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Last updated: 14/09/2006
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Resumo do diagrama de decisão



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Diagrama de decisão
• Definição
• Por que e quando
• Etapas de construção
• Como
• Controlo de qualidade
• Exemplos
• Bibliografia

 
 

Porquê usar esta ferramenta na avaliação?

As estratégias resultam de um procedimento, tendo em consideração os objectivos globais, os elementos contextuais, assim como a posição dos detentores de interesse. Este procedimento é normalmente empírico. O diagrama de decisão esboça o processo de elaboração da estratégia, particularmente para a selecção de informações-chave, a participação dos detentores de interesse no processo e a gestão dos acordos de implementação. Este diagrama destaca as escolhas que foram feitas quando a estratégia foi elaborada, assim como as consequências dos objectivos seleccionados e o impacto previsto. O diagrama de decisão é um complemento útil ao diagrama de objectivos.

Os documentos que apresentam estratégias de cooperação normalmente apresentam uma série de objectivos, entre os quais um (ou ocasionalmente mais) objectivos globais, objectivos operacionais referentes a projectos de ajuda ao desenvolvimento, podendo ser identificada uma série de objectivos intermédios a vários níveis. A selecção realizada pelos autores dos documentos estratégicos e de programação depende de várias fontes:

  • Recomendações das instituições europeias (Conselho, Parlamento, Comissão)
  • Análises dos acontecimentos externos (acontecimentos importantes, situação do país)
  • Intervenção dos actores não pertencentes à Comissão (governos parceiros, Estados-membros, outros doadores)
  • Lições aprendidas em programas ou projectos anteriores

O objectivo do diagrama de decisão é descrever os impactos de tais orientações, dados contextuais e análises. De facto, cada caixa da coluna central do diagrama representa uma escolha (objectivos seleccionados e rejeitados), enquanto as caixas em cada um dos lados ilustram o fluxo de inputs que representa a justificação externa destas escolhas.

Quais são as utilizações possíveis destes diagramas?
O diagrama de decisão destaca:

  • O leque de opções para o estabelecimento do sistema de objectivos (objectivo geral, objectivos intermédios seleccionados e rejeitados, etc.)
  • Os eventos externos que influenciam a decisão

O diagrama de decisão facilita a análise da estratégia em termos de coerência interna (sucessão lógica das escolhas) e relevância externa (elementos contextuais e posição dos detentores de interesse).

Quando os termos de referência de uma avaliação requerem uma análise da parceria, o diagrama é usado para destacar a intervenção dos principais parceiros (governos, Estados-membros e outros doadores) na concepção da estratégia, no estabelecimento de programas e na selecção dos projectos.

O diagrama pode desempenhar o mesmo papel para a análise dos 3 C (Coerência, Coordenação, Complementaridade).

Como é construído o diagrama de decisão?

Figura 1 Passos da construção do diagrama de decisão

O processo de esquematização do diagrama de decisão continua em dois passos:

  • Determinação dos pontos em que foi tomada a decisão (selecção dos objectivos)
  • Identificação, recolha e análise das informações relevantes

Quais são as etapas de preparação para a construção dos diagramas?

Etapa 1: determinação dos pontos em que as decisões foram tomadas

Figura 2 Esboço do momento da tomada de decisão: exemplo dos objectivos intermédios de primeira linha

Normalmente, o estabelecimento do diagrama de decisão segue-se à construção do diagrama de objectivos. O diagrama de objectivos é a ferramenta básica para identificar os pontos nos quais a decisão ocorre. Independentemente do objectivo geral, cada intersecção do diagrama representa um ponto de tomada de decisão. Incentiva as seguintes perguntas: Porque foram seleccionados estes objectivos? Porque foram rejeitados outros?

Etapa 2: esquematização das perguntas
As perguntas centram-se na justificação da selecção dos objectivos. A identificação dos objectivos rejeitados contribui para a precisão da redacção das perguntas. Como são identificados estes objectivos? A cada ponto de tomada de decisão, o avaliador pode encontrar quatro situações:

  • Documentos de estratégia e planeamento explicam porque certos objectivos foram rejeitados e identificam razões que apoiam a decisão.
  • Documentos de trabalho (versões internas, anotações e várias correspondências) fornecem elementos para detectar objectivos rejeitados e podem justificar as escolhas feitas (em princípio, estes incluem sempre as posições de Estados-membros e a resposta da Comissão Europeia).
  • A documentação disponível não explica as escolhas efectuadas, mas as entrevistas com os responsáveis pelas decisões fornecem informações relevantes.
  • Os avaliadores não recolheram nenhuma informação escrita ou verbal relevante para a explicação das escolhas efectuadas.

Nas três primeiras situações, os avaliadores devem investigar quais os objectivos que foram planeados mas eventualmente rejeitados e quais as razões dessa rejeição. Na última situação, devem ser identificados os objectivos supostos.

Etapa 3: recolha de informações úteis
A qualidade das fontes de informação deve ser verificada antes da construção do diagrama. Caso esta verificação revele fontes insuficientes, a construção do diagrama deve ser cancelada.

Normalmente, as informações escritas podem ser encontradas em quatro tipos de documentos:

  • Os documentos de estratégia e programas podem fornecer informações sobre as lições aprendidas com implementações anteriores, o contexto político, económico e social, as intervenções dos Estados-membros e os principais doadores.
  • A documentação preparatória (relatórios de reuniões, anotações no final das missões preparatórias, correspondência, notas internas ou entre os serviços) podem fornecer explicações sobre as prioridades escolhidas.
  • As avaliações podem ser valiosas em termos de lições aprendidas.
  • Os documentos mais gerais do Conselho Europeu e da Comissão Europeia (conclusões, recomendações, relatórios), assim como os tratados e acordos internacionais, geralmente expõem o contexto, as lições aprendidas e prioridades, os quais são dados a conhecer àqueles que elaboram as estratégias e programas.

A equipa de avaliação deve formular as suas conclusões sobre a qualidade das fontes em termos de quantidade, relevância, fiabilidade e acessibilidade. Esta apreciação é apresentada aos gestores, que tomam a decisão final.

Etapa 4: construção do diagrama temporário
A selecção preliminar das informações relevantes é realizada com base no diagrama de objectivos. Esta requer:

  • O estabelecimento de uma ou mais calendarizações, descrevendo a sucessão de eventos e/ou as informações incluídas no processo de elaboração da estratégia e do programa
  • A selecção de textos a partir da documentação recolhida, referente à escolha dos objectivos e ao processo de assistência agendado, ou referente aos factores que influenciam tais escolhas
  • A classificação e a construção de um índice para os textos

São formuladas respostas provisórias às perguntas da avaliação, com base nas informações recolhidas. Algumas perguntas podem não ser respondidas nesta etapa.

O diagrama de objectivos dá apoio à cadeia decisória. Identifica quatro (algumas vezes cinco) pontos de tomada de decisão que lidam com:

  • O objectivo geral
  • A primeira linha de objectivos intermédios
  • A segunda linha de objectivos intermédios
  • Os objectivos operacionais

A esquematização de estratégias e programas não é estrita e exclusivamente conduzida através deste raciocínio. Implícita ou explicitamente, os criadores da estratégia e do programa começam com um objectivo geral. Depois disto, examinam quais os meios à disposição da Comissão Europeia capazes de alcançar este objectivo. As escolhas sucessivas podem ser sintetizadas em dois pontos:

  • A escolha do objectivo geral
  • A escolha das áreas e dos processos de intervenção

À esquerda do esboço, um ampliador explica os resultados da decisão:

  • Objectivos seleccionados
  • Objectivos rejeitados

Um diagrama global em forma de espinha de peixe (fishbone) é deste modo completado, através de diagramas detalhados, que correspondem a cada ponto de tomada de decisão.

Figura 3: Diagrama de decisão - elaboração da estratégia da Comissão na Tanzânia 2000-2007

Etapa 5: teste ao diagrama temporário
As decisões e as suas explicações devem ser confirmadas pelos principais actores responsáveis pela elaboração da estratégia e da programação, incluindo os serviços da Comissão Europeia (sede e delegações), os representantes dos outros detentores de interesse (Estados-membros, ONG, etc.), os interlocutores normais em países beneficiários e/ou nos seus governos.

Estágio 6: construção do diagrama final
O processo de teste do diagrama temporário pode questionar algumas das suas partes, quando as justificações não ilustrarem o processo real de concepção estratégica e de programação.

Neste caso, as informações devem ser revistas e acrescidas por outra ronda de consultas. Os diagramas final e temporário possuem o mesmo formato (um diagrama principal e o esboço do ponto de tomada de decisão). O diagrama final inclui uma tabela explicativa sobre a análise das informações recolhidas.

Quais são as condições prévias para a utilização dos diagramas?

Figura 4: as condições prévias para a sua utilização

O período de tempo
Identificação, recolha da documentação, exame da documentação, construção dos diagramas: de 3 a 8 dias úteis
Análise dos dados: de 3 a 8 dias úteis
Testes: de 3 a 10 dias úteis.

Recursos humanos
Conhecimento das estratégias e procedimentos de desenvolvimento de programas da Comissão Europeia.
Conhecimento satisfatório de ferramentas informáticas
Processo lógico de raciocínio
Experiência nas áreas abrangidas pelas estratégias e programas
Conhecimento específico do país, sector ou tema sob estudo

Recursos financeiros
Deve ser planeado um orçamento mínimo de €5.000.

Quais são as vantagens e limitações da ferramenta?

Figura 5: As vantagens e limitações da ferramenta
Vantagens Clarificação da estratégia

O diagrama salienta o leque de opiniões para o estabelecimento do sistema de objectivos (objectivo global, objectivos intermédios seleccionados e rejeitados, etc.) e os acontecimentos externos que influenciam a tomada de decisão. Facilita a análise da estratégia em termos de coerência interna e relevância externa.

Quando os termos de referência de uma avaliação requerem uma análise da parceria, o diagrama é utilizado para destacar a intervenção dos principais parceiros (governos, Estados-membros e outros doadores) na concepção da estratégia, no estabelecimento de programas e na selecção dos projectos. O diagrama pode desempenhar o mesmo papel para a análise dos 3 C (Coerência, Coordenação, Complementaridade).
Limitações As principais limitações no uso do diagrama são:

  • A disponibilidade de informações
  • incertezas sobre interligações de causa-efeito
Por vezes, as informações directas sobre os factores que influenciam o processo de concepção estratégica e de programação são escassas nos documentos oficiais. A documentação restrita (estudos, anotações, correspondências) tem, em princípio, mais informação, mas não pode ser consultada, ou é de difícil acesso.

Por vezes é necessária uma interpretação, a qual pode ser fonte de um risco de erro, particularmente em casos onde várias causas suportam a tomada de decisão.

Listas de verificação

Lista de verificação para avaliadores

  • Foi realizada uma avaliação preliminar da natureza e qualidade das informações pelos gestores da avaliação?
  • Se não, a equipa de avaliação realizou tal avaliação e foi aprovada pelos gestores?
  • As escolhas dos objectivos foram claramente identificadas no diagrama de objectivos?
  • O processo de tomada de decisão foi claramente estabelecido dentro da cadeia decisória?
  • A documentação disponível fornece informações sobre objectivos rejeitados e as razões para tais rejeições?
  • As entrevistas com os autores da documentação compensam as deficiências das fontes escritas?
  • As perguntas das entrevistas resultam, de forma lógica, da identificação de ambos os objectivos, seleccionados e rejeitados?
  • O diagrama temporário apresenta, explicitamente, os resultados das escolhas (objectivos seleccionados e rejeitados)?
  • O teste ao diagrama temporário foi conduzido com os principais detentores de interesse (autores, agentes, parceiros)?
  • As constatações do teste foram tomadas em consideração, de forma imparcial, na redacção do diagrama final?
  • O diagrama foi utilizado para julgar apropriadamente a relevância da estratégia e do planeamento, a qualidade da parceria e os 3 C?
  • A apreciação revista foi validada por um painel composto por decisores da Comissão Europeia e por peritos independentes?
  • As conclusões do painel são tomadas em consideração de forma precisa?

Lista de verificação para gestores

  • O diagrama descreve integramente os objectivos e apresenta de forma explícita a lógica das escolhas realizadas?
  • O teste ao diagrama temporário foi conduzido com os principais detentores de interesse (autores, agentes, parceiros)?
  • O diagrama foi utilizado para julgar apropriadamente a relevância da estratégia e do planeamento, a qualidade da parceria e os 3 C?
  • A apreciação revista foi validada por um painel composto por decisores da Comissão Europeia e por peritos independentes? As conclusões do painel são tomadas em consideração de forma precisa?

Bibliografia


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