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DG Interpretation

Pensez à l'interprétation en préparant votre réunion

Vous avez décidé de tenir une réunion avec interprétation. La vaste expérience acquise et les recherches récentes dans le domaine de la communication ont montré que les points ci-dessous étaient importants pour préparer votre réunion. Merci d'y prêter attention avant toute autre chose:

Soignez votre communication

Sur la base de votre dernière expérience de réunion, avez-vous demandé plus de langues actives et passives que nécessaire? Est-ce que certaines autres langues auraient été plus utiles?

  • Adaptez votre demande de langues aux besoins réels de la réunion.
  • Indiquez aux participants, dans l'invitation qui leur est adressée, quelles langues ils pourront parler ou écouter (après confirmation par la DG Interprétation). Encouragez-les à parler librement, si possible dans leur langue maternelle, et, si le temps est limité, à s'exprimer d'une manière concise plutôt que d'accélérer leur débit.
  • Donnez-leur les conseils suivants:

- Votre message ne passera peut-être pas comme vous le souhaiteriez si vous vous contentez de lire à voix haute un texte ou un schéma d'intervention. Même pour celui qui écoute la langue originale, il peut être difficile de saisir le message dans les détails.

- Si votre exposé est long, vous pourriez envisager, afin de gagner du temps, de soumettre le texte intégral au secrétariat pour mémoire et d'en présenter un résumé oral.

  • Vérifiez si l'intitulé de la réunion est suffisamment clair pour que les interprètes s'y préparent correctement ou s'il conviendrait d'y ajouter un sous-titre.
  • Annotez clairement les points à l'ordre du jour (information, discussion, vote, etc.).
  • Dans la mesure du possible, indiquez le temps prévu pour chaque point à l'ordre du jour.
  • Organisez un court briefing avec les interprètes: - un interprète bien informé s'impliquera davantage.

Documents

  • Assurez-vous que les documents soient prêts bien à l'avance et dans un nombre suffisant de langues pour que la réunion se déroule au mieux.
  • Fournissez les explications nécessaires (acronymes, termes techniques, etc.).
  • Vérifiez si les documents sont clairement numérotés et identifiés (point à l'ordre du jour, statut juridique, code officiel, institution ou pays d'origine, etc.).
  • En règle générale, les documents et l'ordre du jour sont remis aux interprètes dans leurs cabines, mais si de nouveaux documents sont présentés en cours de réunion, veillez à ce que les interprètes en aient reçu une copie avant d'en débattre.
  • Prévoyez quelques exemplaires des documents pour la réunion, même si vous les avez déjà transmis à la DG Interprétation.

Supports/équipements visuels et cabines d'interprétation

  • Pour les présentations PowerPoint ou semblables, merci de consulter les conseils relatifs aux exposés en webdiffusion..
  • Veillez à réserver une salle dotée de l'équipement approprié (microphones, écrans visibles à partir de toutes les cabines d'interprétation, rétroprojecteur).
  • Pensez à vous aider d'un support visuel pour les chiffres, les graphiques, etc. lors de la réunion.
  • Les interprètes doivent avoir une bonne vue de l'écran et disposer d'une version imprimée des présentations.
  • Veillez à utiliser une salle équipée de cabines d'interprétation; sinon, vous aurez besoin de cabines transportables conformes aux spécifications techniques.

Avant la réunion

  • Vérifiez que la DG Interprétation a été informée de tout changement de dernière minute avant l'ouverture de la réunion.
  • Assurez-vous que le président puisse expliquer en quelques mots, durant la réunion, de quoi traite chaque point inscrit à l'ordre du jour (pour l'information des interprètes et des participants).
  • Voir la check-list du président de réunion, qui contient des conseils pratiques rédigés par la DG Interprétation .
  • Si possible, remettez aux interprètes un ordre du jour annoté (objectif de chaque point à l'ordre du jour, questions prévisibles et projets de réponse, etc.).