Kruimelpad

Print versionDecrease textIncrease textSubscribe to our RSS Feed
DG Interpretation Conference Video Portal
DG Interpretation Conference Streaming Portal
EU careersTREATY of Lisboneurope directItalian Presidency 2014
DG Interpretation

Houd bij het plannen van uw vergadering rekening met het tolkwerk.

U heeft besloten een vergadering te organiseren waarbij wordt getolkt. Uit onze ruime ervaring en uit recent onderzoek naar communicatie blijkt dat verschillende punten van belang zijn bij de voorbereiding van zo’n vergadering. Sta eerst eens stil bij deze punten :

Communicatie

Is bij uw laatste vergadering gebleken dat u om meer spreek- en luistertalen hebt verzocht dan u nodig had? Waren andere talen misschien nuttiger geweest?

  • Zorg dat u uw verzoek om talen afstemt op de werkelijke behoeften voor uw vergadering.
  • Vermeld in de uitnodiging aan de deelnemers (na bevestiging door DG Tolken) naar welke talen kan worden geluisterd en welke talen kunnen worden gesproken. Raad sprekers aan op natuurlijke wijze te spreken, zo mogelijk in hun moedertaal. Wanneer er weinig tijd is, is het beter het kort te houden dan sneller te gaan spreken.
  • Brief them as follows:

- Het gevaar bestaat dat een boodschap niet volledig overkomt als een tekst of een speaking note simpelweg wordt voorgelezen. Zelfs voor iemand die naar de originele versie luistert, kan het dan moeilijk zijn alle details van de boodschap in zich op te nemen.

- Bij lange toespraken is het wellicht beter de volledige tekst aan het secretariaat te geven om te worden opgenomen in de notulen. U hoeft dan alleen een korte mondelinge samenvatting te geven.

  • Bedenk of de titel van de vergadering duidelijk genoeg is voor de tolken om zich adequaat voor te bereiden, of dat een ondertitel misschien nuttig is.
  • Geef bij de agendapunten duidelijk aan waar het om gaat (informatie, discussie, stemming...).
  • Geef zo mogelijk op de voorlopige agenda aan hoeveel tijd elk punt in beslag zal nemen.
  • Geef de tolken een korte briefing - Een goed geïnstrueerde tolk is meer betrokken bij het onderwerp.

Documenten

  • Om de vergadering succesvol te laten verlopen, moeten de documenten ruim op tijd en in voldoende talen beschikbaar zijn.
  • Geef de nodige uitleg over acroniemen, technische termen, enz.
  • De documenten moeten duidelijk genummerd/gemarkeerd zijn (agendapunt, juridische status, officiële code, instelling of land van herkomst...).
  • De reeds beschikbare documenten en de agenda worden gewoonlijk vooraf in de tolkencabine gelegd, maar als tijdens de vergadering nieuwe documenten worden voorgelegd, moet u ervoor zorgen dat de tolken daarvan een kopie ontvangen voordat zij worden besproken.
  • Hou een aantal kopieën bij de hand, ook al heeft u deze al vooraf aan DG Tolken toegestuurd.

Visuele hulpmiddelen/apparatuur en cabines

  • Voor PowerPointpresentaties en dergelijke, zie tips voor PowerPointpresentaties en webcasting.
  • Zorg dat u om een geschikte ruimte en de nodige apparatuur gevraagd heeft (microfoons, schermen die vanuit elke cabine te zien zijn, en een overhead projector).
  • Overweeg het gebruik van visuele hulpmiddelen voor cijfers, schema’s, enz.
  • Zorg dat de tolken een goed zicht hebben op het scherm en beschikken over een papieren versie van de slides.
  • Zorg dat de vergaderruimte voorzien is van tolkencabines. Zo niet, dan zijn mobiele cabines nodig die aan de technische specificaties voldoen.

Vóór de vergadering

  • Als het aanvangstijdstip op het laatste moment is veranderd, ga dan na of DG Tolken daarvan op de hoogte is gesteld.
  • Zorg ervoor dat de voorzitter voor elk agendapunt in enkele woorden uiteen kan zetten waar het om gaat. (Zo worden de tolken en de deelnemers geïnformeerd.).
  • Zie de checklist voor de voorzitter van DG Tolken voor praktische tips
  • Geef een kopie van een geannoteerde agenda aan de tolken. Deze kan nuttige aanvullingen bevatten, zoals het doel van de agendapunten, voorgenomen vragen, voorbereide antwoorden, enz.