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L'articolo 15 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea conferisce ai cittadini e residenti degli Stati membri il diritto di accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione. Il regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti di queste tre istituzioni fissa i principi generali e i limiti del diritto di accesso.

Al fine di aiutare i cittadini a esercitare il loro diritto, il regolamento prevede che ciascuna delle tre istituzioni renda accessibile, in formato elettronico, un registro di documenti.

La Commissione ha quindi deciso di creare un registro che contenga in un primo tempo determinate categorie di documenti, in particolare quelli legislativi: si tratta dei documenti COM, C e SEC, nonché di altre categorie, quali gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni della Commissione.

Questo registro contiene unicamente riferimenti ai documenti prodotti a partire dal 1° gennaio 2001. Col tempo sarà gradualmente esteso ad altre categorie di documenti.

Il registro integra la banca dati delle procedure interistituzionali PreLex, che permette di effettuare ricerche sui lavori delle istituzioni nell'ambito dell'elaborazione della legislazione dell'UE.

Questo strumento intende informare i cittadini sui principali documenti prodotti dalla Commissione. Tuttavia, il diritto d'accesso non si limita ai soli documenti che figurano nel registro. L'accesso a questo elenco non pregiudica del resto il seguito che sarà riservato a una domanda per ottenere uno dei documenti che vi figurano. Potrà infatti essere rifiutato l'accesso ai documenti la cui divulgazione potrebbe nuocere agli interessi pubblici o privati tutelati dal regime delle eccezioni previsto dall'articolo 4 del regolamento.

Per ciascun documento il registro contiene:

  • il riferimento o il numero
  • il titolo nelle lingue in cui è disponibile
  • la data
  • le lingue in cui è disponibile
  • il servizio responsabile dell'elaborazione.