Składanie, odbiór i rejestracja wniosków/ofert

Po opublikowaniu zaproszenia do składania wniosków (w przypadku dotacji) lub zaproszenia do składania ofert (w przypadku zamówień) wnioskodawcy/oferenci mogą składać swoje wnioski/oferty.

Powinni przestrzegać określonych w zaproszeniu ustaleń dotyczących wysyłania i przekazywania wniosków lub ofert, np. terminu, daty i ewentualnie godziny. Ocenie można poddać wyłącznie wnioski zgodne z tymi ustaleniami.

Proces oceny

Instytucja zamawiająca ocenia otrzymane wnioski/oferty, podejmuje decyzję o przyznaniu dotacji/udzieleniu zamówienia i powiadamia wnioskodawców/oferentów.

Przy ocenie wniosków/ofert Komisja korzysta z pomocy specjalistów. Mogą nimi być pracownicy Komisji lub niezależni specjaliści zatrudnieni na potrzeby konkretnego zaproszenia do składania wniosków ze względu na swoje umiejętności, doświadczenie czy wiedzę w danej dziedzinie.

W zależności od trybu zarządzania projektem za ocenę projektu odpowiadają różne podmioty:

  • zarządzanie bezpośrednie: wnioski/oferty ocenia bezpośrednio Komisja
  • zarządzanie pośrednie: wnioski/oferty ocenia osoba trzecia, którą może być kraj partnerski, organizacja międzynarodowa lub agencja rozwoju
  • zarządzanie dzielone: wnioski/oferty oceniają instytucje zamawiające w państwach członkowskich.

Przy ocenie wniosków należy ściśle przestrzegać kryteriów podanych do wiadomości potencjalnych wnioskodawców/oferentów w zaproszeniu. Ponadto kryteria te muszą być stosowane konsekwentnie do każdego wniosku/każdej oferty w celu zapewnienia równego traktowania wszystkich wnioskodawców/oferentów. Członkowie komisji oceniającej postępują zgodnie z wcześniej określoną metodyką oceny. Poniżej przedstawiono przykładową logiczną sekwencję etapów procedury.

Steps

  • Eligibility and exclusion criteria
  • Selection criteria
  • Award criteria
  • Award proposal

Należy pamiętać, że kryteria kwalifikacji mogą obejmować ocenę zdolności finansowej wnioskodawcy.

Powiadomienie

Wnioskodawcy/oferenci, których oferty zostały przyjęte lub odrzucone, są informowani o wyniku procedury oceny listownie lub poprzez powiadomienie przekazywane drogą elektroniczną.

Podpisanie umowy o udzielenie dotacji/zamówienia

Wybrany wnioskodawca/oferent podpisuje zobowiązanie prawne zawierane z instytucją zamawiającą w formie umowy o udzielenie dotacji lub zamówienia. To zobowiązanie prawne ustanawia podstawę prawną dla realizacji działania/projektu i stanowi dokument referencyjny w przypadku sporów sądowych.

Lista rezerwowa

Czasami wnioski o udzielenie dotacji, których początkowo nie wybrano, mogą otrzymać dofinansowanie na późniejszym etapie, jeżeli lepiej oceniony projekt nie zostanie zrealizowany lub udostępnione zostaną dodatkowe środki finansowe. W związku z tym wnioskodawcy znajdujący się na liście rezerwowej powinni zostać uwzględnieni w okresie przysyłania powiadomień, ale nie w czasie oczekiwania na przyznanie dotacji, który dotyczy wyłącznie wybranych wnioskodawców.

Lista rezerwowa stanowi część decyzji o udzieleniu dotacji, a wnioski wpisuje się na listę rezerwową zgodnie z ogólną kolejnością w rankingu, dzięki czemu jest jasne, w jakiej kolejności Komisja może skontaktować się z wnioskodawcami, którzy złożyli te wnioski, jeżeli środki budżetowe staną się dostępne. Należy ich również poinformować, najpóźniej w określonym terminie (zgodnie ze zobowiązaniami budżetowymi), że ich wniosek może otrzymać finansowanie. Powiadomienie wnioskodawców z listy rezerwowej może być możliwe również w sytuacji, gdy w ciągu roku, którego dotyczy dana decyzja w sprawie finansowania, udostępnione zostaną dodatkowe środki budżetowe. Termin ten powinien być określony i zwykle nie wykracza on poza możliwy termin ustanowienia prawnych zobowiązań budżetowych; w przeciwnym razie po tej dacie decyzja o odrzuceniu staje się ostateczna.

Wymagania dotyczące przejrzystości

Publikacja informacji na temat beneficjentów funduszy unijnych jest wymogiem wynikającym z zasady przejrzystości. Instytucja zamawiająca powinna przedstawić informacje na temat swoich zamiarów, celów, działań, praktyk i rezultatów. Obowiązek ten jest wypełniany w różny sposób w zależności od trybu zarządzania, w ramach którego wypłacane są środki finansowe:

  • informacje dotyczące finansowania w ramach zarządzania bezpośredniego są publikowane co roku w bazie danych systemu przejrzystości finansowej
  • w przypadku funduszy podlegających zarządzaniu dzielonemu obowiązek publikowania informacji na temat beneficjentów spoczywa na państwach członkowskich; więcej informacji na temat okresu 2014–2020 można znaleźć w portalu danych dotyczących polityki spójności
  • w przypadku zarządzania pośredniego obowiązek publikowania informacji o beneficjentach końcowych spoczywa na partnerach wykonawczych.

Ochrona budżetu UE