Documents obligatoires à fournir

Afin d'introduire une demande de signature du CCP 2008, un certain nombre de documents sont nécessaire. Le dossier complet de candidature à envoyer à la DG ECHO doit être composé des documents suivants :

  1. Copie de l'acte juridique d'enregistrement auprès des administrations nationales (enregistremlent public, publication officielle ou toute autre procédure appropriée), et une traduction en anglais ou français. Il n'est pas utile que la traduction soit certifiée.
    NB – Pour la Belgique, l'Italie, l'Espagne, la Grèce et le Portugal : Copie de l'enregistrement avec le ministère des affaires étrangères et une traduction en anglais ou français. Pour le Royaume-Uni: copie de l'acte d'incorporation ("incorporation act") de l'organisation.
  2. Statuts de l'organisation (ou "bylaws"), dans la langue d'origine avec une traduction en anglais ou français des dispositions appropriées concernant l'objet de l'organisation. Il n'est pas utile que la traduction soit certifiée.
  3. Rapports annuels d'activité portant sur les trois dernières années.
  4. Comptes annuels statutaires se référant aux deux derniers exercices financiers, certifiés par un commissaire aux comptes (auditeur professionnel externe à l'organisation). Le rapport de certification du commissaire aux comptes doit être signé par le commissaire aux comptes et fourni dans sa langue d'origine; la traduction en anglais ou français du rapport n'a pas à être certifiée, ni signée.
    Les comptes statutaires annuels sont au moins composés d'un compte de résultat et d'un bilan, et généralement d'une annexe aux comptes.
    Cette exigence est basée sur l'article 173.4 des Modalités d'exécution du Règlement Financier (Règlement de la Commission (EC, Euratom) No 2342/2002 du 23 Décembre 2002 Journal Officiel L357 du 31/12/2002), tel que modifié ultérieurement, qui introduit cette condition pour la signature d'un CCP avec la Commission Européenne.
    La certification du commissaire aux comptes (rapport général) correspond à un audit statutaire. Elle respecte les normes internationales d'audit (ISA) et les recommendations relatives aux missions d'audit (International Auditing Practice Statements - IAPS) de l'Organisation mondiale de la profession comptable (International Federation of Accountants - IFAC), décrivant les exigences de base à respecter.
  5. Organigramme à jour pour le siège et les bureaux de terrain, avec les noms du personnel d'encadrement, ainsi que les noms des membres du personnel pour le siège.
  6. Liste à jour et détaillée de membres du conseil d'administration avec les noms et le détail des fonctions assignées.
  7. Déclaration formelle signée par le représentant légal de l'ONG (ex: Président du Conseil d'Administration) - Français Pdf file - Français Word file
  8. Déclaration que l'organisation a souscrit un code de conduite énonçant les principes d'humanité, neutralité, d'impartialité et d'indépendance (avec indication ou copie du code souscrit). Veuillez également compléter le tableau suivant : Implementation of Humanitarian Principles - français Word file
  9. Tableau reprenant TOUS les secteurs d'intervention de l'organisation (humanitaire et non humanitaire, financé ou pas financé par ECHO) et du pourcentage du budget annuel total consacré à chaque secteur. Le tableau doit distinguer les secteurs d'intervention humanitaires d'une part et non humanitaire d'autre part dans des colonnes séparées, avec le pourcentage du budget total de l'organisation attribué à chacun d'eux.
  10. Questionnaire Appel, validé, imprimé et signé.
  11. Questionnaire sur les mécanismes de contrôle A et P - Français Pdf file - Français Word file
  12. Des documents supplémentaires peuvent être fournis par le candidat ou être demandée par ECHO à l'appui des déclarations du demandeur. En particulier, lors de la validation du questionnaire APPEL sur Internet, des documents pourraient être nécessaires à l'appui des questions n. 5, 6, 8, 9, 12, 21, 22, 27, 38, 51, 52, 54, 55, 57, 58, 59 si la réponse à ces questions est OUI.

NB : Veuillez noter que l'application APPEL a été modifiée le 10 mars 2011. Les candidats qui ont commencé la procédure avant cette date peuvent utiliser l'ancienne version du questionnaire. Dans ce cas, la numérotation des questions sous le point 12 ci-avant est différente. Les candidats ayant fait la procédure avant le 10 mars 2011 doivent soumettre des documents pour les questions 5, 6, 8, 9, 12, 25, 26, 34, 35, 41, 42, 43, 55, 56, 58, 59, au cas où la réponse à ces questions est OUI.