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Une bonne gestion financière

Au moment de l'entrée en fonction de l' ancienne Commission (1999-2004), il était essentiel de restaurer la confiance du public dans la gestion du budget et dans le contrôle des dépenses de l'Union européenne. Les problèmes qui se sont posés étaient dus au fait que les systèmes de gestion et de contrôle financiers existants étaient trop centralisés compte tenu du volume et de la diversité des opérations à traiter. En décentralisant la gestion et en la rendant plus transparente, la réforme a simplifié les procédures, les a accélèrées et en a responsabilisé les acteurs.

Simplification des règles, décentralisation des contrôles et renforcement de l'obligation de rendre compte HAUT

Dans le domaine de la gestion financière, les principes fondamentaux de la réforme ont reposé sur la simplification, la décentralisation et la responsabilisation des services de gestion. Les règles ont été simplifiées et rendues plus intelligibles. Les ordonnateurs des dépenses et des paiements ont été rendus responsables de leurs actes. Toute personne associée à la gestion et au contrôle financiers a été informée de ses responsabilités.

Dans le contexte du contrôle financier, le terme 'décentralisation' acquiert un sens particulier, dans la mesure où le système traditionnel prévoyait que chaque transaction devait être approuvée par un service centralisé de contrôle financier, service qui était souvent très éloigné de celui qui gérait l'activité en question. Si un rapprochement entre la fonction de contrôle des dépenses et le lieu de décision peut accroître l'efficacité, il faut offrir aux gestionnaires une incitation pour qu'ils mettent en œuvre des mécanismes de contrôle valables. Cette incitation est proposée sous forme d'habilitation, de transparence et de responsabilisation, les instruments en étant le rapport annuel d'activité et la déclaration annuelle de chaque directeur général/chef de service. Le rapport annuel d'activité expose les principaux résultats obtenus l'année précédente, la déclaration cautionnera la gestion financière et l'efficacité des systèmes de contrôle du service ainsi que l'exactitude des informations contenues dans le rapport annuel. La déclaration relève également - sous forme de réserves - les faiblesses éventuelles et les mesures correctives qui ont été prises ou qu'il est envisagé de prendre.

Le réexamen de l'organisation des contrôles a amené la Commission à revoir le concept qui les sous-tend, ce qui a abouti à l'adoption d'une conception moderne du contrôle, dotée d'un instrument puissant d'auto-évaluation dans le cadre du contrôle interne de la gestion. Il s'agit, en particulier, de dépasser les activités de contrôle de la gestion relative à chacune des transactions et d'englober d'autres composantes, telles que l'environnement du contrôle, l'évaluation des risques, l'information et la communication ou encore le suivi.

La délégation du pouvoir d'ordonnancement dans les services a été organisée de telle sorte que la personne qui prend la décision opérationnelle de mener une action soit, dans la mesure du possible, celle qui autorise la dépense.

La création d'un nouveau service financier central, gage de qualité HAUT

Un nouveau service financier central a été créé à l'intérieur de la DG Budget pour mettre en place une structure professionnelle centrale d'aide et d'information en matière de gestion budgétaire et financière. Cette structure assure la cohérence à l'intérieur de la Commission en ce qui concerne la définition et l'application des règles, des procédures et des normes relatives au contrôle interne et fait pendant à la plus grande responsabilisation des personnes associées à la gestion financière, car, pour pouvoir agir en connaissance de cause, celles-ci doivent d'abord être informées des moyens dont elles disposent pour exercer leurs responsabilités.

Séparer le contrôle financier de l'audit interne HAUT

L'extrême centralisation du système de gestion et de contrôle financiers de la Commission a fait l'objet de critiques acerbes tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'institution, au motif qu'il n'aurait pas exclu la possibilité de graves irrégularités financières dans un certain nombre de dossiers importants. Auparavant, l'ordonnancement des dépenses et le contrôle ultérieur étaient réalisés par le même service central, ce qui pouvait donner matière à des conflits d'intérêt. À présent, le contrôle financier a été décentralisé dans les différentes directions générales et services de la Commission. Les tâches d'ordonnancement et d'audit ont aussi été dissociées.

Un nouveau service central d'audit interne HAUT

Un service d'audit interne, placé sous la responsabilité du vice-président Kallas, a été établi. Il garantit le fonctionnement correct des contrôles des opérations au niveau de la Commission dans son ensemble, contribuant ainsi à faire en sorte que la Commission optimise ses ressources et que les deniers publics qui lui sont confiés soient à l'abri de toute irrégularité. De même, il surveille attentivement la manière dont la Commission opère et il attire son attention sur toute lacune apparente qu'il aurait décelée. Au niveau de chaque direction générale, une structure d'audit interne a été mise en place : elle relève du directeur général et a pour mission de formuler un avis indépendant au sujet des opérations du service. Un comité de suivi des audits, présidé par le vice-président Kallas, a débuté ses travaux à la fin de l’année 2004. Sa mission comprend l’examen des travaux des structures d’audit interne ainsi que le suivi des questions relatives à la procédure de décharge.

Protection des intérêts du contribuable HAUT

Un éventail d'actions est en cours de réalisation en vue d'améliorer la prévention des irrégularités financières et de rendre la législation et les systèmes financiers imperméables à la fraude.

Parmi les autres initiatives, le 1er janvier 2005, la Commission est passée à la comptabilité d’exercice. Le nouveau système comptable respecte les standards internationaux de comptabilité pour le secteur publique développés par la fédération internationale des comptables (IFAC).

Comme la plupart des fraudes et irrégularités financières portent sur des paiements gérés par les États membres, il est essentiel d'améliorer la coopération entre la Commission et les États membres, de telle sorte que les irrégularités soient plus efficacement prévenues et détectées.

En savoir plus sur la déclaration d’assurance annuelle de la Cour des comptes...

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