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Aufgaben der Historische Archiven
Der Dienst „Historische Archive“ wurde 1983 mit dem Auftrag gegründet, die endgültigen Archive der Kommission, d.h. alle von ihr erstellten Akten mit historischem Wert aufzubewahren, zu verwalten und zu pflegen.

Rechtsgrundlage sowohl für unseren Dienst wie auch für die Archivdienste der anderen europäischen Institutionen ist die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83, geändert durch die Verordnung Nr. 1700/2003.

Unser Dienst zählt dreißig Mitarbeiter. Der Benutzersaal im Herzen des Europaviertels in Brüssel ist leicht erreichbar. Die Lager sind auf drei Standorte verteilt. Zwei befinden sich in Brüssel, eines in Luxemburg.

Der Dienst hat zwei Hauptaufgaben:
  • Unterstützung der Kommissionsdienststellen bei der Verwaltung ihrer endgültigen Archive und
  • Gewährleistung, dass die Öffentlichkeit nach Ablauf der 30-Jahre-Frist Zugang zu den Archiven der Kommission erhält.
Der Dienst ist also ein Bindeglied zwischen Kommission, Wissenschaftlern und Öffentlichkeit. Der Benutzerkreis des Dienstes ist sehr breit gestreut: vom Personal der Kommission und der anderen Einrichtungen der EU über nationale Verwaltungen, Hochschulen und Journalisten bis hin zu Juristen. Der Dienst kann als Hüter des dokumentarischen Guts der Europäischen Kommission betrachtet werden und trägt somit entscheidend zum Aufbau der Europäischen Union bei.

Aufgaben
Interne Aufgaben:
  • Verwaltung der Archivanlieferungen der Kommissionsdienststellen,
  • Lagerung der Akten bis zu ihrer Bearbeitung,
  • Bearbeitung interner Anträge auf Akteneinsicht.
Archivische Bearbeitung:
  • jene Dokumente, die historischen, rechtlichen oder administrativen Wert haben auswählen, um sie daurhaft zu bewahren.
  • Skartierung gegenstandslos gewordener Akten und Erfassung der Daten, um die Nachvollziehbarkeit der Skartierung zu gewährleisten
  • historische Analyse der aufbewahrten Akten zur Erleichterung von Recherchen,
  • langfristige Aufbewahrung der Akten, d. h. technische Bearbeitung und Anfertigung von Mikrofiches zur Erleichterung der Akteneinsicht und –speicherung,
  • gegebenenfalls Freigabe von Dokumenten, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung als Verschlusssache eingestuft waren,
  • Beförderung der Urschriften zum Endlager beim Hochschulinstitut in Florenz.
Dienste für die Öffentlichkeit:
  • Möglichkeit der Einsicht in Akten, die älter als 30 Jahre sind, in einem öffentlich zugänglichen Benutzersaal,
  • Entwicklung von Recherche-Instrumenten zur Erleichterung der Arbeit von Wissenschaftlern.
Die Erfordernisse der Benutzer sind unterschiedlich – manchmal suchen sie ein genau definiertes Dokument, manchmal benötigen sie eine Vielzahl von Akten für ihre Recherchen.