FAQ- Obligations contractuelles
- Question 1: Où dois-je inclure la "clause de non-responsabilité" ?
- Question 2: Quel est le libellé exact de la clause de non responsabilité ?
- Question 3: Quelle est la formulation correcte pour que le crédit de financement soit inclus avec le drapeau européen?
- Question 4: A partir de quel Fonds européen de développement (FED) les actions de visibilités sont-elles devenues obligatoires ?
- Question 5: Est-ce qu'une stratégie de communication et de visibilité exhaustive doit être soumise par les soumissionnaires lors de la proposition?
- Question 6: Quelle proportion du budget devrait être consacrée aux activités d'information et de communication?
- Question 7: Dois-je inclure le montant du financement de l'UE dans un communiqué de presse?
- Question 8: Dois-je inviter un représentant de l'UE lors de ma conférence de presse / lors de l'événement.
- Question 9: Qui détient les droits d'auteur dans les publications et autres documents?
Où dois-je inclure la "clause de non-responsabilité" ?
Une clause de non responsabilité doit être inclue dans tout ouvrage publié (cf. annexe 2.6).
Pour les publications imprimées, elle ne doit pas nécessairement figurer sur la page de garde ou sur la couverture. Toutefois, elle doit être affichée bien en évidence à l'intérieur de le couverture intérieure ou sur la deuxième page selon le cas.
Pour les sites web, le texte peut être affiché sur une page (par exemple avec le titre "Avis juridique") via un lien accessible depuis l'ensemble du site.
Pour le matériel audiovisuel, elle peut être affichée au moment du générique de début ou de fin.
Quel est le libellé exact de la clause de non responsabilité ?
"Ce document a été réalisé avec l'aide de l'Union européenne. Le contenu de cette publication relève de la seule responsabilité de <nom de l'auteur/ du contractant/ du partenaire organisateur/ de l'organisation internationale> et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant la position de l'Union européenne. "[cf. annexe 2.6]
Quelle est la formulation correcte pour que le crédit de financement soit inclus avec le drapeau européen?
"Ce projet / programme est financé par l'Union européenne" [cf. chapitre 4.1]
Rappelez-vous, il convient de ne pas mentionner la Commission, les Communautés ou toute autre institution de l'Union européenne ou instrument de financement.
A partir de quel Fonds européen de développement (FED) les actions de visibilités sont-elles devenues obligatoires ?
A partir du 8ème FED (1995-2000). Si un projet est financé par un FED antérieur, il n'y a pas d'obligation contractuelle d'avoir un budget visibilité. Nous vous recommandons toutefois si cela est possible de donner de la visibilité aux programmes et projets avant le 8ème FED.
Est-ce qu'une stratégie de communication et de visibilité exhaustive doit être soumise par les soumissionnaires lors de la proposition?
Au stade de la soumission d'un projet, les activités de communication et de visibilité doivent déjà avoir fait l'objet d'une réflexion. Par conséquent, une stratégie de communication doit être proposée, sans toutefois être exhaustive à ce stade. Par exemple, les indicateurs détaillés peuvent être mentionnés à un stade ultérieur, lorsque le plan de communication final est soumis à la délégation de l'UE.
Quelle proportion du budget devrait être consacrée aux activités d'information et de communication?
Il n'y a de pourcentage fixe du budget qui doit être consacré à la communication et la visibilité.
Le montant précis alloué à la communication doit être décidé en accord avec la Commission sur la base d’éléments liés au contexte et au projet. Le budget visibilité doit être équilibré, de manière à avoir un impact conformément aux objectifs fixés dans le plan de communication.
Néanmoins, le budget reste très dépendant de la nature du projet; normalement un projet d'infrastructure (d'un montant global élevé) va consacrer un pourcentage plus faible de son budget à la communication qu'un microprojet centré sur les droits de l'homme par exemple.
Dans certains cas, l’accord de financement ou la convention de contribution n’inclura pas de disposition budgétaire spécifique pour les activités de visibilité. Il conviendra alors de prévoir, en accord avec la Commission, un montant minimal de 1 000 euros afin de financer des supports de visibilité de base (par exemple des autocollants ou tout autre support d’identité visuelle).
Dois-je inclure le montant du financement de l'UE dans un communiqué de presse?
Le communiqué doit intégrer le drapeau de l'UE, la mention que le financement a été fourni par l'UE et le montant du financement en euros et dans la monnaie locale.
Dois-je inviter un représentant de l'UE lors de ma conférence de presse / lors de l'événement.
C'est préférable, mais c'est laissé à la discrétion de la délégation de l'UE ou de l'unité responsable du financement chez EuropeAid. Dans tous les cas, vous devez vérifier avec votre personne de contact à la Commission et faire en sorte que le drapeau de l'UE figure sur l'invitation et soit visible pendant la conférence de presse.
Qui détient les droits d'auteur dans les publications et autres documents?
Pour les projets financés par l'UE, le contrat type stipule que pour les contributions / articles / études / rapports / etc… préparés par des sociétés externes / par des entrepreneurs, tout résultat ou droit, y compris le droit d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle obtenus en exécution du contrat sont la propriété exclusive de l'Union européenne, sauf si le droit d'auteur ou tout autre droit de propriété existe déjà.
L'UE peut donc utiliser librement le produit ou partie de celui-ci, sans restriction ou paiement en contrepartie.