1. Réamhrá

Tá an Coimisiún Eorpach tiomanta do shonraí pearsanta a chosaint agus do phríobháideachas a urramú. Déanann an Coimisiún sonraí pearsanta a bhailiú agus a phróiseáil a thuilleadh de bhun Rialachán (AE) 2018/1725 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle an 23 Deireadh Fómhair 2018 maidir le daoine nádúrtha a chosaint i ndáil le próiseáil sonraí pearsanta ag institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais agus maidir le saorghluaiseacht sonraí den sórt sin (lena n-aisghairtear Rialachán (CE) Uimh. 45/2001).

Sa ráiteas príobháideachais seo, mínítear an fáth a bpróiseálaimid do shonraí pearsanta, an dóigh a ndéanaimid na sonraí pearsanta ar fad a thugtar dúinn a bhailiú, a láimhseáil agus a chosaint, an chaoi a n-úsáidtear iad, agus na cearta atá agat maidir le do shonraí pearsanta. Tugtar ann freisin sonraí teagmhála an Rialaitheora Sonraí atá freagrach agus lenar féidir leat do chearta a fheidhmiú, sonraí teagmhála an Oifigigh Cosanta Sonraí agus sonraí teagmhála an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí.

Baineann an ráiteas príobháideachais seo le próiseáil sonraí pearsanta ag an gCoimisiún Eorpach agus é ag láimhseáil iarratais tosaigh agus iarratais dearbhúcháin ar rochtain ar dhoiciméid a taisceadh faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001, próiseáil a dhéanann an tAonad ‘Trédhearcacht, Bainistiú Doiciméad agus Rochtain ar Dhoiciméid’ san Ardrúnaíocht (Rialaitheoir Sonraí corparáideach thar ceann an Choimisiúin Eorpaigh) agus na haonaid atá freagrach as déileáil le hiarratais tosaigh ar rochtain ar dhoiciméid i roinn nó i seirbhís inniúil an Choimisiúin (Rialaitheoir Sonraí de facto thar ceann an Choimisiúin Eorpaigh).

2. Cén fáth agus cén chaoi a bpróiseálaimid do shonraí pearsanta?

Bailíonn agus úsáideann an Coimisiún Eorpach do shonraí pearsanta d’fhonn iarratais ar rochtain ar dhoiciméid a láimhseáil, ar iarratais iad a taisceadh faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 laistigh de na spriocdhátaí dlí forordaithe agus d’fhonn tuarascáil staidrimh bhliantúil a bhunú mar a cheanglaítear le hAirteagal 17(1) den rialachán sin. Thairis sin, is gá sonraí pearsanta áirithe sna doiciméid a nochtadh chun rochtain phoiblí a sholáthar ar chlár doiciméad, faoi mar a cheanglaítear le hAirteagal 11 den rialachán sin. Féadfar na sonraí pearsanta a phróiseáil chun obair leantach a dhéanamh ar fhiosrúchán ón Ombudsman Eorpach, ó Chúirt Iniúchóirí na hEorpa, nó i gcás imeachtaí cúirte Chúirt Bhreithiúnais an Aontais Eorpaigh.

Ní úsáidfear do shonraí pearsanta le haghaidh cinnteoireacht uathoibrithe, próifíliú san áireamh.

Tá dhá bhealach ann chun d’iarratais ar rochtain ar dhoiciméid de chuid an Choimisiúin Eorpaigh a chur isteach, agus beidh tionchar aige sin ar an dóigh a ndéanaimid do shonraí pearsanta a phróiseáil.

2.1. Iarratais a chur isteach tríd an tairseach ar líne

Le Tairseach an Choimisiúin Eorpaigh um ‘Dhoiciméad de chuid an Choimisiúin a iarraidh’, (dá ngairtear ‘an tairseach’ anseo feasta), féadfaidh tú iarratais ar rochtain ar dhoiciméid de chuid an Choimisiúin Eorpaigh a chur isteach faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001.

Chun iarratas a chur isteach tríd an tairseach, ní mór cuntas ‘EU Login’ a bheith agat, ar seirbhís fíordheimhniúcháin é le haghaidh réimse leathan córas faisnéise de chuid an Choimisiúin.

Má tá cuntas EU Login ag an iarratasóir cheana, féadfaidh sé logáil isteach leis na sonraí atá aige. Mura bhfuil cuntas EU Login ag an iarratasóir, iarrfar air é a chruthú nuair a chliceálann sé ar ‘Cuir iarratas isteach’ nó ‘Cruthaigh cuntas’ ar leathanach baile na tairsí.

Le linn don iarratasóir an cuntas EU Login a chruthú, cuireann sé a ainm, a shloinne agus a sheoladh ríomhphoist isteach. Is tríd an gcuntas EU Login a bhainistíonn an t-iarratasóir an t-ainm agus an sloinne. Chun tuilleadh eolais a fháil faoin dóigh a bpróiseáiltear do shonraí pearsanta a bhaineann go sonrach le ‘EU Login’, féach fógra príobháideachais ‘EU Login’ agus an oibríocht phróiseála ‘Seirbhísí Bainistíochta Aitheantais agus Rochtana (IAMS)’ a ghabhann leis (uimhir thagartha i gclár poiblí OCS: DPR-EC-03187).

Nuair a logálann an t-úsáideoir isteach lena chuntas EU Login ar an tairseach den chéad uair, cruthaíonn an tairseach cuntas nasctha go huathoibríoch (dá ngairtear: ‘cuntas rochtana ar dhoiciméid’ anseo feasta). Leis an gcuntas rochtana ar dhoiciméid, déantar an t-ainm, an sloinne agus an seoladh ríomhphoist ón gcuntas EU Login a athúsáid ach is féidir leis an iarratasóir sonraí pearsanta breise a chur leis agus a bhainistiú amhail próifíl an iarratasóra, uimhir ghutháin, seoladh poist, tír, ionadaí dlíthiúil agus eagraíocht. Déanann an t-iarratasóir na sonraí sin a bhainistiú ar spás bainistíochta an chuntais rochtana ar dhoiciméid (rud atá ar fáil nuair a chliceáiltear ar an gcnaipe ‘Logáilte isteach’ ar bharr gach leathanaigh ar an tairseach).

Aon athrú a dhéantar sa chuntas EU Login maidir leis an ainm nó leis an sloinne, léireofar iad go huathoibríoch ar an gcuntas rochtana ar dhoiciméid.

2.1.1. Iarratais tosaigh a chur isteach tríd an tairseach

Agus an chéad iarratas tosaigh á chur isteach tríd an tairseach seo, chomh maith leis an ainm, an sloinne agus an seoladh ríomhphoist (atá nasctha leis an gcuntas EU Login), iarrtar ar an iarratasóir a thír chónaithe a chur in iúl, ach amháin má shainigh sé sin cheana féin ina chuntas rochtana ar dhoiciméid. Tá gá leis sin mar de réir an Rialachán um Chosaint Sonraí (AE) 2018/1725, tá feidhm ag tacair éagsúla oibleagáidí má dhéantar na sonraí pearsanta atá sa doiciméad a iarradh a tharchur chuig iarratasóir ó thír AE/LEE nó nach ndéantar. Féadfaidh an t-iarratasóir an fhaisnéis sin a mhodhnú tráth ar bith ar leathanach bainistíochta an chuntais rochtana ar dhoiciméid ar an tairseach.

Ní gá don iarratasóir an seoladh poist a chur in iúl agus an t-iarratas á chur isteach aige tríd an tairseach, mar is tríd an tairseach a chuireann an Coimisiún a fhreagra go leictreonach (rud is féidir a rochtain faoin táb ‘Freagra ar an iarratas tosaigh’), agus na ráthaíochta dlíthiúla uile is gá san áireamh lena mbaineann an dáta a thabharfar fógra faoin bhfreagra.

Níl gá leis an seoladh poist ach amháin má iarrann an t-iarratasóir go sainráite an freagra ar an iarratas tosaigh a fháil ní hamháin go leictreonach tríd an tairseach ach tríd an bpost freisin (i.e. ar páipéar).

2.1.2. Iarratais dearbhúcháin a chur isteach le haghaidh iarratais tosaigh a cuireadh isteach tríd an tairseach ar líne

Féadfaidh an t-iarratasóir athbhreithniú a iarraidh ar an bhfreagra ón gCoimisiún ar an iarratas tosaigh, ach iarratas dearbhúcháin ar rochtain ar dhoiciméid a chur isteach, i gcomhréir le hAirteagal 7(2) de Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001.

Maidir le hiarratais tosaigh a cuireadh isteach tríd an tairseach, féadfaidh an t-iarratasóir déanamh amhlaidh ar na bealaí seo a leanas:

a) tríd an gcnaipe ‘Athbhreithniú a iarraidh’ a úsáid ar an leathanach iarratais ábhartha ar an tairseach;

b) trí ríomhphost nó tríd an bpost. Seoltaí ríomhphoist agus seoltaí poist a bhféadfaidh an t-iarratasóir iarratas dearbhúcháin a chur chucu, cuirtear iad sin in iúl sa fhreagra ón gCoimisiún ar an iarratas tosaigh.

Sa dá chás, ní gá don iarratasóir an seoladh poist a chur in iúl mar is tríd an tairseach a chuireann an Coimisiún an freagra ar an iarratas dearbhúcháin go leictreonach (faoin táb ‘Freagra ar an iarratas tosaigh’), agus na ráthaíochta dlíthiúla uile san áireamh amhail ón dáta a thugtar fógra faoin bhfreagra.

Má iarrann an t-iarratasóir go sainráite an freagra ar an iarratas dearbhúcháin a fháil ní hamháin go leictreonach tríd an tairseach ach tríd an bpost freisin (i.e. ar páipéar), ní mór dó a sheoladh poist a chur in iúl nó ní sheolfar an freagra ach amháin go leictreonach.

Má shonraíonn an t-iarratasóir go sainráite nach mian leis an freagra a fháil ar an iarratas dearbhúcháin tríd an tairseach ach trí mhodh eile amháin, tá gá leis an seoladh poist agus ní thabharfaidh an Coimisiún faoin iarratas dearbhúcháin a phróiseáil go dtí go gcuirfear an seoladh poist in iúl. 

2.2. An iarratas a chur isteach trí ríomhphost nó tríd an bpost

Má chuireann an t-iarratasóir an t-iarratas isteach trí ríomhphost nó tríd an bpost, ní mór dó a ainm, a shloinne, a sheoladh ríomhphoist (le haghaidh iarratais a chuirtear isteach trí ríomhphost) agus a sheoladh poist a chur in iúl. Más rud é nach gcuireann an t-iarratasóir a sheoladh poist in iúl, ní thabharfaidh an Coimisiún faoin iarratas a phróiseáil. Ní mór iarratas tríd an bpost a dhéanamh ar roinnt cúiseanna:

  1. Ar an gcéad dul síos, chun deimhneacht dhlíthiúil a bheith ann maidir leis an dáta a fuair tú an freagra ón gCoimisiún ar d’iarratas, agus d’fhéadfaí an freagra sin a sheoladh tríd an bpost nó trí mhodh eile a chuireann na ráthaíochta dlíthiúla is gá ar fáil maidir leis an dáta a thugtar fógra faoin bhfreagra.
  2. Ar an dara dul síos, chun a dheimhniú cé acu an bhfuil cónaí ort san Aontas Eorpach/sa LEE agus, mura bhfuil, cén tríú tír ina bhfuil cónaí ort, ionas go gcuirfear na rialacha cosanta sonraí i bhfeidhm mar is ceart maidir le sonraí pearsanta ar bith a d’fhéadfadh a bheith sna doiciméid a bhfuil tú ag iarraidh a rochtain. Déanann an Rialachán maidir le Cosaint Sonraí (AE) 2018/1725 foráil maidir le rialacha difriúla ag brath ar cé acu an bhfuil cónaí ar an bhfaighteoir san Aontas Eorpach/sa LEE nó in áit eile. Ós rud é go bhfuil sonraí pearsanta i dtromlach mór na ndoiciméad a iarrtar, ní féidir leis an gCoimisiún Eorpach a chinntiú go gcuirfear na rialacha cosanta sonraí i bhfeidhm mar is ceart murab eol dó an seoladh poist;
  3. Ar an dara dul síos, chun an Rialachán maidir le Cosaint Sonraí (CE) 1049/2001 a chur i bhfeidhm mar is ceart. Tagraíonn Airteagal 4(1)(b) den Rialachán sin do phríobháideachas agus sláine an duine aonair a chosaint agus ní mór é a chur i bhfeidhm i gcomhréir leis an Rialachán maidir le Cosaint Sonraí;

I ndáil le hiarratais a chuirtear isteach ar an dóigh sin, cuirfidh an Coimisiún an freagra ar iarratas tosaigh ar dhóigh lena ráthaítear deimhneacht dhlíthiúil maidir leis an dáta a thugtar fógra faoin bhfreagra (e.g. tríd an bpost).

Má cuireadh an t-iarratas isteach trí ríomhphost nó tríd an bpost, féadfaidh an t-iarratasóir an t-iarratas dearbhúcháin a chur isteach i gcomhréir le hAirteagal 7(2) de Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 trí ríomhphost nó tríd an bpost. An seoladh ríomhphoist agus an seoladh poist a bhféadfar iarratas dearbhúcháin a chur chucu, cuirtear iad sin in iúl sa fhreagra ón gCoimisiún ar an iarratas tosaigh.

Seolfaidh an Coimisiún an freagra ar iarratas dearbhúcháin ar dhóigh lena ráthaítear deimhneacht dhlíthiúil amhail ón dáta a thugtar fógra faoin bhfreagra (e.g. tríd an bpost).

3. Cad iad na forais dlí ar a ndéanaimid do shonraí pearsanta a phróiseáil?

Déanann an Coimisiún Eorpach do shonraí pearsanta a phróiseáil ar na cúiseanna seo a leanas:

  • tá gá le próiseáil chun cúram a chur i gcrích a dhéantar ar mhaithe le leas an phobail (Airteagal 5(1)(a) de Rialachán (AE) 2018/1725); agus
  • tá gá le próiseáil chun an oibleagáid dhlíthiúil a bhfuil an Coimisiún Eorpach faoina réir a chomhlíonadh (Airteagal 5(1)(b) de Rialachán (AE) 2018/1725).

Ina theannta sin, próiseáil na sonraí pearsanta neamh-éigeantacha a sholáthraíonn tú i d’iarraidh ar rochtain ar dhoiciméid (féach roinn 4 thíos) nó ar an tairseach, tá sin bunaithe ar do thoiliú (Airteagal 5(1)(d) de Rialachán (AE) 2018/1725).

Ní mór an phróiseáil de bhun Airteagal 5(1)(a) agus (b) a bheith bunaithe ar dhlí an Aontais, is é sin Airteagal 15(3) den Chonradh ar Fheidhmiú an Aontais Eorpaigh agus Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001.

4. Cé na sonraí pearsanta a bhailímid agus a phróiseálaimid?

Seo iad na sonraí pearsanta a bhailítear agus a ndéantar tuilleadh próiseála orthu:

a) Sonraí pearsanta a sholáthair an t-iarratasóir agus an t-iarratas á chur isteach aige:

i. Sonraí pearsanta éigeantacha:

– ainm agus sloinne

– seoladh ríomhphoist (le haghaidh iarratais a chuirtear isteach tríd an tairseach nó trí ríomhphost)

– tír chónaithe (le haghaidh iarratais a chuirtear isteach tríd an tairseach, féach 2.1.)

– seoladh poist (le haghaidh iarratais a chuirtear isteach trí ríomhphost nó tríd an bpost, féach 2.2.)

ii. Sonraí pearsanta roghnacha: uimhir ghutháin, seoladh poist (le haghaidh iarratais a chuirtear isteach tríd an tairseach amháin, féach 2.1.), eagraíocht, ionadaí dlí, próifíl an iarratasóra.

b) Sonraí pearsanta an iarratasóra agus daoine aonair eile atá san iarratas, chomh maith le comhfhreagras ar bith eile a mhalartaítear idir an t-iarratasóir agus an Coimisiún (freagra ar an iarratas, litir maidir le síniú leis an spriocdháta, iarratas ar shoiléiriú, etc.)

c) Sonraí pearsanta sna doiciméid atá á n-iarraidh, má scaoiltear iad faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001

d) sonraí teagmhála ionadaithe tríú páirtí le haghaidh comhairliúcháin tríú páirtí

e) Nuair atá amhras réasúnach ann maidir le céannacht an duine nádúrtha a bhfuil iarraidh á déanamh aige, féadfaidh an Coimisiún Eorpach iarraidh ar an iarratasóir cóip de dhoiciméad céannachta a chur ar fháil (cuir i gcás, pas nó cárta aitheantais) chun a céannacht/a chéannacht a fhíorú, sna himthosca eisceachtúla seo a leanas:

  • i gcás ina bhfuil sonraí pearsanta an iarratasóra féin sna doiciméid a bhaineann leis an iarraidh agus go dtugtar rochtain don iarratasóir ar na doiciméid chéanna;
  • i gcás ina bhfuil cúiseanna dlisteanacha ann le ceapadh go bhfuil an t-iarratasóir áirithe sin ag baint mí-úsáid as an gceart rochtana a eascraíonn as Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001.

Ba cheart ainm agus, más infheidhme, seoladh poist an iarratasóra a bheith sa doiciméad céannachta ach féadfar dath dubh a chur ar aon sonraí eile, cuir i gcás grianghraf nó aon tréithe pearsanta.

5. Cá fhad a choinneoimid do shonraí pearsanta?

Ní choinníonn an Coimisiún Eorpach do shonraí pearsanta ach amháin chomh fada is gá chun cuspóir a mbailithe a chomhlíonadh nó chun próiseáil bhreise a dhéanamh orthu, faoi mar atá leagtha amach thíos.

5.1. Sonraí pearsanta atá i ndoiciméid, i gcomhaid agus i meiteashonraí lena mbaineann atá á stóráil sa chóras HAN

Gach doiciméad/comhfhreagras (dá ngairtear ‘doiciméid’ anseo feasta) a mhalartaítear idir an Coimisiún agus an t-iarratasóir, gan spleáchas don bhealach a gcuireann an t-iarratasóir na hiarratais isteach, cláraítear iad sin sa chóras bainistithe doiciméad corparáideach Hermes-Ares-NomCom (dá ngairtear ‘HAN’ anseo feasta). Áirítear leis sin, mar shampla, an t-iarratas tosaigh, admháil fála, litir maidir le síniú leis an spriocdháta, freagra ón gCoimisiún ar an iarratas tosaigh nó litir clabhsúir, iarratas dearbhúcháin, etc. Stórálann HAN an méid seo a leanas:

  1. Doiciméid (lena n-áirítear sonraí pearsanta). Doiciméid a bhaineann leis an gcás céanna, déantar iad a ghrúpáil san fhillteán céanna ar a dtugtar ‘comhad’;
  2. Meiteashonraí éigeantacha a ghabhann le doiciméid agus le comhaid (amhail an t-údar, an seolaí, teideal an doiciméid/an chomhfhreagrais, etc.).

5.1.1. Doiciméid agus comhaid

Mar atá luaite thuas, is éard is comhaid ann fillteáin ina ngrúpáiltear doiciméid a bhaineann leis an gcás céanna. Is éard is ‘tréimhse choinneála riaracháin’ ann an tréimhse ar gá do ranna an Choimisiúin Eorpaigh comhad a choinneáil lena linn, ag brath ar a úsáidí atá sé chun críocha riaracháin agus ar na hoibleagáidí reachtúla agus dlíthiúla ábhartha. Tosaíonn an tréimhse ón uair a dhúntar an comhad.

Ag an gcéim tosaigh, meastar comhad a bheith dúnta nuair a chuireann an Coimisiún freagra ar an iarratas tosaigh nó litir clabhsúir chuig an iarratasóir, mura bhfuil iarratas dearbhúcháin curtha isteach ag an iarratasóir laistigh de 15 lá oibre tar éis an fhógra faoin bhfreagra ar an iarratas tosaigh (i gcás den chineál sin, féach céim an dearbhúcháin thíos).

Ag céim an dearbhúcháin, meastar comhad a bheith dúnta nuair a thugann an Coimisiún fógra don iarratasóir faoin bhfreagra ar an iarratas dearbhúcháin nó litir clabhsúir. Má thug an t-iarratasóir caingean le haghaidh neamhniú os comhair Chúirt Bhreithiúnais an Aontais Eorpaigh nó má chuir sé gearán isteach chuig an Ombudsman, osclaítear an comhad arís. Sa chás sin, dúntar an comhad dearbhúcháin go deifnídeach:

  • nuair a sheasann Cúirt an Aontais leis an gcinneadh dearbhúcháin; nó
  • nuair a dhúnann an tOmbudsman an fiosrúchán i ndáil leis an ngearán gan aon ghá le tuilleadh gníomhaíochta ar thaobh an Choimisiúin, nó
  • nuair a chuireann an Coimisiún Eorpach an obair leantach i gcrích a d’iarr Cúirt an Aontais ina breithiúnas nó a d’iarr an tOmbudsman

Tá an ‘tréimhse choinneála riaracháin’ cúig bliana seo bunaithe ar an bpolasaí coinneála a bhaineann le comhaid an Choimisiúin Eorpaigh (agus le doiciméid agus leis na sonraí pearsanta atá iontu), faoi rialú ag liosta coinneála coiteann ar leibhéal an Choimisiúin le haghaidh chomhaid an Choimisiúin Eorpaigh, SEC(2019)900. Is doiciméad rialála é i bhfoirm sceideal coinneála lena leagtar síos na tréimhsí coinneála le haghaidh cineálacha éagsúla de chomhaid an Choimisiúin Eorpaigh. Tugadh fógra faoin liosta sin don Mhaoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí.

Faoin gcleachtas reatha, ar chúiseanna bainistíochta doiciméad agus chun críoch cartlannaithe ar mhaithe le leas an phobail, tar éis na ‘tréimhse coinneála riaracháin’, aistrítear na comhaid tosaigh agus na comhaid dearbhúcháin (agus na sonraí pearsanta iontu) chuig Cartlann Stairiúil an Choimisiúin Eorpaigh chun críoch stairiúil. Tá tuilleadh eolais maidir leis an bpróiseáil a bhaineann leis an gCartlann Stairiúil le fáil san oibríocht phróiseála ‘Bainistíocht agus caomhnú fadtéarmach Chartlann an Choimisiúin Eorpaigh’ (rud atá cláraithe i gclár poiblí an Oifigigh Cosanta Sonraí faoin uimhir thagartha DPR-EC-00837)[1].

5.1.2. Meiteashonraí a ghabhann le doiciméid agus comhaid

Sonraí pearsanta sna meiteashonraí éigeantacha i ndáil le haon doiciméad a stóráiltear in HAN, coinnítear iad go ceann tréimhse éiginnte. Maidir le próiseáil a bhaineann go sonrach le córas bainistithe doiciméad an Choimisiúin, tá tuilleadh eolais le fáil san oibríocht phróiseála ‘Bainistíocht agus caomhnú (gearrthéarmach agus meántéarmach) dhoiciméid an Choimisiúin Eorpaigh’ (uimhir thagartha i gclár poiblí an Oifigigh Cosanta Sonraí: DPR-EC-00536).

5.3. Sonraí pearsanta an iarratasóir sa chuntas ‘EU Login’ agus cuntas rochtana ar dhoiciméid

Beidh feidhm leis an gcuntas ‘EU Login’ agus leis an gcuntas rochtana ar dhoiciméid (féach roinn 2.1.) ach amháin má scriosann an t-iarratasóir iad. Chun eolas a fháil faoin méid a tharlaíonn nuair a scriosann tú do chuntas, féach roinn 8.2.

5.2. Sonraí pearsanta an iarratasóra sa chóras TF EASE

Úsáidtear an córas TF ‘Rochtain Leictreonach ar Dhoiciméid an Choimisiúin Eorpaigh (dá ngairtear ‘EASE’ anseo feasta) chun iarratais ar rochtain ar dhoiciméid an Choimisiúin a láimhseáil. Lasmuigh den fhaisnéis a bhaineann leis an gcás (e.g. spriocdháta, teanga an iarratais, etc.), stóráiltear ann sonraí pearsanta an iarratasóra amhail ainm, sloinne, seoladh ríomhphoist, seoladh poist, tír, uimhir ghutháin, ionadaí dlí, eagraíocht agus próifíl. Ag brath ar an mbealach a gcuireann an t-iarratasóir na hiarratais isteach, is sonraí pearsanta éagsúla an iarratasóra a sholáthraítear agus a stóráiltear (féach roinn 2 agus roinn 4 le haghaidh breis sonraí).

Scriostar do shonraí pearsanta ón gcóras EASE nuair a théann tréimhse coinneála cúig bliana an chomhaid chomhfhreagraigh in éag agus nuair a aistrítear an comhad chuig an gCartlann Stairiúil (féach roinn 5.1.1.). Má tá roinnt comhad nasctha ag an iarratasóir lena phróifíl (e.g. má úsáideann sé cuntas tairsí chun roinnt iarratas a chur isteach), scriosfar sonraí pearsanta an iarratasóra ón gcóras TF EASE amhail ó dháta éaga thréimhse coinneála riaracháin an chomhaid lena luaitear an dáta deiridh is déanaí. 

5.3. Sonraí pearsanta an iarratasóra sna doiciméid aitheantais

Tá teorainn dhocht le húsáid an eolais atá i ndoiciméad céannachta an iarratasóra (féach roinn 4 thuas): ní bhainfear úsáid as na sonraí ach amháin chun céannacht an iarratasóra a fhíorú agus ní stórálfar iad níos faide ná mar is gá chun na críche sin.    

6. Cén chaoi a gcosnaímid do shonraí pearsanta?

Stóráiltear na sonraí uile atá i bhformáid leictreonach (ríomhphoist, doiciméid, baisceanna sonraí a uaslódáladh, etc.) ar fhreastalaithe an Choimisiúin Eorpaigh nó ar fhreastalaithe a chonraitheoirí. Cloíonn a n-oibríochtaí le Cinneadh (AE, Euratrom) 2017/46 ón gCoimisiúin an 10 Eanáir 2017 maidir le slándáil córas cumarsáide agus faisnéise arna n-úsáid ag an gCoimisiún Eorpach.

Tá conraitheoirí an Choimisiúin Eorpaigh faoi cheangal clásal conarthach ar leith maidir le próiseáil ar bith a dhéantar ar do chuid sonraí pearsanta thar ceann an Choimisiúin Eorpaigh, agus tá siad faoi cheangal oibleagáidí rúndachta a thagann as trasuí an Rialacháin Ghinearálta maidir le Cosaint Sonraí i mBallstáit an Aontais.

Chun do shonraí pearsanta a chosaint, tá bearta teicniúla agus eagraíochtúla curtha i bhfeidhm ag an gCoimisiún Eorpach. Ar na bearta teicniúla sin tá gníomhartha iomchuí chun dul i ngleic le slándáil ar líne, agus leis an mbaol go gcaillfí sonraí, go ndéanfaí sonraí a athrú nó go mbeadh rochtain neamhúdaraithe orthu, lena gcuirtear san áireamh an riosca atá i gceist leis an bpróiseáil agus na cineálacha sonraí pearsanta atá á bpróiseáil. Ar na bearta eagraíochtúla, tá cead rochtana ar na sonraí a theorannú do dhaoine údaraithe amháin a bhfuil gá dlisteanach acu leo chun críocha na hoibríochta próiseála seo.

7. Cé aige a mbeidh rochtain ar do shonraí pearsanta agus cé dó a nochtfar iad?

Is do bhaill foirne údaraithe de chuid an Choimisiúin Eorpaigh atá freagrach as an oibríocht phróiseála a dhéanamh a thabharfar rochtain ar do shonraí pearsanta agus sin de réir an phrionsabail “ar bhonn riachtanas eolais”. Tá ceangal ar na baill foirne sin cloí le comhaontuithe reachtúla rúndachta, agus nuair is gá, le comhaontuithe breise rúndachta.

Maidir le sonraí pearsanta atá le feiceáil sna doiciméid a iarrtar, féadfaidh sé go nochtfar don phobal iad tar éis measúnú faoi Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001, á léamh i gcomhar le hAirteagal 9 de Rialachán (AE) 2018/1725. Má tá cónaí ort lasmuigh den Aontas Eorpach agus má thugann an Coimisiún Eorpach rochtain duit ar dhoiciméid, ní nochtfar sonraí pearsanta atá sna doiciméid sin duit ach amháin má chomhlíonann an t-aistriú coinníollacha Chaibidil V de Rialachán (AE) 2018/1725 maidir le haistrithe sonraí pearsanta chuig tríú tíortha nó chuig eagraíochtaí idirnáisiúnta.

Chomh maith leis na doiciméid nochta a tharchur chuig an iarratasóir, foilsíonn an Coimisiún iad ar an tairseach tiomanta ar líne ‘Doiciméad de chuid an Choimisiúin a iarraidh’ .

An t-eolas pearsanta a bhailímid ó na hiarratasóirí a iarrann rochtain ar dhoiciméid, ní thabharfar é d’aon tríú páirtí, seachas:

  • a mhéid is gá má éilítear sin de réir dlí agus chun an cuspóir sin a chomhlíonadh; agus
  • chun cinntí an Choimisiúin Eorpaigh maidir le rochtain ar dhoiciméid a sheoladh trí phost cláraithe tríd an bpróiseálaí DHL International (bunaithe sa Bheilg) (le haghaidh tuilleadh eolais féach an oibríocht phróiseála chomhfhreagrach ‘Traitement du courrier’ ó Oifig an Choimisiúin Eorpaigh um Bonneagar agus Lóistíocht sa Bhruiséil, atá cláraithe sa chlár poiblí DPO faoin uimhir thagartha DPR-EC-00884).

De bhun phointe (13) d'Airteagal 3 de Rialachán (AE) 2018/1725, ní mheasfar gur faighteoirí iad údaráis phoiblí a d'fhéadfadh sonraí pearsanta a fháil faoi chuimsiú fiosrúchán ar leith i gcomhréir le dlí an Aontais nó dlí an Bhallstáit. Comhlíonfaidh an phróiseáil bhreise a dhéanfaidh na húdaráis phoiblí sin ar na sonraí sin na rialacha is infheidhme maidir le cosaint sonraí de réir na gcríoch atá leis an bpróiseáil.

Glactar cinntí ón gCoimisiún Eorpach de bhun Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 maidir le hiarratais dearbhúcháin trí Decide (an córas faisnéise a thacaíonn le próiseas cinnteoireachta an Choimisiúin) agus cuirtear ar fáil iad ar chóras VISTA (neamhphoiblí) an Choimisiúin Eorpaigh. Chun faisnéis a fháil maidir le próiseáil sonraí pearsanta trí na córais Decide agus VISTA, féach taifid na n-oibríochtaí próiseála ‘DPR-EC-00107 Decide (córas faisnéise a thacaíonn le próiseas cinnteoireachta an Choimisiúin)’ agus ‘córas VISTA DPR-EC-00914’.  

8. Cad iad na cearta atá agat agus cén chaoi a bhfeidhmítear iad?

Tá cearta sonracha agat mar ‘ábhar sonraí’ faoi Chaibidil III (Airteagail 14–25) de Rialachán (AE) 2018/1725, go háirithe an ceart rochtain a bheith agat ar do shonraí pearsanta agus iad a cheartú i gcás ina bhfuil do shonraí pearsanta míchruinn nó neamhiomlán. Faoi dhálaí áirithe, tá sé de cheart agat do chuid sonraí pearsanta a scriosadh, srian a chur le próiseáil do shonraí pearsanta, cur in aghaidh phróiseáil do shonraí pearsanta agus tá an ceart chun iniomparthachta sonraí agat freisin. Tá an ceart agat agóid a dhéanamh i gcoinne phróiseáil do shonraí pearsanta, agóid a dhéantar go dleathach de bhun Airteagal 5(1)(a) ar chúiseanna a bhaineann go sonrach le do chás féin.

Sa mhéid go bhfuil próiseáil do shonraí pearsanta bunaithe ar do thoiliú (go háirithe maidir le sonraí pearsanta neamhéigeantacha mar atá tuairiscithe faoi roinn 3 agus roinn 4 thuas), is féidir leat do thoiliú a tharraingt siar tráth ar bith trí fhógra a thabhairt don Rialaitheoir Sonraí. Ní dhéanfaidh an tarraingt siar difear do dhlíthiúlacht na próiseála a rinneadh sular tharraing tú siar an toiliú.

Is féidir leat do chearta a fheidhmiú ach teagmháil a dhéanamh leis an Rialaitheoir Sonraí, nó, i gcás easaontais, leis an Oifigeach Cosanta Sonraí. Más gá, is féidir leat dul i dteagmháil leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí freisin. Tá a gcuid eolais teagmhála le fáil sa roinn “Sonraí Teagmhála” thíos.

I gcás inar mian leat do chearta a fheidhmiú i gcomhthéacs oibríochta próiseála ar leith amháin nó níos mó, déan cur síos orthu (i.e. a dtagairtí Taifid mar atá sonraithe faoi roinn 10 ‘Cén áit ar féidir teacht ar eolas atá níos mionsonraithe’ thíos) i d’iarratas.

Déanfar d’iarratas mar ábhar sonraí a phróiseáil laistigh d’aon mhí amháin. Féadfar an tréimhse a fhadú dhá mhí eile ar a mhéid nuair is gá, agus castacht agus líon na n-iarratas á gcur san áireamh.

Má úsáideann tú an tairseach chun iarratais a chur isteach (féach roinn 2.1.), tá na féidearthachtaí breise seo agat maidir le do shonraí pearsanta:

8.1. Sonraí pearsanta atá sna cuntais a mhodhnú

Sa chás gur chuir tú iarratas isteach tríd an gcuntas tairsí (féach pointe 2.1.), is féidir leat do shonraí pearsanta féin a athrú tráth ar bith. Mar a mhínítear i roinn 2:

  • féadfaidh tú d’ainm agus do shloinne a bhainistiú agus a mhodhnú sa chuntas EU Login. Aon athrú a dhéantar sa chuntas EU Login maidir leis an ainm nó leis an sloinne, léireofar iad go huathoibríoch ar an gcuntas rochtana ar dhoiciméid;
  • féadfaidh tú do shonraí pearsanta eile a bhainistiú (seoladh poist, tír, uimhir ghutháin, eagraíocht, ionadaí dlíthiúil, próifíl) sa chuntas ‘rochtain ar dhoiciméid’.

8.2. Cuntais a scriosadh

Má bhaineann an t-iarratasóir úsáid as an tairseach chun an iarraidh a chur isteach (féach pointe 2.1), féadfaidh sé a chuntas EU Login nó a chuntas rochtana ar dhoiciméid a scriosadh tráth ar bith (féach roinn 2.1. le haghaidh breis eolais ar an dá chuntas).

Scriosann an t-iarratasóir an cuntas rochtana ar dhoiciméid trí chliceáil ar an gcnaipe ‘Scrios mo chuntas’ ar leathanach bainistíochta an chuntais ar an tairseach.

Scriosann an t-iarratasóir an cuntas EU Login ar leathanach bainistithe an chuntais EU Login.

Má scriostar an cuntas ‘rochtain ar dhoiciméid’, ní scriostar an cuntas EU Login go huathoibríoch, rud nach mór a dhéanamh ar leithligh ós rud é gur féidir an cuntas sin a úsáid do réimse leathan de chórais faisnéise an Choimisiúin Eorpaigh.

Má úsáideann tú EU Login le haghaidh córais faisnéise eile seachas rochtain ar dhoiciméid, níor cheart duit do chuntas EU Login a scriosadh mar ní hamháin go scriosfaidh sé an cuntas ‘rochtain ar dhoiciméid’ go huathoibríoch (níl an ghné sin ar fáil fós) ach d’fhéadfadh sé nach mbeidh tú in ann úsáid a bhaint as córais faisnéise eile de chuid an Choimisiúin Eorpaigh.

Ós rud é go mbaineann na hiarmhairtí céanna le scriosadh ceachtar den dá chuntas sin ar shonraí pearsanta an iarratasóra a phróiseáiltear faoin oibríocht phróiseála sin, ní thagraíonn an chuid sin seo a leanas ach amháin don ‘chuntas’, is cuma cé acu ceann den dá chuntas sin a scriosann an t-iarratasóir.

Má scriosann an t-iarratasóir an cuntas sula seolann an Coimisiún freagra ar an iarratas/na hiarratais, seolfaidh an córas litir clabhsúir i gcomhair gach cás atá ar siúl agus ní sheolfaidh an Coimisiún freagra ar an iarratas/na hiarratais sin, i gcomhréir leis na Téarmaí agus Coinníollacha, lena nglacann an t-iarratasóir agus gach iarratas tosaigh á chur isteach aige tríd an tairseach.

Maidir le sonraí pearsanta an iarratasóra atá in HAN (féach roinn 5.1 thuas) agus sa chóras TF EASE (féach roinn 5.2 thuas), d’fhéadfadh na trí chás seo a leanas a bheith ann nuair a scriosann an t-iarratasóir an cuntas:

  1. Scriosann an t-iarratasóir a chuntas cé nár cuireadh aon iarratas isteach go fóill:
    1. scriostar sonraí pearsanta ón uirlis TF EASE;
    2. Ós rud é nár cuireadh aon iarratas isteach go fóill, níl aon chomhad ann (agus níl sonraí pearsanta an iarratasóra ann, dá bhrí sin) in HAN;
  2. Tá iarratas amháin nó níos mó curtha isteach ag an iarratasóir ach níl freagra faighte aige ón gCoimisiún ar aon iarratas tráth scriosta an cuntas:
    1. scriostar sonraí pearsanta ón uirlis TF EASE;
    2. maidir leis na comhaid agus na meiteashonraí a stóráiltear in HAN, láimhseáiltear fós iad i gcomhréir le beartas coinneála an Choimisiúin (faoi mar a mhínítear i roinn 5.1.)
  3. Tá freagra faighte ag an iarratasóir ón gCoimisiún ar cheann amháin ar a laghad dá iarratais tráth scriosta an chuntais:
    1. scriostar sonraí pearsanta ón uirlis TF EASE. Scriostar iad tar éis dheireadh thréimhse coinneála riaracháin cúig bliana an chomhaid chomhfhreagraigh (mar a mhínítear i roinn 5.2.);
    2. maidir leis na comhaid agus na meiteashonraí a stóráiltear in HAN, láimhseáiltear fós iad i gcomhréir le beartas coinneála an Choimisiúin (faoi mar a mhínítear i roinn 5.1.)

9. Sonraí teagmhála

  • An Rialaitheoir Sonraí (corparáideach):

Más mian leat do chearta a fheidhmiú faoi Rialachán (AE) 2018/1725, nó má tá tuairimí, ceisteanna nó ábhair imní agat, nó más mian leat gearán a dhéanamh faoi bhailiú agus úsáid do shonraí pearsanta, déan teagmháil leis an Rialaitheoir Sonraí corparáideach tríd an bhfoirm theagmhála

  • An Ard-Rúnaíocht
  • Aonad C.1 –Trédhearcacht, Bainistiú Doiciméad agus Rochtain ar Dhoiciméid
  • Ríomhphost: Sg-acc-doc@ec.europa.eu
  • Oifigeach Cosanta Sonraí an Choimisiúin Eorpaigh:

  Is féidir leat teagmháil a dhéanamh leis an Oifigeach Cosanta Sonraí (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) maidir le ceisteanna a bhaineann le próiseáil do chuid sonraí pearsanta faoi Rialachán (AE) 2018/1725.

  • An Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí:

Tá an ceart agat dul ar iontaoibh an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí (i.e. gearán a dhéanamh leis) (edps@edps.europa.eu) má mheasann tú gur sáraíodh do chearta faoi Rialachán (AE) Uimh. 2018/1725 mar thoradh ar phróiseáil do shonraí pearsanta ag an Rialaitheoir Sonraí.

10. Cén áit ar féidir teacht ar eolas atá níos mionsonraithe?

Foilsíonn Oifigeach Cosanta Sonraí an Choimisiúin Eorpaigh clár na n-oibríochtaí próiseála go léir ar shonraí pearsanta atá déanta ag an gCoimisiún, oibríochtaí atá doiciméadaithe agus curtha in iúl dó. Tá an clár le fáil ag an nasc seo: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tá an oibríocht phróiseála shonrach sin curtha le clár poiblí an Oifigigh Cosanta Sonraí agus an tagairt taifid seo a leanas ag gabháil léi: DPR-EC-00793.