion des dossiers papier structurés par nom de personnes et transférés aux Archives Historiques'.).

Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi podaci u elektroničkom obliku (poruke e-pošte, dokumenti, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovornih suradnika. Obrađuju se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 оd 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovorni suradnici Europske komisije obvezani su posebnom ugovornom odredbom pri svakoj obradi vaših osobnih podataka za Europsku komisiju i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz prenošenja Opće uredbe o zaštiti podataka.

Europska komisija uvela je niz tehničkih i organizacijskih mjera radi zaštite vaših osobnih podataka. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti za osiguranje sigurnosti na internetu, ublažavanje rizika od gubitka podataka, sprečavanje izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa podacima, uzimajući u obzir rizik pri obradi i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe kojima su ti podaci opravdano potrebni u svrhe predmetne obrade.

Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima odobrava se ovlaštenom osoblju Europske komisije koje je nadležno za provedbu postupka obrade po načelu „nužnog poznavanja”. Te osobe moraju postupati u skladu sa zakonskim odredbama i eventualnim dodatnim ugovorima o povjerljivosti.

Osobni podaci koji se pojavljuju u traženim dokumentima mogu se javno objaviti nakon procjene u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 u vezi s člankom 9.. Uredbe (EU) 2018/1725.

Osobni podaci koje prikupimo o podnositeljima zahtjeva koji traže pristup dokumentima ne daju se trećim stranama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.

Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate posebna prava kao „ispitanik” u skladu s poglavljem III. (članci 14. – 25.) Uredbe (EU) 2018/1725. U vezi s obradom možete ostvariti sljedeća prava:

  • pravo pristupa vlastitim osobnim podacima (članak 17.. Uredbe (EU) 2018/1725);
  • pravo na ispravak ako su vaši osobni podaci netočni ili nepotpuni (članak 18. Uredbe (EU) 2018/1725);
  • ako je primjenjivo, pravo ograničavanja obrade vaših osobnih podataka (članak 20.. Uredbe (EU) 2018/1725) i pravo na prenosivost podataka (članak 22. Uredbe (EU) 2018/1725); te
  • ako odgovor na zahtjev za pristup dokumentima još nije dostavljen, pravo na brisanje osobnih podataka (članak 19. Uredbe (EU) 2018/1725) i pravo na prigovor na obradu osobnih podataka na temelju svoje posebne situacije (članak 23. Uredbe (EU) 2018/1725). Ako iskoristite ta dva prava, zastaruje odgovarajući zahtjev za pristup dokumentima.

Ako se vaši osobni podaci obrađuju na temelju vaše privole (točnije neobvezni osobni podaci kako je opisano u prethodnim odjeljcima 3. i 4.), možete u bilo kojem trenutku povući svoj pristanak obavješćivanjem voditelja obrade podataka. Povlačenje neće utjecati na zakonitost obrade provedene prije povlačenja vašeg pristanka.

Svoja prava možete ostvariti tako što ćete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u odjeljku „Podaci za kontakt” u nastavku.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, u zahtjevu navedite njihove detalje (tj. broj upisa kako je navedeno u odjeljku „Podaci za kontakt” u nastavku).

Svaki zahtjev za pristup osobnim podacima rješava se u roku od mjesec dana. Svi drugi prethodno navedeni zahtjevi rješavaju se u roku od 15 radnih dana nakon što voditelj obrade podataka zaprimi zahtjev.

Podaci za kontakt

  • Nadzornik podataka (horizontalni) :

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbe, pitanja ili nedoumice, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka

  • Glavno tajništvo
  • Odjel C.1 – Transparentnost, upravljanje i pristup dokumentima
  • E-pošta: Sg-acc-doc@ec.europa.eu
  • Službenik za zaštitu podataka Europske komisije

Možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

  • Europski nadzornik za zaštitu podataka

Imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da su vam prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena pri obradi vaših osobnih podataka od strane voditelja obrade.

Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Službenik za zaštitu podataka Europske komisije objavljuje registar svih obrada osobnih podataka koje provodi Komisija i koje su mu priopćene i dokumentirane. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ova je konkretna obrada uvrštena u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem upisa: DPR-EC-00793.