Sottomissjoni, rċevuta u reġistrazzjoni ta’ proposti/offerti

Wara l-pubblikazzjoni ta’ sejħa għal proposti (għotjiet) jew ta’ sejħa għall-offerti (akkwisti), l-applikanti/l-offerenti jistgħu jissottomettu l-proposti/l-offerti tagħhom.

Għandhom jaderixxu mal-arranġamenti biex jibagħtu u jgħaddu l-proposti jew l-offerti speċifikati fis-sejħa, pereżempju l-iskadenza, id-data, u possibbilment il-ħin. Jiġu evalwati biss sottomissjonijiet li jikkonformaw ma’ dawn id-dispożizzjonijiet.

Proċess ta' evalwazzjoni

L-awtorità kontraenti tevalwa l-proposti/l-offerti li jaslulha, tieħu deċiżjoni ta’ għoti u tinnotifika lill-applikanti/l-offerenti.

Il-Kummissjoni tibbaża ruħha fuq l-għarfien espert ta’ speċjalisti biex jevalwaw il-proposti/l-offerti. Dawn jistgħu jkunu membri tal-persunal tal-Kummissjoni jew speċjalisti indipendenti reklutati għal sejħa speċifika minħabba l-ħiliet, l-esperjenza u l-għarfien tagħhom fil-qasam tas-sejħa.

L-entitajiet responsabbli għall-evalwazzjoni tal-proġett ivarjaw skont il-mod ta’ mmaniġġjar tal-proġett:

  • immaniġġjar dirett: il-Kummissjoni tevalwa direttament il-proposti/l-offerti
  • immaniġġjar indirett: parti terza, li tista’ tkun pajjiż sieħeb, organizzazzjoni internazzjonali jew aġenzija tal-iżvilupp, tevalwa l-proposti/l-offerti
  • immaniġġjar kondiviż: awtoritajiet kontraenti fl-Istati Membri jevalwaw il-proposti/l-offerti

L-evalwazzjoni tal-applikazzjonijiet għandha ssegwi b’mod rigoruż il-kriterji mħabbra lill-applikanti/l-offerenti potenzjali fis-sejħa. Barra minn hekk, dawk il-kriterji għandhom jiġu applikati b’mod konsistenti għal kull applikazzjoni/offerta sabiex jiġi żgurat trattament ugwali għal kulħadd. Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jsegwu metodoloġija ta’ evalwazzjoni definita minn qabel. Il-kronoloġija hawn taħt turi eżempju ta’ sekwenza loġika ta’ parti mill-proċess.

Steps

  • Eligibility and exclusion criteria
  • Selection criteria
  • Award criteria
  • Award proposal

Innota li l-kriterji tal-għażla jistgħu jinvolvu valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja tal-applikant.

Notifika

L-applikanti/l-offerenti, kemm jekk aċċettati jew rifjutati, jiġu infurmati dwar l-eżitu tal-proċedura ta’ evalwazzjoni b’ittra jew b’notifika online.

Firma tal-ftehim ta’ għoti/kuntratt ta’ akkwist

L-applikant/l-offerent rebbieħ jiffirma impenn legali mal-awtorità kontraenti fil-forma ta’ ftehim ta’ għoti jew kuntratt ta’ akkwist. L-impenn legali jistabbilixxi l-bażi legali għall-implimentazzjoni tal-azzjoni/tal-proġett u huwa d-dokument ta’ referenza f’każ ta’ litigazzjonijiet.

Lista ta’ riżerva

Xi drabi, il-proposti għal għotjiet li inizjalment ma ntgħażlux, jistgħu jiġu offruti finanzjament f’data aktar tard, jekk xi proġett b'punteġġ aktar għoli ma jitkompliex jew isiru disponibbli fondi addizzjonali. Għalhekk, l-applikanti fi kwalunkwe lista ta’ riżerva għandhom jitqiesu għaż-żmien li fih tingħata l-informazzjoni iżda mhux għall-perjodu ta’ żmien sal-għotja, li japplika biss għall-applikanti li jirnexxu.

Il-lista ta’ riżerva hija parti mid-deċiżjoni tal-għoti, u l-proposti jiddaħħlu fil-lista ta’ riżerva skont l-ordni ta’ klassifikazzjoni ġenerali, b’hekk ikun ċar f’liema punt il-Kummissjoni tista’ tikkuntattja lill-applikanti li jkunu ssottomettew dawk il-proposti jekk isiru disponibbli fondi baġitarji. Għandhom jiġu infurmati wkoll sa mhux aktar tard minn data speċifika (f’konformità mal-impenji baġitarji) li l-applikazzjoni tagħhom tista’ tiġi ffinanzjata. Jiġifieri, jista’ jkun li l-applikanti fil-lista ta’ riżerva jiġu kkuntattjati wkoll jekk matul is-sena kkonċernata mid-deċiżjoni ta’ finanzjament rispettiva jsiru disponibbli approprjazzjonijiet baġitarji addizzjonali. Dan il-limitu ta’ żmien għandu jiġi stabbilit, u normalment ma jmurx lil hinn mill-iskadenza possibbli għall-istabbiliment ta’ impenji baġitarji; inkella, id-deċiżjoni ta’ rifjut issir finali wara dik id-data.

Rekwiżiti ta’ trasparenza

Il-pubblikazzjoni tal-benefiċjarji tal-fondi tal-UE hija rekwiżit li joħroġ mill-prinċipju tat-trasparenza. L-awtorità kontraenti għandha tipprovdi informazzjoni dwar l-intenzjonijiet, l-objettivi, l-operazzjonijiet, il-prattiki u r-riżultati tagħha. Tali obbligu jiġi ssodisfat b’mod differenti skont il-mod ta’ mmaniġġjar li taħtu jiġi żborżat il-finanzjament:

  • l-informazzjoni dwar il-finanzjament tal-immaniġġjar dirett hija ppubblikata kull sena fil-bażi tad-data tas-Sistema ta’ Trasparenza Finanzjarja
  • għall-fondi b’immaniġġjar kondiviż, l-Istati Membri huma responsabbli għall-pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar il-benefiċjarji. Ara l-portal tad-data dwar il-Koeżjoni għal aktar informazzjoni dwar il-perjodu 2014-2020
  • għall-immaniġġjar indirett, is-sħab tal-implimentazzjoni għandhom l-obbligu li jippubblikaw l-informazzjoni dwar il-benefiċjarji finali

Protezzjoni tal-baġit tal-UE