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10 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Besprechung

Mehr Menschen als je zuvor arbeiten derzeit aufgrund von COVID-19 zu Hause. Videokonferenzen und andere virtuelle Besprechungen werden immer wichtiger, aber was ist, wenn Sie nie zuvor eine solche abhalten mussten?
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Keine Bange! Für den Fall, dass Sie aus der Ferne arbeiten, halten wir für Sie 10 Tipps für die Organisation einer virtuellen Besprechung bereit. Auch wenn Sie derzeit nach einer Arbeitsstelle suchen, können Sie diese Tipps für Bewerbungsgespräche aus der Ferne nutzen, oder einfach auch nur, wenn Sie mit Freunden in Kontakt bleiben möchten.

Bei der Organisation der Besprechung sollten Ihnen unsere ersten fünf Tipps bei der Vorbereitung helfen:

 

1.   Entscheiden Sie sich für eine Software…

Heute gibt es viele ausgefeilte Videokonferenzanwendungen wie Zoom, Skype und Microsoft Teams. Holen Sie Erkundigungen ein und wählen Sie die Software, die Ihnen am geeignetsten erscheint. Vergewissern Sie sich, dass die Software kostenlos heruntergeladen werden kann und für eine ausreichende Anzahl von Teilnehmern ausgelegt ist.

 

2.   … und probieren Sie sie aus!

Testen Sie die Software vorher mit einem Freund oder Kollegen. Die meisten Videokonferenzanwendungen sind sehr einfach, nachdem Sie sie einmal verwendet haben, aber beim ersten Mal, wenn Sie mit der Anwendung noch nicht vertraut sind, kann leicht etwas schiefgehen.

 

3.   Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt

Berücksichtigen Sie die Kalendereinträge Ihrer Gesprächspartner und denken Sie auch an Arbeitszeiten, Zeitzonen und individuelle Umstände. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Teilnehmer Kinder hat, ist es möglicherweise ratsam, flexibel auf seine Bedürfnisse einzugehen.

 

4.   Sorgen Sie dafür, dass alle bereit sind

Teilen Sie Ihren Gesprächsteilnehmern mit, welche Tools sie benötigen. Informieren Sie sie lange genug im Voraus und geben Sie ihnen klare Anweisungen; vergewissern Sie sich, dass sie den Code oder Link haben, den sie zur Teilnahme an der Besprechung benötigen.

 

5.   Verteilen Sie Besprechungsunterlagen und benennen Sie jemanden zum Mitschreiben

Verteilen Sie wichtige Dokumente im Voraus, gegebenenfalls auch eine Tagesordnung. Wenn Sie eine Präsentation planen, können Sie während der Besprechung Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen. Bedenken Sie dabei nur, zuvor die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion abzuschalten und Fenster mit vertraulichen Daten zu schließen. Gegebenenfalls ist ein Protokollführer zu benennen.

 

Auch aus der Ferne ist es wichtig, bei der Besprechung die üblichen Verhaltensregeln einzuhalten. Dazu fünf weitere Tipps:

 

6.   Lächeln Sie für die Kamera!

Fordern Sie alle Teilnehmer auf, die Videofunktion einzuschalten. Dadurch wird die Besprechung realistischer empfunden. Bei manchen Anwendungen gibt es einen „Hintergrund-Weichzeichner“, wodurch die Privatsphäre geschützt und eine Ablenkung durch den Hintergrund vermieden wird. Denken Sie auch daran, sich angemessen zu kleiden. Für viele Menschen verleiht eine korrekte Kleidung der Besprechung den Arbeitscharakter, und Kunden oder Gesprächspartner erwarten ein professionelles Aussehen.

 

7.   Lassen Sie alle zu Wort kommen…

Bei einigen Anwendungen wird jeweils nur die gerade sprechende Person auf dem Bildschirm gezeigt, wodurch die Teilnehmer angeregt werden, nacheinander zu sprechen. Denken Sie in jedem Fall daran, einen Vorsitz zu bestimmen, der durch die Tagesordnung führt, zentrale Punkte zusammenfasst und allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, ihren Beitrag vorzubringen.

 

8.   … und schalten Sie Ihr Mikrofon ab, wenn Sie gerade nicht sprechen!

Hintergrundgeräusche – wie von Hunden oder kleinen Kindern etwa – können störend sein. Wenn Sie einen Kopfhörer mit eingebautem Mikrofon benutzen, können Sie zur Vermeidung störender Geräusche beitragen, aber selbst Ihre Atemgeräusche können bisweilen laut durchdringen. Um sicher zu gehen, sollten Sie Ihr Mikrofon abschalten, während Sie anderen zuhören.

 

9.   Vergessen Sie den üblichen Small Talk nicht

„Wie war Ihre Anreise?“ funktioniert hier zwar nicht, aber fragen Sie durchaus alle Teilnehmer, wie es ihnen geht. Manche Menschen fühlen sich isoliert und einsam, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, daher kann ein wenig zwanglose Unterhaltung während der Besprechung eine willkommene Möglichkeit zur Interaktion sein.

 

10.   Nachbereitung
Bereiten Sie Ihre Besprechung wie üblich nach. Erforderlichenfalls sollten Sie eine Mitteilung mit klaren Aktionspunkten und den dafür verantwortlichen Personen rundschicken.

 

Wir hoffen, dass Ihnen diese 10 Tipps bei Ihren virtuellen Besprechungen hilfreich sein werden. Wir wünschen Ihnen viel Glück dabei!

 

Weiterführende Links:

Zoom

Skype

Microsoft Teams

 

Weitere Informationen:

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07/04/2020

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