Úvod

Evropská komise se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Toto prohlášení o ochraně soukromí se týká zpracování osobních údajů Evropskou komisí při vyřizování prvotních a potvrzujících žádostí o přístup k dokumentům podaných podle nařízení (ES) 1049/2001, které provádí oddělení „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ (Transparency, Document Management & Access to Documents) Generálního sekretariátu EK (horizontální správce údajů zastupující Evropskou komisi) a oddělení odpovědná za vyřizování prvotních žádostí o přístup k dokumentům v příslušných útvarech Komise (faktický správce údajů zastupující Evropskou komisi).

Proč vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Evropská komise vaše osobní údaje shromažďuje a využívá za účelem vyřízení žádostí o přístup k dokumentům podaných podle nařízení (ES) 1049/2001 v předepsaných lhůtách a při sestavování výroční statistické zprávy podle čl. 17 odst. 1 uvedeného nařízení. Osobní údaje mohou být zpracovány v rámci opatření vyplývajících z šetření evropského veřejného ochránce práv nebo v případě soudního řízení.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tj. ani k profilování.

Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Evropská komise zpracovává vaše osobní údaje, protože:

  • zpracování osobních údajů je nutné k splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu – čl. 5  písm. a) nařízení (ES) 2018/1725 a
  • jejich zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se vztahuje na Evropskou komisi (čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) 2018/1725).

Zpracování nepovinných osobních údajů, které jste uvedli ve své žádosti o přístup k dokumentům (viz bod 4 níže), dále vychází z vámi poskytnutého souhlasu (čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) 2018/1725).

Zpracování podle čl. 5 odst. 1) písm. a) a b) musí být v souladu s právem Unie, konkrétně z čl. 15 odst. 3 Smlouvy o fungování Evropské unie a na nařízení (ES) č. 1049/2001.

Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?

Shromažďujeme a dále zpracováváme tyto osobní údaje:

a) osobní údaje poskytnuté žadatelem prostřednictvím online formuláře:

  • povinné údaje: jméno/název, konkrétní kontaktní údaje (e-mailová a poštovní adresa, země bydliště), předmět žádosti (může obsahovat osobní údaje, pokud se týkají identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby)
  • nepovinné údaje: další kontaktní údaje (telefonní a faxové číslo), kategorie a organizace

b) osobní údaje, které poskytl žadatel ve své žádosti, předložené v jiném elektronickém nebo tištěném formátu

c) osobní údaje obsažené v požadovaných dokumentech, pokud byly zveřejněny podle nařízení (ES) č. 1049/2001, jakož i v dané odpovědi a související korespondenci se žadatelem.

Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?

Komise uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování, tj. nejvýše pět let od uzavření spisu.

V prvotní fázi se spis považuje za uzavřený poté, co se z původního rozhodnutí Komise stane rozhodnutí konečné (tj. není podána potvrzující žádost), pokud evropský veřejný ochránce práv nepožádá o přešetření.

V takovém případě se spis považuje za uzavřený, pokud evropský veřejný ochránce práv již uzavřel své šetření ohledně stížnosti s tím, že další opatření ze strany Komise týkající se žádosti o přístup k dokumentům nejsou nutná.

potvrzující fázi se spis považuje za uzavřený poté, co se z potvrzujícího rozhodnutí Komise stane rozhodnutí konečné, a to:

– když vypršela lhůta pro podání žaloby u Soudního dvora EU nebo

– když Soudní dvůr EU potvrdil potvrzující rozhodnutí nebo

– když Evropská komise dokončila následná opatření, která ve svém rozsudku nařídil Soudní dvůr EU

Spis není považován za uzavřený přesto, že je potvrzující rozhodnutí konečné, v případě, že evropský veřejný ochránce práv požádá o přešetření. V takovém případě se spis považuje za uzavřený, pokud evropský veřejný ochránce práv již uzavřel své šetření ohledně stížnosti s tím, že další opatření ze strany Komise týkající se žádosti o přístup k dokumentům nejsou nutná.

Pětileté „období pro uchování údajů pro správní účely“ je založeno na politice pro uchovávání dokumentů a spisů Komise (včetně osobních údajů v nich obsažených), která se řídí společným seznamem pro uchovávání spisů Evropské komise, SEC(2012) 713. Jedná se o regulační dokument v podobě harmonogramu archivace, který stanoví dobu uchovávání pro různé typy spisů Komise. Tento seznam byl předán evropskému inspektorovi ochrany údajů.

„Obdobím pro uchování údajů pro správní účely“ se rozumí období, po které jsou útvary Komise povinny vést spis podle jeho užitečnosti ke správním účelům a podle příslušných zákonných povinností a právních závazků. Toto období začíná okamžikem, kdy je spis uzavřen.

V souladu se společným seznamem pro uchovávání spisů Komise lze po skončení „období pro uchování údajů pro správní účely“ spisy týkající se žádostí o přístup k dokumentům (včetně osobních údajů v nich obsažených) pro historické účely převést do Historického archivu Evropské komise (informace o zpracování údajů týkající se historických archivů viz oznámení DPO-1530.4 ARES-NOMCOM. ARES (Advanced Records System) et NOMCOM (Nomenclature Commune), DPO-3871-3 Notification for the digital archival repository and ARCHISscanning' a 'DPO-2806-5 Gestion des dossiers papier structurés par nom de personnes et transférés aux Archives Historiques'.).

Jak je zajištěna ochrana vašich osobních údajů?

Všechny údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Jejich provoz se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich osobních údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provádění obecného nařízení o ochraně osobních údajů v členských státech.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha osobních zpracovávaných údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

K vašim osobním údajům mají přístup oprávnění zaměstnanci Evropské komise, kteří za zpracování údajů odpovídají, a v souladu se zásadou „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky, a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Osobní údaje obsažené v požadovaných dokumentech mohou být zpřístupněny veřejnosti na základě posouzení podle nařízení (ES) 1049/2001 ve spojení s článkem 9 nařízení (EU) 2018/1725.

Osobní údaje, které shromažďujeme o žadatelích o přístup k dokumentům, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon.

Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jakožto subjekt údajů máte zvláštní práva podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725. Pokud jde o zpracování, můžete uplatnit tato práva:

  • právo na přístup ke svým osobním údajům (článek 17 nařízení (EU) 2018/1725)
  • právo na opravu v případě, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné (článek 18 nařízení (EU) 2018/1725)
  • případně právo omezit zpracování vašich osobních údajů (článek 20 nařízení (EU) 2018/1725) a právo na přenositelnost údajů (článek 22 nařízení (EU) 2018/1725) a
  • pokud dosud nebyla vydána odpověď na žádost o přístup k dokumentům, právo na výmaz vašich osobních údajů (článek 19 nařízení (EU) 2018/1725) a právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů souvisejících s vaší konkrétní situací (článek 23 nařízení (EU) 2018/1725). V důsledku uplatnění těchto dvou práv související žádosti o přístup k dokumentům pozbývají na aktuálnosti.

Pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na vámi poskytnutém souhlasu (tj. pokud jde o nepovinné osobní údaje, jak je popsáno v bodech 3 a 4), můžete svůj souhlas kdykoli odvolat oznámením zaslaným správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny níže v části „Kontakt“.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz část „Kde lze najít podrobnější informace?“ níže).

Veškeré žádosti o přístup k osobním údajům budou vyřízeny do jednoho měsíce. Veškeré další žádosti uvedené výše budou vyřízeny do 15 pracovních dnů od chvíle, kdy správce údajů požadavek obdrží.

Kontakt

  • Správce údajů (horizontální):

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo pochybnosti, či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů

  • Secretariat-General
  • Unit C.1 – Transparency, Document Management & Access to Document
  • E-mail: Sg-acc-doc@ec.europa.eu
  • Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Evropský inspektor ochrany údajů:

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

Kde lze najít podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, která byla zdokumentována a která mu byla oznámena. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní zpracovatelská operace byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00793.