Politique de gestion des documents

La politique de gestion des documents de la Commission — appelée «e-Domec» (archivage électronique et gestion des documents au sein de la Commission européenne) — vise à garantir la cohérence de la gestion des documents dans tous les services de la Commission. Grâce à des règles uniformes, la Commission est en mesure de fournir des informations sur les questions dont elle est responsable, à tout moment. Ces règles sont mises en œuvre au moyen du système informatique Ares/NomCom.

Conservation des dossiers

Les dossiers doivent être conservés, d’un point de vue administratif et juridique, pour le bon fonctionnement de la Commission en tant que service public.

La conservation des dossiers permet également de respecter les principes de transparence et de droit d’accès et d’ouvrir les archives historiques au public après 30 ans.

Toutefois, tous les dossiers ne doivent pas être conservés indéfiniment. Certains sont conservés de façon permanente, d’autres pour une période déterminée.

Base juridique

Politique d’archivage de la Commission

La politique d’archivage de la Commission comprend des procédures et des stratégies internes, ainsi que des mesures de coopération et de coordination avec d’autres institutions et parties concernées.

Mesures internes

La Commission met en place le cadre juridique, les stratégies et les procédures nécessaires pour gérer ses archives et les ouvrir au public après 30 ans.

La liste commune de conservation de la Commission détermine les conditions et la durée de conservation de chaque type de dossier. Lorsque les dossiers sont considérés comme clôturés, on détermine à partir de la liste s’ils doivent être conservés ou détruits. À long terme (15 ans maximum), la Commission doit sélectionner les archives qu’elle souhaite conserver comme archives historiques.

Mesures externes

La Commission encourage la coopération en matière d’archives avec les pays de l’UE, les autres institutions de l’UE et les organismes internationaux d’archives:

  • en coprésidant et en assurant le secrétariat du Groupe européen d’archives, composé d’experts de haut niveau issus de tous les pays de l’UE;
  • en maintenant d’étroites relations avec le forum DLM;
  • en collaborant avec les autres institutions de l’UE au sein du groupe de travail interinstitutionnel sur les archives.

Archives historiques de la Commission

Archives historiques de la Commission

Les archives de la Commission sont ouvertes par le service des archives historiques et déposées auprès des Archives historiques de l’Union européenne à Florence.