Cale de navigare

Print versionDecrease textIncrease textSubscribe to our RSS Feed
DG Interpretation Conference Video Portal
DG Interpretation Conference Streaming Portal
EU careersTREATY of Lisboneurope directItalian Presidency 2014
DG Interpretation

Gânditi-va la interpretare atunci când pregatiti o reuniune

Ati hotarât sa organizati o reuniune cu interpretare. Pe baza bogatei experiente acumulate în domeniu si a cercetarilor recente din domeniul comunicarii, s-au definit elementele care sunt importante în pregatirea unei reuniuni, care sunt prezentate mai jos. Va rugam sa acordati atentia necesara acestor aspecte înainte de a lua alte masuri.

Aspecte privind comunicarea

Având în vedere cea mai recenta experienta pe care ati avut-o în organizarea unei reuniuni similare, ati solicitat mai multe limbi active si pasive decât a fost nevoie? Ar fi fost mai utile alte limbi?

  • Adaptati limbile pe care le solicitati la nevoile reale ale reuniunii.
  • În invitatia pe care o adresati participantilor, indicati limbile în care vor putea vorbi si cele pe care le vor putea asculta (dupa ce ati primit confirmarea în acest sens din partea DG Interpretare). Îndemnati-i pe participanti sa vorbeasca liber, daca este posibil în limba lor materna, si, atunci când timpul este limitat, sa faca interventii mai concise, fara sa vorbeasca mai repede.
  • Brief them as follows:

- S-ar putea ca mesajul pe care doriti sa-l transmiteti sa nu treaca asa cum doriti în alte limbi daca pur si simplu cititi cu voce tare un text scris sau niste notite. Daca procedati în acest fel, chiar si cei care va asculta în original pot avea probleme în întelegerea mesajului în toate detaliile sale.

- Daca aveti de facut o interventie lunga si daca doriti sa câstigati timp, poate este mai bine sa predati textul integral al interventiei la secretariat pentru procesul-verbal si sa prezentati în sedinta numai un scurt rezumat al acesteia.

  • Verificati daca titlul reuniunii este suficient de clar pentru ca interpretii sa se stie ce sa pregateasca sau daca este poate nevoie sa mai adaugati un subtitlu.
  • Faceti adnotari clare la diferitele puncte ale ordinii de zi (informare, discutii, vot…).
  • În masura posibilitatilor, încercati sa indicati intervalele orare prevazute pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
  • Organizati un scurt briefing cu interpretii – Un interpret bine informat se va implica în mai mare masura în buna desfasurare a reuniunii.

Documentele

  • Verificati daca documentele sunt pregatite cu destul timp înainte si într-un numar suficient de mare de limbi pentru ca reuniunea sa se poata desfasura în cele mai bune conditii.
  • Oferiti explicatiile necesare (acronime, termeni tehnici…).
  • Verificati daca documentele sunt clar numerotate/marcate (punctul din ordinea de zi la care se refera, statutul juridic, codul oficial, institutia sau tara de origine etc.).
  • De regula, documentele/ordinea de zi se pun la dispozitia interpretilor în cabina. Daca pe parcursul reuniunii urmeaza sa se foloseasca noi documente, aveti grija ca interpretii sa primeasca un exemplar din acestea înainte de a se trece la dezbaterea acestor documente.
  • Pregatiti câteva exemplare din documentele folosite pe suport hârtie pentru reuniune, chiar daca ati transmis documentele pe cale electronica la DG Interpretare în prealabil.

Suportul vizual/instalatiile si cabinele de interpretare

  • Pentru prezentările în PowerPoint sau cele similare, consultaţi sugestiile privind prezentarile în PowerPoint si difuzate prin webcasting.
  • Aveti grija sa solicitati o sala dotata cu echipamentele corespunzatoare (microfoane, ecrane vizibile din toate cabinele, retroproiector).
  • Apelati la suport vizual pentru prezentarea cifrelor, graficelor etc. în cadrul reuniunii.
  • Interpretii trebuie sa aiba o buna vizibilitate asupra ecranului si sa dispuna si de varianta pe hârtie a prezentarilor.
  • Verificati daca sala este dotata cu cabine de interpretare; daca nu, va trebui sa folositi cabine mobile care respecta specificatiile tehnice necesare .

Înainte de reuniune

  • Verificati daca DG Interpretare a fost informata înainte de deschiderea reuniunii despre schimbarile de ultima ora.
  • Asigurati-va ca presedintele poate explica în câteva cuvinte, pe parcursul reuniunii, la ce se refera fiecare punct de pe ordinea de zi (pentru informarea interpretilor si a participantilor).
  • Vezi lista de verificare pentru presedintii de sedintaelaborata de DG Interpretare care cuprinde sugestii practice în acest sens.
  • Daca este posibil, puneti la dispozitia interpretilor o ordine de zi adnotata, în care se mentioneaza obiectivul urmarit la fiecare punct al ordinii de zi, întrebarile previzibile si posibilele raspunsuri etc.