Tramitación de las solicitudes

La Comisión se compromete a responder a las solicitudes de la manera más apropiada y rápida posible.

Solicitud de documentos

Si un documento ya ha sido publicado, debe remitirse al solicitante a la Oficina de Publicaciones de las Comunidades Europeas, agentes de ventas o centros de documentación o información que proporcionan libre acceso a documentos tales como Centros de Información Europea, Centros de documentación europeos, etc. Muchos documentos también están disponibles en formato electrónico.

Las normas sobre acceso a documentos figuran en una medida específica.

Correspondencia

De conformidad con el artículo 21 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el correo destinado a la Comisión recibirá una respuesta en la lengua que se use, a condición de que sea una de las lenguas oficiales de la Comunidad Europea.

La respuesta a las cartas dirigidas a la Comisión se enviarán en un plazo de quince días laborables desde la fecha de recepción de la carta en el departamento responsable de la Comisión. La respuesta debe identificar a la persona responsable del asunto e indicar cómo puede ser contactada.

Si la respuesta no puede enviarse en el plazo de quince días laborables, y siempre que la respuesta requiera más gestiones, como una consulta interdepartamental o una traducción, el miembro del personal responsable enviará una respuesta provisional, indicando la fecha en la que el destinatario puede esperar la contestación según este trabajo adicional, teniendo en cuenta la urgencia y complejidad relativas del asunto.

Si la respuesta debiera elaborarse por otro departamento diferente del que inicialmente se dirigió la correspondencia, el solicitante será informado del nombre y la dirección administrativa de la persona a quien se ha remitido la carta.

Estas normas no se aplican a la correspondencia que razonablemente puede considerarse incorrecta, por ejemplo, por repetitiva, abusiva o insustancial. En esos casos, la Comisión se reserva el derecho a interrumpir tales intercambios de correspondencia.

Comunicación telefónica

El miembro del personal que conteste al teléfono se identificará con su nombre o el de su departamento. Las llamadas telefónicas se devolverán lo antes posible.

El personal que responda a las solicitudes proporcionará información sobre los temas de que sea directamente responsable y dirigirá al interesado a la fuente apropiada específica en los demás casos. Si es necesario, se remitirá a los interesados a su superior o se le consultará antes de dar la información.

Cuando las solicitudes se refieran a las áreas de que el personal sea directamente responsable, se determinará la identidad del interesado y se comprobará si la información ya se ha hecho pública antes de darla. Si no es el caso, el miembro del personal podrá considerar si revelar dicha información es en interés o no de la Comunidad. En este caso, explicará por qué no puede revelarla y, cuando proceda, hará referencia a la obligación de discreción según lo fijado en el artículo 17 del Estatuto.

En su caso, el personal pedirá la confirmación por escrito de las solicitudes hechas por teléfono.

Correo electrónico

El personal contestará rápidamente a los mensajes de correo electrónico con arreglo a las directrices descritas en la sección sobre comunicaciones telefónicas.

Sin embargo, cuando el mensaje de correo electrónico sea, por su naturaleza, el equivalente de una carta, se tramitará según las normas del tratamiento de la correspondencia y estará sujeto a los mismos plazos.

Solicitudes de los medios de comunicación

El Servicio de Prensa y Comunicación es responsable de las relaciones con los medios de comunicación. Sin embargo, el personal podrá responder a las solicitudes de información cuando se refieran a temas técnicos comprendidos dentro de sus áreas de responsabilidad específicas.