Sökväg

Print versionDecrease textIncrease textSubscribe to our RSS Feed
DG Interpretation Conference Video Portal
DG Interpretation Conference Streaming Portal
EU careersTREATY of Lisboneurope directItalian Presidency 2014
DG Interpretation

Det är viktigt att tänka på tolkningen redan när du planerar mötet

Du har beslutat att hålla ett möte som kräver tolkning. Lång erfarenhet och ny forskning på kommunikationsområdet visar att dessa faktorer är viktiga. Gå igenom följande checklista innan du börjar planera :

Kommunikation

Hur gick det förra mötet? Hade det behövts fler eller färre språk att tala och lyssna till? Hade det behövts andra språk?

  • Din beställning av tolkning bör anpassas efter mötets verkliga behov.
  • Ange redan i kallelsen till mötet vilka språk som deltagarna kan tala respektive lyssna till (efter det att du fått bekräftelse på detta från GD Tolkning). Uppmana mötesdeltagarna att tala fritt och om möjligt på sitt modersmål. Är tiden knapp är det bättre att de fattar sig kort än talar fortare.
  • Brief them as follows:

- Om du läser innantill är det möjligt att budskapet går förlorat. Det kan till och med vara svårt för någon som lyssnar på originalspråket att ta till sig alla detaljer i budskapet.

- Om ditt anförande är långt kan du spara tid genom att lämna in hela texten till sekretariatet så att den tas till protokollet. Sedan ger du bara en kortare sammanfattning muntligen.

  • Är mötestiteln så tydlig att tolkarna utifrån den kan förbereda sitt arbete eller behövs det en undertitel ? .
  • Ange tydligt i dagordningen vad som kommer att hända (information, diskussion, omröstning osv.).
  • Om det går, ange tider i utkastet till dagordning.
  • Håll en kort genomgång med tolkarna – En välunderrättad tolk är en engagerad tolk.

Dokumentation

  • Kommer handlingarna att finnas tillgängliga i god tid före mötet och i tillräckligt många språkversioner för att det ska bli ett fungerande möte?
  • Behövs det förklaringar till handlingarna (förkortningar, tekniska uttryck osv.)?
  • Är handlingarna tydligt numrerade/märkta (efter punkt på dagordningen, rättslig status, officiell kod, institution eller land som de kommer från, osv.)?
  • Eventuella handlingar och dagordningen delas oftast ut till tolkkabinerna, men om nya handlingar läggs fram under mötets gång, se till att tolkarna få kopior av dem innan diskussionen om dem inleds.
  • Ta med några extra exemplar av dokumentationen till mötet, även om du redan skickat den till GD Tolkning.

Audiovisuella hjälpmedel och tolkkabiner

  • Kommer ni att använda PowerPoint-presentationer eller liknande under mötet? Se våra tips för presentationer i PowerPoint och webbutsändning.
  • Har du bokat en lämplig lokal och lämplig utrustning (mikrofoner, skärmar som är synliga från alla tolkkabiner, overheadprojektor osv.)?
  • Har du tänkt på att du kan använda audiovisuella hjälpmedel för att visa diagram, flödesscheman och liknande?
  • Förvissa dig om att tolkarna har fri sikt över bildskärmen och att de har en papperskopia av bilderna.
  • Se till att mötesrummet är utrustat med tolkkabiner. Om inte måste du skaffa flyttbara tolkkabiner som uppfyller de tekniska specifikationerna.

Före mötet

  • Kontrollera alltid att GD Tolkning blivit informerat om eventuella sena ändringar av starttiden.
  • Ordföranden bör kunna ge en kort sammanfattning inför varje punkt på dagordningen. (Det är till stor hjälp för både tolkarna och mötesdeltagarna som får en klar bild av sammanhangen).
  • För praktiska tips, se GD Tolknings checklista för ordföranden
  • Försök att ge en kommenterad dagordning till tolkarna – den kan innehålla syftet för varje punkt på dagordningen, vilka frågor som förväntas ställas och förberedda svar osv.