Tiedusteluihin vastaaminen

Komission olisi vastattava tiedusteluihin asianmukaisesti ja mahdollisimman nopeasti.

Asiakirjapyynnöt

Jos asiakirja on jo julkaistu, kysyjää kehotetaan ottamaan yhteyttä Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston myyntihenkilöstöön tai tiedotuskeskukseen tai muuhun vastaavaan palvelupisteeseen, kuten Eurooppa tietopisteisiin ja eurotietokeskuksiin jne., joissa asiakirjoihin voi tutustua vapaasti. Monet asiakirjat ovat helposti saatavissa myös sähköisessä muodossa.

Asiakirjojen julkisuudesta päätetään erikseen.

Kirjeenvaihto

Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 21 artiklan mukaisesti komissiolle voi kirjoittaa jollakin Euroopan yhteisön virallisista kielistä ja saada vastauksen samalla kielellä.

Komissiolle osoitettuun kirjeeseen on vastattava viidentoista arkipäivän kuluessa siitä, kun asiasta vastaava komission yksikkö on saanut kirjeen. Vastauksessa olisi ilmoitettava asiasta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot.

Jos vastausta ei voida lähettää viidentoista päivän kuluessa tai jos vastaaminen edellyttää muita toimenpiteitä, kuten muiden yksiköiden lausuntoa tai käännöstyötä, vastuuhenkilön on lähetettävä väliaikainen vastaus, jossa ilmoitetaan, mihin päivämäärään mennessä varsinainen vastaus pyritään lähettämään. Tähän päivämäärään vaikuttavat vaadittavan lisätyön lisäksi asian kiireellisyys ja monimutkaisuus.

Jos vastauksen laatiminen annetaan muun kuin sen yksikön tehtäväksi, jolle alkuperäinen kirje oli osoitettu, kirjeen lähettäjälle olisi ilmoitettava sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jonka hoidettavaksi kirje on siirretty.

Näitä sääntöjä ei sovelleta asiattomiksi katsottaviin kirjeisiin, kuten toistuviin, loukkaaviin ja/tai ilman ymmärrettävää tarkoitusta oleviin kirjeisiin. Tällöin komissio varaa oikeuden olla jatkamatta tällaista kirjeenvaihtoa.

Puhelinviestintä

Vastatessaan puhelimeen henkilöstöön kuuluvan on ilmoitettava nimensä tai yksikkönsä nimi. Soittopyyntöihin on vastattava mahdollisimman nopeasti.

Henkilöstöön kuuluvan on annettava tietoja asioista, jotka kuuluvat suoraan hänen vastuualueeseensa. Muussa tapauksessa kysyjä on ohjattava oikeaan paikkaan. Tarvittaessa kysyjää olisi pyydettävä ottamaan yhteyttä vastaajan esimieheen tai vastaajan on keskusteltava esimiehensä kanssa ennen tietojen luovuttamista.

Jos tiedustelu koskee asiaa, joka kuuluu vastaajan vastuualueeseen, hän ottaa selvää kysyjän henkilöllisyydestä ja tarkistaa ennen tietojen luovuttamista, onko ne jo julkistettu. Jos tietoja ei ole vielä julkistettu, vastaaja voi katsoa, että tietojen luovuttaminen ei ole yhteisön edun mukaista. Tällöin hänen olisi selitettävä kysyjälle, miksi tietoja ei voida luovuttaa ja tarvittaessa viitattava henkilöstösääntöjen 17 artiklassa säädettyyn vaitiolovelvollisuuteen.

Tarvittaessa kysyjän olisi pyydettävä vahvistamaan puhelimitse esitetty tiedustelu kirjallisena.

Sähköposti

Henkilöstöön kuuluvan on vastattava sähköpostiviesteihin nopeasti noudattaen suuntaviivoja puhelinviestinnästä.

Kirjeen luonteisia sähköpostiviestejä on kuitenkin käsiteltävä kirjeenvaihtoa koskevien ohjeiden mukaisesti ja samoja määräaikoja noudattaen.

Tiedotusvälineiden tiedustelut

Lehdistö- ja viestintäpalvelu vastaa komission suhteista tiedotusvälineisiin. Henkilöstöön kuuluva voi kuitenkin vastata tiedusteluun, jos se koskee teknisluontoista asiaa, joka kuuluu selkeästi hänen vastuualueeseensa.