Introduction

La Commission européenne (ci-après «la Commission») est résolue à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données (abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001).

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l'usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données à contacter pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée concerne la collecte et le traitement par la Commission des données à caractère personnel liées à votre contribution à un mécanisme de retour d’informations et/ou à une consultation publique sur le portail «Donnez votre avis», comme décrit ci-dessous.

Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?

Finalité du traitement

Afin d'obtenir de meilleurs résultats, la Commission a décidé d'ouvrir le processus d'élaboration des politiques et de la législation et de se mettre davantage à l’écoute des citoyens concernés. L’amélioration de la réglementation se fonde sur des éléments concrets et une procédure transparente, qui associe les citoyens et les parties intéressées (entreprises, pouvoirs publics et chercheurs, par exemple) tout au long du processus.

Aussi, l’objectif d’une consultation publique ou d’un mécanisme de retour d’informations est de recueillir l’avis des citoyens et des autres parties concernés par un thème particulier.

Les données à caractère personnel traitées peuvent être réutilisées dans le cadre de procédures devant les juridictions de l’UE, les juridictions nationales, le Médiateur européen ou la Cour des comptes européenne.

Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.

Base juridique du traitement

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:

  • leur traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission effectuée dans l’intérêt public;
  • le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

La publication de votre nom, accompagné de votre contribution ou de votre avis, repose sur votre consentement, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725.

Les actes législatifs de l’Union qui servent de base à ce traitement sont:

  • les articles 1 et 11 du traité sur l'Union européenne;
  • le protocole n° 2 sur l’application des principes de subsidiarité et de proportionnalité (notamment son article 2).

Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?

Seules les données à caractère personnel nécessaires pour contribuer à un mécanisme de retour d’informations ou à une consultation publique sont obligatoires, à savoir: vos nom, prénom, profession, pays de résidence et adresse électronique et, le cas échéant, le nom, la taille, le type et le numéro d’inscription au registre de transparence de l’organisation au nom de laquelle vous contribuez. Votre adresse IP n’est pas recueillie.

Occasionnellement, à des fins statistiques, l’unité responsable d’un mécanisme de retour d’informations ou d’une consultation publique peut demander des informations concernant votre profil physique, économique, culturel ou social, dans la mesure où elles ne relèvent pas de l’article 10 du règlement (UE) 2018/1725 relatif aux catégories particulières de données à caractère personnel.

Vous pouvez également fournir spontanément d’autres données à caractère personnel dans les champs de texte libre ou dans les documents que vous fournissez dans le cadre d’un mécanisme de retour d’informations ou d’une consultation publique.

Les consultations publiques utilisent l’outil en ligne «EU Survey» de la Commission, qui nécessite de se connecter au moyen d’un compte «EU Login» ou d’un compte de réseau social. Le système «EU Login» requiert certaines données à caractère personnel, telles que le nom, le prénom et l’adresse électronique de la personne concernée. Pour en savoir plus, veuillez consulter les déclarations relatives à la protection de la vie privée d’«EU Login» et d’«EU Survey», ainsi que l’opération de traitement «DPO-839-4 Identity & Access Management Service (IAMS)». Si vous choisissez de vous connecter par l’intermédiaire de votre compte de réseau social, veuillez consulter la déclaration relative à la protection de la vie privée du réseau social concerné.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel ne sont conservées que le temps nécessaire à la collecte ou au traitement ultérieur des informations, à savoir 5 ans après la clôture du dossier administratif auquel se rapporte le mécanisme de consultation ou de retour d’informations concerné.  Un dossier est clôturé au plus tard lorsque l’initiative à laquelle la consultation ou le mécanisme de retour d’informations a contribué a débouché sur un résultat final.

Comment protégeons-nous vos données?

Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de ses sous-traitants. Toutes les opérations de traitement sont conformes à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission, du 10 janvier 2017, sur la sécurité des systèmes d'information et de communication au sein de la Commission européenne.

Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement général sur la protection des données («RGPD») [règlement (UE) 2016/679] dans les États membres.

La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître aux fins de cette opération de traitement.

Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

Les réponses et contributions reçues à une consultation et/ou un mécanisme de retour d’informations seront publiées sur internet.

Lorsque vous répondez à une consultation ou utilisez un mécanisme de retour d’informations, vous pouvez choisir si vos données à caractère personnel (c’est-à-dire votre nom, votre pays d’origine et/ou, le cas échéant, le nom la taille et le numéro d’inscription au registre de transparence de votre organisation) peuvent être publiées ou non; votre adresse électronique de contact ne sera pas publiée.

Les documents transmis dans le cadre d’une consultation ou d’un mécanisme de retour d’informations, comme les documents de prise de position ou les documents de référence, seront publiés tels quels. Dès lors, si vous optez pour une publication anonyme, vous ne devriez pas inclure de données à caractère personnel dans votre réponse à une consultation publique ou dans votre contribution à un mécanisme de retour d’informations, y compris dans les documents que vous soumettez, étant donné qu’ils seront publiés tels quels. 

Que vous acceptiez ou non la publication de vos données à caractère personnel, vous êtes tenu(e) de décliner votre identité ou celle de l’organisation pour le compte de laquelle vous répondez, afin d’éviter tout abus. Les contributions anonymes aux consultations et mécanismes de retour d’informations ne sont pas acceptées.

L'accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement et au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.

Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter vos données à caractère personnel et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes. Sous certaines conditions, vous avez le droit de supprimer vos données à caractère personnel, d'en restreindre le traitement et de vous opposer à ce traitement, ainsi que le droit de faire transférer vos données.

Plus précisément, tant qu’un mécanisme de retour d’informations est ouvert aux contributions, vous pouvez supprimer vos contributions à ce mécanisme en vous y connectant sur le portail «Donnez votre avis».

Une fois qu’un mécanisme de retour d’informations n’est plus disponible, il n’est plus possible de supprimer les contributions qui y ont été apportées. Toutefois, vous avez la possibilité de supprimer vos données personnelles disponibles en ligne et de rendre votre contribution publique anonyme, en vous connectant au mécanisme de retour d’informations du portail «Donnez votre avis». Cela signifie que vous retirez votre consentement à la publication de vos données à caractère personnel (nom, pays d’origine et/ou, le cas échéant, nom, taille et numéro d’inscription au registre de transparence de votre organisation). Le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées sont indiquées ci-dessous.

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée ci-dessous) dans votre demande.

Toute demande d’accès à des données à caractère personnel sera traitée dans un délai d’un mois. Toute autre demande concernant vos autres droits, tels que mentionnés ci-dessus, sera traitée dans les 15 jours ouvrables.

Coordonnées

Traitement de vos données à caractère personnel et/ou exercice de vos droits en ce qui concerne un mécanisme de retour d’informations ou une consultation publique spécifique

Si vous avez des questions spécifiques concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits liés à un mécanisme de retour d’informations ou à une consultation publique, veuillez contacter l’unité chargée de ce mécanisme ou de cette consultation (le «responsable du traitement des données») en utilisant les coordonnées indiquées sur la page web du portail «Donnez votre avis» consacrée à ce mécanisme ou à cette consultation.

Observations ou questions d’ordre général, préoccupations ou plaintes concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel

Si vous avez des préoccupations d’ordre général concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou vos droits, vous pouvez contacter le chef de l’unité A.2 «Évaluation et analyse d’impact» du secrétariat général de la Commission, agissant en tant que «responsable horizontal du traitement», en envoyant un courriel à l’adresse suivante: SG-CONSULTATION-DATA-CONTROLLER@ec.europa.eu.

Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) au sujet des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.

Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel.

Où trouver de plus amples informations?

Le délégué à la protection des données de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La présente opération de traitement de consultations publiques et de mécanismes de retour d’informations est en cours de révision. Une fois cette révision terminée, cette opération sera intégrée dans le registre public du délégué à la protection des données, avec la référence suivante: DPR-EC-00596 – «Mécanismes de retour d’informations de la Commission permettant aux citoyens de l’UE de donner leur avis sur les feuilles de route, les analyses d’impact initiales, les actes délégués et d’exécution et les propositions législatives, et de répondre aux consultations publiques».