Sti

Print versionDecrease textIncrease textSubscribe to our RSS Feed
DG Interpretation Conference Video Portal
DG Interpretation Conference Streaming Portal
EU careersTREATY of Lisboneurope directItalian Presidency 2014
DG Interpretation

Glem ikke tolkningen, når du planlægger dit møde

Du har besluttet at holde et møde med tolkning. Talrige erfaringer og den seneste kommunikationsforskning viser, at følgende punkter spiller en stor rolle i den forbindelse. Tjek disse punkter som det allerførste :

Kommunikationsspørgsmål

Anmodede du om tolkning til og fra flere sprog, end der var brug for, da du sidst tilrettelagde et tilsvarende møde? Ville andre sprog have været mere nyttige?

  • Din anmodning om sprogdækning bør svare til de reelle mødebehov.
  • Fortæl allerede i mødeindkaldelsen deltagerne, hvilke sprog de kan tale på/lytte til (efter bekræftelse fra GD for Tolkning). De bør opfordres til at tale uden manuskript, om muligt på deres modersmål, og, når der er begrænset tid, til at fatte sig i korthed frem for at tale hurtigere.
  • Orienter dem om følgende:

- Dit budskab risikerer ikke at trænge ordentligt ind, når du blot læser en tekst eller et talepunkt. Selv en person, der lytter til originalsproget, kan have svært ved at opfatte budskabet i alle enkeltheder.

- Hvis der er tale om et længere indlæg, kan det for at spare tid være mere hensigtsmæssigt at indlevere den fulde tekst til sekretariatet, så den kan indgå i sagsmaterialet, og nøjes med at give et kort mundtligt resumé.

  • Tjek, om mødetitlen er klar nok til, at tolkene kan forberede sig ordentligt, eller om en undertitel ville være nyttig.
  • Angiv tydeligt i dagsordenen, hvad der skal ske (information, drøftelse, afstemning ...).
  • Prøv om muligt at anføre tidsplanen i udkastet til dagsorden.
  • Sørg for en kort instruktion til tolkene – En godt instrueret tolk er en mere engageret tolk.

Dokumenter

  • Sørg for, at dokumenterne er klar i tilstrækkelig god tid og på tilstrækkeligt mange sprog til, at mødet bliver en succes.
  • Sørg for, at dokumenterne forklares ordentligt (forkortelser, tekniske udtryk ...).
  • Undersøg, om dokumenterne er tydeligt nummereret/mærket (punkt på dagsordenen, retlig status, officiel kode, oprindelsesinstitution eller -land ...).
  • Dokumenterne/dagsordenen foreligger normalt i tolkenes kabiner, men hvis der forelægges nye dokumenter under mødet, skal det sikres, at tolkene har fået en kopi, inden disse dokumenter drøftes.
  • Sørg for at have papirkopier til rådighed på mødet, selv om du allerede har sendt dokumenterne til GD for Tolkning.

Visuelle hjælpemidler/udstyr og kabiner

  • For PowerPoint-præsentationer eller lignende, se gode råd om PowerPoint-præsentationer og webcasting.
  • Kontroller, at du har anmodet om egnet lokale/udstyr (mikrofoner, skærme, der kan ses fra alle kabiner, og overheadprojektor).
  • Overvej at benytte visuelle hjælpemidler til tal, flowcharts osv. på dit møde.
  • Vær sikker på, at tolkene kan se skærmen tydeligt og har en papirudgave af diassene.
  • Sørg for, at lokalet er udstyret med kabiner. Ellers må der skaffes mobile kabiner, der opfylder de nødvendige tekniske specifikationer.

Inden mødet

  • Tjek altid, at GD for Tolkning er blevet underrettet om eventuelle senere ændringer af mødets starttidspunkt.
  • Sørg for, at formanden under mødet med nogle få ord forklarer, hvad hvert punkt på dagsordenen drejer sig om (det giver tolke og mødedeltagere et overblik).
  • Se GD for Tolknings tjekliste til mødeledere, der indeholder praktiske råd
  • Se om du kan give tolkene en kopi af en dagsorden med noter til intern brug – den kan bl.a. angive formålet med hvert punkt på dagsordenen, forventede spørgsmål og forberedte svar.