Inleiding

De Europese Commissie (hierna "de Commissie") verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt daarbij ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verzameling, opslag en verwerking van persoonsgegevens door de Commissie in verband met uw reactie op een uitnodiging tot feedback of een openbare raadpleging via de portal Geef uw mening, zoals hieronder beschreven.

Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking

Om betere resultaten te bereiken wil de Commissie de betrokkenen meer inspraak geven in beleidsontwikkeling en wetgeving, en beter naar hen luisteren. Betere regelgeving staat of valt met objectieve gegevens en een transparant proces, en daarvoor heeft zij de hulp nodig van belanghebbenden (bijvoorbeeld bedrijven, overheidsinstanties en onderzoekers) én gewone burgers.

Het doel van een openbare raadpleging of een uitnodiging tot feedback is dan ook de standpunten van burgers en belanghebbenden over een bepaald onderwerp te verzamelen.

De verwerkte persoonsgegevens kunnen worden hergebruikt voor procedures voor de EU-gerechten, nationale rechtbanken, de Europese Ombudsman of de Europese Rekenkamer.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.

Rechtsgrond van de verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

  • de verwerking noodzakelijk is voor het vervullen van een taak in het algemeen belang
  • de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

Voor het publiceren van uw naam en uw bijdrage of feedback vragen wij uw toestemming overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder d, van Verordening (EU) 2018/1725.

Deze verwerking is gebaseerd op de volgende EU-wetsbepalingen:

  • Artikelen 1 en 11 van het Verdrag betreffende de Europese Unie
  • Protocol 2 betreffende de toepassing van het subsidiariteits- en het evenredigheidsbeginsel (met name artikel 2)

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

We verzamelen alleen de verplichte gegevens die nodig zijn om te reageren op een uitnodiging tot feedback of een openbare raadpleging, namelijk: uw voornaam, achternaam, beroep, land van verblijf en e-mailadres en, als u namens een organisatie reageert, de naam, de grootte, het type en het transparantieregisternummer van de organisatie. Uw IP-adres verzamelen we niet.

In sommige gevallen kan de eenheid die verantwoordelijk is voor een uitnodiging tot feedback of een openbare raadpleging u informatie vragen over uw fysieke, economische, culturele of sociale identiteit, voor zover die niet vallen onder artikel 10 van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

U mag spontaan andere persoonsgegevens meedelen in de vrijetekstvelden of bijlagen die u uploadt als reactie op een uitnodiging tot feedback of een openbare raadpleging.

Voor openbare raadplegingen gebruikt de Commissie de online vragenlijsten van EU Survey. Daarvoor moet u inloggen met een EU Login-account of een socialemedia-account. EU Login vraagt bepaalde persoonsgegevens van u als u zich inschrijft, zoals voornaam, achternaam en e-mailadres. Zie ook de privacyverklaringen van EU Login en EU Survey, en verwerking nr. DPO-839-4 van de "Identity & Access Management Service (IAMS)". Kiest u ervoor om in te loggen met uw socialemediaaccount, raadpleeg dan de privacyverklaring van het desbetreffende socialemediaplatform.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de verzameling en verwerking ervan, namelijk vijf jaar na de afsluiting van het administratief dossier waarop de feedback of raadpleging betrekking heeft.  Een dossier wordt ten laatste afgesloten zodra er een definitief resultaat is met betrekking tot het initiatief waarop de feedback of raadpleging betrekking heeft.

Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van ofwel de Europese Commissie, ofwel haar contractant(en). Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming in de EU-lidstaten ("AVG", Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

Reacties op en bijdragen aan een raadpleging en/of uitnodiging tot feedback worden online gepubliceerd.

Als u reageert op een raadpleging of uitnodiging tot feedback kunt u kiezen of uw persoonsgegevens (d.w.z. naam, land van verblijf en/of indien van toepassing naam, grootte en transparantieregisternummer van de organisatie) mogen worden gepubliceerd ("opt-in"). Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Documenten die worden ingediend in het kader van een raadpleging of feedbackmechanisme, zoals standpuntennota's of achtergronddocumenten, worden ongewijzigd gepubliceerd. Dit betekent dat, als u anoniem wenst te reageren, u geen persoonlijke gegevens mag vermelden in documenten die u indient als bijlage bij uw reactie op de openbare raadpleging of uitnodiging tot feedback, aangezien die volledig en ongewijzigd worden gepubliceerd. 

Om misbruik te voorkomen moet u, ongeacht of u al dan niet kiest voor bekendmaking van uw persoonlijke gegevens, zichzelf of uw organisatie bekendmaken. Anonieme bijdragen aan raadplegingen en feedbackmechanismen worden niet aanvaard.

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

U heeft specifieke rechten als "betrokkene" ingevolge hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, om beperkingen te stellen aan de verwerking ervan, en om uw persoonsgegevens over te dragen.

Meer in het bijzonder heeft u het recht om, zolang de uitnodiging tot feedback loopt, uw feedback te verwijderen door opnieuw in te loggen op het portaal Geef uw mening.

Zodra de feedbackperiode afgesloten is, kunt u uw feedback niet meer verwijderen. U kunt er wel voor kiezen uw persoonsgegevens online te laten verwijderen en uw bijdrage te laten publiceren. Ook hiervoor moet u inloggen op het portaal Geef uw mening. Dit betekent dat u uw toestemming voor de bekendmaking van uw persoonsgegevens (d.w.z. naam, land van verblijf en/of indien van toepassing naam, grootte en transparantieregisternummer van de organisatie) intrekt. De intrekking van uw toestemming is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming heeft ingetrokken.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de gegevensverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. De nodige contactgegevens vindt u hieronder.

U dient aan de hand van een beschrijving (d.w.z. referentienummer(s) als hieronder omschreven) te vermelden op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft.

Verzoeken om toegang tot persoonsgegevens worden binnen een maand behandeld. Andere verzoeken in verband met uw rechten, zoals hierboven omschreven, worden in 15 werkdagen behandeld.

Contactgegevens

Verwerking van persoonsgegevens en/of gebruikmaking van uw rechten in verband met een uitnodiging tot feedback of een openbare raadpleging

Heeft u specifieke vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van uw rechten in verband met een uitnodiging tot feedback of een openbare raadpleging, neem dan contact op met de eenheid waarvan de uitnodiging tot feedback of openbare raadpleging afkomstig is (de "verwerkingsverantwoordelijke") via de contactgegevens op de webpagina met de desbetreffende uitnodiging tot feedback of openbare raadpleging op het portaal Geef uw mening.

Algemene opmerkingen, vragen of klachten in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens

Heeft u algemene opmerkingen, vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw rechten, neem dan contact op met het hoofd van eenheid A.2 van het Secretariaat-generaal van de Commissie, bevoegd voor "Evaluatie en effectbeoordeling", die optreedt als "horizontaal verwerkingsverantwoordelijke": SG-CONSULTATION-DATA-CONTROLLER@ec.europa.eu

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

De specifieke procedure voor de verwerking van feedback en reacties op openbare raadplegingen wordt momenteel herzien. Zodra deze vastgesteld is, wordt deze opgenomen in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming, met de volgende referentie: "DPR-EC-00596" — "Mechanismen van de Europese Commissie die het mogelijk maken feedback geven over routekaarten, aanvangseffectbeoordelingen, gedelegeerde en uitvoeringshandelingen en wetgevingsvoorstellen, en te reageren op openbare raadplegingen".