Der europäische Binnenmarkt zählt zu den größten Errungenschaften der EU und bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Bürger. Damit diese voll ausgeschöpft werden können, muss es für europäische Unternehmen und Bürger möglich sein, ihre Geschäfte in anderen EU-Ländern ebenso einfach wie im Heimatland zu führen.

Doch dabei ist derzeit die Bezahlung von Waren und Dienstleistungen noch ein beträchtliches Hindernis. Die herkömmliche Rechnungsstellung ist zeit- und kostenaufwändig. Elektronische Fakturierungs- und Zahlungsverfahren versprechen Abhilfe und sind immer öfter in zahlreichen europäischen Ländern zu finden - zum Teil mit beachtlichem Erfolg. Aufgrund unterschiedlicher Normen und Praktiken, welche über Landesgrenzen hinweg existieren, ist das Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung längst noch nicht ausgeschöpft. Ein wesentliches Problem sind die uneinheitlichen nationalen Vorschriften zur Berechnung der Mehrwertsteuer. Die Mitgliedstaaten haben sich zwar auf gemeinsame Regelungen geeinigt, doch bei der nationalen Umsetzung gibt es zum Teil erhebliche Unterschiede, beispielsweise im Hinblick auf elektronische Signaturen.

Hinzu kommt, dass zwar etliche größere Unternehmen integrierte elektronische Fakturierungs- und Zahlungssysteme entwickelt haben, die Akzeptanz unter den 24 Millionen KMU der EU und im öffentlichen Sektor jedoch noch minimal ist. Dabei könnte "E-Invoicing" allein im zwischenbetrieblichen Handel in der EU Einsparungen von rund 238 Mrd. EUR in sechs Jahren (also knapp 40 Mrd. EUR jährlich) ermöglichen. Dies geht aus einer Analyse von Capgemini hervor. Eine weitere aktuelle Studie, die ein KMU und ein Großunternehmen gegenüberstellte, untermauert diese Einschätzung: Beide Firmen realisierten mit elektronischer Rechnungsstellung Zeiteinsparungen, die 1 % ihres Umsatzes gleichkamen.

Und die Zeiten ändern sich. Fünf EU-Mitgliedstaaten (Dänemark, Finnland, Italien, Spanien und Schweden) haben im öffentlichen Beschaffungswesen bereits elektronische Rechnungen eingeführt. In Dänemark allein konnten mit "E-Invoicing" im öffentlichen Sektor nachweislich über 100 Mio. EUR jährlich gespart werden. Zahlreiche weitere Länder haben ebenfalls Umstellungspläne bekannt gegeben. Laut einer Studie aus den Niederlanden planen rund die Hälfte der Behörden des Landes, auf elektronische Rechnungen umzustellen. Bisher machte "E-Invoicing" nur einen Anteil von 3,7 % an den 10,5 Millionen eingehenden Fakturen aus.

Unterstützt werden solche Bemühungen durch die Europäische Kommission, die soeben einen weit reichenden Reformvorschlag hinsichtlich der Mehrwertsteuerregelungen verabschiedet hat. Demzufolge sollen die nationalen Behörden elektronische Rechnungen den herkömmlichen Papierdokumenten gleichstellen. Uneinheitliche nationale Vorschriften hinsichtlich elektronischer Rechnungen und der Mehrwertsteuer würden dadurch angeglichen - eine wichtige Voraussetzung für eine breitere Akzeptanz des neuen Verfahrens.

Elektronische Rechnungsstellung nach Maß

Ziel der Lissabon-Strategie ist es, die EU zu einer wettbewerbsfähigen und wissensbasierten Wirtschaft zu machen, die Wachstum und Arbeitsplätze hervorbringt. Ein Schwerpunkt der wirtschaftlichen Reformbemühungen ist es, die Rahmenbedingungen für Unternehmen weiter zu verbessern, wozu die elektronische Rechnungsstellung beitragen kann, denn sie verspricht einen einfacheren, effizienteren Geschäftsverkehr - gewissermaßen eine Wirtschaft in 'Echtzeit'. Mit wenigen Mausklicks können Transaktionen inner- und außerhalb der Landesgrenzen abgeschlossen werden. Interessant ist auch das Potenzial elektronischer Rechnungen für eine effizientere Gestaltung des Binnenmarkts.

Derzeit konzentriert sich die Europäische Kommission auf drei wesentliche Bereiche, die der Ausweitung der elektronischen Rechnungsstellung noch im Wege stehen, und zwar auf die rechtlichen, technischen und unternehmerischen Aspekte.

Zu den rechtlichen Hindernissen zählen abweichende Regelungen für die Besteuerung und Rechnungsstellung, während im technischen Bereich Fragen der Sicherheit, der Authentifizierung und der anwendbaren Normen zu lösen sind. Aus unternehmerischer Perspektive schließlich gilt es, das System je nach Sektor und Unternehmensart unterschiedlich zu gestalten. So hat etwa die straff organisierte Automobilbranche andere Anforderungen als ein Buchhändler vor Ort.

Die Bedeutung, die der elektronischen Rechnungsstellung beigemessen wird, zeigt sich auch im Rahmenprogramm für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (2007-2013), das Pilotprojekte zu sämtlichen Aspekten der elektronischen Beschaffung, einschließlich der elektronischen Rechnungsstellung, fördert. Ein Beispiel ist das Projekt PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line), dem EU-Gelder in Höhe von knapp 10 Mio. EUR zufließen. PEPPOL befasst sich mit Pilotprojekten zur Förderung elektronischer Fakturierungsverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen.

Die Zukunft ist elektronisch

Die Europäische Kommission setzte eine informelle Arbeitsgruppe für elektronische Rechnungsstellung ein, welche ein stimmiges Gesamtkonzept erarbeitete. Der Abschlussbericht wurde im Juli 2007 vorgelegt. Die Arbeitsgruppe unterbreitete eine Reihe strategischer Vorschläge und Empfehlungen, um gesetzliche und operationelle Hemmnisse abzubauen, um das Vertrauen zu stärken und um einheitliche Rahmenbedingungen zu schaffen.

Zur Vertiefung dieser Arbeit wurde eine unabhängige Sachverständigengruppe für elektronische Rechnungsstellung einberufen. 30 Experten, die einen Querschnitt verschiedener Sparten, Länder und Unternehmensgrößen bilden, nahmen im Februar 2008 offiziell ihre Arbeit auf.

Bo Harald, Vorsitzender dieser Gruppe, hält eine breite Durchsetzung der elektronischen Rechnungsstellung für unabkömmlich. Als unmittelbares Anliegen der Gruppe nennt er die Sensibilisierung der Beteiligten: "Gleich als Erstes möchten wir den europäischen Unternehmen - insbesondere den KMU - und dem öffentlichen Sektor vermitteln, in welcher Weise sie von E-Invoicing profitieren können."

Harald führt mehrere so genannte "Megagründe" an, warum elektronische Rechnungen zur gängigen Praxis werden sollten. Dabei geht es nicht nur um die bereits erwähnten Kosteneinsparungen, sondern auch um Umweltschutz, zum Beispiel durch die Reduzierung des Papierbedarfs und der Beförderung auf dem Postweg, sowie um die Automatisierung als notwendige Reaktion auf die Bevölkerungsalterung.

Die Sachverständigengruppe möchte aber nicht nur ein Umdenken erreichen, sondern arbeitet auch an einem umfassenden politischen und technischen Rahmen des E-Invoicing. Offene, interoperable Verfahren sollen eine integrierte elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, um den uneinheitlichen, komplexen und kostspieligen Status quo zu überwinden. "Dieser Bezugsrahmen wird einen Konsens über elektronische Rechnungsstellung zwischen allen Beteiligten schaffen", so Harald. "Um dem System eine möglichst breite Zustimmung zu sichern, muss es Kosten sparend und unkompliziert in der Anwendung sein."

Zu einem späteren Zeitpunkt könnte der standardisierte Rahmen für elektronische Rechnungsstellung in den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area, SEPA) integriert werden. Dieser hat zum Ziel, im gesamten Euro-Währungsgebiet einen bargeldlosen Zahlungsverkehr zu ermöglichen, der mit dem inländischen System vergleichbar ist.

Lediglich die Artikeltexte können reproduziert werden, sofern die Quelle des jeweiligen Artikels angegeben wird: Magazin Unternehmen & Industrie (http://ec.europa.eu/enterprise/magazine/index_de.htm), © Europäische Union, 2008 - 2012