Navigointipolku

SOLVIT – tietosuojaperiaatteet

Mikä SOLVIT on?

SOLVIT-järjestelmän tarkoituksena on löytää nopeita, epämuodollisia ratkaisuja ongelmiin tilanteissa, joissa EU-kansalaisen tai yrityksen oikeuksia ei kunnioiteta toisessa EU-maassa.

SOLVIT toimii kansallisten neuvontakeskusten verkostona. Jokaisessa EU-maassa sekä Norjassa, Islannissa ja Liechtensteinissa on SOLVIT-keskus.

Jokaista SOLVIT-tapausta käsittelee kaksi SOLVIT-keskusta:

  • vastaanottava SOLVIT-keskus – sen maan yksikkö, joka on lähimpänä valituksen tekijää (esimerkiksi kansalaisuuden, asuinpaikan tai sijoittautumispaikan perusteella), ja
  • johtava SOLVIT-keskus – sen maan yksikkö, jossa väitetty EU-lainsäädännön rikkominen on tapahtunut.
     

Millä säädöksillä SOLVIT-verkoston tietosuoja varmistetaan?

Ks. myös komission verkkosivustoa koskeva oikeudellinen huomautus.

Mitä henkilötietoja SOLVIT käsittelee yhteydenottojen yhteydessä?

Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, kansalaisuus sekä muut yhteydenotossa mainitut henkilötiedot.

Myös tapauksen tausta-asiakirjat lisätään SOLVIT-tietokantaan, jos ne ovat saatavilla.

Kuka voi käyttää henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen?

  1. Tapauksen käsittelyyn osallistuvat kaksi SOLVIT-keskusta, mutta vain siltä osin kuin mitä yhteydenottoon vastaaminen ja/tai ratkaisun löytäminen edellyttää.
  2. Euroopan komission henkilöstö, jotta se voi:
    • välttää päällekkäisyyttä, jos kyseinen asia on saatettu komission käsiteltäväksi jossakin toisessa menettelyssä
    • tarjota epävirallista oikeudellista neuvontaa tapauksen käsittelyyn osallistuville SOLVIT-keskuksille
    • päättää mahdollisista seurantatoimista tapauksen käsittelyn päättymisen jälkeen
    • ratkaista SOLVIT-tietokantaa koskevia teknisiä ongelmia
    • jatkaa tapauksen käsittelyä, jos siihen ei löydy ratkaisua SOLVIT-verkostossa (vain asianomaisen henkilön suostumuksella).
  3. Muut EU:n neuvontapalvelut – jos SOLVIT siirtää tapauksen käsittelyn (asianomaisen henkilön suostumuksella) ja siihen liittyvät tiedot toiseen neuvontapalveluun, joka voi paremmin ratkaista sen (Sinun Eurooppasi ‑neuvonta tai Europe Direct -palvelu).

Voiko henkilötietojen käsittelyn estää?

Useimmissa tapauksissa SOLVIT tarvitsee tarkat tapaustiedot, jotta se voi ratkaista ongelman. Näihin kuuluvat myös yhteystiedot ja muut henkilötiedot.

Asianomainen henkilö voi pyytää, että tapauksen vastaanottava keskus ei toimita henkilötietoja asiasta vastaavalle ns. johtavalle keskukselle (ja kyseessä oleville viranomaisille). Tällainen pyyntö voi kuitenkin merkitä sitä, että johtava keskus ei voi tutkia asiaa, minkä vuoksi se saattaa kieltäytyä tapauksen käsittelystä. Tällöin vastaanottava keskus ottaa yhteyttä asianomaiseen henkilöön.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

  • Tietoja säilytetään SOLVIT-tietokannassa 18 kuukauden ajan asian käsittelyn päättymisen jälkeen, mutta niiden saatavuus on rajoitettu edellä kohdissa Kuka voi käyttää henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen? ja Voiko henkilötietojen käsittelyn estää? esitetyllä tavalla.
  • Tätä seuraavien 18 kuukauden ajan tiedot säilytetään, mutta ne ovat nähtävissä ainoastaan perustellusta pyynnöstä ja täsmällisesti eriteltyihin tarkoituksiin.
  • Kaikki henkilötiedot poistetaan järjestelmästä automaattisesti 3 vuoden kuluttua tapauksen käsittelyn päättymisestä.

Miten tietojen väärinkäyttö estetään?

SOLVIT-järjestelmässä on erilaisia käyttöoikeustasoja. Henkilötietoihin pääsy edellyttää kaikilta käyttäjiltä käyttäjätunnusta ja salasanaa. Lisäksi järjestelmän suojana käytetään digitaalista koodia, joka muistuttaa verkkopankeissa käytettäviä tunnuksia.

SOLVIT-järjestelmän kanssa käytävässä internet-viestinnässä käytetään myös suojattua https-yhteyskäytäntöä.

Tietokannassa olevia henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan ainoastaan edellä kohdassa Kuka voi käyttää henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen? mainitut tahot.

Omien henkilötietojen saatavuus

SOLVIT-tietokantaan tallennettuja tietoja ei ole mahdollista käsitellä tai muuttaa itse. Jos haluat tietää, mitä henkilötietojasi on käsitelty, tai muuttaa tai poistaa tietoja, ota yhteyttä SOLVIT-verkostoon.

Voit myös pyytää asianomaista vastaanottavaa SOLVIT-keskusta toimittamaan kaikki asiaan liittyvät tiedot sekä tarvittaessa korjaamaan tai poistamaan väärät tiedot. Sen on vastattava pyyntöön mahdollisimman pian ja viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

SOLVIT-postilaatikko

SOLVIT-neuvontapalvelu vastaa mielellään kaikkiin esitettyihin tiedusteluihin. Järjestelmästä vastaava komission yksikkö käsittelee tiedustelun tekijän henkilötietoja vain siinä määrin kuin tiedusteluun vastaaminen edellyttää.

Jos kyseinen yksikkö ei pysty vastaamaan tiedusteluun, se toimittaa tiedustelun edelleen johonkin toiseen komission yksikköön. Tiedustelun tekijälle ilmoitetaan tästä sähköpostitse.

Tiedustelua ei siirretä minkään komission ulkopuolisen tahon käsiteltäväksi. Jos tapaus sopii kuitenkin parhaiten jonkin ulkopuolisen toimijan käsiteltäväksi, komissio kehottaa tiedustelijaa ottamaan siihen suoraan yhteyttä.

Sähköpostiviestit ja taustatiedot säilytetään ainoastaan niin kauan kuin vastauksen antaminen ja mahdolliset jatkotoimet edellyttävät.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

SOLVIT Team Leader
Internal Market and Services Directorate General
Unit B.1
European Commission
B - 1049 Bruxelles / Brussel
(Belgium)

Sähköposti: solvit@ec.europa.eu.

Edellä olevaan osoitteeseen ei pidä lähettää SOLVIT-verkoston käsiteltäväksi tarkoitettuja tapauksia. Tähän tarkoitukseen pyydetään käyttämään verkkolomaketta.