Commission européenne

HERMES - ARES/NOMCOM - HERMES REPOSITORY SERVICES

Ces outils permettent aux Directions Générales et Services de la Commission de gérer, conserver et trouver de manière efficace tout document de la Commission - quel que soit son support (papier ou électronique) ou le système de gestion dont il relève - dans le strict respect du principe du droit d'en connaître.

HERMES :

• harmonise les différentes applications de gestion électronique des documents et dossiers de la Commission en les adaptant à une structure commune;
• se compose d'un ensemble de modules : enregistrement, classement et gestion des dossiers, conservation, sécurité, recherche, workflow, e-signataire, etc.;
• permet le versement des documents et dossiers liés aux missions officielles de la Commission dans un dépôt électronique unique (Common repository) en vue de :

  • conserver le patrimoine essentiel de la Commission à cet égard,
  • éviter les lacunes ou doublons de documents/dossiers,
  • faciliter le partage interne de l'information entre DG/Services et par la suite l'accès aux documents et dossiers de l'institution dans le respect du droit d'en connaître.

ARES - NOMCOM :

Deux nouvelles applications web centrales ont été développées pour mettre en ouvre les règles e-Domec (enregistrement, classement, conservation, tri et transfert des dossiers aux Archives historiques de la Commission, valeur légale des documents électroniques et numérisés) :

• ARES
  

  permet d'ores et déjà : l'enregistrement des documents établis, reçus et détenus par la Commission; le classement de ces documents dans des dossiers basés sur les activités de la Commission; les attributions, les workflow, le stockage, le scanning, la recherche plein texte, l'e-signataire, la gestion des droits d'accès.; permettra dans un avenir proche : la conservation de ces documents et dossiers selon la Liste Commune de Conservation établie au niveau de la Commission; le tri de ces documents et dossiers et le transfert des dossiers sélectionnés aux Archives historiques de la Commission pour être ensuite ouverts au public.

• NOMCOM est conçu pour :
  

  gérer le plan de classement et la liste des dossiers au niveau de la Commission; donner un identifiant unique aux dossiers officiels.

ARES et NOMCOM ont reçu l'agrément du Controleur européen de la protection des données personnelles.

HERMES REPOSITORY SERVICES

Hermes Repository Services sont des services web développés pour permettre aux autres applications de gestion électronique des documents qui existent soit au niveau local dans les différentes DG, soit au niveau central :