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DG Interpretation

Piense en la interpretación a la hora de preparar su reunión.

Ha decidido usted celebrar una reunión con interpretación. Nuestra experiencia y los recientes estudios de comunicación demuestran que los siguientes puntos son importantes para preparar una reunión de este tipo. Antes de empezar, téngalos en cuenta :

Comunicación

La última vez que celebró usted una reunión de este tipo, ¿solicitó las posibilidad de hablar y escuchar lenguas que luego no necesitó? ¿Le hubiera resultado más útil contar con alguna otra lengua?

  • Por favor, ajuste sus solicitudes de idiomas a las necesidades reales de la reunión..
  • Ya en la invitación, informe a los participantes sobre los idiomas que pueden hablar o escuchar (previa confirmación de la DG Interpretación). Anímelos a hablar libremente, en su lengua materna a ser posible y, en caso de disponer de poco tiempo, a ser breves y concisos en lugar de hablar más deprisa.
  • Brief them as follows:

- Si usted se limita a leer en voz alta un texto o una intervención, puede que su mensaje no llegue a los oyentes en toda su extensión. Incluso alguien que escuche el idioma original podría tener dificultades para captar el mensaje en todos sus detalles.

- Para ahorrar tiempo, si tiene usted que hacer una exposición extensa, es preferible que entregue el texto completo a la Secretaría, para las actas, y que se limite a presentar un breve resumen oral.

  • ¿Es suficientemente explícito el título de la reunión para que los intérpretes se preparen correctamente, o convendría incluir también un subtítulo?
  • Anote claramente los puntos del orden del día (información, debate, votación, etc.)
  • A ser posible, indique el horario en el proyecto de orden del día.
  • Organice un breve encuentro informativo con los intérpretes. Un intérprete bien informado es un intérprete más participativo.
Documentos
  • Los documentos disponibles con antelación y en los idiomas suficientes contribuyen al éxito de la reunión.
  • Asegúrese de facilitar las explicaciones necesarias (siglas, términos técnicos, etc.)
  • Compruebe que los documentos estén claramente numerados o marcados (punto del orden del día, régimen jurídico, código oficial, institución o país de origen, etc.).
  • Generalmente los intérpretes encuentran en sus cabinas los documentos y el orden del día, pero si en el transcurso de la reunión se presentan documentos nuevos, procure que los intérpretes reciban un ejemplar antes de que se debatan.
  • Lleve a la reunión algunas copias en papel aunque ya haya enviado los documentos a la DG Interpretación.

Ayudas visuales, equipamiento y cabinas

  • Para presentaciones con PowerPoint o similares, véanse los consejos sobre presentaciones con PowerPoint y transmisión por Internet.
  • Asegúrese de haber reservado la sala y el equipamiento adecuados (micrófonos, pantallas visibles desde todas las cabinas y retroproyector).
  • ¿Ha pensado en utilizar en su reunión ayudas visuales para las cifras, los gráficos, etc.?
  • Los intérpretes necesitan contar con una buena visibilidad de la pantalla y con una copia en papel de las diapositivas.
  • Cerciórese de que su sala de reuniones está equipada con cabinas; de no ser así, precisará cabinas móviles que reúnan las condiciones técnicas necesarias.

Antes de la reunión

  • Compruebe que la DG Interpretación haya sido informada de cualquier cambio de último momento sobre la hora de inicio de la reunión.
  • Asegúrese de que la presidencia pueda explicar en pocas palabras durante la reunión lo que se va a debatir en cada punto del orden del día (esto aclarará el contexto para los intérpretes y participantes).
  • Véase la lista de consejos prácticos para la presidencia de reuniones de la DG Interpretación.
  • Procure dar a los intérpretes un ejemplar del orden del día anotado: puede contener el objetivo de cada punto, anticipar preguntas y preparar respuestas, etc.