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DG Interpretation

Gestire con successo una riunione con servizio di interpretazion

In ogni gruppo di interpreti è presente un coordinatore che si mette in contatto con gli organizzatori prima dell'inizio della riunione per confermare le lingue in cui è disponibile l'interpretazione e fornire altre informazioni utili sulle condizioni di lavoro e gli orari.

  • Nell'aprire i lavori è necessario comunicare ai delegati quali lingue potranno parlare e quali potranno ascoltare nell'interpretazione. E' opportuno che gli organizzatori forniscano qualche indicazione sui tempi previsti per la riunione e sul progetto di ordine del giorno.
  • In alcuni casi può essere utile fornire un quadro succinto della situazione all'inizio di ogni punto dell'ordine del giorno. Un consuntivo alla fine, inoltre, aiuterà a chiarire meglio le conclusioni e a guadagnare tempo in seguito.
  • Dopo ogni intervento è opportuno effettuare una breve pausa prima di dare la parola all’oratore successivo, perché l'interpretazione verso certe lingue potrebbe registrare un piccolo ritardo, soprattutto nelle riunioni con un elevato numero di lingue.
  • I documenti e l'ordine del giorno della riunione sono in genere forniti agli interpreti in cabina, ma se vengono presentati nuovi documenti è necessario fare in modo che una loro copia sia trasmessa agli interpreti prima che vengano discussi nella riunione.
  • I delegati devono essere invitati a spegnere i telefoni cellulari e a togliersi le cuffie quando prendono la parola per evitare interferenze con il sistema sonoro.
  • La DG Interpretazione ha preparato una serie di consigli per gli oratori che possono essere stampati pdf - 213 KB [213 KB] български (bg) čeština (cs) dansk (da) Deutsch (de) eesti keel (et) ελληνικά (el) English (en) español (es) français (fr) latviešu valoda (lv) lietuvių kalba (lt) Malti (mt) Nederlands (nl) polski (pl) português (pt) slovenčina (sk) suomi (fi) svenska (sv) e distribuiti nel corso della riunione.

Per consentire una buona gestione del personale e garantire la qualità del servizio e il benessere individuale sono state fissate una serie di regole. Dato l’e levato numero di riunioni, la loro durata deve essere limitata. Tuttavia, se informata per tempo, la DG Interpretazione può fornire interpreti anche per riunioni serali.

Informazioni generali sull’orario di lavoro:

  • La sessione del mattino non deve superare le 4 ore a partire dall'inizio ufficiale della riunione. (N.B.: se è previsto che la riunione si svolga solo al mattino, non dovrà protrarsi oltre le ore 13, per consentire agli interpreti presenti in sala di riprendere eventualmente servizio alle 14.30 in un'altra riunione).
  • La pausa pranzo deve durare almeno 90 minuti. (Gli interpreti devono poter mangiare, eventualmente uscire a prendere un po' d'aria e, spesso, spostarsi quando sono destinati a un'altra riunione pomeridiana).
  • Tutte le riunioni devono concludersi alle 18.30, a meno che alla DG Interpretazione non sia stato comunicato preventivamente un orario diverso.
  • In ogni caso, a nessun gruppo di interpreti può essere chiesto di lavorare per più di 10 ore al giorno.

Infine, reazioni di qualsiasi tipo sono sempre apprezzate. Non esitate quindi a prendere contatto con il coordinatore o con i singoli interpreti per eventuali domande o aiutarli a usare la corretta terminologia specialistica. La DG Interpretazione spera che queste informazioni possano contribuire al buon svolgimento della vostra riunione.