Navigointipolku

Print versionDecrease textIncrease textSubscribe to our RSS Feed
DG Interpretation Conference Video Portal
DG Interpretation Conference Streaming Portal
EU careersTREATY of Lisboneurope directItalian Presidency 2014
DG Interpretation

Järjestäessäsi kokousta ajattele tulkkausta

Olet päättänyt järjestää kokouksen, jossa on tarjolla tulkkausta. Kokemuksen ja äskettäin tehdyn viestintätutkimuksen perusteella seuraavat seikat on tärkeää ottaa huomioon kokousta valmisteltaessa. Aivan aluksi tarkista nämä seikat :

Viestintään liittyvät seikat

Pohdi, järjestitkö aiempaan vastaavaan kokoukseen tulkkausta useammalla kielellä kuin mikä oli todellisuudessa tarpeen? Olisiko ollut hyödyllisempää järjestää tulkkaus joillain muilla kielillä?

  • Varmista, että tulkattavat kielet vastaavat kokouksen todellisia tarpeita.
  • Ilmoita osanottajille kokouskutsussa, mitä kieliä he voivat käyttää kokouksessa puhuessaan ja mihin kieliin muiden puheenvuorot tulkataan (tulkkauksen pääosastolta saadun varmistuksen jälkeen). Rohkaise heitä puhumaan vapaasti mikäli mahdollista omalla äidinkielellään, ja jos heille varattu aika on lyhyt, kehota heitä puhumaan mieluummin lyhyesti kuin nopeasti.
  • Muistuta osaanottajia seuraavasta:

- Viestisi ei välttämättä välity kuulijoille täydellisesti, jos vain luet sen paperista. Jopa alkukieltä kuuntelevilla voi tällöin olla vaikeuksia ymmärtää viestiäsi yksityiskohtaisesti.

- Jos puheesi on pitkähkö, ajan säästämiseksi saattaisi olla asianmukaisempaa toimittaa koko teksti sihteeristöön liitettäväksi pöytäkirjaan ja esittää siitä suullisesti vain lyhyt tiivistelmä.

  • Mieti, onko kokouksen nimi riittävän selkeä, jotta tulkit voivat valmistautua tehtäväänsä asianmukaisesti vai olisiko alaotsikko hyödyllinen.
  • Tee esityslistaan selventäviä huomautuksia (tiedotus, keskustelu, äänestys jne.).
  • Jos mahdollista, ilmoita aikataulu esityslistaluonnoksessa.
  • Järjestä lyhyt tiedotustilaisuus tulkeille - hyvät taustatiedot saanut tulkki pystyy paneutumaan tehtäväänsä paremmin.
  • Oleellista tietoa tulkkauksestaexternal link

Asiakirjat

  • Tarkista, että asiakirjat ovat valmiina hyvissä ajoin ennen kokousta riittävän monilla kielillä.
  • Varmista, että olet antanut kaikki tarpeelliset selvennykset (lyhenteet, tekniset termit jne.).
  • Tarkista, että asiakirjat on numeroitu/merkitty selkeästi (esityslistan kohdat, oikeudellinen status, virallinen koodi, laatijana oleva organisaatio tai maa jne.).
  • Asiakirjat ja esityslistat toimitetaan yleensä tulkeille etukäteen, mutta jos kokouksen aikana esitetään uusia asiakirjoja, on syytä varmistaa, että ne on toimitettu myös tulkeille ennen kuin niistä aletaan keskustella.
  • Varaa kokoukseen joka tapauksessa muutamia ylimääräisiä kappaleita näistä asiakirjoista, vaikka olisitkin toimittanut ne jo etukäteen tulkkauksen pääosastoon.

Visuaaliset apukeinot/laitteet ja tulkkikopit

  • PowerPoint-esityksistä ja vastaavista on ohjeita PowerPointia ja webcastingia käsittelevässä jaksossa.
  • Varmista, että olet varannut kokousta varten sopivat tilat ja laitteet (mikrofonit, valkokankaat ja kuvaruudut, joihin on näköyhteys kaikista tulkkikopeista, ja piirtoheitin).
  • Harkitse numerotietojen, kaaviokuvien tms. esittämistä havaintovälineiden avulla.
  • Varmista, että tulkeilla on esteetön näköyhteys valkokankaalle ja kuvaruudulle ja että heille on toimitettu paperiversiot kalvoista.
  • Varmista, että kokoushuoneessa on tulkkikopit. Jos niitä ei ole, tarvitset siirrettäviä koppeja, jotka täyttävät teknisissä eritelmissä kuvatut vaatimukset.

Ennen kokousta

  • Tarkista, että tulkkauksen pääosastolle on ilmoitettu mahdollisista alkamisaikaan liittyvistä viime hetken muutoksista.
  • Varmista, että puheenjohtaja pystyy selittämään kokouksen aikana muutamin sanoin, mitä kukin esityslistan kohta koskee. (Tästä on hyötyä tulkeille ja kokouksen osanottajille).
  • Katso käytännön ohjeita tulkkauksen pääosaston laatimasta puheenjohtajan muistilistasta.
  • Pyri toimittamaan tulkeille selityksin varustettu esityslista, johon on merkitty esimerkiksi esityslistan kunkin kohdan tavoite, odotettavissa olevat kysymykset ja niihin valmistellut vastaukset.