1) La règle veut que toute dépense du programme, qu'elle soit liée à l'assistance technique ou aux projets, doit être payée directement à partir d'un compte en banque dédié du programme. Le paiement de dépenses directes des AGC/STC à partir du compte en banque de l'organisation qui les héberge avec remboursement ultérieur à partir du compte bancaire du programme doivent être considérés comme des exceptions.

2) Le rapport financier pour la période 2008-2009 doit inclure les dépenses directes effectuées par les AGC/STC en 2008-2009,  quelque soit le moment où le remboursement des fonds à partir du compte bancaire du programme vers le compte bancaire de l'organisation hôte a eu lieu.

3) Toute dépense effectuée sur le budget du programme doit être enregistrée dans le système comptable du programme à un niveau de dépense individuelle comme salaires, frais de subsistance, sous-traitance etc. Ces dépenses doivent être enregistrées dans le système comptable du programme au moment où elles sont réalisées par l'AGC/STC. Il n'est pas possible de se limiter à l'enregistrement du montant global remboursé du compte bancaire général de l'organisation hôte dans les comptes du programme.  Si ces dépenses individuelles ne sont pas reflétées dans les comptes du programme, elles ne pourront pas être considérées comme éligibles.

4) Le rapport financier devra non seulement indiquer le compte bancaire du programme mais également le compte par lequel les paiements sont effectués, indiquant le montant à rembourser à partir du compte bancaire du programme au compte de l'organisation hôte. Ceci est nécessaire afin de pouvoir effectuer une réconciliation du rapport financier avec la situation du compte bancaire.

 

OPTION 1) Les contrats avec les antennes sont considérés comme des contrats de sous-traitance

Conséquences:

- Dans le rapport financier, seuls les paiements effectués par l'AGC aux antennes seront indiqués dans le tableau 3.6 "AT – Sous-traitance". Les paiements individuels réalisés par les antennes ne doivent PAS être mentionnés dans les tableaux 3.1-3.5 et 3.7.

- La certification pour le rapport annuel ne couvre que les paiements de l'AGC aux antennes.  

- Vous n'indiquez que le compte bancaire de l'AGC.

- Vous ne mentionnez que les intérêts bancaires du compte de l'AGC.

 

OPTION 2) Les dépenses des antennes sont traitées comme si elles étaient directement effectuées par l' AGC

Conséquences:

- Dans le rapport financier, vous ne mentionnez PAS les paiements de l'AGC aux antennes. Vous n'indiquez que les paiements individuels réaliséspar les antennes dans les tableaux 3.1-3.7.

- La certification pour le rapport couvre toutes les dépenses des antennes.

- Vous indiquez les comptes bancaires de l'AGC et des antennes.

- Vous mentionnez les intérêts bancaires produits par tous les comptes (AGC et Antennes)

Du point de vue du suivi, la Commission serait en faveur de l'option 2 qui permet d'avoir une information détaillée sur les dépenses des antennes.

Cependant, si l'AGC/STC a conclu un contrat de service avec l'antenne, il apparait alors plus approprié de considérer qu'il s'agit de services sous-traités et de choisir l'OPTION 1.

Pour ce qui est des intérêts bancaires générés par l'avance, il est nécessaire de prendre en compte les conditions contractuelles des accords passés entre l'AGC/STC et les antennes afin de déterminer qui est le propriétaire de l'intérêt.

 

Les coûts indirects visant à couvrir les dépenses administratives (RA CTF Article 3(d)) ne doivent pas dépasser 7% du total des coûts directs éligibles.

Nous pensons qu'appliquer la même limite de 7% a toutes les AGC, par analogie aux conditions prévues au PraG pour les contrats de subvention, est essential à assurer l'égalité de traitement de tous les programmes.

La limite de 7% s'applique au niveau du programme dans sa totalité. Il est envisageable d'avoir un pourcentage plus élevé pour certains organes de mise en œuvre pour autant que le montant total des coûts indirects de l'ensemble de ces organes (AGC, STC, Antennes)  ne dépasse pas 7% du montant total des coûts directs du programme.