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Orientamenti per gli oratori di una riunione trasmessa in webcasting

Le tecnologie di streaming o webcasting consentono di seguire a distanza (restando in ufficio o a casa) conferenze trasmesse via Internet. Combinando sistemi audio e video digitali con la presentazione di diapositive (ad es. PowerPoint) in sala e le chat su Internet (IRC) si permette a chi assiste a distanza di vivere un'esperienza memorabile e di intervenire nella discussione.

Conferenze via Internet

Ecco un esempio di come un intervento compare su Internet

Si prega di leggere attentamente i seguenti orientamenti generali per oratori che utilizzano diapositive (slide) in riunioni trasmesse in webcasting; alcuni dei suggerimenti forniti potrebbero non applicarsi a tutti gli eventi a causa della tecnologia specifica utilizzata.

Preparazione delle diapositive

Nel preparare una presentazione con diapositive che sarà trasmessa in webcasting, si prega di seguire attentamente i seguenti accorgimenti:

1 : le diapositive sono normalmente riprodotte sul web in un formato di circa 320 x 240 pixel. Ciò significa che le diapositive occuperanno circa 1/9 della superficie di uno schermo di 17 pollici con una risoluzione di 1024 x 768 pixel. È necessario accertarsi che il font più piccolo sia leggibile a tale risoluzione;

2 : se viene usato PowerPoint (o un programma analogo), si prega di preparare almeno una diapositiva introduttiva in formato elettronico che resterà online durante tutta la presentazione. La diapositiva dovrà riportare:

  • il nome dell'oratore,
  • il nome dell'organizzazione,
  • il titolo del discorso,
  • la data e l'ora della conferenza;

3 : si prega di impiegare font di uso comune, quali Arial, Helvetica, Times, ecc., accertandosi che le immagini siano contenute nel file (e non soltanto come link di un file sul disco rigido), perché altrimenti potrebbero non essere riprodotte correttamente. Nel caso di esigenze specifiche, ad esempio se si ritiene di dover assolutamente utilizzare un font poco comune, si prega di contattare gli organizzatori per verificarne la fattibilità;

4 : l'intervento trasmesso agli organizzatori della conferenza deve essere identificato dal cognome dell'oratore; se vengono trasmessi più file, si prega di numerarli in sequenza (ad es., "smith.ppt" or "smith1.ppt, smith2.ppt").

La presentazione di diapositive sul web può essere effettuata con modalità diverse. Le più diffuse sono le seguenti:

1 : le diapositive sono trasmesse con un basso frame rate (fotogrammi al secondo) direttamente dal computer utilizzato per la presentazione. Questa tecnologia consente di effettuare cambiamenti fino all'ultimo giorno e di inserire effetti visivi particolari (il sottofondo sonoro, tuttavia, non viene trasmesso via Internet);

2 : file statici JPEG o GIF creati precedentemente da una presentazione fatta con PowerPoint (o con programma analogo); si tratta della tecnologia più comunemente usata: occupa una larghezza di banda minore e fornisce una migliore definizione delle immagini. Si prega di seguire i seguenti accorgimenti:

a - non usare effetti animati o suoni,

b - impiegare più diapositive per far apparire gli oggetti progressivamente,

c - è possibile ottenere semplici effetti di transizione tra le varie diapositive, ma potranno essere visti solo da chi si trova in sala,

d - a volte viene richiesta la conversione delle diapositive in formato JPEG o GIF, 320 x 240 pixel (normalmente spetta agli organizzatori occuparsi della conversione): dal menu “ File” di PowerPoint scegliere " Save as" e quindi il formato JPEG (alcune versioni di PowerPoint consentono anche di scegliere le dimensioni delle diapositive); viene quindi creata una cartella contenente tutte le diapositive, denominate " Slide1"," Slide2", ecc.

Esempi di come le diapositive appaiono di solito

I seguenti esempi sono tratti da eventi precedenti. .

Diapositiva A

  • Font usato nel titolo: : Times New Roman 36pt
  • Font usato nel testo:: Times New Roman 20pt
  • Commento:: questa diapositiva sarà difficile da leggere su uno schermo con una definizione di 1024 x 768 (persino in sala riunioni)

  • Font usato nel titolo:: Arial 44pt
  • Font usato nel testo:: Arial 24pt
  • Commento:: sufficientemente chiara se vista su Internet.

La presentazione

Pensare agli interpreti...

Se è prevista l'interpretazione simultanea, si prega di seguire i suggerimenti forniti neiconsigli generali per gli oratori.

Si prega di non dimenticare di inviare nei tempi previsti una copia in formato elettronico dell'intervento. Occorre inoltre inviare agli organizzatori della conferenza tutti i testi che saranno letti nel corso dei vari interventi. Il materiale in questione va trasmesso:

  • La Direzione Generale Interpretazione (gli interpreti hanno bisogno di conoscere in anticipo i contenuti per poter fornire un'interpretazione di migliore qualità);
  • al provider della diffusione in streaming via Internet/intranet;
  • al PC della sala riunioni dove viene fisicamente effettuata la presentazione.

Postura

Alcuni semplici accorgimenti per una buona trasmissione in webcasting:

  • guardare sempre verso il pubblico e non camminare avanti e indietro: siete inquadrati da una videocamera; muoversi troppo riduce drasticamente la qualità dell'immagine (più pixel da trasmettere via Internet, possibile riduzione della fluidità dell’immagine);
  • mostrare ogni diapositiva per almeno un paio di minuti: : i partecipanti, in sala e virtuali, devono avere il tempo di leggere il testo e, contemporaneamente, di ascoltare (a meno che l'intento non sia semplicemente quello di mostrare una foto);
  • anche in caso di interpretazione simultanea, le diapositive non vengono tradotte, anche in caso di interpretazione simultanea, le diapositive non vengono tradotte,
  • evitare di indossare capi bianchi o chiari:: potrebbero "indurre" la videocamera a sottoesporre l'immagine;
  • indossare capi in tinta unita: i capi di vestiario a righe o con disegni possono provocare effetti visivi indesiderati.