Cesta

Print versionDecrease textIncrease textSubscribe to our RSS Feed
DG Interpretation Conference Video Portal
DG Interpretation Conference Streaming Portal
EU careersTREATY of Lisboneurope directItalian Presidency 2014
DG Interpretation

Při přípravě zasedání nezapomínejte na tlumočení

Rozhodli jste se uspořádat zasedání s tlumočením. Značné zkušenosti a nedávný výzkum v oblasti komunikace ukázaly, že při přípravě zasedání je důležité zohlednit následující body. Projděte si prosím tyto body před tím, než podniknete jakékoli kroky :

Komunikace

Máte z posledního zasedání zkušenost, že jste požádali o více jazyků, než bylo opravdu třeba? Kterými jazyky se skutečně hovořilo a které byly poslouchány? Byly by spíše potřeba jiné jazyky?

  • Přizpůsobte žádost o jazyky skutečným potřebám při zasedáních.
  • Upozorněte v pozvánce účastníky jednání na to, ve kterých jazycích mohou přispívat do diskuze a které jazyky mohou poslouchat (po potvrzení ze strany GŘ pro tlumočení). Vyzvěte účastníky k tomu, aby mluvili spatra a pokud možno používali svou mateřštinu, dále aby v případě časového omezení byli raději stručnější, než aby mluvili rychle.
  • Pokud se rozhodnete projev pouze přečíst, vyvstává nebezpečí, že část informací nebude přetlumočena. Dokonce i ti, kteří poslouchají čtený projev v originálu, mohou mít problémy se zaznamenáním veškerých podrobností.
  • Pokud je váš příspěvek velmi dlouhý, doporučujeme vám, abyste svůj text dali sekretariátu pro účely zápisu a sami se omezili pouze na jeho ústní shrnutí.
  • Zkontrolujte, zda je název zasedání jasně formulován, aby se tlumočníci mohli na zasedání dostatečně připravit. Položte si otázku, zda není třeba název doplnit nějakým podtitulem, který by ho lépe vymezoval.
  • Označte jasně jednotlivé body pořadu jednání (informace, diskuze, hlasování …).
  • Pokud možno, uveďte v návrhu pořadu jednání jeho časový rozvrh.
  • Zorganizujte krátkou poradu s tlumočníky - dobře informovaný tlumočník je zainteresovanější.

Podkladové materiály

  • Postarejte se o to, aby podkladové materiály byly v potřebných jazycích připraveny v dostatečném předstihu, aby zasedání bylo úspěšné.
  • Poskytněte potřebná vysvětlení (zkratek, odborných termínů atd.).
  • Zkontrolujte, zda jsou podkladové materiály zřetelně označené (je v nich uveden bod pořadu jednání, právní status, úřední číselný kód, instituce, kterou byly vydány, nebo země vydání…).
  • Podkladové materiály/program jednání jsou obvykle k dispozici v kabinách. Pokud se však během zasedání objeví materiály nové, postarejte se prosím, aby je tlumočníci obdrželi před tím, než se budou projednávat.
  • Mějte během zasedání vždy připraveno několik tištěných exemplářů, a to i v případě, že jste je již zaslali generálnímu ředitelství pro tlumočení.

Vizuální pomůcky a vybavení a tlumočnické kabiny

  • Chcete-li použít aplikaci PowerPoint nebo jiné podobné pomůcky, přečtěte si prosím tipy k powerpointovým prezentacím a internetovému vysílání (webcasting).
  • Zkontrolujte, zda jste požádali o vhodné místnosti/vybavení (mikrofony, promítací plátna, která jsou dobře viditelná ze všech tlumočnických kabin a zpětný projektor).
  • Zvažte používaní vizuálních pomůcek pro prezentaci čísel, grafů atd.
  • Ujistěte se, že všichni tlumočníci mají dobrý výhled na promítací plátna a že mají k dispozici tištěnou verzi promítaných snímků.
  • Ujistěte se, že zajištěné zasedací místnosti jsou vybaveny tlumočnickými kabinami; v případě, že jimi vybavené nejsou, zabezpečte tlumočnické kabiny mobilní, které odpovídají předepsaným technickým specifikacím.

Před zahájením zasedání

  • V případě, že došlo na poslední chvíli ke změně času začátku zasedání, ověřte, zda tato změna byla oznámena generálnímu ředitelství pro tlumočení.
  • Zajistěte, aby předseda zasedání několika slovy uvedl jednotlivé body pořadu jednání (s cílem přiblížit tlumočníkům a účastníkům zasedání souvislosti).
  • Přečtěte si tipy pro předsedy zasedání vypracované generálním ředitelstvím pro tlumočení
  • Snažte se o to, aby tlumočníci měli k dispozici pořad jednání opatřený poznámkami. Poznámky se mohou vztahovat např. k cíli jednotlivých bodů pořadu jednání, k očekávaným dotazům a možným odpovědím atd.