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6 consigli su Microsoft Word per migliorare l’efficienza

Microsoft Office è uno dei pacchetti software più conosciuti al mondo, che vanta utenti stimati a 1,2 miliardi. Microsoft Word è parte integrante di questo pacchetto e vi sarà sicuramente capitato di imbattervi in Word diverse volte nel corso della vita, non solo in ambito lavorativo.
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Si tratta di un programma molto versatile, con centinaia di funzionalità ingegnose e utili scorciatoie. In questo articolo parleremo di alcune delle nostre funzionalità preferite, per aiutarvi a utilizzare Word in maniera più efficiente ed efficace.

 

Precisiamo che per questo articolo è stato utilizzato Word 2016, pertanto se utilizzate una versione precedente alcune funzioni potrebbero non essere disponibili.

 

Cancella tutta la formattazione

 

“Cancella tutta la formattazione” è, a nostro modesto parere, uno dei migliori cambiamenti apportati a Word dopo l’eliminazione della detestabile graffetta. Come suggerisce il nome, questa funzione permette in modo semplice e rapido di annullare la formattazione del testo selezionato, ripristinando le impostazioni predefinite.

 

Perché è così utile? Se avete già copiato e incollato in Word un testo tratto da una fonte qualsiasi (ad esempio da Internet), vi sarete sicuramente accorti che non viene copiato unicamente il testo, bensì anche la formattazione. Dover cambiare ogni volta la dimensione, il tipo di carattere, il colore e l’interlinea è un procedimento che richiede molto tempo e a volte, nonostante innumerevoli sforzi, rimangono alcuni elementi impossibili da modificare. “Cancella tutta la formattazione” risolve il problema con un semplice clic (Home > Carattere > Icona “Cancella tutta la formattazione” nell’angolo in alto a sinistra).

 

Copia formato

 

Rimanendo in tema di formattazione, “Copia formato” è una funzione che permette di copiare il formato da un punto a un altro del testo. È rapido e semplice da usare: basta evidenziare il testo con la formattazione che desiderate copiare, selezionare l’opzione “Copia formato” (Home > Appunti > Copia formato) e fare clic sul testo a cui volete applicarla. Facendo clic su questa opzione potrete copiare la formattazione una sola volta prima che la funzione si disattivi. Se invece volete copiare la stessa formattazione diverse volte basterà fare doppio clic sull’icona per far sì che la funzione rimanga attiva.

 

Stili

 

Lo strumento “Stili” non è altro che un’evoluzione della funzione “Copia formato”. A prima vista può intimidire, ma è semplicemente un modo per pre-definire alcune impostazioni quali la dimensione del carattere, il colore, l’interlinea, ecc. Si rivela particolarmente utile nei testi più lunghi, evitandovi di scorrere su e giù all’interno del documento per trovare il tipo di formato da copiare.

 

Una volta impostati, gli stili possono essere applicati direttamente all’interno del documento. Il riquadro di visualizzazione di questa funzione si trova in Home > Stili, mentre in basso a destra troverete tre frecce: una punta verso l’alto, una verso il basso e un’ultima verso il basso con un trattino al di sopra. Facendo clic sulla terza opzione potrete creare i vostri stili personalizzati.

 

Sommario

 

Inserire un sommario è di per sé molto semplice, la parte più complicata potrebbe essere trovare il pulsante per farlo. Invece di essere collocata nella scheda “Inserisci”, dove vi sareste aspettati di trovarla, quest’opzione si trova sotto Riferimenti > Sommario. Facendo clic su “Sommario” si aprirà un menu a discesa contenente tutti i sommari predefiniti da poter inserire nel vostro documento.

 

A questo punto avete due opzioni: scegliere un sommario predefinito o crearne uno personalizzato. Se non volete personalizzare il vostro sommario o non siete sicuri di saper utilizzare al meglio i vari stili, sarà meglio ripiegare su uno dei sommari predefiniti. Fate clic su un sommario per aggiungerlo al documento, dopodiché potrete cominciare.

 

Se avete già utilizzato alcuni degli stili predefiniti per i titoli (di solito rinominati “Titolo 1”, “Titolo 2” o “Titolo 3”) questi appariranno automaticamente nel vostro sommario. Nel caso in cui non l’aveste fatto e il sommario sia vuoto, niente panico: potrete selezionare manualmente i titoli che desiderate includere. Per prima cosa, evidenziate il titolo in questione, poi fate clic su “Aggiungi testo” e infine selezionate il livello adatto. Quando aggiornerete il sommario il titolo verrà visualizzato.

 

I sommari personalizzati sono leggermente più complicati e abbiamo lasciato agli esperti di Microsoft il compito di spiegare tutto il procedimento nel dettaglio. Se desiderate padroneggiare questa funzione date un’occhiata ai loro consigli.

 

Ripeti l’ultima azione (F4)

 

Lavorare con un programma come Word a volte può comportare azioni ripetitive. La buona notizia è che invece di ripetere manualmente la stessa azione ogni volta, potete semplicemente premere il tasto F4 per ripetere automaticamente l’ultima azione quante volte vorrete. Questa scorciatoia non funziona solo in Word, bensì anche in Microsoft PowerPoint ed Excel, facendovi risparmiare del tempo prezioso.

 

Commenti semplici

 

Lo strumento “Revisioni” esiste da molto tempo, ma una versione più recente è l’opzione “Commenti semplici” (Revisione > Rilevamento modifiche > “Commenti semplici” nella casella a discesa). Questa funzione ci piace particolarmente perché permette di visualizzare dove è stata apportata una modifica e al contempo il risultato finale, senza doversi districare a fatica tra tutte le revisioni (ed evitando la confusione, specialmente in testi con più di un revisore!).

 

Se volete visualizzare una modifica in particolare, fate clic sulla linea rossa sul margine sinistro del testo e attiverete la funzione di visualizzazione completa delle revisioni.

 

Ecco a voi: 6 consigli su Microsoft Word per aumentare l’efficienza. Ovviamente Word offre molte altre funzionalità e scorciatoie, ma queste sono solo un paio tra quelle che riteniamo più utili. Speriamo lo diventino anche per voi!

 

 

Per saperne di più:

 

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01/03/2018

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