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Questions fréquentes - Questions générales

Les FAQ seront bientôt mises à jour
afin de refléter les changements
introduits en mars 2013

 

Questions fréquentes - Questions générales

1.

Quelles différences y-a-t-il entre les règles du Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'Union européenne (PRAG) et les marchés quand ceux-ci sont conclus par la Commission elle-même ?

Ce Guide pratique décrit les procédures issues de la deuxième partie du règlement financier (« Actions extérieures »). Elles dérogent à la première partie  qui s'applique lorsque la Commission européenne agit comme administration contractante pour son propre compte. Les services de la Commission européenne doivent veiller au respect de cette distinction, notamment pour les marchés mixtes qui mêlent souvent les deux aspects (intérêt du pays bénéficiaire et de l'Union  européenne), car non seulement les procédures sont différentes (notamment pour ce qui concerne les délais, l'information des soumissionnaires, les modèles d’avis, les critères d'éligibilité, les langues à utiliser ou les critères de sélection en matière de marchés de services) mais elles s'excluent mutuellement.

2.

La Commission peut-elle déroger à la règle de nationalité et d'origine dans ses appels d'offres ?

Oui à la condition qu'une telle dérogation ait été approuvée avant le lancement de la procédure et qu'elle soit clairement indiquée dans l'appel d'offres afin de respecter les principes de transparence et d'égalité de traitement.

3.

Les membres principaux du personnel peuvent-ils ne pas être citoyens de l'Union européenne ?

La nationalité de l'expert proposé par le soumissionnaire est indifférente sauf disposition contraire dans la base légale applicable. Les documents relatifs à l'avis de marché (par ex., Instructions aux soumissionnaires) doivent alors mentionner cette restriction. En revanche, la société soumissionnaire est bien soumise auxdites règles d'éligibilité (son éligibilité étant déterminée en fonction du droit de l'État dans lequel ladite société est établie).

4.

Peut-on dispenser le soumissionnaire de présenter les pièces justificatives ou les garanties financières lors de la passation des marchés ?

Dans les limites établies par le règlement financier et après évaluation des risques, l'ordonnateur peut dispenser le soumissionnaire de :

  • soumettre les pièces justifiant les critères de sélection, pour des contrats en-dessous d'un certain seuil, mais dans ce cas il est indispensable de fournir une garantie financière couvrant le montant total de préfinancement.  (voir le guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE (PRAG) 2.4.11) ;
  • soumettre les pièces justificatives relatives aux critères d'exclusion en-dessous d'un certain seuil (voir le PRAG 2.3.3) ;
  • justifier d'une garantie financière à la condition que le soumissionnaire soit un organisme public (voir le PRAG 2.4.11, 3.3.3., 4.3.2, 5.3.2).

Les risques doivent être évalués et documentés pour chaque procédure. Par exemple, par une note au dossier dès que les documents à l'appui de l'offre sont approuvés. La direction générale du Budget a publié des directives sur les éléments à prendre en compte lors de l'évaluation des risques.

5.

Quels documents officiels les administrations publiques, universités publiques, chambres de commerce ou autres entités publiques doivent-elles fournir, sachant qu'elles ne sont pas inscrites au registre du commerce et que, n'étant pas des organismes à but lucratif, elles ne peuvent pas fournir de résultats ?

Le soumissionnaire doit présenter les documents exigés par l'administration contractante et permettant de prouver son statut. L'ordonnateur peut par ailleurs exiger tout document supplémentaire s'il l'estime opportun. Sur ce point les textes applicables ne confèrent aucune dérogation particulière aux entités publiques participant à des appels d'offres. Il peut simplement être tenu compte de leur statut particulier. Ainsi tout document officiel confirmant le statut  public d’une telle entité et attestant qu’elle ne peut être en situation de faillite. Veuillez cependant noter à ce propos que des sociétés ou associations de droit privé sous contrôle de l’État peuvent faire l'objet d'une liquidation judiciaire. Toutefois, il n’est pas possible d’exempter les entités publiques précitées de l’obligation de fournir les informations permettant de déterminer leur capacité économique et financière, sous peine de fausser radicalement la concurrence avec les autres candidats, soumis à cette exigence.

6.

Des soumissionnaires demandent de clarifier le Guide pratique. L'une des préoccupations majeures concerne les pièces justificatives devant accompagner la demande en vertu de la section 2.3.3 du guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE (PRAG). Les questions sont les suivantes : 1) Ces pièces doivent-elle être des documents originaux ? 2) À quel stade de la procédure doivent-elles être présentées ? 3) Dans certains pays tels que la France, l'Italie, etc., une déclaration sous serment est juridiquement acceptée à titre de preuve requise par le PRAG, même si une autorité judiciaire ou administrative émet également de tels documents. Pouvons-nous accepter n'importe quel document ? Enfin, y a–t-il une quelconque directive, des lignes directrices et/ou une note contenant la liste des documents considérés comme preuve selon le droit de chacun des États membres ?

S'agissant des documents, les copies sont acceptables. Cependant les originaux doivent être disponibles à la demande du pouvoir adjudicateur.  L'appel d'offres doit indiquer le moment où ces documents seront requis. S'agissant des marchés de services, le formulaire de soumission comprend un modèle de déclaration par laquelle le soumissionnaire atteste ne tomber sous aucun des critères d'exclusion. Au cours de la phase suivante de la procédure, les pièces justificatives devront être présentées par tous les soumissionnaires. Pour des procédures en une seule phase, telle que la procédure ouverte pour les fournitures et les travaux, chacun d'eux doit signer une déclaration par laquelle il certifie ne tomber sous aucune situation d'exclusion. Les pièces justificatives seront demandées au soumissionnaire sélectionné dans l'avis d'attribution.

La déclaration sous serment n'est juridiquement acceptée en lieu et place des documents émis par les autorités judiciaires ou administratives, que dans le cas où le pays n'émet pas un tel document légal. La déclaration sous serment doit être conforme aux dispositions du droit national. Si le soumissionnaire, en raison de sa nature, ne tombe sous aucune catégorie d'exclusion, une simple déclaration expliquant la situation suffira. Le site internet de la direction générale du marché intérieur et des services recense les différents types de pièces justificatives émises par les États membres, de même que les certificats relatifs aux critères d'éligibilité des participants ainsi que les listes officielles d'opérateurs économiques agréés :

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_fr.htm

Veuillez noter que cette liste est indicative.

7.

Les instructions aux soumissionnaires présentes dans le dossier d'appel d'offres pour les services stipulent que l'offre technique doit inclure un formulaire d'identification financière complété. Une copie de ce formulaire suffit-elle ou l'original doit-il être fourni ?

Le formulaire d'identification financière étant un document particulier à la direction générale du budget, l'original doit être fourni, à moins que le soumissionnaire ait déjà soumis ce formulaire lors d'une précédente candidature auprès de la Commission européenne. Dans ce cas le numéro du formulaire d'identification financière ou une copie suffit si  la situation du soumissionnaire n'a pas changé entre temps.

8.

Un code de vocabulaire commun pour les marchés  (code CPV) doit être choisi pour chaque avis publié. Quel est son but, comment faut-il l'utiliser et comment l'administration contractante le choisit-elle ?

Le but du CPV

Le CPV établit un système de classification simple pour les avis de marchés. Le but étant de standardiser les références utilisées par les pouvoirs adjudicateurs et entités pour décrire le sujet des contrats. L'utilisation du CPV facilite la recherche et le filtrage des avis de marchés publiés. De plus, le CPV rend vos avis plus visible auprès des soumissionnaires potentiels.

La structure du CPV

Le vocabulaire principal est basé sur une structure arborescente qui comprend des codes, pouvant atteindre jusqu'à 9 chiffres, et une description du sujet du contrat de services, fournitures ou travaux.

  • Les deux premiers chiffres identifient les divisions (XX000000-Y)
  • Les trois premiers chiffres identifient les groupes (XXX00000-Y)
  • Les quatre premiers chiffres identifient les classes (XXXX0000-Y)
  • Les cinq premiers chiffres identifient les catégories (XXXXX000-Y)

Chacun de trois derniers chiffres offre un degré de précision plus élevé dans chaque catégorie. Un neuvième chiffre sert à vérifier les chiffres précédents.

Exemple de la liste:

18000000-9 Vêtements, articles chaussants, bagages et accessoires

18100000-0 Vêtements professionnels, vêtements de travail spéciaux et accessoires

18110000-3 Vêtements professionnels

18113000-4 Vêtements à usage industriel

18114000-1 Combinaisons de travail

18130000-9 Vêtements de travail spéciaux

18132000-3 Vêtements d'aviateur

18132100-4 Vestons d'aviateur

18132200-5 Combinaisons d'aviateur

...

18200000-1 Vêtements d'extérieur

18210000-4 Manteaux

18211000-1 Pèlerines

18212000-8 Capes

18213000-5 Coupe-vent

18220000-7 Vêtements de protection contre les intempéries

18221000-4 Vêtements imperméables

18221100-5 Pèlerines imperméables

18221200-6 Anoraks

18221300-7 Imperméables

...

Où trouver plus d'infos

Vous pourrez trouver plus d'informations sur l'utilisation du CPV sur le site SIMAP, chapitre CPV. Ces informations ainsi que le guide CPV et les notes explicatives sont disponibles dans toutes les langues officielles du l'UE.

Que faire en cas de questions

Pour toute question concernant l'utilisation du CPV, veuillez contacter le helpdesk SIMAP dans n'importe quelle langue officielle de l'UE.

Exemples d'utilisation:

Utilisation CPV pdf - 71 KB [71 KB] English (en)

9.

Qu'est ce que la compensation carbone et quelles sont les pièces justificatives valables ?

Les individus, les entreprises ou les gouvernements peuvent acheter des crédits de compensation de carbone pour atténuer leur propre émission de gaz à effet de serre (dans notre cas seulement pour le transport aérien). Les crédits de compensation carbone peuventt être achetés auprès des compagnies aériennes ou par un fournisseur soutenant des projets « Clean Development Mechanism » ou « Gold Standard ».

Les projets de CDM sont des projets évalués et vérifiés par la Convention-cadre des Nations uniessur les changements climatiques dans les pays en voie de développement habilités à vendre des crédits de réduction des émissions certifiés (CRE), chacun étant équivalent à une tonne de CO2. Ces CRE peuvent être échangés ou vendus et sont actuellement utilisés par des pays industrialisés pour atteindre une partie de leurs objectifs de réduction des émissions en accord avec le protocole de Kyoto.

http://unfccc.int/kyoto_protocol/mechanisms/clean_development_mechanism/items/2718.php

Les projets Gold Standard sont des DCM ou des projets compensatoires bénévoles donnant une garantie additionnelle sur les avantages du développement durable. Ce sont des projets certifiés « Gold Standard » ; label de qualité attribué par une fondation sans but lucratif située en Suisse et soutenue par un groupe de 50 ONG.

http://www.cdmgoldstandard.org 

Pièces justificatives

Si le service de compensation carbone est acheté à travers une compagnie aérienne, la facture ou le certificat électronique doivent être conservés en tant que pièces justificatives.

Si le service de compensation carbone est acheté sur le marché bénévole, la facture et le certificat du fournisseur doivent être conservés à titre de pièces justificatives. La facture doit soit mentionner la quantité de CO2 compensée ainsi que le numéro de CDM du projet, soit déclarer que le projet a obtenu le label « Gold Standard ».

Ces factures et pièces justificatives seront traitées comme tous les autres coûts et l'auditeur devra les examiner en tant qu'élément du budget.

10.

Lorsqu' une entreprise soumet une offre tout en étant partiellement détenue par une autre entreprise qui soumet sa propre proposition pour le même appel, Les deux compagnies doivent-elles être exclues ?

Les soumissionnaires ne peuvent soumettre qu'une offre quelque soit leur mode de participation. L'avis de passation de marché le stipule au paragraphe « Nombre d'applications » (au point 13 dans l'avis concernant les  services) ou « Nombre de soumissionnaires » (au point 10 dans l'avis concernant les travaux et les fournitures).

Par conséquent si une personne physique ou morale soumet plus d'une offre, toutes les offres dans lesquelles elle est partie, seront exclues.

Cependant, la simple existence  d'un lien de contrôle entre les entreprises concernées que ce soit  par propriété ou par  nombre de droit de vote effectifs lors des réunions des actionnaires n'entraine pas exclusion automatique des entreprises concernées. Il est nécessaire de procéder à une enquête afin de déterminer si un tel lien influence leur conduite au cours de la procédure.

11.

Quand une demande de prolongation de la période d'exécution peut-êlle être acceptée ?

Toute prolongation justifiée requiert un amendement au contrat. Pour autant le principe est de ne pas prolonger la période de mise en œuvre des activités (principe d'égalité de traitement) et l'indemnité forfaitaire est due en cas de retard injustifié  d'exécution. L'indemnité forfaitaire n'est pas une pénalité mais une compensation pour les pertes consécutives au défaut d'exécution par l'entrepreneur de ses obligations contractuelles. Parfois, l'indemnité forfaitaire ne suffira pas et d'autres actions seront nécessaires comme la résiliation du contrat, si le travail qui devait être fourni devient sans objet ou inutile après la date-limite d'exécution ; la réduction des paiements proportionnelle au manquement, si la livraison n'a été que partiellement réalisée à la date-limite ; ou une réclamation pour dommages, si la responsabilité envers des tiers du pouvoir est en jeu.

L'indemnité forfaitaire  n'est pas due en cas de retard imputable au maître d'ouvrage ou en cas de « force majeure ». Cependant la « force majeure » ne vise que des situations extrêmes telles que des tremblements de terre ou des guerres, Elle ne concerne pas des situations telles que la maladie, la grève ou le départ du personnel de la société.

Dès qu'un retard d'exécution est prévisible, l'administration contractante doit rappeler à l'entrepreneur ses obligations ainsi que l'indemnité forfaitaire encourue en cas de retard, par écrit  et de préférence avant la date-limite d'exécution. Comme le calcul des retards doit être établi sur la base de dates précises un rapport écrit est nécessaire pour pouvoir prouver ces dates en cas de conflit. Si l'entrepreneur conteste l'application de l'indemnité forfaitaire, l'Autorité contractante doit communiquer sa position par lettre recommandée avec preuve du reçu.

12.

La liste des cas de force majeure recensés dans les conditions générales des marchés est-elle limitative ? Que se passe-t-il si le droit national du pays bénéficiaire prévoit d’autres cas ?

La liste des évènements figurant dans les clauses actuelles n'est pas exhaustive. Dans l’hypothèse où une situation non expressément visée dans les conditions générales relèverait de la force majeure en vertu de la loi applicable au Contrat en question, l’une ou l’autre partie au contrat pourra s’en prévaloir.

13.

Qui peut établir l'existence d'une situation de crise ?

La situation de crise ou d'urgence ne peut être décrétée que par l'ordonnateur délégué, c'est-à-dire le directeur général d'EuropeAid, sans possibilité de sous-délégation. Dans les cas appropriés, il consulte les autres ordonnateurs délégués. Voir annexe A11 du Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE (PRAG).

Dernière mise à jour : 09/04/2013 | Haut de la page