1. Réamhrá

Tá an Coimisiún Eorpach tiomanta do shonraí pearsanta a chosaint agus do phríobháideachas a urramú. Déanann an Coimisiún Eorpach sonraí pearsanta a bhailiú agus a phróiseáil de bhun Rialachán (AE) Uimh. 2018/1725 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle an 23 Deireadh Fómhair 2018 maidir le daoine nádúrtha a chosaint i ndáil le próiseáil sonraí pearsanta ag institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais agus maidir le saorghluaiseacht sonraí den sórt sin (lena n-aisghairtear Rialachán (CE) Uimh. 45/2001).

Sa ráiteas príobháideachais seo, mínítear an fáth a bpróiseálaimid do chuid sonraí pearsanta, an dóigh a ndéanaimid na sonraí pearsanta ar fad a thugtar dúinn a bhailiú, a láimhseáil agus a chosaint, an chaoi a n-úsáidtear iad, agus na cearta atá agat maidir le do shonraí pearsanta. Tugtar ann freisin sonraí teagmhála an Rialaitheora Sonraí atá freagrach agus lenar féidir leat do chearta a fheidhmiú, sonraí teagmhála an Oifigigh Cosanta Sonraí agus an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí.

Baineann an ráiteas príobháideachais seo le próiseáil sonraí pearsanta ag an gCoimisiún Eorpach agus é ag láimhseáil iarrataí tosaigh agus iarrataí daingniúcháin ar rochtain ar dhoiciméid a taisceadh faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001, próiseáil a dhéanann an tAonad “Trédhearcacht, Bainistiú Doiciméad agus Rochtain ar Dhoiciméid” san Ardrúnaíocht (Rialaitheoir Sonraí cothrománach thar ceann an Choimisiúin Eorpaigh) agus na haonaid atá freagrach as déileáil le hiarrataí tosaigh ar rochtain ar dhoiciméid i roinn nó i seirbhís inniúil an Choimisiúin (Rialaitheoir Sonraí de facto thar ceann an Choimisiúin Eorpaigh).

2. Cén fáth agus cén chaoi a bpróiseálaimid do shonraí pearsanta?

Cuspóir na hoibríochta próiseála: bailíonn agus úsáideann an Coimisiún Eorpach do shonraí pearsanta d’fhonn iarrataí ar rochtain ar dhoiciméid a láimhseáil, ar iarrataí iad a taisceadh faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 laistigh de na spriocdhátaí dlí forordaithe agus d’fhonn tuarascáil staidrimh bhliantúil a bhunú mar a cheanglaítear le hAirteagal 17(1) den rialachán sin. Féadfar na sonraí pearsanta a phróiseáil chun obair leantach a dhéanamh ar fhiosrúchán ón Ombudsman Eorpach nó i gcás imeachtaí cúirte.

Ní úsáidfear do shonraí pearsanta le haghaidh cinnteoireacht uathoibrithe, próifíliú san áireamh.

3. Cad iad na forais dlí ar a ndéanaimid do shonraí pearsanta a phróiseáil?

Déanann an Coimisiún Eorpach do shonraí pearsanta a phróiseáil ar na cúiseanna seo a leanas:

  • tá gá le próiseáil chun cúram a chur i gcrích a dhéantar ar mhaithe le leas an phobail (Airteagal 5(1)(a) de Rialachán (AE) 2018/1725); agus
  • tá gá le próiseáil chun an oibleagáid dhlíthiúil a bhfuil an Coimisiún Eorpach faoina réir a chomhlíonadh (Airteagal 5(1)(b) de Rialachán (AE) 2018/1725).

Ina theannta sin, próiseáil na sonraí pearsanta neamh-éigeantacha a sholáthraíonn tú i d’iarraidh ar rochtain ar dhoiciméid (féach roinn 4 thíos), tá sin bunaithe ar do thoiliú (Airteagal 5(1)(d) de Rialachán (AE) 2018/1725).

Ní mór an phróiseáil de bhun Airteagal 5(1)(a) agus (b) a bheith bunaithe ar dhlí an Aontais, is é sin Airteagal 15(3) den Chonradh ar Fheidhmiú an Aontais Eorpaigh agus Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001.

4. Cé na sonraí pearsanta a bhailímid agus a phróiseálaimid?

Seo iad na sonraí pearsanta a bhailítear agus a ndéantar tuilleadh próiseála orthu:

a) Sonraí pearsanta, a sholáthair an t-iarratasóir tríd an bhfoirm ar líne:

  • Sonraí éigeantacha: Ainm (céadainm agus sloinne), sonraí teagmhála sonracha (seoladh ríomhphoist agus seoladh poist, tír chónaithe), ábhar na hiarrata (féadfaidh sé go mbeidh sonraí pearsanta san áireamh ann i gcás ina mbainfidh sé le duine nádúrtha sainaitheanta nó in-sainaitheanta);
  • Sonraí neamhéigeantacha: sonraí teagmhála eile (uimhreacha gutháin agus facs), catagóir agus eagraíocht;

b) Sonraí pearsanta, a sholáthair an t-iarratasóir ina iarratas, a cuireadh isteach i bhformáid leictreonach nó pháipéir eile;

c) Sonraí pearsanta sna doiciméid a iarradh i gcás ina scaoilfear iad faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001, chomh maith le sonraí pearsanta sa fhreagra ar an iarratas agus i gcomhfhreagras ábhartha leis an iarratasóir.

d) Nuair atá amhras réasúnach ann maidir le céannacht an duine nádúrtha a bhfuil iarraidh á déanamh aige, féadfaidh an Coimisiún Eorpach iarraidh ar an iarratasóir cóip de dhoiciméad céannachta a chur ar fháil (cuir i gcás, pas nó cárta aitheantais) chun a céannacht/a chéannacht a fhíorú, sna himthosca eisceachtúla seo a leanas:

  • i gcás ina bhfuil sonraí pearsanta an iarratasóra féin sna doiciméid a bhaineann leis an iarraidh agus go dtugtar rochtain don iarratasóir ar na doiciméid chéanna;
  • i gcás ina bhfuil cúiseanna dlisteanacha ann le ceapadh go bhfuil an t-iarratasóir áirithe sin ag baint mí-úsáid as an gceart rochtana a eascraíonn as Rialachán (AE) Uimh. 1049/2001.

Ba cheart ainm agus, más infheidhme, seoladh poist an iarratasóra a bheith sa doiciméad céannachta ach féadfar dath dubh a chur ar aon sonraí eile, cuir i gcás grianghraf nó aon tréithe pearsanta.

5. Cá fhad a choinneoimid do shonraí pearsanta?

Ní choinníonn an Coimisiún Eorpach do shonraí pearsanta ach chomh fada is gá chun cuspóir a mbailithe a chomhlíonadh nó chun próiseáil bhreise a dhéanamh orthu, is é sin ar feadh tréimhse nach faide ná cúig bliana tar éis dhúnadh cáschomhaid.

Ag an gcéim thosaigh, meastar comhad a bheith dúnta nuair a bheidh an cinneadh tosaigh ón gCoimisiún Eorpach críochnaitheach (i.e. níor cuireadh isteach aon iarratas daingniúcháin), ach amháin i gcás ina mbeidh gá le hobair leantach i ngeall ar fhiosrúchán ón Ombudsman Eorpach.

I gcás den sórt sin, meastar comhad a bheith dúnta má tá an fiosrúchán maidir leis an ngearán dúnta ag an Ombudsman Eorpach agus mura gá don Choimisiún Eorpach gníomhaíocht bhreise a dhéanamh i dtaca leis an iarratas ar rochtain ar dhoiciméid.

Ag an gcéim dhaingniúcháin, meastar comhad a bheith dúnta nuair a bheidh an cinneadh daingniúcháin ón gCoimisiún Eorpach críochnaitheach, is é sin nuair a bheidh:

  • an spriocdháta chun imeachtaí a thabhairt os comhair Chúirteanna an Aontais imithe thart; nó
  • an cinneadh daingniúcháin dearbhaithe ag Cúirt an Aontais; nó
  • an obair leantach a d’iarr Cúirt an Aontais ina Breithiúnas curtha i gcrích ag an gCoimisiúin Eorpach.

Ní mheastar comhad a bheith dúnta in ainneoin go bhfuil cinneadh daingniúcháin críochnaitheach má tá fiosrúchán déanta ag an Ombudsman Eorpach a dteastaíonn obair leantach ina leith. I gcás den sórt sin, meastar comhad a bheith dúnta má tá an fiosrúchán maidir leis an ngearán dúnta ag an Ombudsman Eorpach agus mura gá don Choimisiún gníomhaíocht bhreise a dhéanamh i dtaca leis an iarratas ar rochtain ar dhoiciméid.

Tá an “tréimhse choinneála riaracháin” cúig bliana seo bunaithe ar an bpolasaí coinneála a bhaineann le doiciméid agus le comhaid an Choimisiúin Eorpaigh (agus leis na sonraí pearsanta atá iontu), faoi rialú ag liosta coinneála coiteann ar leibhéal an Choimisiúin le haghaidh chomhaid an Choimisiúin Eorpaigh, SEC(2019)900. Is doiciméad rialála é i bhfoirm sceideal coinneála lena leagtar síos na tréimhsí coinneála le haghaidh cineálacha éagsúla de chomhaid an Choimisiúin Eorpaigh. Tugadh fógra faoin liosta sin don Mhaoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí.

Is é is “tréimhse choinneála riaracháin” ann an tréimhse ar gá do ranna an Choimisiúin Eorpaigh comhad a choinneáil lena linn, ag brath ar a úsáidí atá sé chun críocha riaracháin agus ar na hoibleagáidí reachtúla agus dlíthiúla ábhartha. Tosaíonn an tréimhse ón uair a dhúntar an comhad.

I gcomhréir leis an liosta coinneála coiteann ar leibhéal an Choimisiúin, tar éis na “tréimhse coinneála riaracháin”, is féidir comhaid ina bhfuil iarrataí ar rochtain ar dhoiciméid (agus na sonraí pearsanta atá iontu) a aistriú chuig Cartlann Staire an Choimisiúin Eorpaigh chun críocha stairiúla (le haghaidh na n-oibríochtaí próiseála a bhaineann leis an gCartlann Staire, féach na fógraí DPO-1530.4 ARES-NOMCOM, ARES (Ardchóras Taifead) agus NOMCOM (Aicmiú Comhchoiteann), DPO-3871-3 Fógra maidir leis an stóras cartlainne digiteach agus scanadh ARCHIS agus 'DPO-2806-5 Gestion des dossiers papier structurés par nom de personnes et transférés aux Archives Historiques'.).

Tá teorainn dhocht le húsáid an eolais atá i ndoiciméad céannachta an iarratasóra (féach roinn 4 thuas): ní bhainfear úsáid as na sonraí ach amháin chun céannacht an iarratasóra a fhíorú agus ní stórálfar iad níos faide ná mar is gá chun na críche sin.

6. Cén chaoi a gcosnaímid do shonraí pearsanta?

Stóráiltear na sonraí uile atá i bhformáid leictreonach (ríomhphoist, doiciméid, baisceanna sonraí a uaslódáladh, etc.) ar fhreastalaithe an Choimisiúin Eorpaigh nó ar fhreastalaithe a chonraitheoirí. Cloíonn a n-oibríochtaí le Cinneadh (AE, Euratrom) 2017/46 ón gCoimisiúin an 10 Eanáir 2017 maidir le slándáil córas cumarsáide agus faisnéise arna n-úsáid ag an gCoimisiún Eorpach.

Tá conraitheoirí an Choimisiúin Eorpaigh faoi cheangal clásal conarthach ar leith maidir le próiseáil ar bith a dhéantar ar do chuid sonraí pearsanta thar ceann an Choimisiúin Eorpaigh, agus tá siad faoi cheangal oibleagáidí rúndachta a thagann as trasuí an Rialacháin Ghinearálta maidir le Cosaint Sonraí i mBallstáit an Aontais.

Chun do shonraí pearsanta a chosaint, tá bearta teicniúla agus eagraíochtúla curtha i bhfeidhm ag an gCoimisiún Eorpach. Ar na bearta teicniúla sin tá gníomhartha iomchuí chun dul i ngleic le slándáil ar líne, leis an mbaol go gcaillfí sonraí, go ndéanfaí sonraí a athrú nó go ndéanfaí rochtain neamhúdaraithe orthu, ag cur san áireamh an riosca atá i gceist leis an bpróiseáil agus na cineálacha sonraí pearsanta atá á bpróiseáil. Ar na bearta eagraíochtúla, ní dhéantar cead rochtana ar na sonraí pearsanta a thabhairt ach do dhaoine údaraithe amháin a bhfuil gá dlisteanach acu leo chun críocha na hoibríochta próiseála seo.

7. Cé aige a mbeidh rochtain ar do chuid sonraí pearsanta agus cé dó a nochtfar iad?

Is do bhaill foirne údaraithe de chuid an Choimisiúin Eorpaigh atá freagrach as an oibríocht phróiseála a dhéanamh a thabharfar rochtain ar do shonraí pearsanta agus sin de réir an phrionsabail “ar bhonn riachtanas eolais”. Tá ceangal ar na baill foirne sin cloí le comhaontuithe dlíthiúla rúndachta, agus nuair is gá, le comhaontuithe breise rúndachta.

Maidir le sonraí pearsanta atá le feiceáil sna doiciméid a iarrtar, féadfaidh sé go nochtfar don phobal iad tar éis measúnú faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001, á léamh i gcomhar le hAirteagal 9 de Rialachán (AE) 2018/1725. Má tá cónaí ort lasmuigh den Aontas Eorpach agus má thugann an Coimisiún Eorpach rochtain duit ar dhoiciméid, ní nochtfar sonraí pearsanta atá sna doiciméid sin duit ach amháin má chomhlíonann an t-aistriú coinníollacha Chaibidil V de Rialachán (AE) 2018/1725 maidir le haistrithe sonraí pearsanta chuig tríú tíortha nó chuig eagraíochtaí idirnáisiúnta.

An t-eolas pearsanta a bhailímid ó na hiarratasóirí a iarrann rochtain ar dhoiciméid, ní thabharfar é d’aon tríú páirtí, seachas:

  • a mhéid is gá má éilítear sin de réir dlí agus chun an cuspóir sin a chomhlíonadh; agus
  • chun cinntí ón gCoimisiún Eorpach maidir le rochtain ar dhoiciméid a sheoladh sa phost cláraithe tríd an bpróiseálaí DHL International (atá bunaithe sa Bheilg) (le haghaidh tuilleadh eolais, féach an fógra comhfhreagrach ‘DRB-1258 Traitement du courrier’ ó Oifig an Choimisiúin Eorpaigh um Bonneagar agus Lóistíocht sa Bhruiséil).

De bhun phointe (13) d'Airteagal 3 de Rialachán (AE) 2018/1725, ní mheasfar gur faighteoirí iad údaráis phoiblí a d'fhéadfadh sonraí pearsanta a fháil faoi chuimsiú fiosrúchán ar leith i gcomhréir le dlí an Aontais nó dlí an Bhallstáit. Comhlíonfaidh an tuilleadh próiseála a dhéanfaidh na húdaráis phoiblí sin ar na sonraí sin na rialacha is infheidhme maidir le cosaint sonraí de réir na gcríoch atá leis an bpróiseáil.

Glactar cinntí ón gCoimisiún Eorpach de bhun Rialachán (AE) Uimh. 1049/2001 maidir le hiarratais daingniúcháin trí Decide (an córas faisnéise a thacaíonn le próiseas cinnteoireachta an Choimisiúin) agus cuirtear ar fáil iad ar chóras VISTA (neamhphoiblí) an Choimisiúin Eorpaigh. Le haghaidh eolas a bhaineann le próiseáil sonraí pearsanta trí na córais Decide agus VISTA, féach a dtaifid féin maidir le hoibríochtaí próiseála ‘DPR-CE-00107.1 Decide (córas faisnéise a thacaíonn le próiseas cinnteoireachta an Choimisiúin)’ agus ‘DPR-CE-00914.1 córas VISTA’.

8. Cé na cearta atá agat agus cén chaoi a bhfeidhmítear iad?

Tá cearta sonracha agat mar ‘ábhar sonraí’ faoi Chaibidil III (Airteagal 14 go hAirteagal 25) de Rialachán (AE) Uimh. 2018/1725. Maidir leis an oibríocht phróiseála seo, is féidir leat na cearta seo a leanas a fheidhmiú:

  • an ceart rochtain a fháil ar do shonraí pearsanta (Airteagal 17 de Rialachán (AE) 2018/1725);
  • an ceart chun ceartúcháin i gcás ina mbeidh do shonraí pearsanta míchruinn nó neamhiomlán (Airteagal 18 de Rialachán (AE) 2018/1725);
  • i gcás inarb infheidhme, an ceart srian a chur le próiseáil do shonraí pearsanta (Airteagal 20 de Rialachán (AE) 2018/1725) agus an ceart chun iniomparthacht sonraí (Airteagal 22 de Rialachán (AE) 2018/1725); agus
  • a fhad is nach mbeidh an iarraidh ar rochtain ar dhoiciméid eisithe go fóill, an ceart do shonraí pearsanta a scriosadh (Airteagal 19 de Rialachán (AE) 2018/1725) agus an ceart agóid a dhéanamh i gcoinne phróiseáil do shonraí pearsanta ar chúiseanna a bhaineann go sonrach le do chás féin (Airteagal 23 de Rialachán (AE) 2018/1725). Mar thoradh ar an dá cheart sin a fheidhmiú, rachadh an iarraidh sin ar rochtain ar dhoiciméid i léig.

Sa mhéid go bhfuil próiseáil do shonraí pearsanta bunaithe ar do thoiliú (go háirithe maidir le sonraí pearsanta neamhéigeantacha mar atá tuairiscithe faoi roinn 3 agus roinn 4 thuas), is féidir leat do thoiliú a tharraingt siar tráth ar bith trí fhógra a thabhairt don Rialaitheoir Sonraí. Ní dhéanfaidh an tarraingt siar difear do dhlíthiúlacht na próiseála a rinneadh sular tharraing tú siar an toiliú.

Is féidir leat do chearta a fheidhmiú ach teagmháil a dhéanamh leis an Rialaitheoir Sonraí, nó, i gcás easaontais, leis an Oifigeach Cosanta Sonraí. Más gá, is féidir leat dul i dteagmháil leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí freisin. Tá a gcuid eolais teagmhála le fáil sa roinn “Sonraí Teagmhála” thíos.

I gcás inar mian leat do chearta a fheidhmiú i gcomhthéacs oibríochta próiseála ar leith amháin nó níos mó, déan cur síos orthu (e.g. a dtagairtí Taifid mar atá sonraithe faoi cheannteideal 9 ‘Cén áit ar féidir teacht ar thuilleadh eolais?’ thíos) i d’iarratas.

Láimhseálfar aon iarraidh ar rochtain ar shonraí pearsanta laistigh de mhí amháin. Tabharfar aghaidh ar aon iarraidh eile a luaitear thuas laistigh de 15 lá oibre ón dáta a gheobhaidh an Rialaitheoir Sonraí an iarraidh.

9. Sonraí teagmhála

  • An Rialaitheoir Sonraí (cothrománach):

Más mian leat do chearta a fheidhmiú faoi Rialachán (AE) 2018/1725, nó má tá tuairimí, ceisteanna nó ábhair imní agat, nó más mian leat gearán a dhéanamh faoi bhailiú agus úsáid do shonraí pearsanta, déan teagmháil leis an Rialaitheoir Sonraí ag:

  • An Ardrúnaíocht
  • Aonad C.1 –Trédhearcacht, Bainistiú Doiciméad agus Rochtain ar Dhoiciméid
  • Ríomhphost: Sg-acc-doc@ec.europa.eu
  • Oifigeach Cosanta Sonraí an Choimisiúin Eorpaigh:

Féadfaidh tú dul i dteagmháil leis an Oifigeach Cosanta Sonraí (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) maidir le ceisteanna a bhaineann le próiseáil do shonraí pearsanta faoi Rialachán (AE) 2018/1725.

  • An Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí:

Tá an ceart agat dul ar iontaoibh an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí (edps@edps.europa.eu) (i.e. gearán a dhéanamh leis) má mheasann tú gur sáraíodh do chearta faoi Rialachán (AE) Uimh. 2018/1725 mar thoradh ar phróiseáil do shonraí pearsanta ag an Rialaitheoir Sonraí.

10. Cén áit ar féidir teacht ar thuilleadh eolais?

Foilsíonn Oifigeach Cosanta Sonraí an Choimisiúin Eorpaigh clár na n-oibríochtaí próiseála go léir ar shonraí pearsanta atá déanta ag an gCoimisiún, oibríochtaí atá doiciméadaithe agus curtha in iúl dó. Tá an clár le fáil ag an nasc seo: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tá an oibríocht phróiseála shonrach sin curtha le clár poiblí an Oifigigh Cosanta Sonraí agus an tagairt taifid seo a leanas ag gabháil leis: DPR-CE-00793.