Behandling av förfrågningar

Kommissionen förbinder sig att svara på förfrågningar på det sätt som är lämpligast och så snabbt som möjligt.

Begäran om handlingar

Om den handling som efterfrågas redan är offentliggjord, kan den frågande hänvisas till publikationskontorets försäljningsombud eller till de dokumentations- och informationscentrum som tillhandahåller handlingar gratis, såsom Infopoints, Europeiska dokumentationscenter osv. Många handlingar är också lätt åtkomliga i elektronisk form.

Reglerna för tillgång till handlingar anges i en särskild uppförandekodex.

Brev

I enlighet med artikel 21 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall kommissionen svara på brev på samma språk som det ursprungliga brevet är skrivet på, förutsatt att det är skrivet på ett av gemenskapens officiella språk.

Brev till kommissionen skall besvaras inom femton arbetsdagar räknat från den dag då det registrerades vid den ansvariga avdelningen vid kommissionen. Svaret bör innehålla uppgift om vem som är ansvarig för ärendet och hur han eller hon kan nås.

Om ett svar inte kan sändas inom femton arbetsdagar, och i samtliga fall då svaret kräver ytterligare arbete, såsom inhämtande av uppgifter från andra avdelningar eller översättning, bör den ansvarige tjänstemannen sända ett preliminärt svar, av vilket det skall framgå när adressaten kan förvänta sig ett svar med tanke på det arbete som krävs. Härvid bör hänsyn tas till frågans brådskande natur och dess komplexitet.

Om svaret skall utformas av en annan avdelning än den dit brevet först riktades, bör brevskrivaren underrättas om namnet och arbetsadressen till den person som brevet har överlämnats till.

Dessa regler gäller inte brev som med fog kan anses som oseriösa, till exempel därför att de bara upprepar innehålllet i tidigare brev eller är förolämpande eller meningslösa. Kommissionen förbehåller sig rätten att inte besvara sådana brev.

Telefonsamtal

När anställda svarar i telefon skall de ange sitt eller sin avdelnings namn. När de skall ringa upp en person igen skall det göras så snabbt som möjligt.

Anställda som besvarar förfrågningar skall lämna upplysningar om de områden de har direkt ansvar för och bör i övriga fall hänvisa den frågande till lämplig källa. Vid behov bör de hänvisa till sin överordnade eller rådfråga honom eller henne innan de lämnar de upplysningar som begärs.

När anställda på telefon blir tillfrågade om uppgifter på ett område som de själva har direkt ansvar för, skall de först fastslå vem som ringer och undersöka om uppgifterna redan har offentliggjorts. Om detta inte är fallet, kan de göra bedömningen att det inte är i gemenskapens intresse att uppgifterna lämnas ut. I så fall bör de förklara varför uppgifterna inte kan lämnas ut och i förekommande fall hänvisa till den tystnadsplikt för tjänstemän som följer av artikel 17 i tjänsteföreskrifterna.

Den anställde bör vid behov begära skriftlig bekräftelse på en telefonförfrågan.

Elektronisk post

Anställda skall snarast svara på elektroniska meddelanden i överensstämmelse med de riktlinjer som anges i avsnittet om telefonsamtal.

Om ett elektroniskt meddelande är sådant att det kan likställas med ett vanligt brev skall det dock behandlas enligt riktlinjerna för besvarande av brev, och samma tidsfrister skall gälla.

Hänvändelser från medierna

Press- och informationstjänsten är ansvarig för kontakterna med medierna. Anställda får dock besvara förfrågningar från medierna när de gäller uppgifter om tekniska frågor inom deras egna ansvarsområden.