Komisja Europejska > EJN > Doręczanie dokumentów > Polska

Ostatnia aktualizacja: 29-11-2006
Wersja do druku Dodaj do ulubionych

Doręczanie dokumentów - Polska

EJN logo

Strona jest nieaktualna. Trwa przygotowywanie zaktualizowanej wersji, która będzie dostępna w europejskim portalu e-Sprawiedliwość.


 

SPIS TRESCI

1. Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie dokumentów”? Dlaczego dla „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady? 1.
2. Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą oficjalną? 2.
3. Kto odpowiada za doręczenie dokumentu? 3.
4. W jaki sposób zazwyczaj doręczany jest dokument? 4.
5. Jak postępuje się w sytuacjach szczególnych, gdy nie jest możliwe doręczenie bezpośrednio adresatowi (np. z powodu jego nieobecności w domu)? 5.
6. Czy przewidziany jest pisemny dowód doręczenia dokumentu? 6.
7. Jak postępuje się gdy z jakichś powodów doręczenie dokumentu do adresata nie następuje lub gdy następuje ono przy naruszeniu przepisów prawa (np. dokument zostaje doręczony osobom trzecim)? Czy pomimo tego doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być naprawione) czy musi nastąpić nowe doręczenie dokumentu? 7.
8. Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę? 8.

 

1. Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie dokumentów”? Dlaczego dla „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie polega na zgodnym z przepisami umożliwieniu określonej osobie zapoznania się z treścią przeznaczonej dla niej korespondencji.

Doręczenie jest czynnością bardzo ważną w postępowaniu cywilnym gdyż wiąże się z nią szereg określonych skutków prawnych. Od prawidłowości doręczeń zależy spełnienie konstytucyjnej zasady jawności rozpoznania spraw, zabezpieczenie praw stron procesowych i możliwości ich obrony, spełnienie przesłanek ważności postępowania, prawidłowego obliczania terminów a w konsekwencji prawomocność wydanego orzeczenia.

Przepisy o doręczeniach mają charakter obligatoryjny, wyłączający swobodną dyspozycję stron w tym zakresie. Zawarte są w kodeksie postępowania cywilnego w artykułach 131 – 147.

2. Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą oficjalną?

W Polsce obowiązuje zasada oficjalności doręczeń, która oznacza, że wszystkie doręczenia dokonywane są z urzędu. Przedmiotem doręczeń są pisma sądowe (pisma wysyłane przez sąd do stron i innych osób związanych z postępowaniem sądowym), tj. wszelkiego rodzaju zawiadomienia, wezwania i inne pisma mające w praktyce najczęściej postać jednolitych formularzy, do których załączane są odpisy pism procesowych (wniosków i oświadczeń stron, pism inicjujących postępowanie i wszystkich innych kierowanych w jego toku do sądu) lub innych pism, np. opinii biegłych oraz odpisy orzeczeń lub zarządzeń.

Do góryDo góry

3. Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

W trakcie postępowania doręczenia dokonywane są przez sąd. Organami doręczającymi są: poczta, komornik, woźni sądowi oraz sądowa służba doręczeniowa. Zasadą jest doręczanie pism przez pocztę. W wypadkach szczególnych trudności w dokonaniu doręczeń przez pocztę sąd może zarządzić doręczenie przez woźnych. W trakcie postępowania egzekucyjnego doręczeń dokonuje komornik. Minister Sprawiedliwości może utworzyć sądową służbę doręczeniową, określając jej organizację jak i szczegółowy tryb dokonywanych przez nią doręczeń.

Wyjątek od zasady oficjalności stanowią adwokaci i radcowie prawni, którzy mogą doręczać sobie nawzajem pisma bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty. Doręczenie pisma adresatowi może nastąpić także przez wręczenie mu pisma bezpośrednio w sekretariacie sądu gdy wykazał swoją tożsamość i potwierdził odbiór.

Ponadto na mocy przepisów szczególnych, prezes sądu może zarządzić bezpośrednie doręczanie pism sądowych miejscowym instytucjom i adwokatom oraz bezpośrednie odbieranie pism kierowanych przez miejscowe instytucje do sądu. Pisma i przesyłki wysyłane do instytucji mieszczących się w tym samym co sąd budynku przekazuje się bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru, bez udziału biura podawczego sądu. Jeżeli pismo przygotowawcze zostało złożone tak późno, że jego odpis nie mógł już być doręczony łącznie z wezwaniem na termin posiedzenia, można go doręczyć na tym posiedzeniu.

4. W jaki sposób zazwyczaj doręczany jest dokument?

Pisma sądowe wysyłane są przez pocztę, jako list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Do góryDo góry

W sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych sąd może wzywać strony, świadków, biegłych lub inne osoby w sposób, który uzna za najbardziej celowy, jeżeli będzie to niezbędne do przyspieszenia rozpoznania sprawy.

W sprawach gospodarczych istnieje obowiązek by w toku sprawy strona reprezentowana przez adwokata lub radcę prawnego doręczała odpisy pism procesowych z załącznikami bezpośrednio stronie przeciwnej. Nie dotyczy to jednak takich pism, z których datą wniesienia do sądu łączy się zachowanie terminu (pozew wzajemny, apelacja, kasacja, zażalenie, sprzeciw od wyroku zaocznego, sprzeciw od nakazu zapłaty, zarzuty od nakazu zapłaty, wniosek o zabezpieczenie powództwa, skarga o wznowienie postępowania).

Jeżeli adresatem jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się jej osobiście, tj. bezpośrednio do jej rąk, a gdy nie ma zdolności procesowej – jej przedstawicielowi ustawowemu.

Pisma dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism przez kierownika danej jednostki.

Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych doręczenia dokonuje się tym osobom.

Po ustanowieniu pełnomocnika doręczenie pism bezpośrednio samej stronie jest nieskuteczne, chyba że strona sama ograniczyła pełnomocnictwo lub upoważniła inną określoną osobę do odbioru pism. Bieg terminu rozpoczyna się od doręczenia pisma pełnomocnikowi, nawet jeśli sąd skierował pismo również do strony.

Upoważnioną do odbioru pism sądowych jest osoba, będąca pracownikiem, w której zakres obowiązków służbowych włączono odbiór tego rodzaju korespondencji od doręczycieli lub bezpośrednio w pocztowym urzędzie oddawczym albo sądzie i którą wyposażono w odpowiednie pełnomocnictwo.

Do góryDo góry

Doręczenia osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą następuje wg zasad przewidzianych dla osób fizycznych. Pisma procesowe dla przedsiębiorców i wspólników spółek handlowych wpisanych do rejestru sądowego na podstawie odrębnych przepisów doręcza się na adres podany w rejestrze, chyba, ze strona wskazała inny adres dla doręczeń.

Doręczenie może nastąpić również do rąk kuratora procesowego, ustanowionego przez sąd orzekający na wniosek zainteresowanej osoby. Ma to miejsce gdy stronie, której miejsce pobytu (tj. gdzie strona mieszka lub czasowo przebywa) nie jest znane ma być doręczony pozew lub inne pismo procesowe wywołujące potrzebą podjęcia obrony jej praw. Ustanowienie kuratora jest także możliwe dla organizacji , które nie mają organów lub gdy nie jest znane miejsce pobytu osób wchodzących w ich skład.

Jeżeli miejsce pobytu strony nie jest znane a pismo doręczane nie wywołuje potrzeby podjęcia obrony, pismo doręcza się stronie poprzez wywieszenie w budynku sądowym.

W razie nie powiadomienia przez strony i ich przedstawicieli o zmianie adresu pismo sądowe pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, za wyjątkiem skargi o wznowienie postępowania, chyba, że nowy adres jest sądowi znany. O obowiązku zawiadamiania o każdorazowej zmianie adresu i skutkach jego niedopełnienia sąd powinien pouczyć stronę przy pierwszym doręczeniu.

Osobie zamieszkałej za granicą doręczenia dokonywane są do rąk jej pełnomocnika procesowego lub pełnomocnika do doręczeń, zamieszkałych w Polsce, a w razie ich niewskazania – pozostawia się pod adresem strony wskazanym w pozwie.

Do góryDo góry

Doręczenie osobom pozbawionym wolności dokonuje się za pośrednictwem dyrektora właściwego zakładu karnego lub aresztu śledczego.

5. Jak postępuje się w sytuacjach szczególnych, gdy nie jest możliwe doręczenie bezpośrednio adresatowi (np. z powodu jego nieobecności w domu)?

Doręczenie może być dokonywane w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie. O miejscu doręczeń decydują same strony zgodnie z obowiązkiem informowania sądu o miejscu zamieszkania i każdorazowej jego zmianie. Doręczyciel nie ma obowiązku zasięgania informacji o nowym miejscu zamieszkania adresata. Na mocy przepisów szczególnych, sąd prowadzi dochodzenie dla ustalenia adresu strony jedynie w sprawach z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego, a strony pozwanej w sprawach o roszczenia pracowników. Sąd może także zadecydować o doręczeniu w miejscu pracy adresata w szczególnych sytuacjach gdy występują trudności w doręczeniu w miejscu zamieszkania, jednakże sąd nie ma obowiązku poszukiwania w materiale sprawy adresu miejsca pracy strony jeżeli strona nie wskazała do doręczeń adresu innego niż adres zamieszkania.

Doręczenie zastępcze, tj. nie adresatowi, jest dokonywane wyłącznie w stosunku do osób fizycznych, w sposób wyraźnie określony przepisami. Opiera się na domniemaniu, że pismo doszło do rąk adresata.

Jeżeli doręczający nie zastanie adresata w domu może doręczyć pismo dorosłemu domownikowi, a gdyby jego nie było – administracji domu, dozorcy domu lub organowi gminy, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma. W razie niemożności doręczenia w powyższy sposób lub gdy adresat lub jego domownik odmawia przyjęcia, pisma składane są w urzędzie pocztowym lub lokalu organu gminy, a zawiadomienie umieszczane jest na drzwiach mieszkania adresata lub w skrzynce listowej. Złożone pismo przechowuje się przez 7 dni licząc od dnia następnego po złożeniu. Pismo nie podjęte w tym terminie zwracane jest sądowi. Data odebrania pisma przez adresata albo data, w której termin odbioru upłynął, jest datą doręczenia złożonego pisma.

Do góryDo góry

Podobna jest procedura w przypadku gdy adresat odmawia przyjęcia pisma a pismo nie można pozostawić w miejscu doręczenia.

Opisany powyżej tryb ma zastosowanie do osób fizycznych i prawnych, organizacji i jednostek Skarbu Państwa. Nie ma natomiast zastosowania w razie odmowy przyjęcia pisma przez administrację i dozorcę domu lub organ gminy.

W razie niemożności doręczenia pism dla osób prawnych z powodu nie ujawnienia zmiany adresu, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

W przypadku osób prawnych i organizacji podlegających wpisowi do rejestru, w razie niemożliwości doręczenia z uwagi na nieujawnienie w rejestrze zmiany adresu, pisma przeznaczone dla tych jednostek pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba, że nowy adres jest sądowi znany.

6. Czy przewidziany jest pisemny dowód doręczenia dokumentu?

Dowodem doręczenia i jego daty jest potwierdzenie odbioru, mające z reguły postać formularza dołączonego do przesyłki. Treść formularza stanowi, iż adresat w dniu dzisiejszym otrzymał wyżej oznaczone pismo pod adresem wyżej wymienionym. Odbierający pismo powinien potwierdzić odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli nie może lub nie chce tego uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu i umieszcza własny podpis. Po doręczeniu, pocztowy urząd oddawczy umieszcza na pierwszej stronie potwierdzenia odbioru odcisk datownika, który w razie wątpliwości może potwierdzić prawidłowość odcyfrowania daty.

Pocztowy dowód doręczenia adresatowi przesyłki sądowej jest urzędowym dokumentem potwierdzającym fakt i datę doręczenia. Osoba, która twierdzi, że doręczenie dokonano w innej dacie powinna tą okoliczność udowodnić.

7. Jak postępuje się gdy z jakichś powodów doręczenie dokumentu do adresata nie następuje lub gdy następuje ono przy naruszeniu przepisów prawa (np. dokument zostaje doręczony osobom trzecim)? Czy pomimo tego doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być naprawione) czy musi nastąpić nowe doręczenie dokumentu?

Naruszenie przez doręczyciela warunków doręczenia powoduje, iż doręczenie jest bezskuteczne i może prowadzić do nieważności postępowania.

Doręczenie wadliwe, tj. dokonane. do niewłaściwych rąk, staje się skuteczne w stosunku do adresata z chwilą faktycznego otrzymania przez niego doręczonego pisma.

Od zarządzeń sądu w przedmiocie doręczenia nie przysługuje stronom zażalenie. Jednakże przy składaniu apelacji lub kasacji albo zażalenia w innym przedmiocie, strona (uczestnik postępowania) może powoływać się na brak doręczenia lub niewłaściwe doręczenie pisma. Wśród przyczyn nieważności uwzględnianych przez sąd z urzędu znajduje się pozbawienie strony możliwości obrony swoich praw, co może być następstwem niedoręczenia stronie (uczestnikowi postępowania) pisma procesowego.

8. Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Bezpośrednio nie.

Koszty doręczania dokumentów przez sąd pokrywane są z wnoszonych przez stronę opłat sądowych (wpis), które rozliczane są stosownie do obowiązujących zasad przy rozstrzyganiu przedmiotu sprawy.

Dalsze informacje

Ministerstwo Sprawiedliwości Rzeczypospolitej Polskiej

« Doręczanie dokumentów - Informacje ogólne | Polska - Informacje ogólne »

Do góryDo góry

Ostatnia aktualizacja: 29-11-2006

 
  • Prawo wspólnotowe
  • Prawo międzynarodowe

  • Belgia
  • Bułgaria
  • Czechy
  • Dania
  • Niemcy
  • Estonia
  • Irlandia
  • Grecja
  • Hiszpania
  • Francja
  • Włochy
  • Cypr
  • Łotwa
  • Litwa
  • Luksemburg
  • Węgry
  • Malta
  • Niderlandy
  • Austria
  • Polska
  • Portugalia
  • Rumunia
  • Słowenia
  • Słowacja
  • Finlandia
  • Szwecja
  • Wielka Brytania