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Jeder Mitgliedstaat verständigt sich gemeinsam mit der Europäischen Kommission auf ein oder mehrere operationelle Programme zur Verwendung von ESF-Fördermitteln im Rahmen des siebenjährigen Programmplanungszeitraums. Operationelle Programme beschreiben die vorrangigen ESF-Maßnahmen und ihre Ziele.
Zur Finanzierung der operationellen Programme werden die entsprechenden ESF-Mittel an die Mitgliedstaaten und Regionen verteilt. Mit diesen Programmen werden Beschäftigungsprojekte finanziert, die von einer Vielzahl öffentlicher und privater Organisationen, den Begünstigten, durchgeführt werden. Diese Projekte kommen den Teilnehmern zugute – in der Regel Einzelpersonen, aber auch Unternehmen und Organisationen.
Der Europäische Sozialfonds wird von der Europäischen Kommission und den nationalen und regionalen Behörden partnerschaftlich entwickelt und umgesetzt. Diese Partnerschaft umfasst darüber hinaus ein breites Spektrum weiterer Partner wie NRO und Arbeitnehmerorganisationen, die an der Erarbeitung der ESF-Strategie und der Überwachung ihrer Umsetzung beteiligt sind. Durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit lässt sich ein möglichst wirksamer und effizienter, den Bedürfnissen der Region oder Gemeinde entsprechender Mitteleinsatz gewährleisten. Die Funktionsfähigkeit des ESF basiert auf zwei weiteren wichtigen Grundsätzen:
Die Höhe der ESF-Finanzmittel und die Art der finanzierten Projekte hängen vom relativen Wohlstand der jeweiligen Region ab. EU-Regionen werden in drei Förderkategorien unterteilt, je nach regionalem Pro-Kopf-BIP im Vergleich zum EU-Durchschnitt (EU mit 27 Mitgliedsstaaten).