Secteur d'Audit Externe

Mission

L'audit effectué par le secteur d'Audit Externe de la Direction Générale de l’aide humanitaire de la Commission européenne (ECHO) comprend un examen détaillé de procédures et une validation des dépenses de la Direction Générale par un personnel ayant une connaissance spécifique et approfondie des procédures, des pratiques et de planification au sein d’ECHO. Ces audits et vérifications se basent sur des normes d'audit reconnues internationalement. Les audits effectués sont suffisamment spécifiques, complets, intensifs et approfondis pour donner le niveau d'assurance requis par les dispositions et règlement financiers.

ECHO est elle-même également auditée par le Service d'Audit Interne de la Commission et par la 'Capacité d'Audit Interne' propre à ECHO, qui se concentrent tous deux sur les procédures internes et les contrôles interne. Elle est également contrôlée par la Cour des Comptes Européenne, qui en fait le rapport à l'Autorité Budgétaire (Parlement Européen et Conseil). Toutefois, les audits effectués par le secteur d'audit d’ECHO sont sur l'année beaucoup plus fréquents et étendus en termes de couverture des activités externes de la Direction Générale.

Audit Information Paper English PDF file

Cadre

La fonction d'audit d’ECHO a été établie en 1995. En 2000, elle a été réorganisée lors de la restructuration de la Direction Générale. Son mandat a été séparé des autres tâches liées au Budget et à la Gestion Financière. La séparation a été faite afin de promouvoir l'indépendance opérationnelle et l'efficacité du secteur d'audit qui a été renforcé par du personnel supplémentaire et des ressources contractuelles. Ce document résume les objectifs et les ressources du secteur d'audit d’ECHO. Il indique pour les principaux sujets d'audit, la façon dont les audits sont planifiés, mis en œuvre et rapportés.

I. Objectif

L'objectif de la fonction d'audit consiste à évaluer si les subventions, qui sont des contributions financières directes, attribuées par ECHO aux partenaires et bénéficiaires ("partenaires") sur la base de conventions écrites, ont été dépensées en conformité avec les règles établies, à émettre des recommandations pour améliorer la gestion financière des partenaires ainsi que les procédures et pratiques applicables à la gestion des subventions.

Les domaines des audits effectués par ECHO peuvent être classifiés selon les procédures appliquées: l'audit au siège des partenaires (Headquarter Audits), l'audit des bureaux des partenaires et des projets sur le terrain; l'audit de subventions, l'audit des Centrales d'Achats Humanitaires (Humanitarian Procurement Centres - HPC) et l'audit des bureaux d’ECHO sur le terrain. La section ci-dessous présente les points les plus marquants pour chaque procédure d'audit.

II. Plan d'audit

Le plan d'audit est établi pour assurer que tous les partenaires soient audités au moins tous les deux à trois ans. La sélection plus fréquente d'un partenaire peut être dépendante du montant reçu et du degré de risque perçu. Un système similaire est applicable pour l'audit des bureaux d’ECHO.

Plan d'audit ECHO English Word file - Rapport d'audit annuel 2009 English Word file

III. Domaines d'audit

1. Partenaires – Audits au siège et des projets sur le terrain

Toutes les dépenses et la documentation sont souvent rassemblées au siège des partenaires. Pour cette raison, la majorité des audits sont effectuées au siège.

  • Depuis juillet 2002, les audits détaillés au siège sont sous-traités à un cabinet d'audit professionnel ayant une représentation partout dans le monde. Un nouveau contrat cadre d'une année (renouvelable quatre fois) a été attribué en août 2006. Chaque audit comprend une évaluation du système de contrôles internes du partenaire ainsi que , pour un nombre de conventions de subventions pouvant aller jusqu'à cinq, des contrôles substantiels et une validation de ces contrats spécifiques conclus entre le partenaire et ECHO.
  • Le secteur d'audit d’ECHO supervise le processus et accuse réception des résultats d'audit qui sont suivis, si nécessaire, par le personnel d’ECHO.
  • La possibilité d'utiliser un cabinet d'audit externe permet à ECHO d'optimiser la couverture de ses audits de projets.

Il est indispensable d'effectuer des audits sur le terrain, puisque c'est là que le partenaire met en œuvre les actions contractées avec ECHO. Ces audits comprennent aussi bien une revue des aspects financiers et opérationnels des actions que des visites et contrôles des actions en cours, ainsi que des visites des bureaux locaux et régionaux des partenaires et de plusieurs lieux d'opérations des actions (comme par exemple les camps de refugiés, structures de santé et points de distribution). Actuellement ces audits sont en principe effectués par le même cabinet d'audit qui effectue les audits au siège des partenaires, accompagné si possible par le personnel d’ECHO. Les audits impliquent des entretiens avec le personnel des partenaires et les bénéficiaires.

2. Subventions

En complément des subventions opérationnelles qui font normalement suite à un appel à propositions, ECHO reçoit également des demandes de différentes sources et organisations afin de subventionner des activités dans le domaine humanitaire, comme la promotion de structures humanitaires, des initiatives de formation et l'amélioration de la connaissance des activités d'aide humanitaire.

Etant donné que le montant limité de ces subventions ne justifie en général pas une visite auprès de ces bénéficiaires, les mesures suivantes ont été prises afin d'obtenir tout de même une assurance d'audit:

  • Dans certains cas, un audit indépendant est exigé dans les clauses contractuelles de la subvention signée avec ECHO.
  • Dans tous les cas le secteur d'audit propre à ECHO examine le travail de validation déjà effectué et décide si un audit complémentaire est nécessaire. Le travail est finalisé par un rapport sur l'éligibilité des montants payés.

3. Centrales d'Achats Humanitaires

Le Contrat Cadre de Partenariat (CCP) 2003 a introduit le principe des Centrales d'Achats Humanitaires (HPCs). Les HPCs sont des structures sans but lucratif, indépendantes et professionnelles, spécialisées dans la gestion technique et commerciale des biens nécessaires pour l'exécution des opérations humanitaires. Ils assurent l'assistance technique liée aux procédures d'achat aux Organisations Humanitaires en mettant à leur disposition des stocks, la capacité d'achat et la logistique. Ce mécanisme a été créé pour les partenaires d’ECHO afin de réduire leur charge administrative de procédures d'achat de biens destinés aux actions à mener. L'achat via un HPC par les partenaires ne nécessite pas le suivi des procédures habituelles d'achat puisque celles-ci ont déjà été respectées par le HPC.

Afin d'être accepté comme HPC, la Centrale d'achat doit se soumettre à un audit de son organisation, lequel permet de vérifier son adhésion aux principes de base des procédures d'achat telles que prévues en Annexe IV du CCP.

4. Bureaux d'ECHO sur le terrain

Afin de maintenir sa capacité opérationnelle, ECHO dispose de 40 bureaux dans le monde, pourvus d'experts et d'assistants techniques. Depuis fin 2002 ces bureaux font l'objet d'un audit régulier par le secteur d'audit externe à ECHO.

  • Un plan d'audit des bureaux sur le terrain a été établi afin de visiter chaque bureau tous les 5 ans, à partir d'octobre 2002. Les bureaux régionaux sont quant à eux audités tous les 2 ans.
  • L'audit des bureaux est effectué par le personnel d’ECHO en même temps que l'audit d'un partenaire sur le terrain mené par le cabinet d'audit externe.

IV. Méthodologie

Chaque audit est effectué conformément aux normes d'audit reconnues internationalement. Des programmes ont été développés pour guider l'audit; des dossiers sont établis reprenant la documentation justificative menant aux conclusions et un rapport est émis pour chaque audit.
La méthodologie d'audit est continuellement développée afin d'assurer des audits plus efficients, plus productifs et plus efficaces.

Dans les limites de la confidentialité, tous les audits sont exécutés dans un esprit d'ouverture et de transparence avec l'implication des partenaires à chaque stade du processus d'audit. Les audits sont facilités par des échanges d'information non seulement du partenaire vers ECHO, mais aussi d’ECHO vers le partenaire. La majorité des rapports d'audit réalisés par ECHO ont été finalisés avec l'accord du partenaire sur le contenu. Les résultats d'audit sont discutés avec la Direction du partenaire et couvre également les actions que le partenaire prévoit de mettre en œuvre. La revue des actions menées par le partenaire sur base des recommandations émises par ECHO sera effectuée lors de l'audit suivant.

V. Indications des résultats d'audit

Malgré le fait que la majorité des partenaires d’ECHO disposent au moins d'un standard minimum de contrôle financier et comptable, il a été constaté que certaines améliorations sont toujours nécessaires. En particulier, beaucoup de partenaires pourraient améliorer la qualité de l'information financière disponible pour la prise de décisions internes, ainsi que l'amélioration du niveau de contrôle financier et comptable entre le siège et les bureaux sur le terrain.

VI. Ressources

Le secteur d'audit propre à ECHO est composé de 6 personnes et fait partie de la Direction B Appui aux Opérations, dans l'unité B/1 Budget, Audit, Informatique, Archives. En plus du personnel interne, ECHO B/1 dispose de suffisamment de ressources financières pour faire effectuer des audits via des auditeurs externes. Les appels à proposition pour des nouveaux contrats sont dûment publiés au Journal Officiel quand et si nécessaire. La direction d’ECHO assure l'indépendance opérationnelle du secteur.

Appel à propositions pour le contrat cadre d'audit en 2005 English Pdf file

Cette information est présentée dans un seul but de référence. En cas de doute, veuillez contacter les membres du Secteur d' Audit Externe.

La stratégie d'audit est d'abord basée sur le risque et également inter alia sur:

  • les résultats d'audits antérieurs
  • l'évaluation faite par ECHO du risque de ses archives
  • les demandes et retours reçus des Unités de la Direction Générale
  • la couverture cyclique des partenaires et des pays où se déroulent les opérations

La stratégie d'audit fait partie d'un Plan Annuel, lequel peut être révisé selon les modifications éventuelles des circonstances et de l'environnement d'audit.

Information complémentaire