Questions fréquentes - Organisations internationales

Les FAQ seront bientôt mises à jour
afin de refléter les changements
introduits en mars 2013

Les FAQ ci-dessous au format pdf [221 KB]

A. Général

1.	Qu'est-ce qu'une Organisation Internationale ?

Pour être considérée comme une organisation internationale sens du Règlement Financier, l'organisation doit respecter les critères suivants :

être internationale;
du secteur public;
créée par des accords intergouvernementaux.

Les agences spécialisées créées par ces organisations sont aussi considérées comme organisations internationales.

Les entités suivantes sont assimilées à des organisations internationales :

Le Comité international de la Croix rouge ;
La Fédération internationale des sociétés nationales de Croix rouge et du Croissant rouge ;
La Banque européenne d'investissement et le Fonds européen d'investissement.

2.	Comment l'Union européenne peut-elle financer des actions d'une organisation internationale ?

Il y a deux façons pour l'Union européenne de financer, en totalité ou partiellement, les actions d'une organisation internationale :

gestion conjointe (voir Section B ci-dessous).
subventions: lancement d'un appel à propositions ou attribution directe d'une subvention (voir section C ci-dessous);

Diagamme: Comment financer une action d'une organisation internationale ? pdf - 56 KB [56 KB]

B. Gestion conjointe

3.	Qu'est-ce que la gestion conjointe ?

La gestion conjointe est une modalité spécifique d'allocation budgétaire ("méthode de mise en œuvre" ou "mode de gestion" du Budget général de l'Union européenne ou du Fonds européen de développement selon la terminologie communautaire) applicable aux organisations internationales selon laquelle la Commission européenne délègue certaines de ses tâches d'exécution à une organisation internationale dont les procédures respectent les standards internationaux concernant les "quatre piliers" (i.e. procédures de comptabilité, de contrôle interne, d'audit et de passation de marchés). (Voir Question 5).

Contrairement à ce que cette appellation pourrait laisser supposer, les fonds de l'UE confiés à une organisation internationale en gestion conjointe ne sont pas gérés "conjointement" par la Commission européenne et l'organisation internationale. La Commission européenne délègue la gestion des tâches relatives à la mise en œuvre de ces fonds à l'organisation internationale. La Commission européenne conserve cependant des prérogatives de contrôle et de vérification conformément au Règlement Financier.

4.	Quand peut-on avoir recours à la gestion conjointe ?

Cette modalité spécifique d'allocation budgétaire ("méthode de mise en œuvre" ou "mode de gestion" dans la terminologie communautaire) est décidée par le Collège des Commissaires lors de l'adoption de la décision de financement correspondante à une action spécifique, si les conditions de la gestion conjointe sont réunies. Ces conditions, qui s'appliquent aux organisations internationales, telles que définies par le Règlement Financier (voir Question 1) et offrant des garanties équivalentes aux standards internationalement reconnus (voir Question 5), sont les suivantes :

en cas d'Actions financées conjointement par plusieurs donateurs, c'est-à-dire lorsqu'au moins deux donateurs mettent en commun leur contribution à l'action (le second donateur peut être l'organisation internationale elle-même) et que ces contributions ne sont pas affectées à des catégories spécifiques de dépenses (aussi appelées "actions financées conjointement" ou "actions multi-donateurs") ; ou
lorsqu'un accord-cadre a été conclu avec l'organisation internationale (par ex, le FAFA avec les agences des Nations Unies, la convention-cadre avec la Banque Mondiale…) ; ou
lorsque le projet ou le programme est élaboré conjointement avec l'organisation internationale.

Ces conditions ne sont pas cumulatives. L'une d'elles suffit pour utiliser la modalité de la gestion conjointe.

Avant la révision du Règlement financier entrée en vigueur en Mai 2007, la seule possibilité d'utiliser la gestion conjointe était le cas d'actions financées conjointement par plusieurs donateurs (condition a) ci-dessus). Depuis l'entrée en vigueur du nouveau Règlement financier, la gestion conjointe peut être appliquée même aux actions financées par un seul donateur (lorsqu'une des conditions visées aux b) et c) ci-dessus est remplie). Le recours à la gestion conjointe n'exclut pas la possibilité pour l'organisation internationale de recevoir des fonds de l'UE via d'autres modalités d'allocation budgétaire (modes de gestion) (par ex appel à propositions ouvert aux organisations internationales ou attribution directe d'une subvention - voir Question 14).

Le choix de l'organisation internationale par l'Ordonnateur doit être objectif et transparent.

5.	Qu'est-ce que la révision des quatre piliers ?

La gestion conjointe ne peut s'appliquer qu'aux organisations internationales dont les procédures de comptabilité, d'audit, de contrôle interne et de passation de marchés offrent des garanties équivalentes aux standards internationalement reconnus.

Chaque Ordonnateur doit vérifier que ces organisations offrent de telles garanties. Cela peut se faire de deux façons :

L'Ordonnateur peut se fier à une vérification déjà effectuée par un autre service. A noter que les procédures de la plupart des agences des Nations Unies ainsi que de la Banque Mondiale ont déjà été évaluées. La liste des organisations dont l'évaluation est en cours et/ou achevé est publiée et régulièrement mise à jour sur l'intranet d'EuropeAid : http://www.cc.cec/dgintranet/europeaid/contracts_finances/fin_and_cont_rules/co-financing_with_nb/index_fr.htm
Les résultats de cette vérification peuvent être obtenus sur demande de l'Ordonnateur concerné.
Si l'organisation n'a pas fait l'objet de la vérification indiquée ci-dessus, l'Ordonnateur devra effectuer lui-même/elle-même la vérification des quatre piliers. Dans ce cas, il/elle devra préalablement en informer les unités EuropeAid/R2 et EuropeAid/R3. Le nom de l'organisation internationale dont les quatre piliers auront été évalués devra être publié sur la liste mentionnée au (1) ci-dessus. Avant que cette vérification ne soit effectuée, la gestion conjointe ne pouvait être utilisée que sur la base de la "présomption de conformité" résultant d'une coopération de longue date et sans problème de la Commission avec l'organisation internationale et dès lors que cette coopération ne présente pas de risque élevé, étant entendu que la vérification des quatre piliers devait être effectuée dans un délai raisonnable.

6.	Que se passe-t-il si l'évaluation des 4 piliers n'est pas satisfaisante au regard d'un ou plusieurs "piliers" ?

Les piliers suivants font l'objet d'une vérification : comptabilité, audit, contrôle interne, et procédures de passation de marchés. Il ne peut être recouru à la gestion conjointe que si le résultat de l'évaluation des 4 piliers se révèle satisfaisante, i.e si les procédures de l'organisation relatives à ces quatre piliers offrent des garanties équivalentes aux standards internationalement reconnus.

7.	Quels sont les accords-cadres conclus par la Commission Européenne ?

La Commission a conclu les accords-cadres suivants avec des organisations internationales:

L'Accord-cadre financier et administratif avec les Nations Unies ("FAFA") (voir Question 10);
La convention-cadre en matière de fonds fiduciaires et de cofinancement avec la Banque Mondiale.

La Commission européenne a également conclu des accords-cadres avec plusieurs organisations internationales (p.ex. Organisation mondiale du commerce, Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe, Organisation pour la coopération et le développement économique, Conseil de l'Europe et Office international des épizooties), afin d'adapter la convention-type de contribution aux exigences de ces organisations.

Ces accords peuvent être consultés sur la page suivante.

8.	Que signifie un "projet ou un programme élaboré conjointement avec l'organisation internationale" ?

Un projet ou un programmepeuvent être considérés comme élaborés conjointementlorsque la Commission européenne et l'organisation internationale évaluent conjointement sa faisabilité et définissent ensemble les accords pour leur mise en œuvre. Cela peut être le cas par exemple lorsque la description de l'action est élaborée conjointement par l'organisation internationale et la Commission européenne.

9.	Que signifie "Actions financées conjointement" ou "Actions Multi-Donateurs"? Cela recouvre t-il la notion de gestion conjointe ?

“Action multi-donateurs” couvre les cas dans lesquels les fonds de la Commission européenne sont mis en commun avec ceux des autres donateurs (l'organisation internationale qui met en œuvre l'action peut être l'un des codonateurs) et non affectés à des catégories de dépenses particulières.

Lorsque les fonds sont affectés, il s'agit alors d'un cas de cofinancement parallèle (c.à.d. chaque donateur finance une catégorie de dépenses particulière) (et non d'un cofinancement conjoint) et, dès lors, ce cas ne peut pas être considéré comme un cas d'Action Multi-Donateurs. Cependant, si une des autres conditions de la gestion conjointe est remplie, alors la gestion conjointe peut être envisagée.

Depuis 2007, une action multi-donateurs n'est plus le seul cas dans lequel la gestion conjointe peut être utilisée. L'indication qu'une action est/n'est pas une action multi-donateurs doit être donnée dans les conditions particulières de la convention-type de contribution et servira de base à l'interprétation de certaines dispositions des Conditions générales de la convention-type de contribution à la lumière de l'accord-cadre financier et administratif passé avec les Nations-Unies (FAFA).

10.	Quel est le champ d'application de l'accord cadre financier et administratif (FAFA) ?

L'Accord-cadre financier et administratif ("FAFA") conclu en 2003 par la Commission européenne et les Nations Unies s'applique à toutes les contributions de la Commission européenne aux actions gérées par les entités des Nations Unies qui y sont listées et par celles qui ont adhéré à cet accord par la suite (Euratom a adhéré au FAFA via un échange de lettres entre la Commission et le Secrétariat des Nations Unies). Une liste à jour des signataires du FAFA est disponible sur le site.

Le FAFA s'applique à toutes les conventions de contribution conclues par les services de la Commission, à l'exception du Programme-cadre de Recherche de la et du Programme LIFE. Dans le cas de LIFE +, les attributions directes de subvention sont couvertes par le FAFA. Le FAFA s'applique à tout type de contributions aux Nations Unies (y compris les subventions) à l'exception des contrats de marché.

11.	Quel contrat doit-on conclure avec une organisation internationale en gestion conjointe ?

En gestion conjointe, les services de la Commission européenne doivent utiliser la convention-type de contribution qui s'applique à toutes les organisations internationales offrant des garanties au titre de l'évaluation des quatre piliers (voir Question 5). Pour les subventions en gestion centralisée/décentralisée, voir la question 17 ci-dessous.

Pour toutes les contributions à des organisations internationales (à l'exception des contrats de marché) couverts par un accord-cadre (p. ex. les agences des Nations Unies ayant adhéré au FAFA + les autres organisations internationales couvertes par un accord-cadre séparé : OMC, OSCE, OCDE, FMI, OIE), à l'exception de la Banque mondiale, une convention-type de contribution doit être conclue.

Ce modèle de convention donne plus de flexibilité et permet à l'organisation internationale d'utiliser ses propres procédures.

S'agissant de la Banque mondiale, il convient d'utiliser, aux lieu et place de la convention-type de contribution, les modèles de contrats pour les fonds fiduciaires ("Accord d'Administration ou "AA") joints à la convention-cadre en matière de fonds fiduciaires et de Cofinancement conclu avec la Banque mondiale.

12.	Quand la Commission européenne peut-elle financer entièrement une action mise en œuvre par une organisation internationale en gestion conjointe ?

Le cofinancement n'est plus une condition préalable pour le recours à la gestion conjointe (voir Question 4). En conséquence, la Commission européenne peut financer l'action intégralement dans les deux cas suivants :

lorsqu'un accord-cadre a été conclu avec une organisation internationale (p.ex. FAFA, convention-cadre avec la Banque mondiale…); ou
le projet ou le programme est élaboré conjointement avec l'organisation internationale.

C. Subventions à des Organisations internationales

13.	Comment attribuer une subvention à une organisation internationale ?

Une subvention peut être attribuée à une organisation internationaledans le cadre d'un appel à propositions ou directement (voir Question 14).

14.	Quand peut-on attribuer directement une subvention à une organisation internationale ?

Comme d'autres entités, une organisation internationalepeut bénéficier de l'attribution directe d'une subvention dans les cas exceptionnels visés à l'Article 168 des Modalités d'exécution (c.-à-d., dans le cadre de l'aide humanitaire, en cas de situation de crise, au bénéfice d'organismes se trouvant en situation de monopole de droit ou de fait, dans d'autres cas d'urgence exceptionnels…). L'ordonnateur doit dument justifier l'existence d'un des ces cas dans sa décision d'attribution. A noter que les organisations internationales ne sont pas traitées différemment que les autres bénéficiaires de subvention p. ex. ONG) s'agissant de la motivation du recours à l'Article 168. Par exemple, avant de prétendre qu'une organisation est en situation de monopole pour mettre en œuvre une action, l'ordonnateur compétent doit s'assurer que cette organisation est la seule entité, publique ou privée, susceptible de mettre effectivement en œuvre cette action. L'attribution directe d'un contrat de subvention à une organisation internationale n'est plus conseillée lorsque les conditions de la gestion conjointe (voir Question 4) sont réunies.

15.	L'action d'une organisation internationale peut-elle être financée intégralement par une subvention ?

Oui, conformément à l'article 253(1)(d) des Modalités d'exécution.

16.	Quelle est la différence entre une subvention et la gestion conjointe ?

La gestion conjointe et la subventionsont deux modalités utilisées pour financer une action mise en œuvre par une organisation internationale.

Cependant, la gestion conjointe implique également une délégation de tâches de mise en œuvre par la Commission européenne à l'organisation internationale. Autrement dit, la délégation à une organisation de la gestion des fonds de l'UE (organisation des appels d'offres, subventions en cascade, paiement des tiers) est un élément essentiel en gestion conjointe.

Le recours à la gestion conjointe est plus flexible que la procédure de subvention :

la Commission européenne peut directement transférer la contribution à l'organisation internationale (sélectionnée d'une façon transparente et objective) alors qu'en cas de subvention, l'administration contractante doit suivre la procédure de l'appel à propositions ou, dans des cas exceptionnels, dument justifier l'attribution directe d'une subvention dans les cas limités visés à l'article 168 des Modalités d'exécution (p.ex. le monopole). Ainsi, en termes de procédure, la gestion conjointe est plus flexible puisque la décision de l'ordonnateur de déléguer la mise en œuvre de tâches à une organisation internationale doit être argumentée mais ne doit pas être justifiée sur la base de critères préétablis (comme c'est le cas pour une décision justifiant l'attribution directe d'une subvention ;
le recours à la gestion conjointe implique également, en termes contractuels, que l'organisation internationale aura plus de flexibilité dans la gestion des fonds de l'UE qui sont confiés : plus de flexibilité s'agissant des intérêts sur le préfinancement (voir article 15.7 des Conditions générales de la convention de contribution), de la comptabilité (voir article 14.2 des Conditions générales) puisque ce sont les règles de l'organisation internationale qui s'appliquent en gestion conjointe.
de la même façon, en gestion conjointe, l'organisation internationale peut accorder une aide financière à des tiers sans limitation ("subventions en cascade") (voir Question 20).

Le choix (contribution en gestion conjointe ou subvention au titre d'un autre mode de gestion) doit être fait dans la décision de financement.

17.	Quel modèle de contrat est utilisé en cas de subvention avec une organisation internationale ?

Lorsque les organisations internationales respectent les principes de base des procédures d'appels d'offres visés à l'article 120 du Règlement financier et, de façon générale, que leurs "piliers" institutionnels offrent suffisamment de garanties à la Commission européenne pour lui permettre de se fier à leurs procédures (voir Question 5), la convention-type de contribution ou tout autre modèle de contrat agréé entre l'organisation internationale et la Commission européenne (c.-à-d. l'Accord administratif –"AA"-dans le cas de la Banque mondiale) doit être utilisé au lieu du contrat standard de subvention. Et ceci que la gestion soit centralisée ou décentralisée. La possibilité pour l'organisation internationale d'utiliser la convention-type de contribution ou l'accord d'administration plutôt que le contrat standard de subvention doit être clairement indiquée dans les lignes directrices de l'appel à propositions (voir section 2.6 des lignes directrices pour les demandeurs de subvention jointes en annexe au Guide Pratique procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE).

Lorsque l'évaluation des quatre piliers révèle que les capacités institutionnelles de l'Organisation Internationale ne sont pas suffisamment solides, une convention-type de contribution peut-être signée, mais uniquement lorsque les carences en question concernent les procédures d'appel d'offres et à condition que l'Organisation Internationale applique les procédures de l'UE (qui correspond aux standards internationaux). En revanche si les carences concernent les autres piliers (audit, contrôle interne et comptabilité) on doit utiliser le contrat type de subvention et non la convention-type de contribution.

18.	Existent-ils des différences lorsqu'une convention de contribution est signée dans le cadre de la gestion conjointe ou lorsqu'elle l'est dans celui d'une subvention ?

La convention de contribution (applicable à toutes les organisations internationales à l'exception de la Banque mondiale) est plus flexible que le contrat standard de subvention. Les différences sont pour l'essentiel limitées aux règles applicables aux intérêts bancaires sur le préfinancement (Article 15.7 des conditions générales), et à la comptabilité (Article 16.2 des conditions générales). Il est important de noter que les règles applicables aux subventions en cascade sont également différentes (voir Question 20):

s'agissant des intérêts sur le préfinancement, les règles de l'organisation internationale s'appliquent en cas d'Actions Multi-donateurs et dans les autres cas dans lesquels la gestion conjointe peut s'appliquer, alors que dans tous les autres cas, les règles applicables seront celles du Règlement financier.
dans le cas d'une gestion conjointe, le coût de l'équipe assignée à l'action peut-être provisionné.
subvention en cascade : en gestion conjointe, il n'y a pas de limitation pour l'organisation internationale, alors que des limitations existent dans le contexte des subventions.

La décision de financement indique si la convention est conclue au titre de la gestion conjointe (voir Question 16).

A noter que les dispositions du FAFA s'appliquent aux agences des NU ayant adhéré au FAFA, et ce, indépendamment du fait que l'aide financière apportée à une organisation des NU le soit au titre de la gestion conjointe ou dans le cadre d'une subvention en gestion.

19.	Quelle est la différence entre un contrat standard de subvention et une convention-type de contribution ?

La convention de contribution standard est plus flexible que le contrat standard de subvention puisqu'elle permet à l'organisation internationale d'utiliser ses propres règles et procédures, notamment, ses règles gouvernant l'audit, le contrôle interne, la comptabilité et la passation de marchés.

20.	Une organisation internationale peut-elle attribuer une subvention en cascade à des tiers avec des fonds reçus de la Commission européenne au titre d'une subvention ?

L'organisation bénéficiaire d'une subvention de la Commission (c.-à-d. en dehors de cas de gestion conjointe), peut attribuer une subvention en cascade (c.-à-d. donner une subvention à des tiers) dans les conditions suivantes : (1) la subvention en cascade n'est pas l'objet principal de l'action; (2) le montant maximum du soutien financier qui pourra être versé à des tiers par le bénéficiaire est de 100.000€ avec un montant maximum de 10.000€ par tiers.

En cas de gestion conjointe, ces limitations ne s'appliquent pas.

D. Convention de contribution standard

21.	Quand doit-on utiliser une convention de contribution standard ?

On doit utiliser la convention-type de contribution en cas de délégation de tâches à une organisation internationale (à l'exception de la Banque mondiale) en gestion conjointe (voir Question 4) et en cas d'attribution d'une subvention à une organisation internationale sauf pour la Banque mondiale, pourvu que l'Organisation internationale offre les garanties nécessaires (voir question 17.

S'agissant de la Banque mondiale, le modèle d'accord d'administration s'applique dans les deux cas (gestion conjointe et subvention).

22.	Existe t-il un format pour l'établissement des budgets, la description de l'action et les rapports ? Avec quelle fréquence faut-il établir les rapports ?

La convention-type de contribution n'impose pas le respect d'un modèle, par conséquent l'Organisation internationale est libre d'utiliser ses propres formats de document. Ainsi, une organisation internationale bénéficiant d'une subvention attribuée directement en gestion conjointe peut utiliser ses propres documents (p.ex. budget basé sur les ressources). La structure du budget (Annexe 3 de la convention de contribution) doit être conforme à celle normalement utilisée par l'Organisation Internationale dans son propre système comptable. Il ne convient pas d'imposer des modèles qui ne correspondent pas à cette structure (par exemple l'annexe III du contrat de subvention de l'UE ne correspond pas toujours). Se conformer à la structure budgétaire de l'Organisation Internationale permet d'effectuer un rapport financier plus solide et d'assurer un suivi d'audit montrant le lien entre le rapport financier et les méthodes comptables sous-jacentes. Cela doit également permettre à l'Organisation Internationale de réduire les coûts des transactions liées au transfert.

Toutefois, les services de l'administration contractante doivent s'efforcer d'obtenir des éclaircissements sur le budget lors de leur négociations afin de s'assurer qu'ils disposent d'une bonne compréhension des informations contenues dans les documents fournis par l'organisation internationale et d'éviter des différends à un stade ultérieur. Ces informations seront utilisées aux fins de reporting. En particulier, la structure du budget de l'action déterminera largement la structure des rapports financiers devant être fournis par l'organisation : voir aussi section C2 des lignes directrices conjointes NU-CE sur le reporting qui peuvent être consultées à l'adresse suivante :

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/other_documents_related_united_nations/index_fr.htm

Lorsqu'une organisation internationale répond à un appel à propositions, elle doit utiliser le format du budget de l'action inclus dans la documentation de l'appel à propositions.

Pour ce qui concerne le reporting, l'article 2 des conditions générales établit les exigences minimales auxquelles les rapports narratifs et financiers doivent se conformer. Ces rapports doivent être rédigés de telle sorte que l'Administration contractante soit dûment informée de la mise en œuvre de l'action par l'Organisation Internationale. Cet article prévoit un rapport tous les douze mois. Cette fréquence est en principe suffisante dans des circonstances normales. (C'est le cas par exemple lorsque le reporting par l'Organisation Internationale est conforme à ce que l'article 2 requiert en terme de délai de réalisation, de qualité du rapport, et d'approche orientée vers les résultats). Requérir plus d'un rapport tous les douze mois est une exception par rapport à cette règle générale. Si les circonstances requièrent des rapports plus fréquents, cela fera l'objet d'un accord entre les parties, et sera explicitement stipulé dans la convention de contribution spécifique.

En cas de signature d'une convention de contribution avec une agence des Nations Unies, se référer aux obligations de reporting définies dans les lignes directrices conjointes NU-CE sur le reporting dans le cadre de l'accord cadre financier et administratif (FAFA).

23.	Quels arrangements contractuels doivent figurer dans la description de l'action ?

L'article 10 des Conditions Générales exige que l'organisation internationale indique les parties de l'action qu'elle entend sous-traiter, le type de contrats envisagés et les procédures à suivre pour l'attribution des ces contrats. En décidant des activités qui seront sous-traitées et de celles qu'elle mettra en œuvre directement, l'organisation doit en prendre en compte le coût comme facteur déterminant, la sous-traitance ne devant pas conduire à une augmentation des coûts de l'Action par rapport à sa mise en œuvre par l'organisation internationale elle-même. En revanche, cette dernière n'est pas tenue de fournir les noms des consultants qu'elle entendu recruter pour mettre en œuvre l'Action ni d'informer l'Administration contractante d'un changement de sous-traitant. Ce type de détail doit seulement figurer dans le rapport final.

24.	L' Organisation peut-elle étendre l'Action unilatéralement ?

Non, puisqu'il s'agit d'une modification qui affecterait le but essentiel de l'Action. Cette modification fera l'objet d'un avenant écrit. Une lettre adressée par l'organisation internationale à l'Administration contractante est suffisante pour modifier la convention sur certains aspects limités (voir Questions 25 et 27).

25.	Dans quelles limites l'organisation internationale peut-elle modifier le budget unilatéralement ? Comment faut-il calculer la limite de 15 % ?

Conformément à l'article 9.2 des conditions générales, l'organisation internationale peut modifier unilatéralement la description et/ou le budget de l'action à condition que cela n'affecte pas le but fondamental de l'action et que l'incidence financière de la modification se limite à la réaffectation de fonds au sein d'une même rubrique ou au transfert de fonds d'une rubrique à une autre, pour autant que le montant total de chacune de ces rubriques ne s'écarte pas de plus de 15 % du montant initial indiqué dans le contrat. Le montant initial est le montant indiqué dans le contrat, le cas échéant modifié par avenant(s). Le « but fondamental » peut se référer à l'objectif spécifique du projet, aux groupes-cibles et/ou à la localisation des activités. En cas de doute, il est conseillé de vérifier auprès de l'administration contractante que les modifications envisagées sont recevables et n'ont aucune incidence sur le « but fondamental » de l'action.

La variation de 15 % est calculée à la fois par rapport au montant initial de la rubrique sur laquelle des fonds sont prélevés et par rapport au montant initial de la rubrique vers laquelle les fonds sont transférés. Les modifications apportées au budget par l'organisation internationale sont prises en compte de façon cumulative. Cela signifie que, si le montant initial (tel qu'indiqué dans le budget de l'action) d'une rubrique était par exemple augmenté de 10 % par modification unilatérale, les augmentations ultérieures de cette même rubrique ne pourraient pas dépasser 5 % du même montant initial prévu dans le budget de l'action (de sorte que la variation totale ne dépasse pas 15 % du montant initial de la rubrique en question). Il n'est donc pas possible de procéder à des réaffectations successives de 14 % chacune ! Lorsque les variations cumulées d'une rubrique du budget dépassent 15 % de son montant initial, il faut procéder à une révision formelle du budget (avenant) pour laquelle l'approbation formelle de l'UE est requise. Tout montant dépassant la limite de 15 % et non couvert par un avenant est considéré comme non éligible au financement de l'UE.

Le pourcentage de 15% est calculé par rapport au montant total de la rubrique (c'est-à-dire le montant total pour l'ensemble des années dans le cas d'actions pluriannuelles et/ou d'actions multi-donateurs) indiqué dans le budget de l'action (montant initial ou tel que modifié par avenant), pas uniquement par rapport au montant de la contribution de l'UE.

Il n'existe pas de limite en ce qui concerne les réaffectations de fonds entre les postes d'une même rubrique du budget (une modification équivalent à 100 %, y compris la suppression ou l'ajout de nouveaux postes, est permise).

Pour autant que les paramètres énoncés plus haut soient respectés (et à condition que le but fondamental de l'action ne soit pas affecté), l'organisation peut, par exemple, ajuster les taux unitaires ou les honoraires mensuels, lesquels ne sont qu'indicatifs (estimation) au moment où l'accord est signé. On considère que les taux unitaires inscrits dans les rubriques du budget sont une moyenne et qu'ils peuvent par conséquent varier au cours de la mise en œuvre. Ces variations sont soumises aux conditions visées plus haut et énoncées à l'article 9.2 des conditions générales. Tous les coûts qui sont couverts par la partie du budget de l'action financée par l'UE doivent toujours satisfaire aux critères d'éligibilité énoncés à l'article 14 des conditions générales.

L'organisation internationale ne peut pas modifier unilatéralement les rubriques correspondant aux frais indirects ou à la réserve pour imprévus (à moins que la réserve pour imprévus fasse l'objet d'autres procédures approuvées – voir question 53 (FAQ)).

En particulier, il est important d'informer l'administration contractante des modifications apportées à la description ou au budget de l'action afin de s'assurer que ces modifications sont recevables et n'ont aucune incidence sur le but fondamental de l'action. Ceci doit être fait par écrit le plus tôt possible et au plus tard à la date prévue pour l'envoi du prochain rapport conformément à l'article 4.2 des conditions générales. En cas de modifications substantielles (c'est-à-dire de modifications qui ne relèvent pas de la méthode de modification unilatérale prévue à l'article 9.2 des conditions générales), l'organisation internationale doit adresser une demande d'avenant à l'administration contractante un mois avant la date à laquelle la modification doit prendre effet et dans tous les cas un mois avant la fin de la période d'exécution, sauf s'il existe des circonstances particulières dûment justifiées par l'organisation et acceptées par l'administration contractante.

En règle générale, les modifications ne peuvent pas avoir pour effet de remettre en cause l'attribution de la contribution.

26.	Que signifie une "rubrique" du budget et un "poste" du budget ?

Dans la mesure où il n'y a pas de format standard pour le budget (sauf lorsque l'organisation internationale répond à un appel à propositions), il y a matière à discussion sur ce qui constitue une rubrique du budget. Afin d'éviter tout différend ultérieur, ceci devrait être clarifié par l'Administration contractante et l'organisation internationale lors de la signature de la convention.

Aux fins d'interprétation de la règle de la flexibilité de 15% mentionnée à la Question 25 ci-dessus, une rubrique du budget est un ensemble de lignes budgétaires individuelles. Dans les budgets basés sur les activités, un groupe de lignes budgétaires individuelles liées à un type/nature particulière d'activité : par exemple, dans le modèle de budget de l'action de la Commission, les sections 1 "ressources humaines", 2 "voyages", 3 "équipement et fournitures", etc. constituent une rubrique du budget. Les catégories de dépenses détaillées à l'intérieur de chaque rubrique respectivement constitueraient un poste du budget : (par exemple, 1.1 "salaires-montant brut personnel local", 1.1.1 "Technique", 1.1.2 " Administratif/ personnel de soutien", 1.2 "Salaires-montant brut personnelexpatrié/international"…). La plupart des budgets sont établis de cette manière. Dans les budgets basés sur les résultats, le regroupement des ressources requises pour mettre en œuvre l'activité/le résultat peut être considéré comme une rubrique du budget. Cependant, comme indiqué ci-dessus, ceci doit être clarifié lors de la signature de la convention.

27.	Une lettre de l'Administration contractante est-elle nécessaire pour officialiser un changement d'adresse, de compte bancaire ou de budget (dans la limite des 15%) ?

Non. Une lettre envoyée par l'organisation internationale à l'Administration contractante est suffisante pour modifier la convention dans ces domaines limités. En cas de changement de compte bancaire, l'organisation internationale doit également fournir à la Commission européenne un Formulaire d'Identification Financière.

28.	Qu'entend-on par coûts éligibles, coûts directs et indirects ?

Les coûts éligibles sont des frais encourus par l'organisation chargée de la mise en œuvre de l'action, qui peuvent être remboursés par l'administration contractante/ le pouvoir adjudicateur dans les conditions prévues par la convention de contribution applicable. Les coûts éligibles peuvent être directs ou indirects.

Les coûts directs éligibles au financement de l'UE doivent remplir les conditions suivantes : être identifiables, justifiables, avoir été effectivement encourus pendant la période de mise en œuvre de l'action, excepté pour les coûts liés à la clôture de l'action, tel que l'audit ou l'évaluation et être directement liés (et nécessaires) à l'action. Ces conditions sont définies à l'Article 14.1 de Conditions générales. L'Article 14.2 des Conditions générales donne des exemples de coûts éligibles tandis que l'Article 14.3 donne une liste exhaustive de coûts qui ne peuvent jamais être considérés comme éligibles même s'ils répondent aux critères d'éligibilité.

Les coûts indirects sont liés à l'action mais ne sont pas identifiables avec le degré de précision requis par l'article 14.1 des conditions générales (ex : les coûts qui ne peuvent être identifiés ni justifiés par des factures ou des feuilles de présence) pour couvrir ces coûts
, un pourcentage fixe plafonné à 7 % du montant total des coûts directs éligibles de l’Action est autorisé au titre des coûts indirects de l'Organisation internationale (Article 14.4 des Conditions générales) (Vor Questions 33 et 36).

Les coûts indirects ne correspondent pas nécessairement à une catégorie spécifique de coûts (par exemple, les coûts indirects ne signifient pas «frais administratifs» et vice versa). Les coûts indirects couvrent tous les autres coûts liés à l'action mais qui ne peuvent être justifiés conformément à l'article 14.1 des Conditions Générales et qui ne peuvent donc être considérés comme des coûts directs. De même, les coûts qui pourraient être considérées comme des coûts administratifs peuvent être facturés comme coûts directs si les conditions sont remplies. Par exemple, si un chef de projet est affecté à l'action au siège de l'organisation et à la condition que le temps qu'il consacre à l'action puisse être identifié et justifié conformément à l'article 14.1 des conditions générales, alors l'organisation peut charger les coûts correspondants à sa rémunération comme coûts directs (voir aussi l'article 14.2 premier tiret des conditions générales). Au contraire, si l'organisation ne peut pas justifier de tels coûts, ils ne peuvent être couverts qu'en tant que coûts indirects.

Les conditions pour appliquer des coûts indirects sont prévues à l'article 14.4 des conditions générales (pour de plus amples informations, voir les questions 33 à 37).

Avant la signature de la convention de contribution, en cas d'ambiguïté quant à la nature directe des coûts figurant au projet de budget, il est important que ces coûts soient expliqués en détail et que ces explications figurent au fichier de sorte que l'admissibilité de ces coûts soit clairement établie.

29.	Comment l'Administration contractante peut-elle contrôler les coûts qualifiés de "directs" ?

Avant la signature de la convention,l'Administration contractantedoit examiner attentivement les sous-postes du budget ou les éléments inclus dans les rubriques du budget lorsqu'elle le discute avec l'organisation internationale.

Pendant la mise en œuvre de la convention, l'Administration contractante peut également demander des clarifications concernant les rapports financiers (Article 2 des Conditions générales) et/ou vérifier les documents justificatifs de ces coûts directs dans le cadre d'une mission de vérification conformément à l'Article 16.4 de la convention-type de contribution (voir Question 48).

L'Organisation internationale doit être en mesure de justifier que les coûts directs résultent directement de la mise en œuvre de l'action et respectent les dispositions de l'Article 14.1 des Conditions générales. En cas de doute, l'Administration contractantedoit contrôler que la qualification de tels coûts comme des coûts "directs" est justifiée ;

Ces discussions/demandes doivent être dument documentées dans le dossier.

30.	Quand les taxes peuvent-elles être considérées comme des coûts éligibles de l'action ? En particulier, que signifie "si la règlementation applicable de la Communauté européenne autorise leur prise en charge" au 6^ème point de l'Article 14.3 des Conditions générales ?

Les taxes peuvent être éligibles lorsque l'Organisation internationale ne peut pas les récupérer et si elles ne sont pas explicitement qualifiées de coûts non éligibles par la réglementation applicable. La plupart des règlementations gouvernant l'aide extérieure de l'UE interdisent expressément le paiement des taxes sur des fonds de l'UE (à l'exception du Fonds européen de développement). L'article 3(7) des Conditions particulières précise si les taxes sont éligibles ou non. Lorsqu'une organisation internationale réclame le remboursement de taxes qu'elle ne peut pas récupérer, il convient de vérifier tout d'abord si la règlementation applicable le permet et, dans l'affirmative, l'organisation internationale doit démontrer qu'il lui est impossible de récupérer autrement ces taxes.

31.	Comment l'Administration contractante peut-elle respecter les règles d'éligibilité des coûts de l'action lorsqu'elle contribue à une action financée conjointement par plusieurs donateurs incluant des coûts qui peuvent ne pas être éligibles en vertu des règles de l'UE ?

Lorsqu'une action est financée conjointement par plusieurs donateurs (pour la définition d'une telle action, voir Questions 4 et 9), il peut arriver que le respect des exigences de l'UE en matière de traçabilité des fonds soit difficile à concilier avec la nature même d'une Action financée conjointement par plusieurs donateurs dont les fonds sont fongibles par essence (voir par exemple les règles de l'UE concernant la nationalité et l'origine, les restrictions quant à l'éligibilité des taxes locales, le champ d'application géographique des instruments régissant les fonds de l'UE, etc.).

Dans ce cas, il est possible d'utiliser "l'approche notionnelle" en vertu de laquelle l'ordonnateur peut considérer que les exigences de l'Union européenne sont respectées aussi longtemps que la contribution des autres donateurs à l'action cofinancée conjointement suffit à financer les activités inéligibles selon les règles communautaires.

L'intérêt d'appliquer l'approche notionnelle à certains domaines est de permettre à la Commission de contribuer à des actions financées conjointement par plusieurs donateurs sans avoir à exiger une comptabilité séparée pour sa propre contribution. L'Administration contractante peut décider d'appliquer l'approche notionnelle à sa contribution au cas par cas avant la signature de la convention de contribution. Elle devra s'abstenir d'applique cette approche lorsque les circonstances de l'action financée conjointement (en termes de pourcentage relatif de participation des autres donateurs, par exemple) ne sont pas de nature à exclure tout conflit avec les règles de l'UE.

Lorsque la Commission européenne signe une convention de contribution en acceptant d'appliquer l'approche notionnelle, celle-ci sera applicable pendant la mise en œuvre de la convention. Cependant, si les contributions des autres donateurs ne sont pas suffisantes pour payer les activités de l'action financée conjointement par plusieurs donateurs inéligibles en vertu des règles communautaires, la Commission, après concertation avec les autres donateurs, peut prendre des mesures appropriées dans le respect des dispositions de ladite convention.

32.	Les per diem et les frais de voyage du personnel des partenaires de l'Organisation internationale font-ils partie des coûts éligibles au titre de l'Article 14.2 des Conditions générales ?

Oui. Les coûts encourus par le personnel des partenaires participant à l'Action sont considérés comme des coûts éligibles comme ceux du personnel de l'Organisation internationale.

33.	Le pourcentage de 7% de coûts indirects est-il un chiffre fixe ?

Le pourcentage de 7% est un maximum et non un chiffre fixe. Si la politique de l'Organisation internationale est de facturer 7% de coûts indirects, cela est en principe acceptable pour l'UE.

Cependant, si, par exemple, les services de l'Administration contractante considèrent i) que pour des actions comparables ou des actions financées conjointement par plusieurs donateurs, le pourcentage de coûts indirects que l'organisation se propose de facturer est plus élevé que celui facturé à d'autres donateurs pour des contributions comparables; ou ii) que certains des coûts couverts par le taux forfaitaire de coûts indirects sont déjà inclus dans une autre rubrique du budget en tant que coût direct (par exemple, lorsque des rubriques "coûts administratifs", "autres coûts directs" ou coûts administratifs/de support" sont inclus dans le budget et ces coûts sont facturés en tant que coûts forfaitaires), des clarifications/négociations concernant ce pourcentage seront nécessaires la signature de la convention. Ces discussions devront être dument documentées dans le dossier.

Pour plus d'informations, voir Questions 35 à 37.

34.	Est-il vrai qu'afin de juger si le pourcentage de coût indirect demandé par l'Organisation internationale n'est pas plus élevé que celui demandé aux autres donateurs pour une action financée conjointement par plusieurs donateurs, l'Administration contractante doit disposer de cette information dans la proposition de budget ?

Oui. Lorsqu'il y a plusieurs donateurs, le pourcentage de coût indirect recouvré par l'organisation ne doit pas être supérieur ou inférieur à celui recouvré auprès d'autres donateurs pour des contributions comparables (jusqu'à un maximum de 7%).

35.	Les coûts indirects sont-ils soumis au test d'éligibilité requis pour les coûts directs ?

Non. A partir du moment où le pourcentage de coûts indirects encourus par l'Organisation internationale pour l'action a été déterminé et que la convention a été signée, les coûts indirects ne sont pas soumis au test d'éligibilité requis pour les coûts directs (voir Question 28).

36.	Comment est calculé le montant des coûts indirects ?

Le montant forfaitaire ne dépassant pas 7% est calculé comme un pourcentage du montant final des coûts directs éligibles payés/remboursés par l'Administration contractante. Le montant exact dû à l'Organisation internationale ne sera connu qu'après que les coûts directs éligibles ont été établis par l'Administration contractante sur la base du rapport final.

37.	Si les coûts indirects de l'organisation internationale représentent plus de 7% des coûts directs éligibles et que cette organisation inclut une partie de ces coûts indirects dans les coûts directs éligibles, le pourcentage de 7% doit-il être calculé sur la base du nouveau montant total de coûts directs éligibles ?

Les coûts indirects sont calculés sur la base des coûts directs. Si une organisation internationale a pour habitude de facturer un taux de coûts indirects supérieur à 7% mais que certains de ces coûts correspondent à la définition de coûts directs (voir Question 28) et qu'ils peuvent être corroborés comme tels, l'organisation internationale peut les inclure dans le budget en tant que coûts directs éligibles(Voir question 28). Dans ce cas, ils seront également pris en compte pour le calcul des coûts indirects.

L'Article 14.4 des Conditions générales reconnaît que certaines organisations internationales peuvent dans leur propre pratique comptable et de gestion, facturer des frais généraux excédant 7% ; cependant, il insiste également sur le fait, la définition de coûts directs et les règles d'éligibilité des coûts au titre de la convention de contribution sont toujours d'application quelle que soit la politique de l'Organisation internationale en la matière. En bref, ce n'est qu'un rappel des règles d'éligibilité des coûts ne confère pas de règles ou de droits supplémentaires à l'une ou l'autre des parties à la convention de contribution.

Si une organisation internationale veut appliquer cette disposition, elle devra d'abord analyser le type de coûts indirects inclus dans son taux forfaitaire pour vérifier si certains de ces coûts sont en fait éligibles en tant que coûts directs au titre de la convention de contribution. Les coûts qui ne sont pas des coûts directs en vertu de la convention de contribution sont toujours soumis à la limite des 7%.

Il est donc nécessaire que les services de l'Administration contractante aient une bonne compréhension de la répartition des coûts dans le budget de l'action lorsqu'ils négocient la convention avec l'organisation internationale.

38.	Une contribution en nature est-elle éligible ?

Non. Toutefois, le coût du personnel de l'organisation internationale affecté à l'action peut être considéré comme un coût direct éligible et non comme une contribution en nature si cette rémunération est directement liée à la mise en œuvre de l'Action et peut être justifiée par exemple par des feuilles de paie.

39.	Qui décide du pourcentage de préfinancement ?

L'Article 15 des conditions générales prévoit un niveau de préfinancement compris entre 80% et 95%. Chaque nouveau versement de préfinancement couvre le solde de la partie du budget prévisionnel pour l'année précédente auquel s'ajoute entre 80% et 95% de la part du budget prévisionnel des 12 premiers mois de l'action. Ainsi pour chaque versement, un maximum de 20% du budget pour la période en cours peut être retenu par l'administration contractante. Il appartient à l'ordonnateur de se faire son propre jugement sur la base de son expérience passée avec l'organisation internationale concernée et en s'assurant que l'organisation dispose des fonds suffisants pour mettre en œuvre le programme. A cette fin, il/elle peut aussi se baser sur l'expérience d'autres ordonnateurs ou même d'autres donateurs.

Lorsque les antécédents de l'organisation internationale sont bons et sous réserve de la décision finale de l'ordonnateur, il est recommandé d'en tenir compte au moment d'établir le niveau de préfinancement en fixant l'acompte à 95%. En l'absence d'antécédents avec l'organisation internationale il est recommandé d'exploiter pleinement la fourchette de préfinancement prévue (entre 80 % et 95 %) en commençant de préférence par un taux élevé pour le premier préfinancement, et en l'adaptant pour les préfinancement suivants, en fonction des résultats de l'organisation en termes de rapport. En tout état de cause le niveau de préfinancement doit être justifié par écrit dans le dossier.

La convention-type de contribution ne prévoit pas que la Commission puisse retenir un pourcentage du budget total du programme. Le niveau de préfinancement ne doit pas être utilisé pour éviter d'éventuels montants versés en surplus. Si l'Administration contractante a de nombreux contrats en cours avec une organisation internationale, les montants versés en surplus, s'il y en a, pourront être recouvrés, au besoin par compensation avec des sommes dues sur d'autres programmes avec les Nations Unies.

Les lignes directrices sur le recouvrement et la compensation peuvent être consultés à :

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/other_documents_related_united_nations/index_fr.htm

40.	Quel calendrier des paiements utiliser dans la convention de contribution ?

Pour ce qui concerne les actions pluriannuelles, (conventions de contribution d'une durée supérieure à 12 mois) sauf accord contraire, les conditions particulières les conditions particulières prévoient le montant du versement pour chacune des « périodes de douze mois » visées aux conditions générales. Par conséquent, l'art. 4.2 des conditions particulières devrait prévoir un nombre de versements de préfinancement égal au nombre de périodes de 12 mois.

L'exemple ci-après illustre la façon d'établir les montants des versements de préfinancement : pour une action d'une durée de 30 mois (c'est à dire 3 «périodes de douze mois»), il devrait y avoir un préfinancement, deux versements supplémentaires (deux paiements intermédiaires couvrant le reste de la contribution de l'autorité contractante au budget effectif pour la période précédente plus des versements de préfinancement de 80% à 95% de la contribution de l'autorité contractante au budget prévisionnel pour les périodes ultérieures) et un paiement final. Chaque montant correspondant aux paiements anticipés serait précisés dans l'article 4 (2) des conditions particulières :

Premier versement de préfinancement (80 - 95% de la contribution de l'UE pour la première période de 12 mois)

Deuxième tranche (5 à 20% de la contribution de l'UE pour la période précédente c'est-à-dire les 12 premiers mois plus 80 à 95% de la contribution de l'UE pour la période allant du 13^ième au 24^ième mois)

Troisième tranche (5 à 20% de la contribution de l'UE pour la période allant du 13^ième au 24^ième mois plus 80 à 95% de la contribution de l'UE pour la période allant du 25^ième au 30^ième mois.

Montant prévisionnel du paiement final (5 à 20% de la contribution de l'UE pour la période allant du 25^ième au 30ième mois.

Afin de s'assurer que le paiement des tranches consécutives prévues dans les conditions particulières correspond à un niveau correct de dépenses, le versement de nouvelles tranches ne peut être effectué que si au moins 70% du versement précédent (et 100% d'éventuels versements antérieurs) a été engagé par l'organisation (cf. article 15 des conditions générales).

Lorsque l'organisation respecte le seuil prévu à l'article 15, elle est en droit de demander le versement de la tranche suivante prévue dans les conditions particulières. Les versements prévus ne peuvent faire l'objet d'aucune retenues ni modifications, si ce n'est au moyen d'un amendement formel la convention de contribution applicable.

41.	Quelles sont les conséquences du non respect des dates limites pour la remise des rapports ?

Si l'Organisation internationale ne respecte pas la date limite de remise du rapport final sans en justifier la raison par écrit,, l'Administration contractante peut refuser de payer le solde restant dû et recouvrer tout montant indument payé.

En cas de non respect des dates limites pour la remise des rapports intermédiaires, l'Organisation internationale devra indiquer à l'Administration contractante les raisons l'ayant empêché de le faire et devra fournir un résumé de l'état d'avancement de l'action. Si l'Organisation internationale ne respecte pas cette obligation, l'Administration contractante peut résilier la Convention de Contribution, refuser de payer le solde restant dû et recouvrer tout montant indument payé.

Le non respect des dates limites pour la remise des rapports peut également avoir un impact sur la détermination du pourcentage précis de préfinancement (voir Question 39)..

42.	Dans quelle monnaie les rapports doivent-ils être présentés ?

Les rapports financiers doivent toujours être présentés en Euros quelle que soit la monnaie utilisée par l'organisation mettant en œuvre l'action. Si les recettes réelles doivent être converties en euros, il convient de se référer au taux de change et à la date utilisés par l'organisation internationale pour inscrire la contribution de l'Union européenne dans ses comptes. Le taux et la date ne peuvent pas être changés unilatéralement par l'une des Parties à la convention. Les Parties peuvent cependant convenir d'appliquer un taux de change différent. Dans ce cas, le taux de change et la méthode de conversion devront être explicitement mentionnés à l'article 4.3 des conditions particulières.

43.	Quel taux de change doit être appliqué au solde excédentaire à la clôture d'un projet ?

Si les comptes de l'organisation internationale présentent un solde excédentaire à la fin d'un projet, la procédure suivie par la Commission uropéenne pour l'établissement des ordres de recouvrement et l’émission des notes de débit doit être conforme à la procédure détaillée dans les lignes directrices applicables aux ordres de recouvrement et au recouvrement par compensation dans le cadre de l’accord-cadre financier et administratif (FAFA) qui peut être consulté ici. De plus, la note de débit envoyée à l'organisation internationale par la Commission européenne doit inclure le numéro de référence de la convention de contribution.

Afin de minimiser le risque lié aux fluctuations des taux de change, l'article 17.3 des Conditions générales de la convention type de contribution a été modifié comme suit :

« En cas de solde excédentaire final du financement total par rapport aux dépenses lors de la clôture financière de l'action, l'organisation doit préciser dans le rapport final le montant de l’excédent dans la monnaie utilisée par l'organisation, son équivalent estimé en euros et où il est possible de consulter le taux de change de l'organisation. Cet excédent dans les comptes de l'organisation, exprimé dans la monnaie utilisée par l'organisation, doit être converti en euros en utilisant le taux de change de l'organisation en vigueur le jour où l'ordre de recouvrement interne est émis par le pouvoir adjudicateur ; le montant de l’ordre de recouvrement est ensuite reflété dans la note de débit adressée à l'organisation.

L'équivalent en euros sera alors remboursé au pouvoir adjudicateur.

Cette disposition ne s'applique pas aux taux de change utilisés pour les rapports. »

Voici un exemple de la marche à suivre, étape par étape, dans le cas des Nations Unies :

Les Nations Unies présentent leur rapport financier final, établi en euros (selon le taux de change applicable à une convention de contribution donnée, lequel est défini à l'article 2.7 des conditions générales ou à l'article 4 (3) des conditions particulières, ou, dans le cas des actions d'aide humanitaire, le taux mentionné à l'article 10.4 des conditions générales de la Direction Générale ECHO ou à l'article 8.2 des conditions particulières de la Direction Générale ECHO). Le montant de l'excédent dans la monnaie utilisée par l'organisation des Nations Unies doit être indiqué avec son équivalent en euros au moment où le rapport est établi.
Une fois que la Commission européenne a analysé le rapport final et fixé le montant de l'excédent, elle adresse une note de pré-information (= avis de recouvrement) aux Nations Unies dans laquelle figure le montant estimé en euros. Les Nations Unies doivent soit confirmer ce montant, soit proposer un montant révisé représentant l'équivalent en euros du solde résiduel déterminé par application du taux de change opérationnel des Nations Unies en vigueur à la date à laquelle les Nations Unies répondent à la note de pré-information de la Commission (les taux de change opérationnels des Nations Unies sont disponibles à l’adresse suivante : http://treasury.un.org) Les Nations Unies sont invitées à répondre à l'avis de pré-information (c'est-à-dire donner leur accord ou fournir un montant révisé en euros) le plus tôt possible dans le mois afin d’éviter les fluctuations des taux de change lors de l’émission de la note de débit (les taux de change opérationnels des Nations Unies varient mensuellement).
Une fois que l'organisation des Nations Unies a donné son accord sur le montant en euros à rembourser, en informant le point de contact pour les recouvrements à la Commission, cette dernière peut établir son ordre de recouvrement interne.
Sur la base de la somme fixée dans l'ordre de recouvrement, la Commission émet la note de débit correspondante et l’envoie à l'organisation des Nations Unies.

Etapes	Action	Exemple
1 : Rapport final Organisation des Nations Unies	L'organisation des Nations Unies soumet son rapport financier final. Les dépenses sont présentées en euros (converties de dollars en euros selon le taux de change applicable pour la comptabilisation des dépenses). L'organisation des Nations Unies précise le montant du solde excédentaire en dollars avec une estimation du montant en euros d’après son taux de change applicable au moment où le rapport est établi.	Les Nations Unies soumettent les rapports finaux le 7 Juin 2010. Le solde excédentaire de ses comptes est égal à 50 307 USD. Le taux de change opérationnel des Nations Unies en vigueur au moment de l’établissement du rapport est de 1 USD = 0,819 EUR, telqu’indiqué à l’adresse suivante : http://treasury.un.org Estimation du montant en euros = 41 201 euros.
2 : Note de pré-information Commission	La Commission approuve et endosse le rapport et envoie un avis de pré-information en euros aux Nations Unies.	La note de pré-information (envoyée aux Nations Unies le 25 août) indique le montant estimé de 41 201 euros.
3 : Confirmation / rectification Organisation des Nations Unies	L'organisation des Nations Unies soit confirme, soit rectifie le montant en euros d’après son taux de change applicable au moment où les Nations Unies répondent à la note de pré-information.	Le 2 Septembre, les Nations Unies répondent à la Commission en fournissant un montant révisé en euros (taux de change opérationnel des Nations Unies en vigueur à cette date : 1 USD = 0,787 EUR) Montant (révisé) en euros = 39 592.
4 : Ordre de recouvrement Commission	La Commission établit l'ordre de recouvrement sur la base du montant confirmé ou rectifié par les Nations Unies et envoie la note de débit pour ce montant, si possible au cours du même mois.	Quelques jours plus tard, les Nations Unies reçoivent de la Commission une note de débit d’un montant de 39 592 euros qui doit être payée dans un délai de 45 jours suivant l’émission de la note de débit (la date d'échéance est indiquée sur la note de débit).

44.	Des documents justificatifs sont-ils requis afin de clôturer une action?

Des documents justificatifs ne sont pas requis afin de clôturer une action et de faire le paiement final. Les documents justificatifs peuvent être conservés pendant 5 ans après la "date de fin" de l'action et peuvent être produits dans le cadre d'une vérification de l'action (voir Question 48).

45.	La remise d'un état financier audité est-il une condition préalable à l'approbation du rapport final et au versement du dernier acompte ?

L'Organisation internationale n'a pas d'obligation à fournir de tels états avant que le paiement final ne soit effectué. Le paiements finaux sont faits sur la base de l'approbation du rapport final et ne doivent pas être retenus jusqu'à réception des états financiers audités.

En ce qui concerne les audits, l'Article 16.2 de la convention-type de contribution prévoit que "les transactions financières et les états financiers sont soumis aux procédures de contrôle interne et externe définies par les règlements financiers, les règles et les directives de l'Organisation internationale. Une copie des états financiers contrôlés sera transmise à la Commission européenne par l'Organisation. ”

Cette disposition se réfère aux états financiers de l'Organisation internationale dans son entièreté qui sont rendus publics et partagés avec la Commission européenne en dehors du champ d'une convention de contribution individuelle. Les prévisions de paiement régies par l'article 15 des conditions générales, et le mécanisme de vérification prévu à l'article 16, sont des procédures indépendantes. Si le rapport final contient l'information requise par l'article 2 des conditions générales et que les rapports finaux peuvent être approuvés par l'Administration contractante conformément à l'article 15-2 des conditions générales, le paiement des dernières tranches ne peut pas être retardé dans le seul but d'attendre la conclusion d'une mission de vérification à venir (ou en cours).

46.	La Commission européenne peut-elle exiger/imposer une évaluation ?

Considérant les principes partagés de l'efficacité de l'aide tels que promus par la Déclaration de Paris, la Commission européenne et l'organisation internationale sont encouragées à mener des missions d'évaluation conjointes, la Commission européenne peut, en tant que donateur, réaliser des missions – celles-ci sont planifiées et effectuées en collaboration avec l'Organisation internationale. Elles sont financées par la Commission européenne sur un autre budget que celui de la convention de contribution signée avec l'Organisation Internationale. À cet effet, des sujets comme la date des missions, les questions à adresser au management de l'organisation devront être préalablement discutées par les deux parties. Les services de la Commission européenne doivent s'assurer que le préavis d'évaluation et de suivi est communiqué à l'Organisation internationale dés que disponible. La mission d'évaluation transmettra à l'Organisation Internationale une ébauche de son rapport pour commentaire avant son dépôt final.

La Commission européenne doit être conviée à participer aux missions d'évaluation réalisées par l'Organisation internationale et recevoir le rapport d'évaluation. Ces missions doivent être menées en collaboration avec la Commission européenne mais sous la responsabilité de l'organisation internationale.

47.	Comment obtenir une assurance dans le contexte d'une convention de contribution (gestion conjointe et subvention) ?

L'assurance requise dans ce contexte peut être obtenue d'une manière différente des autres contrats. L'article 16.2 des Conditions générales de la convention-type de contribution reconnaît que "les transactions financières et les états financiers sont soumis aux procédures de contrôle interne et externe définies par les règlements financiers, les règles et les directives de l'Organisation. Celle-ci transmet une copie des états financiers contrôlés à la Commission européenne".

Lorsque les procédures d'audit interne et externe de l'Organisation internationale respectent les principes standards internationaux s'agissant de l'Article 16.2 des Conditions générales, l'Administration contractante doit pouvoir obtenir l'assurance de ces procédures. Aucune opinion d'audit (et par conséquent, aucune assurance d'audit) ne doit être obtenue directement par l'Administration contractante.

48.	Qu'est-ce qu'une vérification?

En complément de la revue des 4 piliers (voir Question 5), la Commission européenne se réserve le droit de vérifier la gestion financière d'une action spécifique mise en œuvre par l'Organisation internationale.

La vérification répond au besoin de la Commission européenne d'obtenir l'assurance de la gestion financière de l'action par une Organisation internationale.

L'Article 16.4 des Conditions générales prévoit que "(…) les Communautés européennes, peuvent, y compris sur place, procéder à des vérifications portant sur les opérations financées par l'Administration contractante".

Cette disposition doit être lue avec l'Article 16.3 (qui oblige l'Organisation internationale à conserver les documents financiers et comptables pendant une durée de cinq ans après la "date d'achèvement – i.e. 18 mois après la période de mise en œuvre définie à l'Article 2 des Conditions particulières – et de mettre à disposition toute information pertinente) et avec l'Article 14.1 (qui prévoit que les coûts doivent être vérifiables conformément à l'Article 16.4 afin d'être considérés comme des coûts directs éligibles).

Les vérifications doivent être réalisées conformément aux accords conclus entre la Commission européenne et l'organisation internationale. Des accords de vérification existent avec des Organisations internationales telles que les Nations Unies, la Banque mondiale, l'Organisation pour la coopération et le développement économique et le Conseil de l'Europe.

49.	Quels sont les per diem utilisés dans le calcul du coût du personnel affecté à l'Action ?

Les frais de séjour (ou "allocation journalière de subsistance" selon la terminologie des Nations-Unies) utilisés sont ceux de l'organisation internationale.

50.	Dans quels cas les intérêts sur le préfinancement doivent-ils être mentionnés dans les rapports présentés à l'Administration contractante ?

Dans tous les cas sauf pour les Actions en gestion conjointe et/ou les Actions financées conjointement par plusieurs donateurs.

Selon le montant du préfinancement versé par l'Administration contractante à l'organisation,les intérêts sur ces préfinancements seront affectés à l'Action ou recouvrés par l'Administration contractante.

51.	Existe-t-il un mécanisme administratif de règlement des conflits en cas de désaccord entre une organisation internationale et la Commission européenne concernant la mise en œuvre d'une convention de contribution spécifique ?

En cas de désaccord entre une Organisation Internationale et la Commission Européenne concernant la mise en œuvre d'une convention de contribution spécifique, l'Organisation Internationale peut soumettre le désaccord à l'appréciation de l'échelon administratif supérieur. Par exemple si le désaccord implique une délégation de l'Union Européenne, l'Organisation Internationale peut le porter à la connaissance du directeur opérationnel à Bruxelles dont la délégation dépend. L'assistance du directeur en charge des relations avec les organisations internationales au sein d'EuropeAid peut également être requise. La même logique s'applique aux agences des Nations Unies, qui peuvent adresser leur éventuel désaccord au représentant local de l'UE ou au-delà au point focal désigné dans la hiérarchie, le cas échéant au représentant de l'agence auprès de l'UE. Enfin les désaccords peuvent être transmis au bureau du contrôleur des Nations-Unies, à défaut d' accord amiable.

52.	Une organisation internationale doit-elle faire don de tous les équipements, véhicules et fournitures achetés pendant la durée de l'action financée par l'Union européenne ?

Oui, cependant, dans le cas des actions menées conjointement par plusieurs donateurs, certaines exemptions peuvent s'appliquer.

Dans le contexte des actions d'aide humanitaire, des dispositions particulières prévoient que les organisations internationales qui achètent des fournitures dans le cadre d’une action menée conjointement par plusieurs donateurs sont dispensées de l'obligation de donner les fournitures résiduelles (article 19.1 des conditions générales de la Direction Générale ECHO).

Dans le cas d'autres actions menées conjointement par plusieurs donateurs qui continuent après la fin de la période de mise en œuvre de la convention de contribution-spécifique, le transfert des équipements peut avoir lieu à la fin de l'action prise dans sa globalité. S'il n'y a aucune autorité locale ou aucun partenaire à qui transférer les équipements, véhicules et fournitures, l'organisation peut transférer les actifs vers une autre action financée par l'Union européenne ou par l’administration contractante ou, exceptionnellement, en conserver la propriété.

Ces dispositions figurent à l'article 7.3 des conditions générales, lequel exige que tous les actifs soient transférés aux autorités locales ou aux partenaires (à l'exception des contractants commerciaux) de l'organisation ou aux bénéficiaires finaux de l'action à la fin de l'action.

Veuillez noter que l'organisation internationale n'est pas tenue de joindre des copies ou les originaux des certificats de donation aux rapports finaux. Cependant, l'organisation devra conserver les preuves documentaires du transfert pour vérification, de même que les documents mentionnés à l'article 16.3 des conditions générales (voir question 47 pour des informations sur la vérification).

S’il n’y a aucune autorité locale ou aucun partenaire à qui transférer les équipements, véhicules et fournitures, et/ou si l'organisation prévoit de transférer les actifs vers une autre action financée par l'Union européenne ou par l’administration contractante, ou si elle prévoit, exceptionnellement, d’en conserver la propriété, l'organisation doit soumettre, en temps utile et au plus tard en même temps que les rapports finaux, une demande écrite motivée accompagnée d’un inventaire énumérant tous les actifs en question et d’une proposition d'utilisation. L'utilisation finale ne peut en aucun cas compromettre la durée de l'action ou générer un quelconque profit pour l'organisation.

Dans le cadre des actions menées conjointement par plusieurs donateurs (voir question 9), la durée des conventions conclues entre l'organisation internationale qui met en œuvre l'action et les autres donateurs n'est pas nécessairement égale à la durée de la convention de contribution entre l'organisation et l'administration contractante. Dans pareils cas, il n’est pas raisonnable d'exiger la cession des équipements achetés aux fins de la mise en œuvre de l'action avant que le projet soit effectivement achevé puisque ceci pourrait entraver la réalisation des objectifs du projet.

D'autres aspects de la clôture financière de la convention de contribution ne sont pas affectés (par exemple, un paiement final dû à l'organisation ne peut pas être retenu du simple fait que le projet se poursuit au-delà du calendrier de la convention de contribution).

53.	Quand peut-on utiliser la réserve pour imprévus incluse au budget de l'action ?

Une réserve pour imprévus d'un maximum de 5% des coûts éligibles peut être incluse dans le budget de l'action afin de couvrir tout ajustement rendu nécessaire par l'évolution des circonstances sur le terrain. L'article 14 (5) des conditions générales précise que l'utilisation de cette réserve pour imprévus requiert l'autorisation écrite (par lettre) de l'autorité contractante, sur la base d'une demande dûment motivée par l'organisation.

Lorsque l'action est une action multi-donateurs (voir les questions 4 et 9 pour la définition d'une action multi-donateurs) il est recommandé de ne pas inclure de réserve pour imprévus au budget. Si toutefois une réserve pour imprévus est jugée nécessaire, l'administration contractante peut, au cas par cas et en fonction de son évaluation des risques, déroger à la règle selon laquelle son utilisation est soumise à autorisation écrite préalable. Cette dérogation doit figurer à l'article 7 des conditions particulières de la convention de contribution. Cela peut notamment être le cas pour des actions multi-donateurs pour lesquelles l'utilisation de la réserve pour imprévus est décidée par le comité directeur ou le conseil d'un projet où l'UE siège et participe à la prise de décision.

S'agissant d'actions multi-donateurs pour lesquelles aucune dérogation n'a été accordée, la limite de 5% ne sera appliquée qu'à la contribution de l'UE. Cela signifie que l'approbation de l'administration contractante ne sera requise qu'avant d'utiliser un montant correspondant à 5% de la contribution de l'UE. L'organisation ne devra solliciter l'autorisation écrite de l'administration contractante qu'au moment où elle souhaitera dépenser la part de la réserve pour imprévus correspondant à 5% des coûts éligibles de la contribution de l'UE. Dans pareil cas, l'organisation devra dés lors utiliser ses autres sources de financement et n'utiliser la réserve pour imprévus de l'UE lorsque tous les autres fonds auront été épuisés. (Pour ce qui concerne la modification unilatérale du chapitre du budget correspondant à la réserve pour imprévus, voir la question 25) ».

54.	Qu'entend-on par période de mise en œuvre et période d'exécution ?

La période de mise en œuvre commence à la date définie à l'article 2.2 des conditions particulières et sa durée correspond au nombre de mois indiqué à l'article 2.3 des conditions particulières. Elle expire au terme de ce nombre de mois.

La période d'exécution commence au jour de l'entrée en vigueur de la convention, c'est-à-dire à la date de la signature de la convention par la dernière des deux parties (article 2.1 des conditions particulières). Elle se termine au moment où l'administration contractante effectue le paiement final ou au moment où l'organisation rembourse les fonds qui lui auraient été versés en excédent par rapport au montant final de la contribution de l'UE. S'il n'y a ni paiement final ni remboursement de fonds, la période d'exécution se termine 18 mois après la fin de la période de mise en œuvre.

Entre la fin de la période de mise en œuvre et la fin de la période d'exécution, il est toujours possible de modifier la convention (conformément à l'article 9.1. des conditions générales) et les seuls coûts éligibles qui peuvent être exposés sont ceux relatifs au rapport final, à la vérification des dépenses et à l'évaluation de l'action (article 14.1 des conditions générales).

Exemple: dans le cas d'une convention de contribution signée le 28 novembre 2012, l'article 2.2 des conditions particulières prévoit que la mise en œuvre commence le 23 décembre 2012 et l'article 2.3 précise qu'elle aura une durée de 12 mois. La période de mise en œuvre commence donc le 23 décembre 2012 et se termine le 22 décembre 2013. La période d'exécution, quant à elle, commence le 28 novembre 2012 et se termine le jour du paiement final, du remboursement des fonds non utilisés ou - s'il n'y a ni paiement final, ni remboursement - le 22 Juin 2015.

E. Les accords d'administration avec la Banque mondiale

Voir les Questions Fréquemment posées agréées avec la Banque mondiale, disponibles sur le site.