1. Angående CV på person som vi planerar att anställa. Hur gör vi om vi inte har klart ännu, vid inlämningsdatatum av ansökan, vem som kan bli aktuell för tjänsten på Europa Direkt-kontoret?
Svar: Det går bra att skicka in en CV på en person i eller utanför organisationen som har den kunskap som krävs för att arbeta och driva ett Europa Direkt-kontor. Om det inte är klart att blir denna person som kommer att vara ansvarig för kontoret så ska det framgå i ansökan. Sökanden ska dock åta sig att anställa en person med likvärdiga kunskaper.
2. Det inte står hur många evenemang som krävs för modul 7c.
Svar: Grundtanken är att ett stort evenemang som pågår i minst tre timmar och som når 200 deltagare ska anordnas. Det går också bra att anordna flera mindre evenemang där man når färre personer.
Observera att evenemang under modul 7c ska vara av typen öppet hus, tex på Europadagen, då folk kanske kommer och går.
3. Fråga kring modul 5a (publikationer): Kan en folder om Europa Direkts verksamhet räknas som publikation och hur många sidor måste foldern vara om vi exempelvis framställer 1000-1500 ex?
Svar: Ja, en folder om Europa Direkts verksamhet räknas. Grundtanken är ju 500 ex av en broschyr på 10 sidor. Det betyder att en folder på 5 sidor ska tryckas i 1000 exemplar. Eftersom att det är omöjligt att göra en folder på fem sidor så går det bra även med 4 sidor (folder).
4. Hur mycket måste kommunen medfinansiera med om vi söker? Vad är det mer vi behöver tänka på när vi söker? Vad kan vi lägga in som medfinansiering?
Svar: Ingen medfinansiering redovisas så det finns alltså inga krav på medfinansiering.
För att förenkla de administrativa procedurerna för att driva ett Europa Direkt-kontor så har EU-kommissionen tagit bort kravet på att redovisa medfinansiering. För öppenhetens skull och för att EU-kommissionen ska kunna bilda sig en uppfattning om hur långt bidraget räcker bör sökanden dock indikera ungefär hur mycket man planerar att lägga per modul i budgetblanketten.
För mer specifik och detaljerad information på ansökan rekommenderas deltagande på informationsmötet som ordnas den 15 augusti i Europahuset, Regeringsgatan 65 plan 2 i Stockholm kl 12-14.
5. Kan man ha flera kontor i en region?
Svar: Reglerna säger att för att säkerställa informationskontorens jämna geografiska spridning kommer förslag som gäller samma geografiska område att jämföras med varandra, och endast det förslag som får det högre eller det högsta poängtalet kommer att anses vara berättigat till bidrag. Vid bedömning av verksamhetens geografiska täckning kommer man att ta hänsyn till var det informationskontor som ska tillhandahålla de grundläggande informationstjänsterna kommer att vara placerat och hur många som kan nås med de evenemang som sökanden föreslår.
För att flera informationskontor i t.ex. södra Sverige kan få bidrag ska de täcka olika regioner eller ha en annan inriktning på verksamheten. Dessutom kan sägas att den svenska administrativa regionindelningen inte är avgörande för kommissionens bedömning.
6. Kan ideella sektorn medverka på något sätt?
Svar: ideella sektorn kan medverka om kriterierna (under punkt 2.2.2. i förslagsinfordran) för bidragsberättigande uppfylls. Sökanden måste bl.a. vara ett icke vinstdrivande erkänt offentligt eller privat organ och enligt syfte och stadgar utföra tjänster i allmänhetens intresse.
7. Har ni fått kommunikationsprioriteringar för nästa år? När brukar de komma?
Svar: De tre huvudsakliga kommunikationsprioriteringar för 2012 är Ekonomisk återhämtning, Medborgarna i centrum (inom Europa 2020-strategin) och Bättre lagstiftning. Det är redan fastställt att samma prioriteringar kommer att gälla för 2013.
8. Vad är det för skillnad på vad som efterfrågas i punkt 1.4c organisationens lokaler och utrustning och punkt 1.5.3 Beskriv den tekniska och fysiska infrastrukturen?
Punkt 1.4 gäller värdorganisationens lokaler och utrustning medan under punkt 1.5.3 ska Europa Direkt-kontorets infrastruktur beskrivas.
9. Vill ha förtydligat om vilken €-kurs som ska användas i budgeten?
I förslagsinfordran punkt 2.1.8. står det att den kurs som kommissionen fastställer för den månad då förslagsinfordran publiceras ska användas.
Ansökningsomgången utlystes den 25 juni 2012 - så (InforEuro) euro-kursen för juni (2012) månad ska användas: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/
10. I förslagsinfordran står det att en heltid ska avsättas till Europa Direkt. Hur räknar man en heltid?
De kriterier för en heltidstjänst som gäller för värdorganisationen. Heltiden kan innehas av en person eller delas av flera personer. Heltiden räknas på ett år.
11. Vilka deadlines finns det som gäller ansökan?
3 september 2012 är sista dagen att ställa frågor.
10 september 2012 är sista dagen att skicka in ansökan.
Beslutet om bidrag kommer att meddelas senhösten 2012 och verksamheten börjar den 1 januari 2013.
12. Vilka deadlines finns det i ett Europa Direkt-år?
Rutiner kommer att gås igenom på en kick-off för det svenska Europa Direkt-nätverket, troligtvis redan i januari 2013.
Årscykeln består av två delar:
- Ansökan om årligt bidrag
- Ansökan om slutbetalning
|
År
|
Sista dag
|
Vad
|
|
N -1
|
September
|
EU-kommissionen skickar ut en inbjudan om att ansöka om årligt bidrag
|
|
N -1
|
15 november
|
Ansökan om årligt bidrag/arbetsprogram år N
|
|
N
|
|
Verksamhetsplanen genomförs.
Förfinansieringen (70 % av det totala godkända bidragsbeloppet) betalas ut inom 45 dagar efter att båda parter skrivit under det särskilda avtalet för bidrag.
|
|
N
|
30 november
|
Sista dag att ansöka om att revidera det särskilda avtalet för innevarande verksamhetsår dvs. byta ut ngn modul mot en annan eller ta bort en modul. Mindre ändringar av arbetsprogrammet meddelas till och godkänns av kommissionen via e-post.
|
|
N + 1
|
30 april
|
Ansökan om slutbetalning/inlämning av årsrapport. Kommissionen har 45 arbetsdagar på sig att godkänna rapporten.
|
13. Kan man använda andra EU-medel för att finansiera aktiviteter?
En värdorganisation kan motta flera EU-bidrag och ändå vara bidragsberättigad.
Det är inte under några omständigheter tillåtet att motta flera EU-bidrag för samma aktivitet (i detta fall andra EU-bidrag för att genomföra arbetsprogrammet för Europa Direkt).
Till exempel kan man vara värdorganisation för ett Europa Direkt-kontor och för ett kontor inom ramen för Enterprise Europe Network, men de olika kontorens aktiviteter och uppdelning av personal måste vara tydligt uppdelade.
14. Kan man lägga in medfinansiering i form av lön?
Ingen medfinansiering behöver redovisas till EU-kommissionen, men som det står i förslagsinfordran punkt 1. MÅLSÄTTNINGAR OCH EFTERSTRÄVADE RESULTAT, tredje stycket så måste organisationerna "[…] se till att de har tillräcklig medfinansiering så att de klarar de krav som ställs på Europa direkt-kontoren när det gäller personal, lokaler och verksamhet."
Kostnader för personal som driver Europa Direkt-kontorets verksamhet ingår i "tillräcklig medfinansiering".
15. Kan medfinansiering vara olika proportionerlig – dvs. en aktivitet är 80% och en annan är 20%?
I budgetblanketten ber EU-kommissionen den sökande att fylla i vilka medel man avsätter per modul. Detta för att få en rättvisande bild av hur mycket det kostar att driva verksamheten.
Så länge man uppfyller kraven för valda moduler så är det upp till värdorganisationen att fördela medfinansieringen på ett lämpligt sätt.
15. När man anordnar evenemang, hur ska man uppskatta hur många som kommer etc?
Det är inte lätt att veta hur många personer som kommer på öppna evenemang, och som nytt Europa Direkt-kontor kan det vara extra svårt. Man får prova sig fram. Systemet är flexibelt, och når man inte upp till det deltagarantal som en modul kräver kan man anordna extra aktiviteter för att fylla på. Har man i slutet av året endast lyckats till hälften med en modul så redovisar men det till EU-kommissionen och får utbetalat ett halvt engångsbelopp för modulen.
Ansökning om mindre ändringar gör via e-post till EU-kommissionen och ansökan av större ändringar skickas till EU-kommissionen för godkännande senast den 30 november innevarande verksamhetsår.
16. Om man söker minimibeloppet (15 000) kan man ansöka om mer nästa år?
Ja, det kan man. Man ska dock tänka på att det bidragsbelopp som fördelas till Sverige för år 2013 indikerar hur stor budget som allokeras för resterande verksamhetsår, så i teorin kan det bli svårt att få ökningar beviljade.
17. Kan man säga upp avtalet?
Ja, se punkt ARTIKEL II.12 – UPPSÄGNING AV RAMAVTALET i Ramavtal för samarbete.
18. Vem skriver under försäkran på heder och samvete?
Det gör organisationens firmatecknare, de/de personer som har rätt att ingå avtal för organisationen i fråga.
19. Definiera öppettider?
Under informationskontorets öppettider (20 timmar i veckan enligt modul 1a och 8 timmar i veckan enligt modul 1b) så ska kontoret vara bemannat och besökare ska kunna dropa in och ställa sina frågor och få svar, eller bli hänvisade till rätt plats/instans.
20. Modul 6 Medier: Om värdorganisationen har köpt annonsplats i en tidning och Europa Direkt-kontoret bidrar med en krönika – är detta bidragsberättigat?
Ja, det är bidragsberättigat. Annonsering är bidragsberättigat så länge man inte marknadsför ett evenemang anordnat av Europa Direkt-kontoret (då ska modul 7a-c användas).
21. Modul 7a) Finns det någon begränsning för hur många evenemang man kan delta i?
I modul 7a möjliggörs bidragsberättigande för deltagande i aktiviteter organiserade av tredje part: (utställning, mässa, seminarium el. dyl). Det finns ingen övre gräns för hur många evenemang man kan delta i. Det viktiga är att man har en aktiv roll: att man bemannar ett stånd på en mässa, deltar i en utställning eller talar på ett seminarium och at man deltar i det antal timmar och når det antal deltagare som modulen kräver.
Det är inte bidragsberättigande att besöka en mässa, utan man måste ha en mer aktiv roll.
22. Om man är föreläsare på ett evenemang, räknas detta som aktivt deltagande?
Ja under modul 7a, se fråga 21.
23. Om det inte blir så lyckat som man tror att det skulle bli, t.ex. att inte 200 personer dyker upp, kan man anordna ytterligare aktiviteter då?
Ja, man kan i efterhand fylla på med fler aktiviteter än vad som var planerat i arbetsprogrammet. Om man av någon anledning inte hinner så kan man revidera arbetsprogrammet och budgeten. Se fråga 15.
24. Om två eller fler Europa Direkt-kontor delar på en aktivitet, rapporterar alla kontoren samma antal deltagare då?
Om flera Europa Direkt-kontor samarbetar kring en aktivitet delar de på uppfyllandet av kriterierna för modulen. Man ska tillsammans uppnå kraven för en modul 7c (200 personer i 3 timmar).
Som framgår av förslagsinfordran punkt 2.1.9. ENGÅNGSBELOPP så "Även om engångsbeloppet för en modul är fast (dvs. en sökande kan inte begära ett halvt engångsbelopp) finns det utrymme för flexibilitet. När det gäller […] modul 7c kan man ha ett färre antal deltagare om evenemanget i stället är längre."
Man kan också ha fler deltagare för ett kortare evenemang och man kan också planera in fler aktiviteter på en och samma modul. Ska man samarbeta på en modul 7c så kan vart och ett av två kontor som samarbetar lägga en halv modul 7c på det gemensamma evenemanget.
25. Hur specifik måste man vara med dessa evenemang, det kan ju ändras under 5 år?
Arbetsprogrammet gäller för ett år åt gången. Arbetsprogrammet i ansökan om att stå värd för ett Europa Direkt-kontor 2013-2017 gäller för 2013. I det årliga arbetsprogrammet ska man vara så specifik man kan och i så stor utsträckning som möjligt hålla sig till planeringen som utgör en del av avtalet. Måste programmet ändras ska detta godkännas av EU-kommissionen. Se punkt 12.
26. Är det godtagbart att om organisationen har mindre än 2 års erfarenhet men att personen som kommer att vara ansvarig för verksamheten har mer än 2 års erfarenhet?
Tanken är att organisationen ska ha 2 års erfarenhet av kommunikation med en bred allmänhet.
27. Hur definierar ni allmänhet?
Tanken är att värdorganisationen ska vara vana vid att kommunicera med en bred målgrupp.
28. Om organisationen har flera firmatecknare , skriver alla under då?
Ja. Se fråga 18.
29. Om man jobbar över hela landet, hur fungerar det med regioner då?
Syftet med Europa Direkt-nätverket är att vara en första kontakt till EU på lokal och regional nivå. Ett Europa Direkt-kontor ska vara kopplat till en region (ett avgränsat geografiskt område). Om man sedan har kontakter på nationell nivå och i visa aktiviteter jobbar på nationell nivå ses som positivt.
30. Vad innebär dokumenterad verksamhet av kommunikation?
Sådan information som man kan hitta till exempel i en verksamhetsberättelse.
31: Antalet kopior: "ett original och två kopior (varav en inte är häftad) och en är elektronisk". Kan ni förtydliga?
Sökande ska skicka in:
-ett pappersorginal
-en papperskopia (ej häftad)
-en elektronisk kopia
32. 1.6 Annan EU-finansiering – stämmer det verkligen att vi måste lista alla medel som kommer från EU?
Enligt det finansiella regelverket är EU-kommissionen ålagd att begära in information om annan EU-finansiering från sökande av bidrag. Denna regel gäller för alla bidrag som kan sökas från EU-kommissionen.
Vi ber sökande för Europa Direkt 2013-2017 att efter bästa förmåga tillhandahålla en lista över annan EU-finansiering enligt 1.6 i ansökningsblanketten.
33. På sida 8 av förslagsinfordran står att man kan välja modulerna 5a, 5c, 6, 7b och 7c flera gånger. I annex b1 budget längst ner i fliken expenditure står att även modul 7a kan genomföras fler än en gång. Vilket stämmer? Kan vi ansöka för fler än en 7a?
Ja, man kan ansöka för fler 7a. Det har tyvärr blivit ett fel i den svenskspråkiga versionen av förslagsinfordran.
34. Modul 1: Vad innebär”En årlig utvärderingsrapport/konsekvensbedömning av minst 50% av insatserna"? Avser det en årsrapportering i likhet med den som Europa Direkt-kontor lämnat under nuvarande programperiod? Gränsen på 50%, är det något som går att utveckla?
Svar: Detta är gamla modul 10. En utvärdering/konsekvensbedömning ska göras av 50 % av ED-kontorets insatser. Formuleringen innebär att ED-kontoret väljer ut delar av verksamheten som ska utvärderas med syfte att se hur väl aktiviteten föll ut och om och så fall hur förbättringar kan göras inför framtiden. Detta ska presenteras i form av en rapport till EU-kommissionen, förslagsvis i samband med årsrapporten. Utvärderingen/konsekvensbedömningen ska vara metodiskt uppbyggd och det ska vara tydligt vad ED-kontoret har utvärderat och vilka mätningar och jämförelser som har gjorts.
Det är upp till ED-kontoret att definiera 50 % av insatserna, men det skulle till exempel kunna vara hälften av modulerna, eller hälften av aktiviteterna inom varje modul.
I 2.8 i ansökningsblanketten beskriva vad man har tänkt sig ska ingå i den utvärderingen och hur man planerar att gå till väga.
Det finns planer på att utarbeta ett förslag till en mall för denna utvärdering/konsekvensbedömning centralt ifrån.
35. Modul 3 Sociala medier: Om man är flera kontor på ett ganska litet geografiskt område är det en styrka i synergieffekten framför att ha separata sidor, men hur fungerar detta utifrån modul 3 i ansökningsförfarandet?
Svar: Finns det flera kontor I samma område är det bra att samarbeta. Till exempel kan man ju riskera att bli kontraproduktiv om man har för många Facebook-sidor för liknande verksamheter på ett litet geografiskt område. För en modul är kravet av "medierna ska uppdateras flera gånger i veckan". Flera gånger betyder fler än 2 gånger. Antingen skulle ni kunna komma överens och dela på en modul, då måste ett av kontoren vara ansvarig. Ett annat alternativ är att göra fler än 2 inlägg var i veckan, om det är lämpligt. EU-kommissionen tittar gärna på andra förslag på lösningar. Syftet med modulen är inte att användarna av Europa Direkt ska få ett minskat intresse.
36. Modul 2 (webbplats) och modul 3 (sociala medier). Vad gäller för gränslandet mellan blogg och webbplats? En sida byggd på Wordpress kan idag fungera som en helt vanlig webbplats med enkel navigering via kategorisering och menysystem, men behåller samtidigt element och funktionalitet från bloggen med en möjlighet för besökare att kommentera de enskilda sidorna och således få direkt respons. En sida/ett inlägg som behandlar tex passagerarrättigheter vid flygresor ger besökaren möjlighet att ställa en fråga om ämnet i kommentarsfältet vilken sedan besvaras av informationskontoret. Vore det godkänt att ha den obligatoriska webbplatsen med den grundläggande informationen (enligt modul 1) under sin värdorganisation för att från den sidan hänvisa till den mer omfattande webbplatsen/bloggen?
Svar: Ja det går bra att från den obligatoriska webbplatsen hänvisa till en mer omfattande. Gällande gränslandet så lämnar jag det upp till dig att definiera utifrån hur du vill använda just din sida enligt kraven för webbplats (M2) eller kraven för blogg och andra sociala medier (M3). Om du väljer att använda den som social media krävs ju även interagering i större utsträckning.
37. Modul 6 - Om det skrivs i tidningen och en aktivitet som Europa Direkt-kontoret har gjort, kan det räknas som ett av de 10 obligatoriska artiklarna för modul 6?
Ja, för artiklar i tidningen skrivna av en journalist som var på aktiviteten så är det bidragsberättigande under M6. Om man däremot placerar en annons för att marknadsföra ett seminarium till exempel, så hör det till under modul 7.
