Vade-mecum à l'usage du Corps diplomatique accrédité auprès de l'Union européenne et auprès de la Communauté européenne de l'Energie atomique

Table des matières

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
DEMANDE D'AGREMENT POUR LA DESIGNATION D'UN CHEF DE MISSION
1.
La demande d'agrément pour la désignation d'un Chef de Mission diplomatique est introduite par une note verbale adressée au Service du Protocole de la Commission européenne. Cette note est accompagnée, sur papier sans en-tête, du curriculum vitae du candidat.
2.
Cette demande d'agrément est transmise par le Ministère des Affaires étrangères de l'état accréditant, directement ou par l'intermédiaire de la Mission accréditée auprès de l'Union européenne.
3.
La procédure d'agrément qui implique la Commission européenne, le Conseil de l'Union européenne, le Service européen pour l'action extérieure et les autorités des Etats Membres de l'Union européenne dure généralement 8 semaines.
4.
Lorsque l'Union européenne a donné son agrément, le Service du Protocole de la Commission européenne en avise, par note verbale, la Mission intéressée, ou, par son intermédiaire, le Ministère des Affaires étrangères de l'état accréditant.
5.
Après la notification officielle de l'agrément, le Gouvernement de l'Etat accréditant peut rendre publique la nomination de son Chef de Mission.
ARRIVEE DU CHEF DE MISSION DESIGNE
1.
Arrivée
 
L'arrivée à Bruxelles du Chef désigné d'une Mission d'un Etat tiers a un caractère privé et ne donne lieu à aucune manifestation officielle de la part de l'Union européenne.
2.
Prise de contact, première visite et demande d'audiences
a.
Avant la remise de ses lettres de créance, le Chef de Mission désigné rend visite au Chef du Protocole de la Commission européenne et lui remet les copies figurées de ses lettres de créance pour le Conseil européen et la Commission européenne, et des lettres de rappel de son prédécesseur.

Le Chef du Protocole lui donne des informations concernant l'audience officielle de présentation.
b.
Le Chef de Mission désigné peut rendre visite au Doyen du Corps diplomatique qui l'informe des usages locaux et de ses obligations envers ses collègues.
c.
Toutes les autres visites que le Chef de Mission désigné souhaiterait faire, en attendant de pouvoir remettre officiellement ses lettres de créance, revêtiront un caractère non officiel. L'Ambassadeur désigné devrait en tout cas s'abstenir de prendre des contacts au niveau politique ainsi qu'avec les médias.
3.
Laissez-passer
a.
Afin d'éviter aux Chefs de Mission des formalités administratives à l'entrée des immeubles occupés par la Commission, celle-ci leur délivre un "laissez-passer" personnel.

Lors de la visite au Chef du Protocole, le Chef de Mission désigné lui remet une photo d'identité, nécessaire à l'obtention du dit document, qui sera en principe remis au Chef de Mission après la présentation de ses lettres de créance.
PRESENTATION DES LETTRES DE CREANCE
1.
Les lettres de créance des Chefs de Mission des Etats tiers doivent être signées par le Chef d'Etat.

Elles sont établies en deux exemplaires originaux, de contenu identique, dont l'un est destiné au Président du Conseil européen et l'autre au Président de la Commission européenne.
2.
Le jour de la présentation des lettres de créance, le Chef de Mission désigné se rend par ses propres moyens à la cérémonie. Il/Elle peut être accompagné/e d'un ou deux de ses collaborateurs.

La présentation des lettres de créance se fait sans discours.

En même temps que ses lettres de créance, le Chef de Mission remet les lettres de rappel de son prédécesseur.

La tenue pour la remise des lettres de créance est le costume de ville sombre ou le costume national.
APRES LA REMISE DES LETTRES DE CREANCE
1.
Le Chef de Mission informe par écrit tous les autres Chefs de Mission de sa prise de fonctions.
2.
Le Chef de Mission informe par écrit les Présidents des autres Institutions de l'Union européenne ainsi que les Représentants permanents des Etats membres de sa prise de fonctions et leur propose une visite à leur plus proche convenance.
ANCIENNETE ET PRESEANCE
1.
Le Doyen du Corps diplomatique accrédité auprès de l'Union européenne est le Nonce apostolique.
2.
L'Ambassadeur le plus anciennement accrédité assiste le Doyen en qualité de Vice-Doyen et le remplace en son absence.
3.
Lorsque les circonstances le demandent, le Doyen - ou, en son absence, le Vice-Doyen - assure la représentation du Corps diplomatique. En accord avec ses Collègues, il peut être aussi le porte-parole de l'ensemble du Corps diplomatique.
4.
La préséance parmi les autres Chefs de Mission de même rang est déterminée par l'ancienneté, c'est-à-dire la date et l'heure de la présentation de leurs lettres de créance.
5.
Pour connaître la préséance des autorités et personnalités de l'Union européenne, il y a lieu de se renseigner auprès du Service du Protocole de la Commission européenne.
6.
Lorsqu'un Membre du Corps diplomatique auprès de l'Union européenne reçoit des Chefs de Mission de différents Corps diplomatiques, les Ambassadeurs accrédités auprès de l'Union européenne ont préséance sur les autres Chefs de Mission.
7.
Lorsqu'un Membre du Corps diplomatique auprès de l'Union européenne reçoit, parmi ses hôtes, des hautes personnalités de l'UE et nationales ainsi que des Chefs de Mission étrangers, il est d'usage de faire alterner ces hautes personnalités et les Ambassadeurs.
8.
En cas de doute sur la préséance, il est indiqué de s'en référer au Service du Protocole de la Commission européenne.
MEMBRES DU PERSONNEL DE LA MISSION
 
Toutes les questions concernant l'accréditation du personnel des missions diplomatiques auprès de l'UE, ainsi que les privilèges et immunités doivent être réglées directement avec le Service du Protocole du Ministère belge des Affaires étrangères.
ABSENCE DU CHEF DE MISSION
1.
Avant de s'absenter de son poste pour un délai de plus de quatre semaines, le Chef de Mission fait une communication écrite au Service du Protocole de la Commission européenne et à toutes les Missions, indiquant le nom et la qualité du fonctionnaire désigné comme Chargé d'Affaires a.i.

Après son retour, il en informe les mêmes instances.
2.
Le Chef de Mission qui s'absente pour moins de quatre semaines, en informe uniquement le Service du Protocole de la Commission européenne et le Doyen du Corps diplomatique, en indiquant la durée de son absence ainsi que le nom et la qualité du fonctionnaire désigné comme Chargé d'Affaires a.i.
DEPART DU CHEF DE MISSION
1.
Rappelé par son Gouvernement, le Chef de Mission fait une communication écrite au Service du Protocole de la Commission européenne et à tous ses collègues, indiquant le nom et la qualité du fonctionnaire désigné comme Chargé d'Affaires a.i.
2.
Avant de quitter son poste, le Chef de Mission adresse des lettres d'adieu au Président du Conseil européen et au Président de la Commission européenne et il demande à rendre visite au Membre de la Commission européenne compétent pour les relations avec l'Etat qu'il a représenté, ainsi qu'au Doyen du Corps diplomatique.