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DG Interpretation

Nel pianificare una riunione pensate all'interpretazione

Avete deciso di organizzare una riunione con servizio di interpretazione. Una lunga esperienza e le più recenti ricerche sulla comunicazione hanno dimostrato l'importanza dei punti elencati di seguito nelle preparazione di una riunione. Si prega di verificare tali punti in via preliminare:

Aspetti comunicativi

L'ultima volta che avete organizzato una riunione di questo tipo, il numero di lingue parlate o interpretate si è rivelato superiore alle effettive esigenze? Sarebbe forse stato più utile prevedere altre lingue?

  • Le richieste in materia linguistica vanno preferibilmente adeguate alle reali necessità della riunione.
  • Una volta avuta la conferma dalla DG Interpretazione, è opportuno comunicare ai partecipanti quali lingue possono parlare e verso quali altre è fornita l'interpretazione. Incoraggiateli a parlare a braccio, se possibile nella loro madrelingua, e, quando il tempo è limitato, ad essere concisi piuttosto che parlare più velocemente.
  • Notare che:

- Quando ci si limita a leggere un testo scritto, il messaggio potrebbe non essere correttamente recepito. Anche chi ascolta nella lingua originale potrebbe avere difficoltà a cogliere il messaggio in tutti i suoi aspetti.

- Se la comunicazione è particolarmente lunga, per guadagnare tempo sarebbe preferibile inviare il testo integrale al segretariato, dove sarà protocollato, e limitarsi nel proprio intervento a farne una breve sintesi orale.

  • Verificare se il titolo della riunione è abbastanza chiaro da consentire agli interpreti di prepararsi adeguatamente, o l’eventuale utilità di un sottotitolo.
  • I punti all'ordine del giorno della riunione (informazioni, discussione, voto…) vanno illustrati chiaramente.
  • Se possibile indicare i tempi sul progetto di ordine del giorno.
  • È utile prevedere una breve riunione con gli interpreti. Un interprete opportunamente informato si rivelerà più partecipe.

Documenti

  • Verificare se i documenti sono pronti in anticipo e in un numero sufficiente di lingue per far sì che la riunione si svolga senza intoppi.
  • Fornire le necessarie spiegazioni (acronimi, termini tecnici …).
  • Controllare se i documenti sono numerati e marcati in modo chiaro (punto dell'ordine del giorno, stato giuridico, codice ufficiale, istituzione o paese di origine …).
  • I documenti e l'ordine del giorno della riunione sono in genere forniti agli interpreti in cabina, ma se vengono presentati nuovi documenti è necessario fare in modo che una loro copia sia trasmessa agli interpreti prima che vengano discussi nella riunione.
  • Anche se i documenti sono già stati inviati alla DG Interpretazione, è comunque opportuno portare alla riunione alcune copie degli stessi su carta.

Supporti visivi/strumenti e cabine

  • Per presentazioni PowerPoint o programmi analoghi, vedere i consigli per interventi con diapositive trasmessi in webcasting..
  • Accertarsi di aver richiesto una sala e attrezzature adeguate (microfoni, schermi visibili da tutte le cabine, retroproiettore).
  • Valutare se ricorrere nel corso della riunione ad ausili visivi per figure, diagrammi, ecc.
  • Accertarsi che gli interpreti possano vedere adeguatamente lo schermo e dispongano di una copia su carta delle diapositive.
  • Controllare che la sala sia dotata di cabine. In caso contrario occorre ricorrere a cabine mobili che rispondano ai necessari requisiti tecnici. (put link to 2005 specif.)

Prima della riunione

  • Verificare che la DG Interpretazione sia stata informata di eventuali cambiamenti di orario decisi all'ultimo momento.
  • Assicurarsi che chi presiede la riunione spieghi con poche parole nel corso della stessa i punti fondamentali dell'ordine del giorno. (Ciò permetterà agli interpreti e ai partecipanti di inquadrare meglio la situazione).
  • Per consigli pratici si veda la checklist per i responsabili della riunione messa a punto dalla DG Interpretazione.
  • Cercare di fornire agli interpreti copia dell’ordine del giorno corredato da note (obiettivo di ciascun punto all'ordine del giorno, probabili domande e relative risposte, ecc.).