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Déclaration spécifique de confidentialité
Formulaire de candidature à un stage officiel au sein de la Commission européenne
Cette déclaration concerne le système de gestion des candidatures à un stage officiel au sein de la
Commission européenne, dont le formulaire de candidature en ligne mis à votre disposition sur ce site est la partie "publique".
Ce système permet de traiter des données à caractère personnel, et il est par conséquent soumis au règlement (CE) n° 45/2001 du
Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000. La présente déclaration vous explique la manière dont laquelle ce système
utilise les données personnelles et la manière dont la confidentialité de ces données est assurée.
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La collecte des données a pour but :
- d'identifier l’ensemble des candidats à un stage auprès de la Commission européenne ;
- de servir de support aux procédures qui ont trait à la sélection des stagiaires ;
- de servir de support aux procédures qui ont trait à la gestion "classique" des stagiaires
(recrutement, déroulement du stage, définition des droits individuels, affectation à des postes,
etc.) ;
- d'établir des statistiques anonymes sur les candidats et les stagiaires.
La Commission ne traitera pas les données à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus.
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- Informations personnelles de base (nom, prénom, nom de jeune fille, sexe, état civil, nationalité,
date, lieu et pays de naissance)
- Informations sur vos études supérieures, votre expérience professionnelle, votre connaissance des langues,
vos études ou publications éventuelles sur des sujets européens, et vos compétences en informatique et
bureautique.
- Informations concernant votre motivation, le choix de type de stage, et la ou les directions
générales préférées.
- Informations de contact (adresse permanente, téléphone, e-mail, nom, adresse et téléphone de la
personne à contacter en cas d'urgence, etc.)
En plus de ces informations saisies en ligne par les candidats, le Bureau des stages recueille également des informations
envoyées par les candidats sur support papier :
- signature du candidat
- copie du passeport ou de la carte d'identité
- copie (et le cas échéant, traduction) des diplômes et preuves d'études en cours
- preuves des connaissances en langues (copie de diplômes, de certificats, etc.)
- le cas échéant, preuves de l'expérience professionnelle (attestation de l'employeur, etc.)
- le cas échéant, curriculum vitae complémentaire et/ou lettres de référence concernant le candidat
Au cas où cela se justifie, les informations personnelles complémentaires qui suivent seront recueillies au moment du recrutement :
- Nom, prénom et date de naissance des conjoint et enfants (pour permettre le cas échéant la couverture de ces
personnes par l'assurance maladie souscrite par la Commission);
- Description des handicaps éventuels (afin de mettre en place les mesures nécessaires, le cas échéant).
Il n'y a pas de collecte de données relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques,
aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale ou à la vie sexuelle.
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La collecte et le traitement des données se font en utilisant les moyens informatiques standard et
l'infrastructure de télécommunication de la Commission. Les données sont stockées dans une base de données
relationnelle sur serveur central, avec un accès individualisé via une interface Web.
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Cela dépend principalement du type de stage et du nombre d'étapes du processus de sélection que votre candidature passe
avec succès.
Pour les candidats à un stage administratif:
Le Bureau des stages a accès à vos données et à votre dossier papier tout au long de ce processus. Le
contrôle d'admissibilité est effectué par le Bureau des stages.
Pour les candidats à un stage de traduction:
Le Bureau des stages et le service des stages de la DGT ont accès à vos données tout au long de ce processus.
Le contrôle d'admissibilité est effectué par le service des stages de la DGT.
Les dossiers (papier) originaux des candidats sélectionnés sont transférés au Bureau des stages au moment du
recrutement, la DGT en conservant une copie.
De plus, vos données peuvent être communiquées aux services suivants :
| Candidats admissibles |
Comité de présélection dont dépend le candidat |
Comité de présélection dont dépend le candidat |
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| Candidats présélectionnés |
Services de ressources humaines de la Commission |
Pas d'accès possible |
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Accès partiel pour tous les services de la Commission : sont exclus l'état civil, les
date, lieu et pays de naissance, les informations de contact et les informations personnelles
complémentaires. Ces services exploitent ces données afin d’identifier
des candidats adéquats en vue de l'attribution de places de stagiaires. |
Pas d'accès possible |
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| Candidats admissibles |
Pas d'accès possible |
Département linguistique dont dépend le candidat |
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| Candidats sélectionnés |
Services de ressources humaines de la Commission |
Pas d'accès possible |
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- Communication de listes de candidats sélectionnés et de stagiaires (nom, prénom, sexe, date de naissance, période de stage) aux autres
institutions européennes en faisant la demande, uniquement dans un but d'identification des candidats à un
stage auprès de ces institutions qui auraient déjà effectué un stage à la Commission.
- Communication de listes de stagiaires (nom, prénom, sexe, date de naissance, période de stage) aux
autorités belges, pour formalités administratives (visas, permis de résidence...).
- Communication sur demande de listes de stagiaires (nom, prénom, sexe) aux représentations permanentes
auprès des institutions européennes (stagiaires du pays concerné uniquement)
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Pas d'accès possible |
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Interface avec les systèmes de gestion du personel de la Commission Européenne.
Données transmises: nom, prénom, nom de jeune fille, sexe, état-civil, date de naissance, lieu et pays de naissance,
nationalité, langue principale, période de stage, adresse permanente, numéros de téléphone, fax et e-mail personnels.
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Non pertinent |
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| Pas conservées : les données sont effacées au maximum une semaine
après la date limite de dépôt des candidatures. |
| Conservation pendant deux ans à partir de la
date limite de recrutement
(délai de recevabilité de plaintes éventuelles). |
Conservation des documents suivants pendant cinquante ans:
- Formulaire de candidature envoyé par le candidat
- Offre de stage de la Commission européenne
- Lettre d'acceptation signée par le candidat
- Copie de l'attestation de stage délivrée au stagiaire à la fin du stage
- Le cas échéant, document attestant de la fin de stage prématurée
(demande signée du stagiaire ou décision motivée du Bureau des stages)
- Données électroniques correspondant aux documents précités
Conservation des autres documents pendant cinq ans après la fin du stage:
- Tout autre document du dossier de candidature (copies des diplômes et certificats, copie de passeport, etc.)
- Tout autre document du dossier de stagiaire (copies certifiées conformes, certificat médical, etc.)
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S'agissant d'un formulaire de candidature, vous disposez par définition du droit d'introduire
vous-même toutes les données requises. Vous êtes à ce titre responsable de l'exactitude et de la saisie
correcte de toutes les informations que vous fournissez.
Le formulaire de candidature en ligne est uniquement disponible pendant la
période de candidature. Pendant cette période, l'accès au formulaire
"en écriture" (introduction et modifications de vos données) n'est possible que tant que votre candidature est
encore au stade de projet. Une fois votre candidature transmise électroniquement, la modification et l'ajout de
données ne sont plus autorisés (accès "en lecture seule").
Une fois passée la date limite de candidature, vous ne pouvez
plus accéder à vos données en ligne.
Si vous avez transmis votre candidature, vous pouvez, le cas échéant :
- nous demander une copie des données introduites dans votre formulaire;
- nous transmettre d'éventuels changements d'adresse de correspondance (adresse postale et/ou e-mail)
et d'état civil;
- nous demander l'annulation de votre candidature et la suppression des informations vous concernant.
Veuillez noter que dans ce cas, vous ne serez pas autorisés à postuler de nouveau pour la même période
de stage.
Toute demande doit être faite par courrier au Bureau des stages, à l'adresse postale indiquée en bas de
cette page.
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La collecte des données en ligne se fait en mode sécurisé (utilisation du protocole HTTPS). L'accès à vos
données par le formulaire en ligne est protégé par le mot de passe de votre choix.
Les données électroniques sont stockées dans le centre de données de la Commission à Luxembourg et par
conséquent elles sont protégées par les nombreuses mesures de défense implantées par la direction générale
de l'informatique pour protéger l’intégrité et la confidentialité des biens électroniques de l’Institution.
L'accès aux données personnelles est protégé par la gestion des droits d'accès qui sont strictement
limités au principe du "besoin de connaître" en fonction des tâches dévolues aux détenteurs des accès.
Les droits d'accès sont liés aux fonctions et aux postes des personnes, de sorte qu'ils sont mis à jour
continuellement par l'affectation et le changement d'affectation des agents aux fonctions. Les
identifications (login) et mots de passe sont repris et gérés par les services communs d'authentification
de la Commission Européenne.
Les dossiers de candidature sont stockés dans des locaux sécurisés au Bureau des stages jusqu'à leur
destruction. Les dossiers de stagiaires sont stockés les trois premières années dans des locaux sécurisés au
Bureau des stages, puis aux archives centrales de la Commission jusqu'à leur destruction.
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Le premier niveau de contact est le formulaire de la page
Contact
sur ce site. Vous pouvez aussi nous écrire par courrier à l'adresse suivante :
Bureau des stages
MADO 24/016
Commission européenne
B-1049 Bruxelles, Belgique
De plus, il est possible de s'adresser aux instances indiquées ci après pour ce qui est des questions
de protection des données personnelles.
- Le responsable des traitements : Le Directeur Général de la DG EAC
- Le coordinateur pour la protection des données personnelles à la DG EAC (EAC.R.6) :
eac-data-protection @ ec.europa.eu
- Le coordinateur pour la sécurité informatique à la DG EAC (EAC.R.6) :
eac-liso @ ec.europa.eu (Local Informatics Security Officer)
- Le Délégué à la protection des données pour la Commission (SG.SGA.DP) :
data-protection-officer @ ec.europa.eu
En cas de conflit, vous pouvez également adresser vos plaintes au Contrôleur Européen de la
Protection des Données : edps @ edps.europa.eu
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