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Gesundes Finanzmanagement

Als die letzte Kommission (1999 – 2004) ihre Tätigkeit aufnahm, galt es, das Vertrauen der Öffentlichkeit in den verantwortlichen Umgang der EU mit den ihr anvertrauten Haushaltsmitteln und in die Kontrolle der Ausgaben wieder herzustellen. In der Vergangenheit gab es Probleme, weil die Systeme für Finanzmanagement und -kontrolle aufgrund des Umfangs und der Vielzahl der anfallenden Transaktionen zu stark zentralisiert waren. Durch die Reform wurden die Verfahren einfacher, schneller und transparenter, und durch das dezentralisierte Management isti die Rechenschaftspflicht weiter verbessert worden.

Vereinfachte Vorschriften, dezentralisierte Kontrollen und verstärkte Rechenschaftspflicht Seitenanfang

Die wichtigsten Grundsätze der Reform im Bereich des Finanzmanagements zielen darauf ab, zu vereinfachen, zu dezentralisieren und den Verwaltungsdienststellen Verantwortung zuzuweisen. Entsprechend wurden die Vorschriften vereinfacht und verständlicher formuliert, und die Bediensteten, die Anweisungen und Zahlungen anordnen, tragen jetzt für diese Maßnahmen auch Verantwortung. Alle Bediensteten, die mit Finanzmanagement und Finanzkontrolle zu tun haben, wurden daher auf ihre Verantwortung hingewiesen.

Der Begriff der 'Dezentralisierung' hat im Rahmen der Finanzkontrollen besondere Bedeutung, da nach dem herkömmlichen System jede Transaktion durch eine zentralisierte Finanzkontrolle genehmigt werden musste. Deren Arbeitsplatz befand sich häufig weit von der Dienststellen entfernt, die die jeweilige Aktion verwaltete. Durch eine Verlagerung der Ausgabenkontrollen in die unmittelbare Nähe der Orte, an denen die Entscheidungen getroffen werden, wird ihre Effizienz gesteigert, dennoch müssen gleichzeitig auch den Führungskräften Anreize gegeben werden, zuverlässige Qualitätskontrollen einzuführen. Diese Anreize heißen Verantwortung, Transparenz und Rechenschaftspflicht. Die Instrumente dazu sind der jährliche Tätigkeitsbericht und die jährliche Erklärung der einzelnen Generaldirektoren und Dienstleiter. Der jährliche Tätigkeitsbericht gibt eine Übersicht über die im Vorjahr erzielten Ergebnisse, die sich auf das Finanzmanagement beziehen und auf die Effizienz der Kontrollsysteme in den einzelnen Generaldirektionen und auf die Genauigkeit der in dem jährlichen Tätigkeitsbericht enthaltenen Informationen. Vorbehalte in der Erklärung weisen auf Schwachpunkte und die entsprechenden ergriffenen oder geplanten Gegenmaßnahmen hin.

Bei der Überprüfung der Organisation der Kontrollen hat die Kommission das Konzept, auf dem sie aufgebaut sind, neu überdacht. Das führte zur Annahme eines modernen Kontrollkonzepts mit strenger interner Selbstkontrolle der Verwaltung. Dabei geht es um weit mehr als nur die Kontrolle jeder Einzeltransaktion. Dieses Konzept umfasst ebenfalls andere Bestandteile, wie Kontrollumfeld, Risikoabschätzung, Information, Kommunikation und Überprüfung.

Innerhalb der Generaldirektionen werden die Befugnisse so weit delegiert, dass möglichst dieselbe Person, die eine Maßnahme beschließt, auch die betreffende Ausgabe genehmigt.

Qualitative Unterstützung durch einen neuen Zentralen Finanzdienst Seitenanfang

Innerhalb der GD Haushalt wurde ein neuer zentraler Finanzdienst geschaffen, der allen mit Haushalts- und Finanzmanagement befassten Bediensteten professionelle Unterstützung und Beratung anbietet. Damit können innerhalb der gesamten Kommission die Vorschriften, Verfahren und Normen für interne Kontrolle einheitlich definiert und angewendet werden. Außerdem wird den mit Finanzangelegenheiten befassten Personen mehr Verantwortung übertragen: um verantwortlich handeln zu können, müssen sie zuerst das erforderliche Wissen und die Mittel erhalten, um ihre Verantwortung ausüben zu können.

Trennung von Finanzkontrolle und internem Audit Seitenanfang

Die extreme Zentralisierung von Finanzmanagement und -kontrolle in der Kommission wurde innerhalb und außerhalb des Hauses stark kritisiert, weil damit mehrere Fälle finanzieller Misswirtschaft nicht verhindert werden konnten. In der Vergangenheit wurden die Genehmigung der Ausgaben und das nachträgliche Audit von der gleichen zentralen Stelle vorgenommen, so dass Interessenskonflikte vorprogrammiert waren. Nunmehr wird die Finanzkontrolle dezentral in den einzelnen Generaldirektionen und Dienststellen vorgenommen. Auch für die Genehmigung der Zahlungen und die Durchführung des Audit gilt das Prinzip der Aufgabentrennung.

Ein neuer zentraler Interner Auditdienst Seitenanfang

Es wurde ein Interner Auditdienst, der dem für die Reform zuständigen Vizepräsidenten der Kommission untersteht, eingesetzt. Er leistet Gewähr dafür, dass die Kontrolle der Vorgänge auf der Ebene der gesamten Kommission ordnungsgemäß verläuft, und stellt damit sicher, dass die EU-Mittel möglichst kostenwirksam eingesetzt werden und dass mit dem der Kommission anvertrauten Geld verantwortungsbewusst umgegangen wird. Der Interne Auditdienst achtet außerdem auf größtmögliche Effizienz beim Mitteleinsatz und weist auf etwaige Schwächen und Schwachpunkte hin. Auf der Ebene der einzelnen Generaldirektionen wurde eine interne Auditstelle eingesetzt, die dem Generaldirektor untersteht und ihm oder ihr einen objektiven Einblick in die Finanzvorgänge der Generaldirektion vermitteln soll. Der neue Auditbegleitausschuss unter Vorsitz von Vizepräsident Kallas nahm seine Arbeiten Ende 2004 auf. Das Untersuchungsspektrum des Ausschusses umfasst die Arbeiten der internen Auditstellen und Fragen des Entlastungsverfahrens.

Schutz der Interessen des europäischen Steuerzahlers Seitenanfang

Mit zahlreichen Maßnahmen sollen finanzielle Unregelmäßigkeiten verhütet und Schlupflöcher geschlossen werden, die die EU-Rechtsvorschriften und die Finanzsysteme betrugsanfällig machen.

Neben anderen Maßnahmen ging die Kommission am 1. Januar 2005 zur Periodenrechnung über. Das neue System für das Rechnungswesen entspricht den von der Internationalen Vereinigung der Rechnungsprüfer (IFAC) entwickelten Standards für das Rechnungswesen im öffentlichen Bereich.

Da Betrug und finanzielle Unregelmäßigkeiten vorwiegend bei den von den Mitgliedstaaten verwalteten Zahlungen vorkommen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Mitgliedstaaten und Kommission besonders wichtig, damit rechtswidrige Verwendungen schon im Vorfeld verhindert und Probleme möglichst rasch aufgedeckt werden können.

Wenn Sie mehr über den jährliche Zuverlässigkeitserklärung des Rechnungshofes erfahren möchten …

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